Unternehmensgründer:innen (insbesondere Kleinunternehmer:innen) und UID-Nummern

Grundsätzliches

Speziell in der Gründungsphase bleiben Jungunternehmer oft mit ihrem Jahresumsatz unter 35.000 EUR. Um sich auf die Kleinunternehmerregelung berufen zu können, darf die Schwelle von 35.000 EUR (netto) nicht überschritten werden. Als Kleinunternehmen unterliegen sie der unechten Umsatzsteuerbefreiung, d.h. die Umsatzsteuer ist nicht an das Finanzamt abzuführen und darf ebenso nicht in Rechnung gestellt werden. Zudem sind Kleinunternehmer vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.  

Es besteht die Möglichkeit in die Regelbesteuerung zu optieren. Die Entscheidung, ob ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, ist für jedes Unternehmen individuell zu treffen. Folgende Überlegungen sollten angestellt werden: 

• Wie hoch sind die geplanten Umsätze im Kalenderjahr?
• Sind meine Kunden überwiegend Endkunden oder Privatpersonen?
• Welche Höhe an Vorsteuerbeträgen können geltend gemacht werden?
  

Beispiel 1:

Ein Unternehmensgründer hat geringe Anschaffungskosten bei der Betriebsgründung. Seine Kunden sind vorwiegend Private und in seinem Businessplan sind für die nächsten Jahre Umsätze unter 35.000 EUR vorgesehen. 

Die Kleinunternehmerregelung kann günstiger sein. Er hat weniger Verwaltungsaufwand und seine Kunden sind, da es sich um Private handelt, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Beispiel 2:

Eine Unternehmensgründerin hat große Anschaffungen getätigt, z.B. neue Maschinen und damit auch hohe Vorsteuerbeträge angehäuft. Außerdem sind ihre Kunden überwiegend aus dem Unternehmenssektor. Im Businessplan ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Kleinunternehmergrenze zu überschreiten. 

In diesem Fall dürfte es günstiger sein, von Beginn an zur Regelbesteuerung zu optieren, damit die Vorsteuern aus den Anschaffungskosten geltend gemacht werden können. Mehr dazu: siehe Infoseite Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer).

Neben der Möglichkeit freiwillig in die Regelbesteuerung zu optieren, ergibt sich für viele Kleinunternehmer im Zusammenhang mit der Teilnahme am Binnenmarkt die Notwendigkeit, beim Finanzamt eine umsatzsteuerliche Registrierung vorzunehmen bzw. eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) zu beantragen. 

Warenverkehr innerhalb der EU

Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer wird man beim Bezug von Waren aus dem EU-Binnenmarkt wie eine Privatperson behandelt. Der jeweilige Lieferant hat unter Anwendung der Versandhandelsregelung den Mehrwertsteuersatz des Mitgliedstaates des Verbrauches anzuwenden und somit die österreichische Umsatzsteuer zu verrechnen. Ein Vorsteuerabzug ist nicht zulässig. 

Von dieser Möglichkeit kann nur Gebrauch gemacht werden, wenn die innergemeinschaftlichen Erwerbe des Kleinunternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr 11.000 EUR netto (Erwerbsschwelle) nicht überschritten haben und dieser Betrag auch im laufenden Kalenderjahr nicht überschritten wird. 

Bei Überschreitung der Grenze benötigt der Kleinunternehmer eine UID-Nummer. Der Kleinunternehmer gibt seine UID-Nummer dem Lieferanten bekannt und erhält von diesem eine Netto-Rechnung (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung). Dieser muss die österreichische Umsatzsteuer berechnen, an das Finanzamt abliefern (innergemeinschaftlicher Erwerb) und eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) abgeben. 

Mehr dazu: siehe Infoseiten innergemeinschaftlicher Erwerb und Versandhandel).

Beispiel 3:

Ein Kleinunternehmer ohne UID-Nummer bezieht einen Großteil seiner Waren, die er für sein Unternehmen benötigt, aus Deutschland. Der deutsche Lieferant berechnet 20 % österreichische Umsatzsteuer. Diese in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Bei Überschreiten der Erwerbsschwelle (11.000 EUR/Kalenderjahr) wird der Kleinunternehmer erwerbsteuerpflichtig.

Ob eine UID-Nummer beantragt werden muss, nimmt unseren Jungunternehmer meist schon der Lieferant im anderen EU-Mitgliedstaat ab. Es kommt sehr häufig vor, dass vor allem Großhändler aus Deutschland keine Lieferungen an Unternehmer tätigen, die über keine UID-Nummer verfügen. Umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmern teilt das Finanzamt eine UID-Nummer nur auf Antrag zu. Die Beantragung erfolgt mittels Formular U 15.

Mehr dazu: siehe Infoseite Umsatzsteueridentifikationsnummer.

Beispiel 4:

Eine Unternehmensgründerin möchte Waren aus Deutschland beziehen. Die Grenze der Erwerbsschwelle wird nicht überschritten. Der Großhändler aus einem anderen EU-Mitgliedsstaat beliefert nur Unternehmen mit UID-Nummer. 

Deshalb beantragt unsere Unternehmerin eine UID-Nummer und verzichtet auf die Erwerbsschwelle. Sie kauft damit steuerfrei in Deutschland ein, meldet den innergemeinschaftlichen Erwerb in der Umsatzsteuervoranmeldung und bezahlt die Erwerbsteuer beim österreichischen Finanzamt.  

Da ihre Umsätze die relevante Grenze von 35.000 EUR nicht übersteigen, bleibt ihr Status als Kleinunternehmer bestehen. Der Verzicht auf die Anwendung der Erwerbsschwelle hat keine Auswirkung auf die Kleinunternehmereigenschaft.

Dienstleistungen innerhalb der EU  

Erbringt oder erhält ein österreichischer Kleinunternehmer eine sonstige Leistung an oder von einem Unternehmer im EU-Ausland, so ist zunächst der Leistungsort zu ermitteln. Dienstleistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer gelten aus umsatzsteuerlicher Sicht grundsätzlich an dem Ort als ausgeführt, von dem aus der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt (Empfängerort). 

Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, bei der kurzfristigen Vermietung von Beförderungsmitteln sowie bei Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gelten Sonderregelungen.

Kleinunternehmer als Leistungsempfänger 

Ist der Kleinunternehmer Leistungsempfänger einer Dienstleistung, ist zuerst der Leistungsort zu ermitteln. Ist letzterer in Österreich, geht die Steuerschuld auf den österreichischen Kleinunternehmer über. Dieser erhält eine Netto-Rechnung mit dem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld (Reverse-Charge). 

Die Mehrwertsteuer darf vom leistenden Unternehmer nicht in Rechnung gestellt werden. Der Kleinunternehmer hat die Umsatzsteuer selbst zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Ein Vorsteuerabzug steht nicht zu. Die Erwerbsschwelle findet bei Dienstleistungen keine Anwendung. 

Mehr dazu: siehe Infoseite Umsatzsteuer von Dienstleistungen für ausländische Unternehmer – B2B Leistungen.   

Beispiel 5:

Ein deutsches Beratungsunternehmen, das über keine inländische Betriebsstätte verfügt, erstellt für einen Kleinunternehmer einen Businessplan. Das deutsche Beratungsunternehmen weist keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus. Der Kleinunternehmer hat die Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung zu erklären und an das zuständige österreichische Finanzamt abzuführen. 

Kleinunternehmer als Leistungserbringer  

Erbringt ein österreichscher Kleinunternehmer eine sonstige Leistung an einen Unternehmer im EU-Ausland, ist wiederum der Leistungsort zu ermitteln. Liegt dieser im Ausland, so kommt es zum Übergang der Steuerschuld auf den ausländischen Leistungsempfänger. Der Umsatz unterliegt nicht der österreichischen Umsatzsteuer.  

Der Kleinunternehmer hat beim Finanzamt Österreich eine UID-Nummer zu beantragen und eine entsprechende (Netto-)Rechnung auszustellen. 

Für derartige Umsätze (B2B – Generalklauselumsätze) ist beim Finanzamt eine „Zusammenfassende Meldung“ abzugeben. Anders als bei der Umsatzsteuervoranmeldung ist die Frist zur Abgabe der ZM der letzte Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats.

Beispiel 6:

Ein Kleinunternehmer erbringt eine Werbedienstleistung an einen deutschen Unternehmer. Der umsatzsteuerliche Leistungsort der Dienstleistung liegt in Deutschland. Die Dienstleistung ist in Österreich weder steuerbar noch steuerpflichtig. 

Sofern der Kleinunternehmer weder in Deutschland einen (Wohn-)Sitz noch eine Betriebsstätte hat, geht die Steuerschuld auf den deutschen Unternehmer über. Es ist daher eine entsprechende Netto-Rechnung mit UID-Nummer auszustellen. Der deutsche Unternehmer hat die deutsche Umsatzsteuer selbst zu berechnen und in seiner (deutschen) Umsatzsteuervoranmeldung auszuweisen. Der Kleinunternehmer hat verpflichtend den Umsatz dem österreichischen Finanzamt in einer Zusammenfassenden Meldung bekannt zu geben.

Sollte der Kleinunternehmer Dienstleistungen an ausländische Privatkunden erbringen, ist der Leistungsort grundsätzlich (insbesondere bei B2C – Generalklauselumsätzen) jener Ort, wo das Unternehmen betrieben wird (Unternehmerort). Der Umsatz unterliegt daher im Allgemeinen der österreichischen Umsatzsteuer. Aufgrund der (unechten) Steuerbefreiung als Kleinunternehmer ist jedoch keine Umsatzsteuer zu verrechnen und abzuführen.  

Eine Ausnahme der umsatzsteuerlichen Leistungsort-Regelungen von B2C-Leistungen stellt die Leistungsschwelle für Umsätze aus elektronisch erbrachten Dienstleistungen, Telekommunikations-, Fernseh- und Rundfunkleistungen an EU-Endverbraucher dar. Erbringt der Kleinunternehmer derartige Dienstleistungen an ausländische Privatkunden, hat er die Umsatzsteuer des Empfängerortlandes zu verrechnen.  

Damit sich der Kleinunternehmer diesbezüglich nicht im Mitgliedstaat des Leistungsempfängers registrieren lassen muss, besteht die Möglichkeit, den EU-Umsatzsteuer One-Stop-Shop (EU-OSS) zu nutzen.

Die Verwendung des EU-OSS setzt eine UID-Nummer, sowie eine rechtzeitige diesbezügliche Registrierung voraus. Durch den EU-OSS kann der Kleinunternehmer sämtliche unter die Regelung fallenden Umsätze in Österreich erklären sowie die fällige (ausländische) Umsatzsteuer abführen

Der Identifizierungsmitgliedstaat (in diesem Fall Österreich) nimmt die Meldungen und Zahlungen entgegen und leitet sie an jenen Mitgliedstaat weiter, in dem die erbrachte Leistung steuerbar und steuerpflichtig ist.

Mehr dazu: siehe Infoseite Umsatzsteuer von Dienstleistungen für ausländische Privatkunden – B2C Leistungen). 

Achtung:

Kleinstunternehmer mit einem Jahresumsatz von maximal 10.000 EUR (Gesamtbetrag der innergemeinschaftlichen Versandhandelsumsätze) sind von der oben beschriebenen Regelung (Empfängerortprinzip bei B2C Dienstleistungen) ausgenommen. Es gilt somit das Unternehmerortprinzip.

Der österreichische Kleinstunternehmer kann die Kleinunter­nehmerregelung in Anspruch nehmen. Durch die Verlagerung des Leistungsortes nach Österreich kann die Rechnung gemäß österreichischem Umsatzsteuerecht unter Berufung auf die österreichische Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer (netto) ausgestellt werden

Stand: 01.03.2024