Zahteve glede računa

Kdaj mora podjetnik izstaviti račun?

Podjetnik je v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost dolžan izstaviti račun, kadar

• opravlja promet podjetja za druge podjetnike oz. za njihova podjetja
• ali za pravne osebe, v kolikor niso podjetniki,
• ali za obdavčljive dobave blaga ali izvrševanje dela v povezavi z zemljiščem za nepodjetnika ali
• v drugi državi članici dobave ali druge storitve, pri katerih davčni dolg preide na prejemnika storitve in izvajajoči podjetnik v tej državi članici nima podjetja in prostora za delovanje, ki bi bilo udeleženo pri izvedbi storitve.
• Uskutočňuje obraty zo zásielkového obchodu (osobitná úprava pre faktúry na malé sumy sa nepoužije)  

Račun je dolžan izstaviti v roku šestih mesecev po izvedbi prometa.

Napotek:
Če se na preostalem območju skupnosti opravlja druge storitve, ki sodijo v splošno klavzulo in za katero prejemnik storitve dolguje plačilo davka (Reverse Charge) ali dobavo znotraj skupnosti, je potrebno račun izstaviti do najkasneje 15. dne v koledarskem mesecu, ki sledi tistemu, v katerem je bila storitev opravljena.

Predpisi glede oblike

Račun mora za upravičenost do odbitnega vstopnega davka vsebovati naslednje podatke:

• ime in naslov podjetnika dobavitelja oz. izvajalca,
• ime in naslov podjetja prejemnika storitve,
• količino in običajno prodajno oznako predmeta oz. vrsto in obseg storitve,
• dan/časovno obdobje dobave oz. druge storitve,
• plačilo za dobavo/storitev in uporabljeno davčno stopnjo oz. v primeru oprostitve plačila davka opombo o tem,
• znesek davka, ki izhaja iz zneska plačila,
• datum izstavitve (če je le-ta enak dnevu dobave ali druge storitve, zadošča zaznamek “Datum računa je enak datumu dobave oz. izvedbe“),
• zaporedno številko,
• identifikacijska številka za davek na dodano vrednost (ID za DDV) izstavljalca računa,
• Davčna številka (ID za DDV) prejemnika storitve (na računih s skupnim zneskom več kot
  10.000 EUR vklj. s prometnim davkom, nadalje v primeru, da obveznost plačila davka preide na prejemnika storitve – obrnjena davčna obveznost ter pri dobavah znotraj Skupnosti).
• pri uporabi diferenčne obdavčitve ji mora slediti opomba (npr. trgovanje z antikvitetami).
• Če je račun izstavljen v drugi valuti kot evro, je znesek davka potrebno zraven dodati še v evrih.

Vzorčni račun se nahaja na spletni strani http://www.wko.at/steuern - področje: davek na dodano vrednost - tema: splošno o davku na dodano vrednost – vzorec.

Napotek:
Za vsak promet podjetja s podjetnikom ali pravno osebo, ki ni podjetnik, mora podjetnik, ne da bi stranka morala to izrecno zahtevati, izstaviti račun. To velja tudi za promet, ki je oproščen plačila davka oz. za promet z obrnjeno davčno obveznostjo.

Poenostavitev pri izstavitvi računa zasebnikom

Vsi podatki računa morajo biti zgolj na računih, ki se jih izstavi podjetnikom, če so bile zaračunane storitve opravljene za njihova podjetja. Na računih za zasebnike načeloma ti podatki niso potrebni.

Napotek:
Če podjetnik izvaja obdavčljive dobave blaga ali izvrševanja dela v povezavi z zemljiščem za nepodjetnika, je od 1. 1. 2008 dalje zavezan izstavljati račune.

Računi z nizkimi zneski

Pri računih, katerih skupni znesek ne presega 400,00 EUR z DDV, zadošča navedba naslednjih podatkov:

• ime in naslov podjetnika dobavitelja oz. izvajalca,
• Količino in običajno prodajno oznako predmeta oz. vrsto in obseg
• storitve
• dan/časovno obdobje dobave oz. druge storitve,
• znesek plačila in znesek davka v vsoti,
• davčna stopnja,
• datum izstavitve.

Poenostavitvene določbe za račune do 400,00 EUR, ne veljajo za dobave znotraj skupnosti. Ti računi morajo vsekakor vsebovati opombo o oprostitvi plačila davka ter ID za DDV podjetnika dobavitelja in prejemnika.

Vzorčni račun za nizke zneske se nahaja na spletni strani http://www.wko.at/steuern - področje: davek na dodano vrednost - tema: splošno o davku na dodano vrednost – vzorec.

Podrobnosti o posameznih podatkih z računa

Zaporedna številka:

Račun mora imeti zaporedno številko z eno ali več vrsticami številk, ki so enkratno dodeljene za identificiranje. Čas začetka zaporedne številke se lahko prosto izbere. Dopustno je tudi oštevilčevanje različnih računskih skupin (npr. podružnic, registrskih blagajn).

Zaporedna številka na računih za zasebnike lahko odpade le v primeru, če podjetnik vsakokrat vodi ločeno računsko skupino za podjetnike in zasebnike. Če ima le eno računsko skupino, se račune za zasebnike numerira zaporedno skupaj s tistimi za podjetnike. Prejemniku računa zaporedne številke ni potrebno preverjati.

Identifikacijska številka za davek na dodano vrednost izstavitelja računa:

Samo kadar podjetnik izvaja dobave ali druge storitve v tuzemstvu, pri katerih ni upravičen do odbitka vstopnega davka, mu na računu ni potrebno navajati ID za DDV (npr. mali podjetniki).

Identifikacijska številka za davek na dodano vrednost prejemnika računa:

Pri računih, katerih skupni znesek presega 10.000,00 EUR z DDV, se ID za DDV stranke navede pod naslednjimi predpostavkami:

• podjetnik izvajalec mora v tuzemstvu imeti prebivališče, sedež, običajno bivališče ali prostor za delovanje in

• storitev mora biti izvedena za podjetje stranke.

Če stranka nima veljavne ID za DDV (npr. mali podjetnik) ali če je ne navede, to nima posledic za podjetnika izvajalca. Dovolj je opomba “ID za DDV ni bila navedena“. Če ima stranka samo tujo ID za DDV, je le-to potrebno navesti. Točnosti ID za DDV ni potrebno preverjati!

Opomba o oprostitvi plačila davka:

Navedba konkretne zakonske določbe ni potrebna. Najpogostejši primeri uporabe so neobdavčen izvozni promet in računi malih podjetnikov.

Računi pri dajanju v najem

Zahteve glede računa bi imele pri najemniških pogodbah ali podobnih pogodbah o trajni storitvi za posledico enormno administrativno porabo pri mesečnem izstavljanju računov.

Finančna uprava v takšnih primerih priznava „trajni račun“ za mesečno predpisovanje najemnine, ki se običajno izstavi enkrat letno. Kot časovno obdobje storitve se lahko navede npr. prvi mesec v letu z dodatkom, da je predpisano veljavno do prejema novega predpisovanja. Če račun vsebuje vse zakonsko določene sestavne dele in če je najemnina plačana, pripada odbitek vstopnega davka tudi v naslednjih mesecih.

Računi pri dobavah znotraj Skupnosti

Glede davčne obveznosti pri dobavah znotraj Skupnosti mora podjetnik, ki opravlja storitev,

• navesti davčno številko (ID za DDV) prejemnika storitve (številko je treba po stopnji 2 preveriti glede pravilnosti in pripadnosti)

• Namesto navedbe zneska davka oz. davčne stopnje je treba izrecno opozoriti na neobdavčenost dobave znotraj Skupnosti

Če je pomotoma prikazan davek na dodano vrednost, bo le-ta glede na račun dolgovan, vendar pa ne upravičuje prejemnika storitve do odbitka vstopnega davka.

Računi pri obrnjeni davčni obveznosti (Reverse Charge)

Pri obrnjeni davčni obveznosti mora podjetnik izvajalec

• navesti ID za DDV prejemnika storitve in

• napisati zaznamek, da davčni dolg preide na prejemnika storitve.

Če je pomotoma prikazan davek na dodano vrednost, bo le-ta glede na račun dolgovan, vendar pa ne upravičuje prejemnika storitve do odbitka vstopnega davka.

Napotek:
Izstavitev računa, ki je skladen s predpisi, na prehod davčnega dolga nima vpliva.

Posameznosti v zvezi z obrnjeno davčno obveznostjo »Reverse Charge« se nahajajo na informativnih listih „Storitve za tuje podjetnikeB2B storitve“ ter „Reverse Charge – Obrnjena davčna obveznost pri čezmejnih storitvah – B2B“

Vzorčni račun za obrnjeno davčno obveznost se nahaja na spletni strani http://www.wko.at/steuern - področje: davek na dodano vrednost - tema: splošno o davku na dodano vrednost – vzorec. 

Račun pridobitelja prejemniku pri tristranskih poslih

Pri tristranskih poslih mora biti v računu pridobitelja prejemniku opozorjeno na tristranski posel in prehod davčnega dolga.

Vozovnice

Pri vozovnicah se lahko odbitek vstopnega davka uveljavlja samo, kadar sta na njej navedena datum izstavitve in davčna stopnja.

Elektronski račun

Elektronski račun je račun, ki je izdan, poslan, sprejet in obdelan v elektronski obliki. Da se elektronski račun lahko prizna za račun, morajo biti zagotovljene resničnost izvora, neokrnjenost vsebine in čitljivost.

Če želi podjetnik svoje račune posredovati elektronsko, je to možno ob naslednjih predpostavkah:

• Prejemnik računa mora z elektronskim računom soglašati, pri čemer to soglasje ne zahteva posebne pisne oblike. Zadošča tudi, da udeleženci tak način ravnanja dejansko izvajajo in ga molče odobravajo.

• Elektronski račun mora zagotavljati resničnost izvora in neokrnjenost vsebine.

• Glede sestavnih delov računa je potrebno upoštevati predpise Zakona o davku na dodano vrednost.

Napotek:
Od 1. 1. 2013 dalje lahko vsak podjetnik sam določi, na kakšen način bo zagotovil resničnost izvora, neokrnjenost in čitljivost vsebine.

Na voljo so naslednji postopki:

• Uporaba postopka upravljanja znotraj podjetja prek ustvarjene zanesljive in preverljive sledilne poti med računom in storitvijo;
  
  
• Izstavitev računa prek portala finančnega urada (FinanzOnline) ali storitvenega portala za podjetnike (Unternehmensserviceportal);
  
  
• Opremljenost računa s kvalificiranim elektronskim podpisom;
  
  
• Izdaja računa v postopku elektronske izmenjave podatkov (EDI).

Pozor:
V primeru večkratnega posredovanja računa (npr. v papirni in elektronski obliki) je na računu potrebno na to opozoriti, saj se tako izogne večkratnemu dolgu davka na dodano vrednost glede na obračun.

Tudi dobroimetja se lahko posreduje v elektronski obliki.

Izdelava elektronskih računov

Če želi podjetnik posredovati račune po elektronski poti, mora pred tem glede tega pridobiti soglasje stranke, dokazila

o resničnosti in neokrnjenosti podatkov kot del računa pa hraniti 7 let.

Napotek:
Argument za prehod iz papirnate oblike na elektronsko je pri malih in srednjih podjetjih lahko tudi prihranek pri stroških. Na spletni strani www.wko.at/erechnung se nahaja spletni svetovalni portal, ki vam pomaga oceniti, ali je za vaše podjetje izstavljanje elektronskih računov (E-Billing) smiselno in na kaj morate pri prehodu biti pozorni.

Sprejemanje elektronskih računov

Ob sprejemanju elektronskih računov je potrebno upoštevati naslednje točke:

• Račun mora zagotavljati resničnost izvora, neokrnjenost vsebine in čitljivost.

• Prejemnik računa mora s pošiljanjem po elektronski poti soglašati. Kjer je pošiljanje po elektronski poti že vsebovano, je potrebno upoštevati SPP dostavljavca. Zadošča tudi konkludentno soglasje (dejansko v praksi).

• Posredovane račune mora prejemnik računa, tako kot »papirnate račune«, hraniti 7 let (npr. shranjevanje na nosilcih podatkov WORM). Dokazilo o resničnosti in neokrnjenosti podatkov je del računa!

Pozor:
Za zagotovitev odbitka vstopnega davka morajo biti prav tako vsebovane vse zakonske značilnosti računa. Več o tem in o posledicah nepravilnih obračunavanj se nahaja na

Resničnost izvora, neokrnjenost vsebine in čitljivost

Resničnost izvoda pomeni varnost identitete izvajalca storitve ali izdajatelja računa.

Neokrnjenost vsebine pomeni, da podatki, ki so zahtevani v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost, niso bili spremenjeni. Iz neokrnjenosti vsebine pa ne izhaja, da je račun vsebinsko (npr. naslov izvajalca) dejansko pravilen ali da je bil pravilen ob izstavitvi računa.

Da je račun čitljiv, pomeni, da lahko ljudje njegovo vsebino dojamejo in razumejo.

Vsak podjetnik lahko sam določi, na kakšen način bo te tri predpostavke zagotovil.

Resničnost izvora in neokrnjenost vsebine se lahko zagotovita prek uporabe postopka upravljanja znotraj podjetja prek ustvarjene zanesljive in preverljive sledilne poti med računom in storitvijo.

Postopek upravljanja znotraj podjetja

Postopek upravljanja znotraj podjetja je postopek, ki ga uporablja podjetnik, ki storitev izvaja, in prejemnik storitve, da se uskladi račun s plačilno obveznostjo oz. z zahtevkom za plačilo.

To se lahko izvede prek ustreznega obstoječega računovodstva ali pa z ročno uskladitvijo računa s predloženo poslovno dokumentacijo (npr. naročilo, kupoprodajna pogodba, dobavnica).

Če je povezava med odvedenim prometom in računom preprosto dokazljiva s pomočjo zadostnih podrobnosti in če se je ravnalo po dokumentiranem postopku, iz tega izhaja, da je sledilna pot zanesljiva.

Primer št. 1:
Podjetnik prejme po elektronski pošti račun v obliki PDF s kvalificiranim elektronskim podpisom. Kvalificiran elektronski podpis ustreza predpostavkam za dokazilo o resničnosti izvora in neokrnjenosti vsebine. Če je račun čitljiv, vsebinsko pravilen in po preveritvi podpisa arhiviran, to v zvezi s tem v ničemer ne nasprotuje odbitku vstopnega davka.

Primer št. 2:
Podjetnik prejme po elektronski pošti račun v obliki PDF brez kvalificiranega elektronskega podpisa. Račun ročno preveri, npr. položnico, opravljeno storitev in elektronsko korespondenco. Preveritev računa s predloženo dokumentacijo zadošča kot dokazilo o resničnosti izvora in neokrnjenosti vsebine. Če je račun čitljiv in vsebinsko pravilen, to v zvezi s tem v ničemer ne nasprotuje odbitku vstopnega davka.

Uporabljeni tehnični in organizacijski postopki so v praksi zelo odvisni od velikosti podjetja. Enoosebna podjetja bodo zagotovo izbrala drugačen postopek kot koncerni. Podjetnik je postopek, ki ga uporablja glede na svoja razmerja, dokumentiral.

Računi po faksu

Računi, ki so posredovani prek faksa, so prav tako elektronsko posredovani računi in so podvrženi enakim predpostavkam.

Elektronski računi „čez mejo“

V primeru opravljanja dobave znotraj skupnosti ter po 1. 1. 2013 za dobave ali druge storitve, pri katerih davčni dolg preide na prejemnika storitve in izvajajoči podjetnik v tej državi članici nima podjetja in prostora za delovanje, ki bi bilo udeleženo pri izvedbi storitve, veljajo avstrijske obveznosti obračunavanj.

Ker je izdajatelj računa v takih primerih podvržen avstrijskemu pravu glede davka na dodano vrednost, mora glede elektronskih računov upoštevati avstrijske predpise.

Primer:
Avstrijski podjetnik opravi dobavo znotraj skupnosti v Nemčijo. Ali mora upoštevati avstrijske pravne predpise glede elektronskih računov?

Dobava znotraj skupnosti je ob predpostavki, da nemška stranka nastopa pod tujo ID za DDV, oproščena plačila davka. Vprašanje glede vstopnega davka na dodano vrednost za stranko torej ni pomembno. Izvajalec storitve pa mora predpise glede elektronskega računa vendarle upoštevati.

Primer:
Avstrijski podjetnik proda programsko opremo prek spleta poljskemu podjetniku.

Ker gre za storitev, ki je bila gledano z vidika prava o davku na dodano vrednost izvedena na kraju prejema in davčni dolg preide na prejemnika, je potrebno račun izstaviti po avstrijskih pravnih predpisih. Izvajalec storitve mora upoštevati predpise glede elektronskega računa. Za vstopni davek na dodano vrednost je pravilno obračunavanje nepomembno.

Primer:
Avstrijski podjetnik ob priliki prodajne razstave proda v Slowniji proda stroj. Svoji stranki S želi izstaviti elektronski račun.

Ker gre za slovensko dobavo v tuzemstvu, se mora avstrijski podjetnik seznaniti s slovenskimi predpisi glede davka na dodano vrednost in temu ustrezno izdati račun.

Posledice nepravilnih obračunavanj

Davek na dodano vrednost:

Samo račun, ki je v skladu s predpisi, upravičuje, da prejemnik računa upošteva odbitek vstopnega davka. Izjema: pri obrnjeni davčni obveznosti (Reverse Charge) ali pridobitvi znotraj skupnosti je mogoč odbitek vstopnega davka brez računa, ki je skladen s predpisi.

Davek na dohodek/davek na dohodke pravnih oseb: 

Če izstavitelj računa na računu ni ali ni pravilno označen in tudi naknadno ne more biti navedena, se lahko odbitnost plačila kot izdatek podjetja odkloni.

Finančno kazensko pravo:

Namerna neizstavitev računa predstavlja nasprotovanje finančnemu redu, ki se kaznuje z najvišjo kaznijo v višini 5.000,00 EUR!

Trgovsko-pravni predpisi

Računi kapitalskih družb (d. o. o., d. d.) morajo vsebovati naslednje podatke:

• pravno obliko,
• sedež,
• matično številko podjetja,
• (avstrijski) register družb.

Poleg tega je potrebno navesti morebitno likvidacijo.

Napotek:
Od 2010 dalje morajo imeti na poslovni dokumentaciji te podatke tudi vsa druga podjetja, ki so vnesena v register družb (enoosebno podjetje, osebne družbe itd.). Enoosebna podjetja morajo navesti svoje ime, če se razlikuje od drugih podjetij. Odprte družbe in komanditne družbe morajo poleg tega te podatke narediti za kapitalsko družbo, ki je neomejeno odgovorna.

Stand: 01.05.2022