Pokój do pracy w obiekcie mieszkalnym

Wielu przedsiębiorców wykorzystuje do prowadzenia działalności gospodarczej pomieszczenie w własnym obiekcie mieszkalnym (pokój do pracy). Związane z tym koszty są kosztami uzyskania tylko w przypadku, gdy spełnione zostały określone warunki.

Podatek dochodowy

Nakłady i wydatki na pomieszczenie do pracy w obiekcie mieszkalnym i jego urządzenie stanowią koszty uzyskania tylko wtedy, gdy są ośrodkiem całej działalności gospodarczej i zawodowej podatnika.

Wyjaśnienie pojęcia „pokój do pracy“

„Pokój do pracy” oznacza pokój, który posiada charakter pomieszczenia mieszkalnego lub biurowego. Pojęcie „pokój do pracy” nie obejmuje pomieszczeń znajdujących się w obiekcie mieszkalnym, które z uwagi na przeznaczenie funkcjonalne i wyposażenie są typowe dla pomieszczeń służących do wykonywania zawodu i zazwyczaj nie zezwalają na wykorzystanie do celów prywatnych.

Przykładowo istnieje możliwość odliczenia kosztów za następujące pokoje (jako kosztów przedsiębiorstwa), nie trzeba przy tym jednak sprawdzać warunków, jakie dany pokój winien pod względem podatkowym spełniać:

• pomieszczenia przeznaczone na gabinet lekarski i pomieszczenia terapeutyczne, które z uwagi na znajdujące się w nich wyposażenie zwykle wykluczają ich użytkowanie do celów prywatnych (np. prywatny gabinet lekarski, gabinet stomatologiczny)
• laboratoria z odpowiednim wyposażeniem
• studio fotograficzne
• studio filmowe i studio nagrań
• pomieszczenia kancelaryjne, których wyposażenie zwykle wyklucza ich wykorzystanie do celów prywatnych (Tak jest w przypadku, gdy kancelaria jest regularnie wykorzystywana w związku z zatrudnieniem osób spoza rodziny (sekretarka) i lub spotkań z klientami/stronami (sala wykładowa, biuro sprzedaży)).
• powierzchnie magazynowe, w których przechowywane są wzory/próbki towarów lub artykuły handlowe, co powoduje wykluczenie użytku prywatnego
• studio muzyczne z izolacją akustyczną, jeśli takie pomieszczenie jest konieczne w związku z prowadzeniem działalności zawodowej
• Warsztaty

Obiekt mieszkalny

Pokój do pracy znajduje się w obiekcie mieszkalnym, jeśli znajduje się w tym samym (wynajmowanym lub własnym) mieszkaniu lub w domu prywatnym lub na tej samej działce (np. altana). Obiekt mieszkalny charakteryzuje w każdym przypadku to, że do pokoju do pracy można wejść z mieszkania.

Wyposażenie, elementy wyposażenia

W przypadku braku uznanego pod względem podatkowym pokoju do pracy zakazem odliczenia objęte są także elementy wyposażenia mieszkania lub pokoju do pracy, nawet jeśli są wykorzystywane (także) do celów firmowych lub zawodowych. Elementami wyposażenia są przedmioty, które służą przede wszystkim do korzystania z nich w czasie zamieszkiwania w pomieszczeniach.

Przykłady:
krzesła, biurka, stoły, lampy (biurowe), szafy, zasłony, dywany, obrazy, zabudowy ścian, półki na książki i komody

Typowe wyposażenie stanowiska pracy, takie jak komputery, włącznie ze stolikami komputerowymi, kopiarki i faksy, drukarki, wyposażenie potrzebne do elektronicznego przetwarzania danych, aparaty telefoniczne, jest natomiast uwzględniane przy użytkowaniu w związku z wykonywaniem zawodu lub prowadzoną działalnością do odliczenia także wtedy, gdy zostało umieszczone w pomieszczeniach prywatnych lub pokoju do pracy bez prawa do odliczenia.

Możliwość odliczenia w przypadku centrum całej działalności gospodarczej i zawodowej

Możliwość odliczenia – warunki:
Uznanie nakładów na pokój do pracy i elementy wyposażenia za koszty uzyskania zakłada, że rodzaj działalności podatnika czyni te nakłady bezwzględnie koniecznymi oraz że pomieszczenie przeznaczone na pokój do pracy jest faktycznie wykorzystywane wyłącznie lub niemal wyłącznie do celów zawodowych.

To, czy wymóg ten jest spełniony, nie zależy od wszystkich rodzajów działalności prowadzących do uzyskania dochodów, lecz należy go raczej rozumieć jako centrum dla konkretnego źródła dochodu. W tym celu należy przeprowadzić następujące badania:

Analiza stanowiska pracy

Oceny tego, czy pokój do pracy stanowi centrum prowadzenia działalności, należy dokonać na podstawie typowego stanowiska pracy.

prace (stanowiska pracy), których centrum znajduje się w pokoju do pracy:

Praca jest wykonywana wyłącznie lub niemal wyłącznie w pokoju do pracy lub składniki tej pracy, które przypadają na ten pokój, są zwykle istotne dla stanowiska pracy.

Przykłady:

Rzeczoznawca, pisarz, poeta, telepracownik, malarz, kompozytor, księgowy pracujący w domu

prace (profile zawodu), których centrum znajduje się w pokoju do pracy:

W przypadku takich prac składnik wykonywany poza pokojem do pracy wpływa na stanowisko pracy. Składnik pracy, który przypada na pokój do pracy, jest zwykle nieistotny przy ocenie stanowiska pracy.

Przykłady:

Nauczyciel, sędzia, polityk, dyrygent, prelegent, osoba wykonująca wolny zawód w lokalizacji zewnętrznej (np. kancelaria)

Analiza źródła dochodu

To, czy pokój do pracy stanowi centrum całej działalności zawodowej, należy stwierdzić wyłącznie z perspektywy źródła dochodu, ze względu na które pokój do pracy jest konieczny.

Jeśli dana osoba wykonuje większą liczbę działalności, najpierw należy sprawdzić, czy poszczególne działalności należy traktować łącznie jako (jedyne) źródło dochodu lub raczej każde jako odrębne źródło dochodu.

O większej liczbie źródeł dochodu mówimy w każdym razie wtedy, gdy działalności te należą do różnych rodzajów dochodu (np. dochody z prowadzonej działalności i dochody z pracy wykonywanej na umowę o pracę).

W ramach tego samego rodzaju dochodu różne działalności są (jedynym) źródłem dochodu wtedy, gdy pozostają w ścisłym związku pzedmiotowym (np. działalność pisarza i wykładowcy w określonej dziedzinie).

Jedno źródło dochodu: Jedno stanowisko pracy

Jeśli działalnością decydującą o stanowisku pracy jest ta, która zwykle jest wykonywana w pokoju do pracy, wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu, w odwrotnym przypadku nie.

Jedno źródło dochodu: Kilka stanowisk pracy

Jeżeli pokój do pracy jest wykorzystywany do większej liczby działalności, które każdorazowo należy przyporządkować do różnych stanowisk pracy, należy zbadać, która spośród szeregu działalności ma w sumie decydujące znaczenie. Należy tu uwzględnić uzyskane dochody.

Jeżeli udział dochodów, przypadający na daną działalność, dla której centrum stanowi pokój do pracy, wynosi więcej niż 50 %, pokój do pracy (w odniesieniu do całego źródła dochodu) stanowi centrum w myśl powyższej zasady.

Przykład:
A uzyskuje jako autor publikacji specjalistycznych dochody w wysokości 4000 EUR oraz jako prelegent dochody w wysokości 10 000 EUR w tej samej dziedzinie.

Działalności te należy traktować jako jedno źródło dochodu (ścisły związek). W związku z tym, że w ramach źródła dochodu przeważa działalność prelegencka, biuro nie stanowi centrum działalności, dlatego nie może być uwzględniane do odliczenia od podatku. Od wymiaru podatku na rok 2022 można sprawdzić, czy spełnione są wymagania dotyczące ryczałtu za miejsce pracy (patrz broszura).

Jeżeli natomiast działalność prelegencka jest jedynie kontynuacją działalności autora publikacji specjalistycznych (ponieważ „autor porusza się w czasie prelekcji w ramach swojego opublikowanego już w formie pisanej dorobku“), nie można mówić o dwóch różnych stanowiskach pracy. Pokój do pracy przysługuje w związku z jego działalnością pisarską dlatego także wtedy, gdy dochody z działalności prelegenckiej są wyższe niż dochody z działalności pisarskiej.

Kilka źródeł dochodu: Centrum poza pokojem do pracy

Jeśli w przypadku każdej działalności centrum znajduje się poza pokojem do pracy, kosztów nie można odliczyć z żadnego źródła dochodu.

Przykład:
B wykorzystuje biuro w ramach swojej działalności polityka i nauczyciela. Biuro nie stanowi z perspektywy stanowiska pracy centrum działalności dla żadnego spośród szeregu źródeł dochodu. Od wymiaru podatku na rok 2022 można sprawdzić, czy spełnione są wymagania dotyczące ryczałtu za miejsce pracy (patrz broszura).

Kilka źródeł dochodu: Działalność z centrum poza pokojem do pracy i działalność z centrum w pokoju do pracy

Uwzględnienie wydatków na pokój do pracy może być brane pod uwagę jedynie w przypadku tej działalności (źródła dochodu), w przypadku której centrum znajduje się w pokoju do pracy. W przypadku działalności, której centrum znajduje się poza pokojem do pracy, uwzględnienie wydatków na pokój do pracy nie wchodzi w grę.

Przykład:
C wykorzystuje pomieszczenie do pracy w ramach swojej (wykonywanej na umowę zatrudnienia) pracy sędziego oraz (wykonywanej na własny rachunek) pracy autora publikacji specjalistycznych.

Pokój do pracy stanowi centrum dla działalności (źródło dochodu) autora publikacji specjalistycznych i przy wyliczaniu dochodów osoby pracującej na własny rachunek może zostać uwzględniony do odliczenia.

Dla działalności (źródło dochodu) sędziego pokój do pracy nie stanowi centrum i dlatego przy wyliczaniu dochodów osoby pracującej na umowę o pracę nie podlega odliczeniu.

Wydatki mogą jednak w tym przykładzie zostać uznane w pełnej wysokości w przypadku działalności pełnoetatowego pisarza, jeśli trzeba byłoby je analogicznie ponieść, gdyby pokój do pracy był wykorzystywany tylko do wykonywania działalności pisarskiej.

Jeżeli C wykorzystywałby pokój do pracy, obok swojej działalności sędziego i pisarza, także do przygotowywania się do (specjalistycznych) wykładów, wydatki na pokój do pracy mogłyby zostać odliczone w ramach jednolitego źródła dochodu pisarza i prelegenta (tylko wtedy), gdyby działalność autorska znajdowała się na pierwszym planie.

Kilka źródeł dochodu: Centralne miejsce w pokoju do pracy

Uwzględnienie wydatków na pokój do pracy jest brane pod uwagę w przypadku każdego źródła dochodu. Ze względu na wysokość konieczne jest zaliczenie do różnych źródeł dochodu (wobec braku innych wyznaczników) według klucza dochodów.

Przykład:
D wykorzystuje pokój do pracy w ramach swojej pracy pisarza oraz jako rzeczoznawcy.

Pokój do pracy stanowi dla obu tych źródeł dochodu centrum prowadzenia działalności. Wydatki należy (według klucza dochodów) przyporządkować do różnych źródeł dochodu.

Wydatki możliwe do odliczenia

Jeżeli pokój do pracy stanowi centrum wykonywania działalności gospodarczej lub zawodowej, możliwe jest odpisanie następujących wydatków:

• Proporcjonalne koszty czynszu
• Proporcjonalne koszty eksploatacji (np. ogrzewanie, oświetlenie)
• Odliczenie odpowiadające stopniowi zużycia w przypadku obiektów własnościowych (1,5% rocznie)
• Proporcjonalne koszty finansowania (nie dotyczy stóp amortyzacyjnych, ponieważ są one brane pod uwagę już przy amortyzacji)
• Koszty elementów wyposażenia, jeżeli są wykorzystywane w uznawanym w celach podatkowych pokoju do pracy, są (niemal) wyłącznie używane w kontekście zawodowym, a zakres prowadzonej działalności wymaga używania takich przedmiotów.

Z amortyzacji (1,5% rocznie) lub proporcjonalnych kosztów finansowania można skorzystać również wtedy, gdy obiekt nie należy wyłącznie do przedsiębiorcy, lecz stanowi wspólną własność z osobą bliską (np. małżonkiem), jeżeli wykorzystywane pomieszczenia pokrywają się w ramach części wspólnej.

Podatek obrotowy (VAT)

Przedsiębiorcy posiadają rozszerzoną możliwość odliczenia podatku naliczonego z wydatków na pokój do pracy w obiekcie mieszkalnym wraz z wyposażeniem.

W odniesieniu do odliczenia podatku naliczonego w przypadku pokoju do pracy obowiązują następujące kryteria:

• rzeczywiste (niemal) wyłączne wykorzystywanie do celów działalności przedsiębiorstwa
• działalność wymaga pokoju do pracy

Wysokość odliczenia podatku naliczonego należy wyliczyć proporcjonalnie do powierzchni użytkowej pokoju do pracy do powierzchni całkowitej obiektu mieszkalnego.

Przykład:
Powierzchnia całkowita mieszkania wynosi 100 m². W mieszkaniu tym znajduje się pokój do pracy o powierzchni użytkowej 20 m².

Kwota odliczenia podatku naliczonego za pokój do pracy wynosi 20% podatku VAT uiszczonego za to mieszkanie.

Stand: 01.02.2024