Registrierkassenpflicht für Unternehmen
Infos zu Voraussetzungen, richtigen Umsetzung, Sonderregelungen und Sanktionen
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Seit 2016 gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Betriebe sind zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn ihre Jahresumsätze 15.000 € und ihre Barumsätze 7.500 € überschreiten. Ausnahmen sind für bestimmte Unternehmensarten und Umsätze möglich. Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen zusätzlich über einen Manipulationsschutz verfügen.
Geltungsbereich der Registrierkassenpflicht
Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn
- der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,- und
- die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,- im Jahr überschreiten.
Erst wenn beide Grenzen überschritten werden, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem besitzen.
Tipp: Um festzustellen, ob Sie überhaupt der Registrierkassenpflicht unterliegen, nutzen Sie auch den Online-Ratgeber Registrierkassenpflicht der Wirtschaftskammern.
Belegerteilungsverpflichtung
Jedes österreichische Unternehmen ist verpflichtet bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde muss ihn entgegennehmen und für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen.
Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und sieben Jahre aufbewahren.
Was ein Beleg genau enthalten muss finden Sie in der Broschüre zur Registrierkassenpflicht.
Sonderregelungen: Ausnahmen und Erleichterungen
Ausnahmen oder Erleichterungen bei der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht sind für gewisse Unternehmerarten und Umsätze möglich:
- Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“) bis zu € 30.000,- im Jahr
- Bestimmte Automaten wie etwa Tischfußball-, Musik- oder Dartautomaten
- Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Bargeld erzielt werden
- Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Alm-, Berg-, Ski-…)
Weitere Sonderregelungen und Detailinfos
Technische Voraussetzungen
Ab 1.4.2017 müssen Registrierkassen über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Bereits vorhandene oder bis zum 1.4.2017 gekaufte Kassensysteme müssen nachgerüstet werden.
Registrierkassen müssen über folgende Eigenschaften verfügen:
- Datenerfassungsprotokoll
- Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
- Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
- Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
- Kassenidentifikationsnummer
Verwendung des Webservice zur Registrierkassenanmeldung auf FinanzOnline
Manche Kassensysteme ermöglichen eine selbständige Anmeldung der Registrierkasse auf FinanzOnline über ein sog. Webservice. Dabei wird in FinanzOnline ein „Registrierkassen-Webservice-Benutzer“ angelegt und die dort erzeugten Zugangsdaten direkt im Kassensystem hinterlegt. Die Kasse übernimmt dann automatisch alle Anmeldeschritte, Voraussetzung ist eine Verbindung zum Internet während des Anmeldevorgangs. Falls Ihr Kassensystem eine solche Möglichkeit anbietet, sollten Sie diese jedenfalls nutzen.
Achtung Kleinunternehmer: Wenn Sie als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sind, bitte beantragen Sie vorher die Freischaltung dieser Funktionalität beim Finanzamt: Anruf bei der FinanzOnline-Hotline 050 233 233 und ein sogenanntes „U-Signal“ beantragen.
Anmeldung von Registrierkassen: Alternative zu FinanzOnline
Eine Anmeldung per Formular ist nur für Unternehmer möglich, die
- keinen Internetzugang, kein Smartphone und
- keinen Steuerberater für die Anmeldung bevollmächtigt haben.
Sanktionen
Ignorieren der Registrierkassenpflicht kann mit bis zu € 5.000,- bestraft werden. Fehlende Aufzeichnungen können außerdem zu einer Schätzung der Umsätze (=Besteuerungsgrundlage) durch die Behörde führen.