Registrierkassen - worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten

Mittlerweile werden am österreichischen Markt viele unterschiedliche Systeme angeboten, die eine gesetzeskonforme Umsetzung der Registrierkassenpflicht ermöglichen. Gerade diese Fülle an Möglichkeiten lässt aber Spätentschlossene unsicher werden, welches der angebotenen Systeme für sie wirklich geeignet ist.

Hier finden Sie eine Checkliste, die Ihnen die Systemauswahl erleichtern soll:   

1. Schritt: Definieren Sie Ihre individuellen Anforderungen

• Verwenden Sie bereits ein Kassensystem? Wenn ja, ist dieses System umrüstbar? Zu welchen Kosten?
• Verwenden Sie schon technische Infrastruktur (PC, Laptop, Smartphone, Tablet, Drucker), die auch für ein Kassensystem genutzt werden könnte?
• Erstellen Sie ein grobes Mengengerüst, wie viele Produkte/ Leistungen Sie anbieten sowie wie viele Barzahlungsbelege Sie pro Woche ausstellen
• Haben Sie Verkaufsspitzen, zu denen Sie in kurzer Zeit viele Belege erzeugen?
• Brauchen Sie ein System, das Sie mobil (z.B. als Masseur) oder im Freien (z.B. auf einem Marktstand) einsetzen können?
• Brauchen Sie bei einem solchen System eine Akku-Versorgung?
• Ist die Registrierkasse extremen Umweltbedingung (Temperatur, Nässe etc.) ausgesetzt   

2. Schritt: Überlegen Sie, welche der folgenden Zusatzfunktionen für Sie wichtig wären

• Gutscheinverwaltung
• Integrierte Kundenverwaltung
• Anbindung an andere Systeme wie Finanzbuchhaltung/Warenwirtschaft/Fakturenprogramm
• Kassenbuchfunktion
• Umfassende Auswertungen
• Anbindungen an Bankomat-Terminals
• Anbindungen an Waagen
• Mehrplatzsysteme
• Verschiedenste Preissysteme möglich
• Tischverwaltung
• Mehrere Benutzer an einer Kasse
• Fremdwährung
• Mandantenfähigkeit   

3. Schritt: Wählen Sie einen Anbieter aus

• Gibt es Kassenlösungen speziell für Ihre Branche?
• Gibt es Technologiepartner in Ihrer Nähe oder einen, bei dem Sie schon zufriedener Kunde sind?
• Wenn Sie ein bestimmtes Produkt im Auge haben:
  • Gibt es Referenzkunden oder Erfahrungsberichte von Kollegen
  • Probieren Sie das Gerät im Geschäft aus bzw. ordern Sie eine Testversion im Internet
  • Sehen Sie sich Musterbons und Auswertungen an
  • Verfügen Sie über die räumlichen und technischen Voraussetzungen (z.B. permanente Internetleitung bei Cloud-Kassen), um dieses Produkt optimal einsetzen zu können.
  • Fragen Sie nach Supportleistungen, Ansprechpartner bei Problemen

4. Schritt: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Kosten

• Welche Beschaffungsform ist für Sie geeignet (Kauf, Leasing, Softwaremiete)
• Wie hoch sind die Anschaffungskosten (bei Miet- oder Leasingvarianten: Rechnen Sie die Kosten auf 3 Jahre hoch)?
• Wie hoch sind die Kosten für gewünschte Extras?
• Fallen für die erforderlichen Updates auf die RKS-V zusätzlich Kosten an? Wenn ja, in welcher Höhe?
• Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
• Wird ein Wartungsvertrag angeboten? Wenn ja, zu welchen Konditionen?
• Gibt es eine technische Hotline? Zu welchen Kosten?

Stand: 15.03.2016