Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer) ab 2025

Wer ist Kleinunternehmer? 

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die ihr Unternehmen entweder im Inland oder einem anderen EU-Mitgliedsstaat betreiben und deren Umsätze die Grenze von 55.000 EUR weder im laufenden noch im vorherigen Kalenderjahr überschritten haben. 

Neben der neuen Umsatzgrenze wird ab 1.1.2025 auch die Toleranzgrenze neu geregelt: Wenn die Umsatzgrenze um nicht mehr als 10 % überschritten wird, dürfen Rechnungen bis Jahresende ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei einer Überschreitung von mehr als 10 % sind alle weiteren Rechnungen ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtig. 

Beispiel: 
Am 1.11.2025 betragen die Umsätze eines Unternehmers 52.000 EUR. Am 5.11. erzielt er einen weiteren Umsatz in Höhe von 8.000 EUR. Da der Gesamtumsatz (60.000 EUR) die Kleinunternehmergrenze um nur 9,1% überschreitet, kann die Rechnung für diesen Umsatz noch ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Überschreitet der Gesamtumsatz jedoch 60.500 EUR, sind alle Rechnungen ab dem Zeitpunkt der Überschreitung umsatzsteuerpflichtig.

Unternehmer aus Drittstaaten können die Kleinunternehmer-Befreiung in der Umsatzsteuer nicht in Anspruch nehmen. 

Bei der Ermittlung der Grenze, kommt es auf den Gesamtumsatz eines Jahres an. Wenn Sie verschiedene unternehmerische Tätigkeiten ausüben (z.B. Gewerbebetrieb, Vermietung, Land- und Forstwirtschaft), sind die Umsätze zusammenzurechnen. Der Jahresumsatz eines pauschalierten Land- und Forstbetriebes wird dabei mit dem 1,5-fachen des Einheitswertes angenommen. 

Nicht in die Umsatzgrenze einbezogen werden 

• Umsätze aus Hilfsgeschäften (Verkauf von Anlagegütern) und Geschäftsveräußerungen
• Einfuhren und innergemeinschaftliche Erwerbe (ig Erwerbe)
• Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Kleinunternehmer übergeht (Reverse Charge)
• zahlreiche steuerbefreite Umsätze, wie
  • Umsätze von im Inland gültigen amtlichen Wertzeichen zum aufgedruckten Wert
  • Lieferung von Anlagengold in bestimmten Formen
  • Vergütungen an Mitglieder eines Aufsichtsrates, Verwaltungsrates oder andere mit der Überwachung der Geschäftsführung beauftragte Personen, die für diese Funktion gewährt werden
  • Bestimmte Wettumsätze
  • unter gewissen Voraussetzungen Umsätze von Blinden
  • Umsätze von Privatschulen und Privatlehrern
  • Veranstaltungsumsätze von Volksbildungsvereinen
  • Umsätze von Bausparkassen und Versicherungsvertretern
  • Umsätze von gemeinnützigen Sportvereinen
  • Umsätze von Pflege- und Tagesmüttern oder Pflegeeltern
  • Umsätze von verschiedenen Heimen
  • Umsätze von Personen, die diverse Gesundheitsberufe ausüben (z.B. auch Heilmasseure)
  • Umsätze von Zahntechnikern
  • Umsätze durch Krankenbeförderung
  • Umsätze von Körperschaften öffentlichen Rechts oder gemeinnützigen Einrichtungen aus dem Betrieb von Theatern, Musik- und Gesangsaufführungen, Museen, botanischen oder zoologischen Gärten oder Naturparks
  • Umsätze aus der Lieferung von Gegenständen, für die der Unternehmer bei der Anschaffung keinen Vorsteuerabzug vornehmen konnte.

Achtung: Die neue Grenze von 55.000 EUR ist die Brutto-Grenze! Die fiktive Umsatzsteuer ist nicht herauszurechnen, wie es bis 31.12.2024 der Fall war.

Kleinunternehmer-Regelung in anderen Mitgliedstaaten 

Unternehmer haben die Möglichkeit die Kleinunternehmer-Regelung in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu nutzen. Voraussetzung dafür ist die Registrierung über ein eigens dafür eingerichtetes Portal sowie die Einhaltung einer unionsweiten Umsatzgrenze von 100.000 EUR. Für eine Registrierung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat gilt: eine Bestätigung in Form einer Kleinunternehmer-Identifikationsnummer muss vorliegen und die gesetzlichen Regelungen des Landes sind zu beachten. 

Welche Umsätze sind im Inland steuerfrei? 

Von der Umsatzsteuer befreit sind im Inland ausgeführte Lieferungen und Leistungen, einschließlich Hilfsgeschäften und Geschäftsveräußerungen. Nicht befreit sind innergemeinschaftliche Erwerbe, Einfuhren und Dienstleistungen von ausländischen Unternehmen, bei denen die Steuerschuld auf den Kleinunternehmer übergeht (Reverse Charge). 

Achtung: Umsätze, bei denen der Liefer- oder Leistungsort im Ausland liegt, fallen nicht unter die inländische Kleinunternehmerregelung. Es ist daher erforderlich, zu prüfen, ob in dem Land, in dem die Lieferung oder Dienstleistung erfolgt, eine entsprechende Kleinunternehmerregelung existiert und ob diese auf den konkreten Umsatz anwendbar ist. 

Haben Kleinunternehmer ein Recht auf Vorsteuerabzug? 

Die Kleinunternehmerregelung ist eine sogenannte „unechte“ Steuerbefreiung. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer keine Vorsteuer von in Rechnung gestellter Umsatzsteuer abziehen dürfen. Dies gilt auch für die Vorsteuer in Verbindung mit Umsätzen, die in einem anderen EU-Staat steuerfrei sind. 

Beispiel 1: 
Ein Unternehmer betreibt sein Unternehmen im Inland und ist steuerpflichtig. Er registriert sich auch in Deutschland, sodass er auch in Deutschland nach der dort geltenden Sonderregelung für Kleinunternehmer von der Steuer befreit ist. Der Unternehmer kauft einen Computer bei einem österreichischen Händler, den er ausschließlich für seine steuerfreien Umsätze in Deutschland verwendet. Da der Umsatz in Deutschland steuerfrei ist, kann der Unternehmer die österreichische Umsatzsteuer, die ihm bei dem Kauf des Computers in Rechnung gestellt wurde, nicht als Vorsteuer abziehen. 

Beispiel 2: 
Ein Beratungsunternehmer betreibt sein Unternehmen in Deutschland und ist dort als Kleinunternehmer von der Steuer befreit. In Österreich hat er außerdem steuerpflichtige Umsätze aus der Vermietung eines Grundstücks. Aufgrund eines Beratungsgesprächs mit einer österreichischen Privatperson fährt er mit seinem vorsteuerabzugsberechtigten Kleinbus nach Wien und betankt diesen dort. Der Kleinbus wird ausschließlich für die steuerfreien Umsätze in Deutschland verwendet. Der Unternehmer kann die österreichische Umsatzsteuer, die in Rechnung gestellt wurde, nicht als Vorsteuer abziehen. 

Option zur Umsatzsteuerpflicht

Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung als nachteilig empfinden (z.B. wegen hoher Vorsteuern in der Gründerphase; Kunden sind hauptsächlich vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer), können auf die Steuerbefreiung verzichten (Optionserklärung).

Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt schriftlich zu erklären (Formular U12, auf der Homepage des BMF abrufbar). Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten geben diese Erklärung auf dem Portal der jeweiligen Finanzverwaltung ab.

Nach Abgabe der Optionserklärung (spätestens bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheides) ist der Unternehmer für mindestens fünf Jahre gebunden. Der Widerruf kann frühestens nach Ablauf der Bindungsfrist erfolgen und muss bis zum Monatsletzten des ersten Kalendermonates jenes Kalenderjahres erfolgen, ab dem er gelten soll.

Beispiel: 
Der Kleinunternehmer K gibt für das Jahr 2020 eine Optionserklärung ab. Bis inkl. 2024 muss K Umsatzsteuer abführen. Er kann die Optionserklärung frühestens ab dem Kalenderjahr 2025 widerrufen (Widerrufsfrist bis 31.01.2025). Erfolgt kein Widerruf, bleibt die Umsatzsteuerpflicht aufrecht. Somit besteht nach Ablauf der Bindungsfrist nur 1 Monat Zeit, um die Widerrufserklärung abzugeben! 

Die Wirkung einer rechtzeitigen Erklärung (Option/Widerruf) tritt stets am ersten Jänner des gewünschten Jahres in Kraft. Umsätze, die vor dem Inkrafttreten der Erklärung realisiert werden, sind nach den zuvor geltenden Regelungen zu behandeln. Dies gilt auch, wenn die Rechnung erst nach dem Inkrafttreten ausgestellt wird oder die Zahlung erfolgt. In der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Jahresumsatzsteuererklärung sind diese Umsätze erst in jenem Zeitraum zu berücksichtigen, in dem die Steuerschuld entstanden ist. 

Beispiel: Ein Unternehmer (Ist-Versteuerer) verzichtet ab 1.1.2025 auf die Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer. Im Dezember 2024 erbringt er noch eine EDV-Dienstleistung für einen österreichischen Kunden. Die Rechnung wird erst im Jänner 2025 gelegt, gezahlt wird erst im Februar 2025. 

Lösung: Da die EDV-Dienstleistung noch während der Zeit als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer erbracht worden ist, bleibt sie trotz Option zur Steuerpflicht ab 1.1.2025 steuerfrei. Es darf daher keine Umsatzsteuer verrechnet werden. Der Umsatz ist in der Umsatzsteuervoranmeldung für Februar/für das erste Quartal 2025 bei der Kennzahl 000 und bei der Kennzahl 016 einzutragen. 

Vorsteuerberichtigung 

Wenn Sie von der Umsatzsteuerbefreiung zur Umsatzsteuerpflicht wechseln, können Sie eine positive Vorsteuerkorrektur vornehmen. Das bedeutet, dass Sie für Umlaufvermögen die gesamte Vorsteuer nachträglich geltend machen dürfen. Für Anlagegüter ist eine anteilige nachträgliche Geltendmachung möglich, sofern die Anschaffung oder Herstellung innerhalb des Berichtigungszeitraumes erfolgt ist.

Der Berichtigungszeitraum beträgt für bewegliche Anlagegüter fünf Jahre, bei unbeweglichen Anlagegütern zwanzig Jahre. Bei unbeweglichen Wirtschaftsgütern, die am 31.3.2012 bereits als Anlagegüter genutzt wurden, beträgt der Berichtigungszeitraum zehn Jahre. Für jedes Jahr, das auf den vollen Berichtigungszeitraum fehlt, darf ein Fünftel, ein Zehntel bzw. ein Zwanzigstel der Vorsteuer nachträglich geltend gemacht werden. 

Beispiel: 
Ein Kleinunternehmer kauft 2022 eine Maschine um 20.000 EUR plus 4.000 EUR USt. Ab 2025 Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht. Er kann nachträgliche Vorsteuern von 1.600 EUR (das sind zwei Fünftel von 4.000 EUR) geltend gemacht werden, davon 800 EUR im Jahr 2025 und 800 EUR im Jahr 2026.

Wechseln Sie von Umsatzsteuerpflicht zur Umsatzsteuerbefreiung, sind Sie verpflichtet, die entsprechenden Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückzuzahlen.

Eine Vorsteuerberichtigung für Anlagevermögen unterbleibt, wenn die zu berichtigende Vorsteuer den Betrag von 60 EUR pro Jahr und Anlagegut nicht übersteigt.

Kleinunternehmer im Binnenmarkt 

Für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer gelten im Waren- und Dienstleistungsverkehr im Binnenmarkt einige Besonderheiten: 

A) Warenverkehr zwischen Unternehmen 

Exportieren Sie Waren in den EU-Raum, handelt es sich nicht um innergemeinschaftliche Lieferungen (ig Lieferungen), da die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer Vorrang hat. In diesem Fall benötigt der liefernde Kleinunternehmer keine UID-Nummer und die Lieferung muss nicht in die Zusammenfassende Meldung eingetragen werden. Dies entspricht der Behandlung einer Inlandslieferung.

Importieren Sie Waren aus dem EU-Raum und überschreiten dabei nicht die Erwerbsschwelle (Importe im vorangegangenen bzw. laufenden Kalenderjahr bis max. 11.000 EUR), realisieren Sie keinen ig Erwerb. Sie werden im EU-Ausland wie ein Privatkunde behandelt, der Lieferant verrechnet Ihnen die österreichische Umsatzsteuer (neue Versandhandelsregelung seit 1.7.2021) und ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. 

Sollten Sie die Erwerbsschwelle überschreiten oder auf sie verzichten, gilt Folgendes: 

• Sie benötigen eine UID-Nummer, die Sie dem EU-Lieferanten mitteilen müssen.
• Der EU-Lieferant muss eine Nettorechnung ausstellen (steuerfreie ig Lieferung).
• Sie müssen den innergemeinschaftlichen Erwerb versteuern, d.h. Sie müssen die Umsatzsteuer von der Nettorechnung selbst berechnen (Erwerbsteuer).
• Die Erwerbsteuer ist an das Finanzamt zu zahlen, da Kleinunternehmer nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind.
  

Sie können formlos auf die Erwerbsschwelle verzichten. Auch die Verwendung einer UID-Nummer gilt als Verzicht auf die Erwerbsschwelle und wirkt für “Importe“ aus allen EU-Ländern. Der Verzicht bindet Sie für zwei Kalenderjahre. 

B) Warenverkehr an Private (Versandhandel) 

Seit 1.7.2021 gelten neue Regeln für den innergemeinschaftlichen Versandhandel. Umsätze werden ab dem ersten Euro im Bestimmungsland steuerpflichtig.

Eine Ausnahme besteht für Unternehmer, deren Umsätze aus elektronisch erbrachten Dienstleistungen, Telekommunikations-, Fernseh- und Rundfunkleistungen und Umsätzen aus dem innergemeinschaftlichen Versandhandel in der gesamten EU den Wert von 10.000 EUR nicht überschreiten (siehe Infoseite innergemeinschaftlicher Versandhandel). In diesem Fall sind die Umsätze im Abgangsland steuerbar und der Kleinunternehmer kann steuerfrei fakturieren. Diese Umsätze zählen zur Grenze von 55.000 EUR.

Wird die Grenze von 10.000 EUR überschritten, sind die Umsätze im Bestimmungsland steuerbar und es ist zu prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung des Bestimmungslandes anwendbar ist. Wenn das der Fall ist, ist die Rechnung an den Kunden ohne Umsatzsteuer auszustellen. Wird die Kleinunternehmerregelung des Bestimmungslandes allerdings nicht in Anspruch genommen bzw. erfolgt keine Registrierung, ist die Lieferung steuerpflichtig und der Unternehmer hat die Umsatzsteuer an die Finanzverwaltung des Bestimmungslandes abzuführen.

Das EU-OSS System erleichtert die Steuererklärungen und die Zahlung an die Finanzbehörden. Zur Registrierung auf EU-OSS über Finanzonline benötigt der Kleinunternehmer eine UID-Nummer, die formlos beim zuständigen Finanzamt beantragt werden kann. 

C) Dienstleistungsverkehr 

Erbringt ein österreichscher Kleinunternehmer eine sonstige Leistung an einen Unternehmer im EU-Ausland, so ist zunächst der Leistungsort zu ermitteln. Liegt dieser im Ausland, so kommt es zum Übergang der Steuerschuld auf den ausländischen Leistungsempfänger (Reverse Charge). Dadurch ist keine Registrierung in dem jeweiligen Land erforderlich, jedoch muss diese Leistung in die Zusammenfassende Meldung eingetragen werden. Voraussetzung ist, dass der Kleinunternehmer zu diesem Zweck eine UID-Nummer beantragt.

Umgekehrt verhält es sich, wenn ein Kleinunternehmer von einem Unternehmer aus dem EU-Ausland, der in Österreich weder Sitz noch Betriebsstätte hat, eine sonstige Leistung erhält, die in Österreich steuerbar und steuerpflichtig ist. In diesem Fall geht die Steuerschuld auf den österreichischen Kleinunternehmer über. 

Wichtig: Der Kleinunternehmer hat die Steuerschuld zu melden und zu entrichten. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. 

Weitere Informationen zum Export und Import von Dienstleistungen finden Sie auf den Infoseiten Dienstleistungen an ausländische Unternehmer – B2B-Leistungen und Dienstleistungen an ausländische Privatkunden – B2C-Leistungen. 

Eine Ausnahme von der Leistungsort-Regelungen von B2C-Leistungen stellt die Leistungsschwelle für „auf elektronischem Weg“ erbrachte Dienstleistungen an EU-Endverbraucher dar. Wenn diese Umsätze zusammen mit Umsätzen aus dem innergemeinschaftlichen Versandhandel den Wert von 10.000 EUR nicht überschreiten, liegt der Liefer-/Leistungsort in Österreich. 

Kleinunternehmerregelung und UID-Nummer 

Umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmern wird eine UID-Nummer nur auf Antrag vom Finanzamt zugeteilt. 

Das Antragsformular U 15 können Sie auf der Homepage des BMF herunterladen.  

Im Antrag müssen Sie glaubhaft darlegen, warum Sie eine UID-Nummer benötigen. Gründe dafür können sein

• Überschreitung der Erwerbsschwelle/Leistungsschwelle oder Verzicht auf diese
• Erbringung oder Empfang von grenzüberschreitenden sonstigen Leistungen, die den Übergang der Steuerschuld erfordern 
  

Hinweis: Wenn Sie zur Umsatzsteuerpflicht optieren, erhalten Sie die UID-Nummer automatisch vom Finanzamt.

Vorschriften zur Rechnungsausstellung

Wichtig: Entscheiden Sie sich für die Umsatzsteuerbefreiung, dürfen Sie in ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wenn Sie dies tun, ohne eine Optionserklärung abzugeben, schulden Sie die Umsatzsteuer (Steuerschuld kraft Rechnung) und haben keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. 

Im Gegensatz zu anderen Unternehmern müssen Sie ihre UID-Nummer auf den Rechnungen nicht anführen. Sie sollten jedoch einen Hinweis auf die Steuerfreiheit anbringen, z.B. den Zusatz: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“.

Ab 1.1.2025 dürfen Kleinunternehmer die Rechnungen gemäß den Bestimmungen für die Kleinbetragsrechnung (bis 400 EUR) ausstellen (siehe Infoseite Erfordernisse einer Rechnung). Wenn die Kleinunternehmerbefreiung aufgrund der Überschreitung der Umsatzgrenzen nicht mehr anwendbar ist, bleibt die vereinfachte Rechnungsausstellung nur für Rechnungen bis 400 EUR zulässig. 

Umsatzsteuerzahlungspflicht von steuerbefreiten Kleinunternehmern

Da Lieferungen und Dienstleistungen umsatzsteuerbefreit sind, besteht normalerweise keine Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer. Es gibt allerdings Ausnahmen:

• Versehentliche Verrechnung der Umsatzsteuer (Steuerschuld kraft Rechnung)
• steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe, wenn die Erwerbsschwelle überschritten oder darauf verzichtet wurde
• Dienstleistungen von ausländischen Unternehmen, wenn der Leistungsort im Inland liegt (Reverse Charge – RC)
• Inlandslieferungen ausländischer Unternehmer (Abzugsverfahren)
• bestimmte Auslandsumsätze (z.B. für elektronisch erbrachte Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU, die die Leistungsschwelle von 10.000 EUR übersteigen) 
  

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Jahreserklärung 

Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen keine UVA an das Finanzamt übermitteln, es sei denn, sie werden dazu aufgefordert.

Für die Voranmeldungszeiträume, in denen Umsatzsteuer zu zahlen ist (z.B. aufgrund steuerpflichtiger ig Erwerbe) muss eine interne UVA erstellt werden. Hierfür kann der amtliche Vordruck verwendet werden, der auf der BMF-Website verfügbar ist (Formular U30). Diese interne UVA bleibt in Ihrer Buchhaltung.

Kleinunternehmer müssen grundsätzlich auch keine Jahresumsatzsteuererklärung abgeben. Nur wenn im Veranlagungszeitraum (Kalenderjahr) Umsatzsteuer zu zahlen war, muss eine Jahresumsatzsteuererklärung abgegeben werden.

Wenn Sie zur Steuerpflicht optiert haben, gelten die allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Weitere Details finden Sie auf unserer Infoseite zur Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Umsatzsteuerjahreserklärung

Vorteil der neuen Regelung für Kleinunternehmer

Eine der größten Herausforderungen war bisher, dass Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit nicht sicher vorhersagen konnten, ob Sie die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschreiten würden. Die neue Regelung verpflichtet Sie nun erst ab Überschreiten der Umsatzgrenze zur Ausstellung von Rechnungen mit Umsatzsteuer. Sollte die Grenze nur um bis zu 10% überschritten werden, entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst im Folgejahr.  

Tipp: 

Sind Ihre Kunden überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer, sollten Sie zur Umsatzsteuerpflicht optieren. Für Ihren Kunden ist dies vorteilhaft, da die Umsatzsteuer für sie keinen Kostenfaktor darstellt.

Wählen Sie die Umsatzsteuerbefreiung, müssten Sie die nicht abzugsfähige Vorsteuer in Ihre Preiskalkulation einbeziehen, was höhere Preise für Ihre Kunden zur Folge hätte.

Der Vorteil für Sie liegt darin, dass das Risiko, die Kleinunternehmergrenze zu überschreiten, entfällt. Zusätzlich können Sie den Vorsteuerabzug geltend machen.

Vorsteuerabzug bei Umsatzsteuerausweis ohne Optionserklärung 

Es wird häufig die Frage gestellt, ob Kunden von Kleinunternehmern die in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, wenn der Kleinunternehmer keine Optionserklärung abgibt und die Umsatzsteuer nicht abführt.

Nach der Verwaltungspraxis ist dies nur möglich, wenn die Rechnung alle gesetzlich geforderten Angaben enthält (einschließlich UID-Nr.) und es für den Kunden nicht offensichtlich ist, dass der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer bewusst nicht an das Finanzamt abgeführt hat. Um mögliche Diskussionen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, wenn sich der Kunde die Steuernummer und die Optionserklärung des Kleinunternehmers vorlegen lässt.

Abrechnung mit Gutschrift 

Stellt der Kunde für die Leistung des Kleinunternehmers eine Gutschrift aus, hat er keinen Vorsteuerabzug, wenn der Kleinunternehmer keine Optionserklärung abgegeben hat.

Stand: 01.01.2025