Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Umsatzsteuerjahreserklärung

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Voranmeldungszeitraum

Unter Voranmeldungszeitraum versteht man jenen Zeitraum, für den Sie

• die Umsatzsteuer selbst berechnen
  
• eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und
  
• eine sich ergebende Vorauszahlung entrichten müssen.
  

Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat.

Beträgt Ihr Vorjahresumsatz max. 100.000 EUR, ist der Voranmeldungszeitraum das jeweilige Kalendervierteljahr. Sie dürfen jedoch freiwillig den monatlichen Voranmeldungszeitraum wählen. Die Entscheidung bindet Sie jeweils für ein Kalenderjahr. 

Hinweis: Bei Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit ist der Umsatz im ersten Kalenderjahr zu schätzen. Beträgt der voraussichtliche Umsatz mehr als 100.000 EUR, ist Voranmeldungszeitraum von Beginn an, der Kalendermonat.

Was ist eine Vorauszahlung, was ist eine Gutschrift?

Von einer Vorauszahlung (Zahllast) spricht man, wenn die zu zahlende Umsatzsteuer höher ist als die Vorsteuer. Eine Gutschrift ist ein Überhang der Vorsteuer über die Umsatzsteuer.

Welche Umsätze und Vorsteuern gehören in welche Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsätze sind in die UVA für jenen Zeitraum aufzunehmen, in dem die Steuerschuld entsteht. Für die Entstehung der Steuerschuld gibt es zwei Systeme:

• die Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten)
• die Istbesteuerung (nach vereinnahmten Entgelten)

Bei der Sollbesteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Die Steuerschuld verschiebt sich um maximal einen Kalendermonat, wenn die Rechnung in einem späteren Monat gelegt wird. 

Bei der Istbesteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Ablauf des Kalendermonats, indem das Entgelt vereinnahmt wird. Es kommt somit auf den Zeitpunkt der Zahlung und nicht auf den Zeitpunkt der tatsächlichen Leistungserbringung an.

In Bezug auf den Vorsteuerabzug ist ebenfalls zwischen Soll- und Istbesteuerung zu unterscheiden. 

Ein Sollbesteuerer darf die Vorsteuer in jenem Voranmeldungszeitraum geltend machen, in dem die Lieferung und sonstige Leistung ausgeführt und darüber eine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt worden ist.

Einem Istversteuerer steht im Allgemeinen der Vorsteuerabzug frühestens in dem Voranmeldungszeitraum insoweit zu, als obendrein die Rechnung bezahlt wird. Im Falle einer Überrechnung ist der Istversteuerer für solche Umsätze einem Sollversteuerer gleichgestellt und die Vorsteuer steht unabhängig von der Bezahlung der Rechnung zu. Überrechnung bedeutet, dass die Vorsteuer vom Abgabenkonto des Abnehmers auf das Abgabenkonto des leistenden Unternehmers umgebucht wird. Voraussetzung ist selbstverständlich ein ausreichender Vorsteuerüberschuss in der Umsatzsteuervoranmeldung. Der leistende Unternehmer erhält in diesem Fall vom Abnehmer nur den Nettobetrag. Die Vorgangsweise ist nur mit Zustimmung des leistenden Unternehmers möglich. 

Von einer An(Teil-)Zahlungsrechnung darf der Vorsteuerabzug generell erst in jenem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem sie bezahlt wird. 

Was ist in die Umsatzsteuervoranmeldung einzutragen?

Die UVA dient der Berechnung der Vorauszahlung oder der Gutschrift. Es sind die in den Voranmeldungszeitraum fallenden Umsätze und Vorsteuern einzutragen.

Die nachfolgende Darstellung gibt einen Überblick über den Aufbau der Voranmeldung, nur die wichtigsten Kennziffern des Formulars U30 sind angemerkt (dreistellige Zahlen). Zur Veranschaulichung sind Beträge eingefügt.

Wie ist die Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen?

Die UVA ist grundsätzlich elektronisch einzureichen. Die Einreichung erfolgt über FinanzOnline. Informationen dazu finden Sie auf der Homepage des BMF.

Eine schriftliche Einreichung der UVA ist nur zulässig, wenn

• Sie keinen Internetanschluss haben und/oder

• der Vorjahresumsatz nicht höher als 35.000 EUR (bis 31.12.2019: 30.000 EUR) gewesen ist.

Es ist der amtliche Vordruck (Formular U30) oder eine inhaltsgleiche selbsterstellte Formularversion zu verwenden

Befreiung von der Einreichung der UVA

Waren Ihre Umsätze im Vorjahr niedriger als  35.000 EUR (bis 31.12.2019: 30.000 EUR) sind Sie von der elektronischen bzw. schriftlichen Einreichung der UVA befreit, wenn: 

• die Umsatzsteuer spätestens am Fälligkeitstag entrichtet wird, oder

• sich für einen Voranmeldungszeitraum eine Gutschrift ergibt.

Sollten Sie ausschließlich unecht steuerbefreite Umsätze tätigen, sind Sie von der Einreichung der UVA ebenfalls befreit, sofern sich für den Voranmeldungszeitraum keine Vorauszahlung ergibt. Dies gilt selbst dann, wenn die Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 35.000 EUR (bis 31.12.2019: 30.000 EUR) überstiegen haben.

Interne Voranmeldung

Unternehmer, die zur Einreichung einer UVA nicht verpflichtet sind, haben trotzdem unter Verwendung des Formulars U30 eine Aufstellung der Besteuerungsgrundlagen anzufertigen und im Betrieb aufzubewahren. Im Falle der Abgabe des Formulars U 30 an das Finanzamt sind Durchschriften (Zweitschriften) anzufertigen.

Werden die Aufzeichnungen mittels elektronischer Datenverarbeitungssysteme geführt, gilt der Ausdruck der Besteuerungsgrundlagen als interne Voranmeldung, wenn dieser inhaltlich und dem Aufbau nach dem Formular U30 entspricht.

Die Verpflichtung entfällt, wenn sich für den Voranmeldungszeitraum weder eine Vorauszahlung noch ein Überschuss ergibt.

Zeitpunkt der Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung

Wenn Sie nicht befreit sind, müssen Sie die UVA spätestens am 15. Tag (= Fälligkeitstag) des auf den Voranmeldungszeitraum zweit folgenden Kalendermonats beim Finanzamt einreichen.

Zusätzlich müssen Sie die angemeldete Vorauszahlung bis zum  Fälligkeitstag entrichten.

Beispiel:

Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat. Die für November 2022 berechnete Zahllast (Umsatzsteuer – Vorsteuer) beträgt 3.400 EUR.

Sanktionen bei Nichteinreichung

Die UVA gilt als Steuererklärung. Die verspätete Abgabe kann zur Verhängung eines Verspätungszuschlages iHv bis zu 10 % führen. Weiters wird ein Säumniszuschlag iHv 2 % (bei qualifizierten Verspätungen bis max. 4 %) des zu spät entrichteten Betrages eingehoben. Der Verspätungs- bzw. Säumniszuschlag wird nicht festgesetzt, wenn er höchstens 50 EUR beträgt.

Was ist bei einem Überschuss zu tun?

Obwohl bei einem Überschuss grundsätzlich keine Verpflichtung besteht, muss eine UVA eingereicht werden, damit der Überschuss auf Ihrem Abgabenkonto gutgeschrieben werden kann. 

Kleinunternehmer und Umsatzsteuervoranmeldung

Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Umsätze 35.000 EUR netto (bis 31.12.2019: 30.000 EUR) pro Jahr nicht übersteigen. 

Auch für Kleinunternehmer gelten die allgemeinen Vorschriften hinsichtlich

• Voranmeldungszeitraum und
• Verpflichtung zur oder Befreiung von der Einreichung der UVA 

Umsatzsteuerjahreserklärung

Frist zur Abgabe

Nach Ablauf des Kalenderjahres ist – bis 30. April des Folgejahres (im Falle der steuerlichen Vertretung kann sich diese Frist verlängern) – eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.

Hinweis: Wird die Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermittelt, verlängert sich die Abgabefrist bis 30. Juni des Folgejahres.

Die Jahreserklärung fasst im Grunde alle monatlichen bzw. vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen zusammen und dient auch für etwaige Berichtigungen.

Verpflichtung zur elektronischen Abgabe

Sie müssen die Umsatzsteuerjahreserklärung elektronisch abgaben, wenn

• Sie die technischen Voraussetzungen dafür haben (d.h. Sie verfügen über einen Internet-Anschluss) und
• der Vorjahresumsatz 35.000 EUR (bis 31.12.2019: 30.000 EUR) überschreitet.

Hinweis: Eine freiwillige elektronische Einreichung der Steuererklärung ist selbstverständlich jederzeit möglich.

Die elektronische Abgabe erfolgt über FinanzOnline. In allen anderen Fällen ist das Formular U1 zu verwenden (abrufbar auf der BMF-Homepage). 

Veranlagungszeitraum

Der Zeitraum, für den die Jahreserklärung abzugeben ist, ist grundsätzlich das Kalenderjahr. 

Hinweis: Unternehmer, die nach einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr bilanzieren (z.B. 1.4.-31.3.), können dieses Wirtschaftsjahr für die Umsatzsteuerjahreserklärung als Veranlagungszeitraum wählen, wenn sie gegenüber dem Finanzamt eine entsprechende Erklärung abgeben. Die Frist für diese Erklärung ist der Abgabetermin für die erste Voranmeldung des Wirtschaftsjahres. Der Unternehmer ist daran gebunden, solange er ein abweichendes Wirtschaftsjahr hat.

Das Steuererklärungsformular

Das Jahreserklärungsformular (U 1) entspricht in seinem Aufbau weitgehend dem Umsatzsteuervoranmeldungsformular (U 30), wobei hier anstelle von Monatswerten Jahreswerte einzusetzen sind.

Im Jahreserklärungsformular wird eine Gegenüberstellung der sich aufgrund der Jahreserklärung ergebenden Jahres-Zahllast mit der Summe der hierauf entrichteten Vorauszahlungen bzw. hievon durchgeführten Gutschriften vorgenommen.

Ist die Jahreszahllast größer als die Summe der Vorauszahlungen, so kommt es zu einer Nachzahlung. Ist diese höher als 2.500 EUR, wird jedenfalls ein Säumniszuschlag von 50 EUR festgesetzt. Bei fortgesetzter Nichtzahlung kann es zu maximal zwei weiteren Säumniszuschlägen kommen.

Wichtig: Zur Vermeidung möglicher finanzstrafrechtlicher Konsequenzen ist es ratsam, den sich aufgrund der Erklärung ergebenden Nachzahlungsbetrag innerhalb eine Monats zu bezahlen.

Ergibt sich jedoch eine negative Differenz, handelt es sich um eine Überzahlung des Steuerpflichtigen, die zu einer Gutschrift seitens des Finanzamtes führt. 

Hinweis: Wird die Steuererklärung verspätet abgegeben, kann dies die Festsetzung eines Verspätungszuschlages bis zu 10 % (der Nachzahlung) zur Folge haben. Unterbleibt die Einreichung der Umsatzsteuerjahreserklärung, kann es zur Festsetzung von Zwangstrafen kommen und wird eine Schätzung vorgenommen.

Wegfall der Abgabeverpflichtung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer, deren Umsätze im Veranlagungszeitraum 35.000 EUR (bis 31.12.2019: 30.000 EUR | dieser Wert gilt somit für die Jahreserklärung 2019!) nicht übersteigen und die für den Veranlagungszeitraum keine Steuer zu entrichten haben, sind von der Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung befreit.

Hinweis: Bei dieser Umsatzgrenze bleiben eine Reihe von steuerfreien Umsätzen (Details siehe Infoseite Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer)) und Umsätze aus Hilfsgeschäften (z.B. Verkauf eines alten Anlagegutes) einschließlich einer etwaigen Geschäftsveräußerung außer Ansatz.

Umsatzsteuerveranlagung

Aufgrund der Angaben in der Umsatzsteuerjahreserklärung erlässt das Finanzamt einen Umsatzsteuerbescheid, durch den die Steuerfestsetzung erfolgt. Innerhalb einer Frist von einem Monat kann der Unternehmer gegen den Bescheid das Rechtsmittel der Beschwerde erheben. 

Stand: 01.01.2024