Erfordernisse einer Rechnung

Wann muss ein Unternehmer Rechnungen ausstellen? 

Der Unternehmer ist nach dem Umsatzsteuergesetz verpflichtet Rechnungen auszustellen, wenn er  

• Umsätze an andere Unternehmer für deren Unternehmen
• oder an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind
• oder eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder
• in einem anderen Mitgliedsstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.
• Versandhandelsumsätze tätig (Sonderregel für Kleinbetragsrechnungen finden keine Anwendung) 

Er hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.

Hinweis: Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen, die unter die Generalklausel fallen und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge) oder innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt, ist der Rechnungsausstellung bis spätestens 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats nachzukommen. 

Formvorschriften  

Eine Rechnung muss - um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen - folgende Merkmale aufweisen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung, genügt der Vermerk “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
• Fortlaufende Nummer
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung
• UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt, weiters wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht - Reverse Charge sowie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen).
• bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (z.B. Antiquitätenhandel)
• Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben

siehe auch: Muster einer Rechnung 

Hinweis: Für jeden Umsatz an einen Unternehmer oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, muss der Unternehmer, ohne dass dafür ein ausdrückliches Verlangen des Kunden erforderlich ist, eine Rechnung ausstellen. Dies gilt auch für steuerbefreite Umsätze bzw. für Umsätze mit Reverse Charge.

Erleichterung bei der Rechnungsausstellung an Private 

Sämtliche Rechnungsmerkmale müssen nur auf Rechnungen an Unternehmer aufscheinen, wenn die verrechneten Leistungen für deren Unternehmen ausgeführt wurden. Rechnungen an Private müssen diese Merkmale grundsätzlich nicht enthalten.

Wird für die Erklärung und Abfuhr der Umsatzsteuer der Mini One Stop Shop verwendet (z.B. elektronisch erbrachte Dienstleistungen an Private in einem anderen Mitgliedsstaat), ist das Recht des Mitgliedstaates der Identifizierung für die Rechnungsausstellung maßgeblich.

Hinweis: Führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er seit dem 1.1.2008 verpflichtet eine Rechnung auszustellen. 

Kleinbetragsrechnungen 

Bei Rechnungen deren Gesamtbetrag 400 EUR inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Die Vereinfachungsbestimmungen für Rechnungen bis zu 400 EUR gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmers und des Abnehmers enthalten. 

siehe auch: Muster Kleinbetragsrechnung

Details zu einzelnen Rechnungsmerkmalen 

Fortlaufende Nummerierung 

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, enthalten. Der Zeitpunkt des Beginns der laufenden Nummer kann frei gewählt werden. Es ist auch eine Nummerierung verschiedener Rechnungskreise (z.B. Filialen, Registrierkassen) zulässig.

Die fortlaufende Nummer auf Rechnungen an Privatkunden kann nur dann entfallen, wenn der Unternehmer jeweils einen getrennten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führt. Ist nur ein Rechnungskreis vorhanden, sind die Rechnungen an Privatkunden gemeinsam mit jenen an Unternehmer fortlaufend zu nummerieren. Der Rechnungsempfänger muss die fortlaufende Nummerierung nicht überprüfen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers

Nur wenn der Unternehmer im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht, muss er in seiner Rechnung keine UID-Nummer anführen (z.B. Kleinunternehmer).

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 EUR inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:

• Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder Betriebsstätte haben und

• die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.

Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen. Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“. Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden! 

Hinweis auf die Steuerbefreiung 

Die Anführung der jeweiligen gesetzlichen Bestimmung ist nicht notwendig. Die häufigsten Anwendungsfälle sind steuerfreie Ausfuhrumsätze oder Rechnungen von Kleinunternehmern. 

Rechnungen bei Vermietung 

Die Erfordernisse einer Rechnung hätten bei Mietverträgen oder ähnlichen Verträgen über eine Dauerleistung einen enormen administrativen Aufwand bei monatlicher Rechnungserstellung zur Folge. 

Die Finanzverwaltung anerkennt in diesen Fällen eine „Dauerrechnung“ für eine monatliche Mietvorschreibung, welche in der Regel einmal jährlich ausgestellt wird. Als Leistungszeitraum kann z.B. der erste Monat im Jahr angeführt werden mit dem Zusatz, dass die Vorschreibung bis zum Ergehen einer neuen Vorschreibung gilt. Enthält diese Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile und wird die Miete bezahlt, steht auch für die anderen Monate der Vorsteuerabzug zu.

Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen 

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Charge hat der leistende Unternehmer

• die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben (Nummer sollte nach Stufe 2 auf Richtig- und Zugehörigkeit überprüft werden 
• Anstelle des Steuerbetrags bzw. Steuersatzes ist ausdrücklich auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung hinzuweisen

Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, wird diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.

Rechnungen bei Reverse Charge 

Beim Reverse Charge hat der leistende Unternehmer  

• die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben und 

• einen Vermerk anzuführen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht 

Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, wird diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug. 

Hinweis: Die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung hat auf den Übergang der Steuerschuld keinen Einfluss.

Einzelheiten zum Reverse Charge:

• Dienstleistungen an ausländische Unternehmer - B2B Leistungen
• Reverse Charge – Umkehr der Steuerschuld bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen – B2B
• Musterrechnung zum Reverse Charge

Rechnung des Erwerbers an den Empfänger bei Dreiecksgeschäften 

Bei einem Dreiecksgeschäft muss in der Rechnung des Erwerbers an den Empfänger auf das Dreiecksgeschäft und den Übergang der Steuerschuld hingewiesen werden. 

Fahrausweise 

Für Fahrausweise kann nur dann ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, wenn sie das Ausstellungsdatum und die Angabe des Steuersatzes enthalten. 

Elektronische Rechnung 

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Damit eine E-Rechnung als Rechnung anerkannt wird, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein. 

Will ein Unternehmer seine Rechnungen elektronisch übermitteln, ist dies unter folgenden Voraussetzungen möglich: 

• Der Rechnungsempfänger muss die elektronische Rechnung akzeptieren, wobei diese Zustimmung keiner besonderen Form bedarf. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. 

• Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet werden. 

• Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteile müssen eingehalten werden. 

Hinweis: Seit 1.1.2013 kann jeder Unternehmer selbst bestimmen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet. 

Folgende Verfahren stehen zur Verfügung: 

• Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird;
• Ausstellung der Rechnung über FinanzOnline oder das Unternehmensserviceportal;
• Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur;
• Ausstellung der Rechnung im EDI-Verfahren

Achtung: Bei einer Mehrfachübermittlung der Rechnung (zB Papier und Email) ist darauf auf der Rechnung hinzuweisen, damit eine mehrfache Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung vermieden wird. 

Gutschriften können ebenfalls elektronisch übermittelt werden.

Die Erstellung von elektronischen Rechnungen 

Möchte ein Unternehmer Rechnungen auf elektronischem Wege übermitteln, hat er die Zustimmung des Kunden vorab einzuholen und nach der neuen Regelung den Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung 7 Jahre aufbewahren. 

Hinweis: Die Kosteneinsparung gegenüber Papierrechnungen kann durchaus auch für Klein- und Mittelbetriebe ein Argument für den Umstieg sein. Unter wko.at/erechnung finden Sie ein Online-Beratungstool, das eine erste Abschätzung abgibt, ob E-Billing für Ihr Unternehmen Sinn macht und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten.

Der Empfang von elektronischen Rechnungen 

Beim Empfang von elektronischen Rechnungen, sind folgende Punkte zu beachten: 

• Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. 

• Der Rechnungsempfänger muss der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen. Die AGB des Lieferanten sind zu beachten, wo die Übersendung auf elektronischem Weg bereits enthalten sein kann. Auch konkludente Zustimmung (tatsächliches Praktizieren) genügt. 

• Die übermittelten Rechnungen sind vom Rechnungsempfänger, wie auch im Falle der „Papierrechnung“, 7 Jahre lang aufzubewahren (z.B. Speichern auf WORM-Datenträgern). Der Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist Teil der Rechnung!

Achtung: Damit der Vorsteuerabzug gewährleistet ist, müssen jedenfalls alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale enthalten sein. Näheres dazu und über die Konsequenzen der nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung finden Sie weiter unten. 

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit 

Die Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers.  

Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (z.B. Anschrift des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.

Die Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich. 

Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, in welcher Weise diese drei Voraussetzungen gewährleistet. 

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens gewährleistet werden, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird.  

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren 

Das innerbetriebliche Steuerungsverfahren ist ein Verfahren, das vom Leistenden Unternehmer und vom Leistungsempfänger eingesetzt wird, um einen Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung bzw. mit dem Zahlungsanspruch durchzuführen. 

Es kann z.B. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) erreicht werden. 

Wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe ausreichender Details nachvollziehbar ist und wenn die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, kann davon ausgegangen werden, dass der Prüfpfad als verlässlich gilt. 

Beispiel 1:
Ein Unternehmer erhält eine PDF-Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur per Mail zugesandt. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den Voraussetzungen für den Nachweis der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes. Wenn die Rechnung lesbar, inhaltlich korrekt ist und samt Signaturprüfung archiviert wird, steht dem Vorsteuerabzug diesbezüglich nichts entgegen. 

Beispiel 2:
Ein Unternehmer erhält eine PDF-Rechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur per Mail zugesandt. Er gleicht die Rechnung zB mit dem Lieferschein, der erhaltenen Leistung und dem Mailverkehr manuell ab. Der Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen reicht, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes nachzuweisen. Wenn die Rechnung lesbar und inhaltlich korrekt ist, steht dem Vorsteuerabzug diesbezüglich nichts entgegen. 

Die eingesetzten technischen und organisatorischen Verfahren werden in der Praxis sehr stark von der Größe des Unternehmens abhängen. Ein EPU wird ein anderes Verfahren als ein Konzernunternehmen wählen. Der Unternehmer hat das von ihm angewendete Verfahren seinen Verhältnissen entsprechend zu dokumentieren. 

Faxrechnungen 

Rechnungen, die mittels Telefax übermittelt werden, sind auch elektronisch übermittelte Rechnungen und unterliegen den gleichen Voraussetzungen.  

Elektronische Rechnungen „über die Grenze“ 

Bei der Durchführung einer innergemeinschaftlichen (ig) Lieferung sowie seit 1.1.2013 für Lieferungen oder sonstige Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat, gelten die österreichischen Rechnungslegungsverpflichtungen.

Da der Rechnungsersteller in diesen Fällen dem österreichischen Umsatzsteuerrecht unterliegt, hat er die österreichischen Vorschriften betreffend e-Rechnung zu berücksichtigen. 

Beispiel: 
Ein österreichischer Unternehmer tätigt eine ig Lieferung nach Deutschland. Muss er die österreichischen Rechtsvorschriften zur elektronischen Rechnung beachten? 

Die innergemeinschaftliche Lieferung ist unter der Voraussetzung, dass der deutsche Kunde unter einer ausländischen UID-Nummer auftritt, steuerbefreit. Die Frage des Vorsteuerabzuges stellt sich somit für den Kunden nicht. Die Vorschriften hinsichtlich der elektronischen Rechnung sind jedoch für den Leistungserbringer zu beachten.  

Beispiel:
Ein österreichischer Unternehmer verkauft eine Software übers Internet an einen polnischen Unternehmer.  

Da es sich um eine Leistung handelt, die umsatzsteuerrechtlich am Empfängerort durchgeführt wird und die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht, ist die Rechnung nach österreichischen Rechtsvorschriften zu erstellen. Die Vorschriften hinsichtlich der elektronischen Rechnung sind für den Leistungserbringer zu beachten. Für den Vorsteuerabzug ist die korrekte Rechnungslegung unmaßgeblich.

Beispiel:
Ein österreichischer Unternehmer verkauft anlässlich einer Verkaufsausstellung in Slowenien eine Maschine. Er möchte seinem Kunden S eine elektronische Rechnung ausstellen.

Da es sich um eine slowenische Inlandslieferung handelt, muss sich der österreichische Unternehmer mit den Vorschriften des slowenischen Umsatzsteuergesetzes vertraut machen und die Rechnung entsprechend ausstellen. 

Konsequenzen der nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung 

Umsatzsteuer 

Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug, Ausnahme: Beim Reverse Charge oder beim innergemeinschaftlichen Erwerb ist der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich. 

Einkommensteuer/Körperschaftsteuer

Wenn der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. 

Finanzstrafrecht

Die vorsätzliche Nichtausstellung einer Rechnung stellt eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Höchststrafe von 5.000 EUR dar 

Handelsrechtliche Vorschriften 

Rechnungen von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) müssen folgende Angaben enthalten: 

• Rechtsform
• Sitz
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht 

Daneben ist eine eventuelle Liquidation anzugeben.

Hinweis: Seit 2010 müssen auch alle anderen im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen (Einzelunternehmen, Personengesellschaften, etc.) diese Angaben auf ihren Geschäftspapieren haben. Einzelunternehmen müssen auch ihren Namen angeben, wenn er sich von der Firma unterscheidet. Offene Gesellschaften und Kommanditgesellschaften müssen diese Angaben darüber hinaus für eine unbeschränkt haftende Kapitalgesellschaft machen.

Stand: 01.06.2024