Soll- und Istbesteuerung

Grundsätzliches

Die Fälligkeit der Umsatzsteuer für Lieferungen und sonstige Leistungen richtet sich nach dem Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld: die Umsätze sind in die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) für jenen Zeitraum aufzunehmen, in dem die Steuerschuld entsteht, die Umsatzsteuer ist am 15. des zweit folgenden Monates fällig.
Für die Entstehung der Steuerschuld gibt es zwei Systeme:

• die Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten)

• die Istbesteuerung (nach vereinnahmten Entgelten)

Was versteht man unter Sollbesteuerung?

Bei der Sollbesteuerung handelt es sich um die grundsätzliche Besteuerungsart und in diesem Fall entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Entscheidend ist deren Vollendung. Die Steuerschuld verschiebt sich um maximal einen Monat, wenn die Rechnungslegung in einem späteren Monat erfolgt.

Beispiel:

Der Unternehmer A repariert die EDV-Anlage des Unternehmers B. Er beginnt damit im Jänner 2024 und schließt im Februar 2024 ab. Die Rechnung wird im März 2024 gestellt. Die Steuerschuld entsteht im März 2024. Der Umsatz ist in die UVA März 2024 aufzunehmen, die Steuer ist am 15. Mai 2024 fällig.

Würde die Rechnung erst im April 2024 ausgestellt werden, entstünde die Steuerschuld trotzdem im März 2024.

Anzahlungen

Für Anzahlungen, die vor Vollendung der Leistung bezahlt werden, entsteht die Steuerschuld auch beim Soll-System ausnahmsweise schon im Monat der Zahlung. Wird die Schlussrechnung gestellt, entsteht die Steuerschuld nur für den Restbetrag.

Achtung: Wurden über die Anzahlungen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt, ist auf Folgendes zu achten: in der Schlussrechnung sollten die Nettoanzahlungen vom gesamten Nettobetrag abgezogen werden. Die Umsatzsteuer darf nur vom Differenzbetrag ausgewiesen werden. Wird die Umsatzsteuer in der Schlussrechnung für den gesamten Betrag angeführt, entsteht die Steuerschuld für die Anzahlungen ein zweites Mal.

Was muss nach dem Soll-System versteuert werden?

Das Soll-System gilt zwingend für:

• buchführungspflichtige Gewerbebetriebe und land- und forstwirtschaftliche Betriebe (zur Buchführungspflicht vgl. die Ausführungen in unserer Broschüre "Die Einnahmen - Ausgaben-Rechnung“,
• andere Tätigkeiten, mit Ausnahme der freiberuflichen, wenn die Umsätze in einem  der beiden vorangegangenen Kalenderjahre mehr als 110.000 EUR betrugen; der praktisch häufigste Fall sind Umsätze aus Vermietung,
• Leistungen, für welche die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht  (Reverse-Charge); wichtige Anwendungsfälle sind Bauleistungen und bestimmte Leistungen ausländischer Unternehmer.

Beispiel:

Ein Unternehmer hat einen buchführungspflichtigen Gewerbebetrieb, einen weiteren Gewerbebetrieb, für den er den Gewinn durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt sowie Vermietungsumsätze, die in den beiden vorangegangenen Jahren unter 110.000 EUR lagen. Die Sollbesteuerung gilt nur für den buchführungspflichtigen Gewerbebetrieb.

Was versteht man unter Istbesteuerung?

Die Umsatzsteuerschuld entsteht mit Ablauf des Kalendermonats, indem das Entgelt vereinnahmt wurde; d.h. das Entgelt muss dem leistenden Unternehmer tatsächlich zugeflossen sein. Die Steuerschuld entsteht daher unabhängig vom Zeitpunkt der Erbringung der Leistung.

Das Recht auf Vorsteuerabzug für bezogene Lieferungen und Leistungen besteht im Zeitpunkt der Bezahlung der Eingangsrechnungen.

Vergleich Soll-System mit Ist-System

Das Ist-System ist für den Unternehmer gegenüber dem Soll-System in der Regel günstiger, weil er die Umsatzsteuer an das Finanzamt erst abführen muss, nachdem er das Geld vom Kunden erhalten hat. Im Soll-System ist die Umsatzsteuer auch von Außenständen zu entrichten.

Beispiel:

er Unternehmer A im Beispiel auf Seite 1 erhält das Geld vom Kunden im Juni 2024. Nach dem Ist-System entsteht die Steuerschuld im Juni, die Umsatzsteuer ist in der UVA Juni zu erfassen und am 15. August 2024 fällig. Nach dem Soll-System ist die Steuer am 15. Mai 2024 fällig, zu diesem Zeitpunkt hat der Kunde jedoch noch nichts bezahlt.

Beim Soll-System entsteht die Umsatzsteuerschuld zunächst vom Rechnungsbetrag. Wird dann tatsächlich weniger bezahlt, z.B. durch Abzug eines Skontos oder weil der Kunde zahlungsunfähig ist, wird die Steuerschuld erst für den Zeitraum gemindert, in welchem der Skontoabzug erfolgt ist bzw. die Uneinbringlichkeit des ausstehenden Entgeltes endgültig feststeht.
Beim Ist-System wird die Umsatzsteuer nur von den tatsächlichen Eingängen bezahlt.  

Was darf nach dem Ist-System versteuert werden?

Alles, was nicht zwingend nach dem Soll-System versteuert werden muss, darf nach dem Ist-System versteuert werden.

Das sind:

• Umsätze aus freiberuflicher Tätigkeit, dazu gehören u.a. Wissenschafter, Künstler,  Schriftsteller, Vortragende, Wirtschaftstreuhänder, aber auch Unternehmensberater, unabhängig von der Höhe der Umsätze,
• nicht buchführungspflichtige Gewerbebetriebe und land- und forstwirtschaftliche Betriebe,
• Umsätze aus anderen Tätigkeiten (Vermietung), wenn diese in einem der beiden vorangegangenen Kalenderjahre maximal 110.000 EUR betragen haben.

Hinweis: Ein Unternehmer, der freiwillig bilanziert, muss grundsätzlich seine Umsätze nach dem Ist-System versteuern.

Option für Sollbesteuerung

Für jede der drei angeführten Gruppen kann freiwillig die Sollbesteuerung durchgeführt werden. Dafür ist ein Antrag zu stellen, der bis zum Abgabetermin der ersten UVA für den Veranlagungszeitraum (meist das Kalenderjahr) einzubringen ist. Die Rückkehr zur Istbesteuerung ist nicht genehmigungspflichtig.

Wechsel der Besteuerungsart

Der Wechsel der Besteuerungsart kann nur zu Beginn eines Veranlagungsjahres erfolgen. Beim Übergang von der Istbesteuerung zur Sollbesteuerung sind die noch nicht versteuerten Außenstände in der ersten UVA zu versteuern.

Beispiel:

Der Unternehmer A geht im Jahr 2024 von der Ist- zur Sollbesteuerung über. Die Außenstände zum 31. Dezember 2023 betragen netto EUR 10.000 plus 20 % Umsatzsteuer. Dieser Betrag ist in der UVA Jänner 2024 zu erfassen, die Umsatzsteuer ist am 15. März 2024 abzuführen.

Beim Übergang von der Sollbesteuerung zur Istbesteuerung sind die Umsätze der ersten UVA um die bereits versteuerten Außenstände zu kürzen. Für Anzahlungen besteht kein Korrekturbedarf weil sie in beiden Systemen nach Maßgabe des Zuflusses zu versteuern sind. 

Istbesteuerung für Versorgungsunternehmen

Für Gas-, Wasser- oder Elektrizitätswerke und für Anstalten zur Müllbeseitigung ist zwingend eine besondere Form der Istbesteuerung vorgesehen: Das Entgelt gilt mit Rechnungslegung als vereinnahmt, die Teilzahlungsanforderungen gelten als Rechnungen. Für Teilzahlungsanforderungen entsteht die Steuerschuld mit Beginn jenes Zeitraumes, für den sie ausgestellt wurde.

Wann entsteht die Steuerschuld für den Eigenverbrauch?

Sie entsteht in beiden Systemen mit Ablauf des Kalendermonates, in dem der Eigenverbrauch verwirklicht wurde, z.B. die Gegenstände für private Zwecke entnommen wurden. Für Details zu den verschiedenen Formen des Eigenverbrauchs siehe Infoseite Eigenverbrauch.

Vorsteuer-Überrechnung 

Um den zusätzlichen Finanzierungsbedarf in Höhe der Umsatzsteuer zu vermeiden, kommt es in der Praxis bei hohen Rechnungsbeträgen häufig vor, dass die Überrechnung der Umsatzsteuer vereinbart wird. Ziel der Überrechnung ist es, das Vorsteuerguthaben vom Finanzamtskonto des Leistungsempfängers auf jenes des Leistungserbringers zu übertragen. Es kommt dadurch zu einer Verrechnung der Umsatzsteuerschuld. Dies hat zur Folge, dass der Leistungsempfänger lediglich den Nettobetrag bezahlen muss.

Beispiel:

Unternehmer A versteuert nach dem Ist-System und liefert um 1.000 EUR zuzüglich 200 EUR Umsatzsteuer an den Unternehmer B. Der Unternehmer B überweist dem Unternehmer A den Betrag in Höhe von 1.000 EUR und stellt beim zuständigen Finanzamt den Antrag auf Überrechnung der Umsatzsteuerschuld. Unternehmer A stimmt der Überrechnung zu und auf dem Abgabenkonto des Unternehmers B befindet sich noch ein Guthaben in Höhe von zumindest 200 EUR Somit kann die gesamte Vorsteuer in der UVA geltend gemacht und auf das Finanzamtskonto des Unternehmers A überrechnet werden.

Bei einem Unternehmer, der nach dem Ist-System versteuert, ist Voraussetzung, dass die Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Dies ist insbesondere bei Anzahlungen von Bedeutung.

Beispiel:

Unternehmer A versteuert nach dem Ist-System und liefert an Unternehmer B um 1.000 EUR zzgl. 200 EUR Umsatzsteuer. Unternehmer B überweist Unternehmer A im August 1.000 EUR Im Oktober werden die restlichen 200 EUR auf das Abgabenkonto von Unternehmer A überrechnet. Das Entgelt wird daher teilweise im August (833,33 EUR) und teilweise im Oktober (166,67 EUR) vereinnahmt.

Stand: 01.04.2024