Lieferungen und sonstige Leistungen an Diplomaten und internationale Organisationen

Generell ist zu beachten, dass Lieferungen und sonstige Leistungen an Diplomaten nicht von vornherein ohne Umsatzsteuer durchgeführt werden können. Es sind folgende Fälle zu unterscheiden:

Lieferungen und sonstige Leistungen an diplomatische und konsularische Einrichtungen sowie internationale Organisationen und deren Mitglieder in Österreich sowie an sonstige völkerrechtlich Privilegierte

An sich sind solche Lieferungen und sonstige Leistungen steuerpflichtig und vom Unternehmer mit Umsatzsteuer zu verrechnen (Ausnahmen Kfz und Vermietung, siehe unten). Botschaften, Konsulate, internationale Organisationen sowie die Diplomaten haben jedoch die Möglichkeit, beim Bundesministerium für Finanzen einen Vergütungsantragfür die Umsatzsteuer einzureichen.

Hinsichtlich des Vergütungsverfahrens ist folgendes zu beachten:

• Es muss eine Mehrwertsteuerrechnung eines österreichischen Unternehmers vorliegen, wobei der Vergütungsberechtigte namentlich anzugeben ist. Der Steuerbetrag ist in der Rechnung gesondert auszuweisen.
• Das Entgelt zuzüglich der Umsatzsteuer beträgt mindestens 73 EUR pro Rechnung.
• Die Umsatzsteuer wird vom Vergütungsberechtigten selbst getragen, es darf kein Kostenersatz von dritter Seite (z.B. in Schadensfällen durch Versicherungen) vorliegen.
• Der Vergütungsberechtigte hat die Originalrechnungen mit dem Zahlungsbeleg sieben Jahre aufzubewahren.
• Der Abrechnungszeitraum ist das Kalendervierteljahr.
• Für Diplomaten, nicht aber für Vertretungsbehörden und internationale Organisationen ist der jährlich vergütbare Betrag mit 2.900 EUR begrenzt.
• Das Antragsformular (U41 bzw. U43) ist über die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen erhältlich. Bei Diplomaten hat die Vertretungsbehörde im Antrag zu bestätigen, dass der Antragsteller Mitglied des Personals ist. Der Antrag ist in einfacher  Ausfertigung und ohne Anschluss der Rechnungen direkt beim Bundesministerium für Finanzen einzureichen. Er kann bis spätestens zum Ablauf der Verjährungsfrist eingebracht werden.

Die amerikanische Botschaft in Wien erwirbt bei einem nur in Österreich niedergelassenen Unternehmen Büromöbel.

Der Händler hat die Büromöbel als steuerpflichtigen Umsatz zu behandeln. Die Botschaft kann die Vergütung der Umsatzsteuer in Anspruch nehmen.

Pauschale Vergütung der Umsatzsteuer

Diplomaten haben auch die Möglichkeit, die Vergütung der Umsatzsteuer pauschal geltend zu machen. Hierbei werden für jeden vollen Monat 100 EUR vergütet, wobei der Diplomat sich im ersten Antrag des betreffenden Kalenderjahres entscheiden muss, ob er für das gesamte Kalenderjahr die Pauschalierung oder die konkrete Steuervergütung in Anspruch nimmt.

Der steuerfreie Erwerb eines Kfz und die steuerfreie Miete stehen auch bei Inanspruchnahme der Pauschalierung zu. Im Falle der Pauschalierung besteht keine Verpflichtung zur Vorlage oder Aufbewahrung von Rechnungen.

Umsatzsteuerfreie Lieferung von Kraftfahrzeugen an Diplomaten, Konsulate, Botschaften und internationale Organisationen in Österreich

Die Lieferung von Kraftfahrzeugen ist für den österreichischen Fahrzeughändler von vornherein steuerfrei möglich. Die Befreiung erstreckt sich auch auf die Normverbrauchsabgabe!

Der Begriff Kraftfahrzeug richtet sich nach dem Kraftfahrgesetz. Darunter fallen insbesondere PKW, Kombis und Motorräder. Nicht darunter fallen Anhänger, Flugzeuge und Boote.

Achtung: Wendet der KFZ-Händler bei der Lieferung eines Gebrauchtwagens die Differenzbesteuerung an, ist keine Steuerbefreiung möglich. Es darf in diesem Fall auch zu keiner Umsatzsteuervergütung kommen. Wird hingegen das Gebrauchtfahrzeug nicht differenzbesteuert ist die steuerfreie Lieferung möglich.

Praktische Vorgangsweise

Für den steuerfreien Verkauf ist das Antragsformular U45 erforderlich. Am einfachsten ist es, wenn sich der Händler das Formular von der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen holt und für den Diplomaten bzw. für die Vertretungsbehörde ausfüllt. Das Formular ist anschließend von der Vertretungsbehörde zu bestätigen und beim Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten einzureichen, das die Bescheinigungen für den Unternehmer und für die Zulassungsstelle ausstellt.

Die Bescheinigung für den Unternehmer wird dem österreichischen Autohändler ausgehändigt. Aufgrund dieser Bescheinigung erfolgt der Verkauf frei von Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe.

Diplomaten haben nur alle zwei Jahre Anspruch auf eine Bescheinigung!

Der Unternehmer hat das Formular zu seinen Unterlagen zu nehmen. Der Umsatz ist in die Umsatzsteuervoranmeldung bei der Kennzahl (KZ) 015 einzutragen.

Achtung: Wird das KFZ geleast, besteht die Steuerbefreiung nur für die Normverbrauchsabgabe. Die jeweiligen Leasingraten werden mit der Umsatzsteuer belastet, wobei diese im Wege des Vergütungsverfahrens (siehe oben) geltend gemacht werden kann.

Vermietung von Wohnungen und Büros an Diplomaten, Konsulate, Botschaften und internationale Organisationen in Österreich

Befreit ist die Vermietung an ausländische Vertretungsbehörden zum amtlichen Gebrauch sowie die Vermietung an Diplomaten zu Wohnzwecken zu deren persönlichen Gebrauch. Anders als bei der "normalen“ Umsatzsteuerbefreiung für die Vermietung von Büros bleibt für den Vermieter die Berechtigung zum Vorsteuerabzug aufrecht. 

Achtung: Die Befreiung erstreckt sich auch auf die Vermittlungsprovision des Maklers.

Hinweis: Unter die Steuerbefreiung für Wohnungen fallen neben dem Hauptmietzins und den Betriebskosten auch die Aufzugsbenützung und die vom Vermieter als Nebenleistung erbrachte Lieferung von Wärme. Mitvermietete Garagenplätze fallen ebenso unter die Steuerbefreiung. Die Befreiung erstreckt sich jedoch nicht auf mitvermietete Einrichtungsgegenstände.

Praktische Vorgangsweise

Für die steuerfreie Vermietung ist das Formular U46 erforderlich, in dem unter anderem der Vermieter und der Mietgegenstand bereits angegeben werden müssen. Das ausgefüllte und von der Vertretungsbehörde bestätigte Antragsformular ist beim Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten einzureichen, das die Bescheinigung für den Vermieter ausstellt. Die Steuerfreiheit gilt für den in der Bescheinigung angegebenen Zeitraum, längstens jedoch für die Dauer des Mietverhältnisses.

Der Umsatz ist in der Umsatzsteuervoranmeldung unter der Kennzahl (KZ) 015 einzutragen.

Lieferungen an Diplomaten und sonstige Vertretungsbehörden im Drittland

Die Steuerfreiheit dieser Lieferungen richtet sich nach den allgemeinen Regeln für Ausfuhrlieferungen. Details zur Ausfuhrlieferung finden Sie auf unserer Infoseite Exporte in Nicht-EU-Länder.

Im Falle einer Abhollieferung ist ein ausländischer Abnehmer erforderlich, um die Lieferung steuerfrei zu belassen. Die österreichischen Botschaften, Konsulate und sonstigen Vertretungsbehörden im Drittland sind als ausländische Abnehmer anzusehen, sofern sie das Umsatzgeschäft mit dem inländischen Abnehmer im eigenen Namen abgeschlossen haben.

Die österreichische Botschaft in Kanada bestellt bei einem österreichischen Unternehmer EDV-Geräte. Diese werden von einem Beauftragten der Botschaft abgeholt. Der österreichische Unternehmer kann die Lieferung an die Botschaft steuerfrei behandeln.

Der Umsatz ist in der Umsatzsteuervoranmeldung unter der KZ 011 einzutragen.

Lieferungen und sonstige Leistungen an ausländische Vertretungsbehörden und ihre im diplomatischen und berufskonsularischen Rang stehenden Mitglieder sowie an NATO-Streitkräfte

Unter bestimmten Voraussetzungen befreit das Umsatzsteuergesetz Lieferungen und sonstige Leistungen (ausgenommen die Lieferung neuer Fahrzeuge) an begünstigte Empfänger in einem anderen EU-Mitgliedstaat.

Begünstigte Empfänger sind diplomatische und konsularische Einrichtungen, und zwar nicht nur die österreichischen, sondern auch jene von anderen Ländern, weiters internationale Organisationen und zwischenstaatliche Einrichtungen (wie z.B. die Europäische Kommission) und die Mitglieder der genannten Einrichtungen.

Nach den allgemeinen Regeln wären die Lieferungen an diplomatische und konsularische Einrichtungen, sowie internationale Organisationen bei Vorliegen aller Voraussetzungen innergemeinschaftliche Lieferungen, die Lieferungen an die Mitglieder der genannten Einrichtungen wären mit österreichischer Umsatzsteuer zu verrechnen.

Der Umfang der Befreiung richtet sich nach dem Recht des anderen Mitgliedstaates, wobei der Abnehmer dem liefernden Unternehmer eine Bescheinigung auf amtlichen Vordruck vorzulegen hat, aus dem sich die Qualifikation des Abnehmers und der Umfang der Befreiung ergeben. Die Mitgliedstaaten verwenden hiefür ein einheitliches Formular. Das österreichische Formular U 100 ist auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen abrufbar.

Die Staatsbürgerschaft des begünstigten Empfängers ist für die Anwendung der Befreiungsbestimmung ohne Bedeutung.

Beispiel:

Der Schweizer Botschafter in London erwirbt anlässlich eines Urlaubes in Österreich eine Sportausrüstung.

Wenn der Schweizer Botschafter dem Unternehmer eine Bescheinigung seines Aufnahmestaates vorlegt, dass er zum steuerfreien Bezug der dort genannten Waren und Dienstleistungen berechtigt ist, kann der Unternehmer die Lieferung steuerfrei behandeln.

Diese Umsätze kommen nicht in die zusammenfassende Meldung. In der Umsatzsteuervoranmeldung sind sie unter der KZ 015 einzutragen.

Stand: 01.05.2024