Das Arbeitsplatzpauschale

Voraussetzungen

Viele Unternehmer verwenden für die Ausübung Ihrer betrieblichen Tätigkeit Ihren privaten Wohnraum als Arbeitszimmer. Bis zur Veranlagung 2021 konnten diese Aufwendungen nur geltend gemacht werden, wenn der Unternehmer ein eigenes Arbeitszimmer im Wohnungsverband nutzen konnte und dabei eng geknüpfte Kriterien erfüllt werden.

Seit der Veranlagung 2022 kann auch bei den betrieblichen Einkünften die Nutzung privaten Wohnraums steuerlich durch ein Arbeitsplatzpauschale berücksichtigt werden, wenn die Voraussetzungen für ein „Arbeitszimmer im Wohnungsverband“ nicht vorliegen. Dadurch können die betrieblichen Komponenten von wohnraumbezogenen Aufwendungen des Steuerpflichtigen, wie z.B. Strom, Heizung, Beleuchtung oder die AfA, berücksichtigt werden. Das Pauschale stellt eine Vereinfachung dar, damit nicht auf die tatsächlichen Kosten abgestellt werden muss bzw ist zB ein räumlich gesondertes Arbeitszimmer – anders als bei der Geltendmachung der tatsächlichen Kosten- keine Anwendungsvoraussetzung.

Voraussetzung ist, dass dem Unternehmer Aufwendungen entstehen. Kann er eine Wohnung unentgeltlich nutzen, kann er auch kein Pauschale geltend machen.  

Bei der Wohnung muss es sich nicht um den Hauptwohnsitz handeln.  

Dem Steuerpflichtigen darf zur Ausübung der betrieblichen Tätigkeit kein anderer ihm zurechenbarer Raum zur Verfügung stehen. Diese Beurteilung ist auf den jeweiligen Betrieb bezogen. 

Beispiel 1:
A betreibt eine Reparaturwerkstätte für Fahrräder. Gelegentlich verwendet er seine Wohnung für administrative Tätigkeiten. Ihm steht das Pauschale nicht zu, da ihm für die Ausübung seiner Tätigkeit ein anderer Raum zur Verfügung steht.

Beispiel 2: 
B ist Arzt mit eigener Ordination (Betrieb 1) und Reiseschriftsteller (Betrieb 2). Für die schriftstellerische Tätigkeit nutzt er seine Wohnung, in der er kein Arbeitszimmer hat. A steht beim Betrieb 2 ein Arbeitsplatzpauschale zu, weil ihm für die Ausübung der Tätigkeit als Reiseschriftsteller kein anderer Raum zur Verfügung steht. 

Werden Aufwendungen für ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband gemäß § 20 Abs. 1 Z 2 lit. d EStG berücksichtigt, steht kein Arbeitsplatzpauschale zu, weil in diesem Fall die betriebliche Nutzung der Wohnung bereits durch den Abzug der Kosten für das Arbeitszimmer angemessen berücksichtigt wird. Dies gilt auch dann, wenn das Arbeitszimmer einer anderen Einkunftsquelle zuzuordnen ist. 

Beispiel:

D ist Werbetexter (Betrieb 1) und hat in seiner Wohnung ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband dessen Kosten als Betriebsausgaben zu berücksichtigen sind. Er beginnt zusätzlich mit einer Tätigkeit als Lektor (Betrieb 2), die er ausschließlich in seinem Arbeitszimmer ausübt. Da beim Betrieb 1 ein Arbeitszimmer zu berücksichtigen ist, kommt die zusätzliche Berücksichtigung eines Arbeitsplatzpauschales beim Betrieb 2 nicht in Betracht. Da er beide Tätigkeiten in seinem Arbeitszimmer ausübt, sind die Aufwendungen dafür auf die Betriebe 1 und 2 aufzuteilen, wobei nach der Verwaltungspraxis mangels anderer Anhaltspunkte auf das Verhältnis der Betriebseinnahmen abzustellen ist.

Höhe des Arbeitsplatzpauschales 

Steht das Arbeitsplatzpauschale dem Grunde nach zu, ist es in unterschiedlicher Höhe zu berücksichtigen: 

Werden keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit erzielt, für die dem Steuerpflichtigen außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht, oder betragen diese höchstens 12.816 EUR, steht ein Pauschale in Höhe von 1.200 EUR zu. Relevant sind somit Einkünfte aus einem Dienstverhältnis oder aus einer betrieblichen Tätigkeit. Einkünfte aus Vermögensverwaltung (z.B. Miet- oder Kapitaleinkünfte) oder einer Pension sind nicht relevant.  

Beispiel: 
A ist nichtselbständig tätig. Seine Einkünfte aus dem Dienstverhältnis betragen 12.816 EUR. Zusätzlich ist er nebenberuflich als Softwareprogrammierer selbständig tätig. Diese Tätigkeit übt er in seiner Wohnung, außerhalb eines Arbeitszimmers aus. Ihm steht das Arbeitsplatzpauschale in Höhe von 1.200 EUR zu, weil seine nichtselbständigen Einkünfte 12.816 EUR nicht übersteigen.

Beurteilt wird neben der Einkunftshöhe auch, ob außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht. 

Beispiel: 
Der Unternehmer ist technischer Sachverständiger (Betrieb 1). Seine Einkünfte aus dieser Tätigkeit betragen 65.000 EUR. Daneben ist er technischer Fachschriftsteller (Betrieb 2). Seine Einkünfte aus dieser Tätigkeit betragen 15.000 EUR. Beide Tätigkeiten übt er ausschließlich in seiner Wohnung außerhalb eines Arbeitszimmers aus. Ihm steht ein Arbeitsplatzpauschale von 1.200 EUR, weil er keine Einkünfte bezieht, für die ihm außerhalb der Wohnung ein Raum zur Verfügung steht.

Übersteigen die anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit des Steuerpflichtigen, für die ihm außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht, 12.816 EUR, beträgt das Pauschale 300 EUR. Neben diesem Pauschale sind nur Aufwendungen und Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) im Höchstausmaß von max. 300 EUR pro Kalenderjahr zusätzlich abzugsfähig. Stehen diese Ausgaben auch im Zusammenhang mit einer unselbständigen Tätigkeit können sie entweder zur Gänze als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten geltend gemacht werden und müssen nicht aufgeteilt werden. 

Beispiel:
Herr A arbeitet im Rahmen seines Dienstverhältnisses auch in seiner Wohnung und hat sich dafür um 800 EUR ergonomisch geeignetes Mobiliar im Jahr 2022 angeschafft. Er hat hier Einkünfte in Höhe von 35.000 EUR. Daneben ist er selbständiger Fachschriftsteller. Für diese Tätigkeit steht ihm kein Raum außerhalb seiner Wohnung zur Verfügung.

Für die Einkünfte aus selbständiger Arbeit kann er das Arbeitsplatzpauschale in Höhe von 300 EUR geltend machen. Die Aufwendungen für das Mobiliar kann er wahlweise bei seinen unselbständigen Einkünften oder bei seinen selbständigen berücksichtigen. Er kann im Jahr 2022 300 EUR berücksichtigen. Im Jahr 2023 ebenfalls 300 EUR und die restlichen 200 EUR im Jahr 2024. 

Das Arbeitsplatzpauschale ist der Höhe nach jeweils auf ein zwölf Monate umfassendes Wirtschaftsjahr bezogen. Wird die betriebliche Tätigkeit begonnen oder beendet und liegt aus diesem Grund ein Rumpfwirtschaftsjahr vor, ist eine Aliquotierung vorzunehmen. Für jeden (vollen oder angefangenen) Monat, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird, steht als Pauschale der jeweilige Zwölftelbetrag zu, somit entweder 100 EUR oder 25 EUR. Die gleiche Aliquotierung soll auch dann zur Anwendung kommen, wenn die Voraussetzungen für das Pauschale während des Jahres wegfallen. Das ist der Fall, wenn die Tätigkeit in einen Raum außerhalb der Wohnung verlagert wird (z.B. bei Wechsel in einen Coworking Space) oder ein steuerliches Arbeitszimmer begründet wird. 

Aufwendungen, die ein betriebliches „Arbeitsmittel“ betreffen, wie z.B. Computer, Drucker etc. sind weiterhin abzugsfähig. Sie sind vom Pauschale nicht erfasst.

Bei mehreren betrieblichen Tätigkeiten steht das Arbeitsplatzpauschale nur einmal zu. Dabei ist das Arbeitsplatzpauschale nach dem Verhältnis der Betriebseinnahmen der betroffenen Betriebe aufzuteilen. 

Liegen neben einer betrieblichen Tätigkeit auch Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit vor, kann sowohl das Arbeitsplatzpauschale als auch die steuerliche Home-Office-Regelungen (siehe unser Merkblatt „Steuerliche Home-Office-Regelungen“ zustehen).

Bei der Basispauschalierung und der Kleinunternehmerpauschalierung kann das Arbeitsplatzpauschale zusätzlich zu den pauschalen Betriebsausgaben abgesetzt werden. 

Stand: 01.02.2024