Berichtigung von Rechnungen

Rechnungen sind Urkunden, die nicht nur im allgemeinen Geschäftsleben, sondern auch im Steuerrecht große Bedeutung haben. In diesem Informationsblatt wird die besondere Bedeutung der Rechnung im Umsatzsteuerrecht, von Fehlern und deren Beseitigung behandelt.

Bedeutung der Rechnung

Ein Unternehmer, der im Inland eine Lieferung oder sonstige Leistung erbringt, schuldet vom Entgelt jedenfalls die gesetzlich vorgesehene Umsatzsteuer, auch wenn keine Rechnung gelegt wird oder die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer zu niedrig ist. 

Umgekehrt muss jeder, der Umsatzsteuer verrechnet, diese auch an das Finanzamt abführen, auch wenn nach allgemeinem Umsatzsteuerrecht keine Steuer geschuldet würde (Steuerschuld kraft Rechnung). 

Für einen Abnehmer/Leistungsempfänger ist eine ordnungsgemäße Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (kein Vorsteuerabzug ohne Rechnung).

Häufige Rechnungsfehler

Bei jedem einzelnen Geschäftsfall muss ein Unternehmer überprüfen, ob ohne oder mit (ermäßigter oder normaler) Umsatzsteuer abgerechnet werden muss. Darüber hinaus sieht das Gesetz zahlreiche formale Anforderungen an Merkmale vor, die eine Rechnung enthalten muss. Dabei kann es sehr leicht passieren, dass Fehler unterlaufen. Die finanziellen Folgen für Unternehmer und Abnehmer/Leistungsempfänger können gravierend sein.

Unrichtiger Steuerausweis

Die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer kann zu hoch oder zu niedrig sein zB:

• Es wird der unrichtige Steuersatz angewendet (0, 10, 13, 19, 20%) 
• Anstelle des Reverse Charge wird mit Umsatzsteuer abgerechnet (überhöhter Steuerausweis)
• Für Lieferungen oder sonstige Leistungen im Ausland wird österreichische Mehrwertsteuer verrechnet (überhöhter Steuerausweis) 
• Für eine vermeintlich im Ausland erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung, deren (Liefer-/Leistungs-) Ort in Wahrheit aber im Inland liegt, wird ausländische Mehrwertsteuer verrechnet (aus österreichischer Sicht zu niedriger Steuerausweis)
• Der unrichtige Steuerausweis beruht auf einem schlichten Rechenfehler

Formale Rechnungsmängel

Auf der Rechnung fehlen ein oder mehrere vorgeschriebene Angaben oder sind unrichtig (z.B. Name und Anschrift des Lieferanten/Leistungserbringers oder Abnehmers/Leistungsempfängers, Liefer-/Leistungsdatum).

Zulässigkeit der Rechnungsberichtigung

Unrichtige Rechnungen dürfen grundsätzlich berichtigt werden. 

Anders liegt der Fall allerdings dann, wenn eine Umsatzsteuerrechnung ausgestellt wird, obwohl gar keine Lieferung oder sonstige Leistung erbracht worden ist (Scheinrechnung). Dasselbe gilt, wenn ein Nichtunternehmer eine Umsatzsteuerrechnung legt. In solchen Fällen ist eine Rechnungsberichtigung nur zulässig, wenn der Aussteller der Rechnung die Gefährdung des Steueraufkommens rechtzeitig und vollständig beseitigt hat (z.B. durch Nachweis, dass der Abnehmer/Leistungsempfänger noch keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht bzw. die bereits abgezogene Vorsteuer an das Finanzamt zurückbezahlt hat). 

Berechtigung zur Rechnungsberichtigung

Das Recht bzw. die Pflicht zur Rechnungsberichtigung hat der Rechnungsaussteller. Einseitige Berichtigungen des Rechnungsempfängers haben keine Rechtswirkungen. 

Ein Abnehmer/Leistungsempfänger hat einen bei den Zivilgerichten durchsetzbaren Rechtsanspruch auf Ausstellung bzw. Berichtigung einer unrichtigen Rechnung.

Durchführung der Berichtigung

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

• In einer eigenen Berichtigungsnote werden die notwendigen Berichtigungen und Ergänzungen unter Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung vorgenommen. 
• Die andere Möglichkeit ist, dass eine komplett neue berichtigte Rechnung ausgestellt wird. 
  

Wird für die neue Rechnung die ursprüngliche Rechnungsnummer verwendet, so muss ein Hinweis erfolgen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird eine neue Rechnungsnummer verwendet, muss auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verwiesen werden. 

Es ist zulässig, dass mit einer Berichtigungsnote (berichtigten Rechnung) mehrere Rechnungen berichtigt werden (Sammel-Berichtigungen oder -Ergänzungen).

Wirkung von Rechnungsberichtigungen

Rechnungsberichtigungen entfalten nur dann Rechtswirkung, wenn die berichtigte Rechnung dem Abnehmer/Leistungsempfänger nachweislich zugekommen ist. Sie wirken grundsätzlich nicht zurück.

Hinweis:
Wird bei einer Steuerprüfung festgestellt, dass entgegen dem Gesetz aufgrund einer mangelhaften Rechnung ein Vorsteuerabzug geltend gemacht worden ist, so wird dies von der Finanzverwaltung dann nicht beanstandet, wenn die Rechnung innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel ein Monat) berichtigt wird. 

Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresumsatzsteuererklärung, Zusammenfassende Meldung

Die Berichtigungen sind für jenen Voranmeldungszeitraum / Veranlagungszeitraum zu machen, in dem die Rechnung berichtigt wird. Die zu berichtigende Vorsteuer ist bei der Kennzahl 067, die zu berichtigende Umsatzsteuer bei der Kennzahl 090 einzutragen. 

Ist mit der Rechnungsberichtigung gleichzeitig eine Entgeltänderung verbunden, gelten die Ausführungen zu Entgeltänderungen insoweit sinngemäß. 

Entgeltänderungen

Die Umsatzsteuer wird vom Entgelt bemessen. Häufig kommt es zu nachträglichen Entgeltänderungen (z.B. durch Skonti, Rabatte, Preisminderungen infolge von Mängelrügen oder Zahlungsausfällen infolge von Insolvenz des Abnehmers/Leistungsempfängers). Wegen Entgeltänderungen muss von Gesetzes wegen keine Rechnungsberichtigung vorgenommen werden (ausgenommen für Entgeltminderungen wegen des Abzuges von Wechselvorzinsen).

Die Entgeltänderungen und deren Auswirkungen sind in jenem Voranmeldungszeitraum in der Umsatzsteuervoranmeldung darzustellen, in dem die Entgeltänderung eintritt.

Achtung:
Kommt es zu steuerpflichtigen Entgelterhöhungen steht hinsichtlich des Erhöhungsbetrages erst in dem Voranmeldungszeitraum ein Vorsteuerabzug zu, in dem die Rechnung berichtigt wird.

Ein Lieferant/Leistungserbringer hat die Entgeltänderung grundsätzlich in der Kennzahl 000 sowie in den korrespondierenden Kennzahlen der steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätze zu berücksichtigen. Ergibt sich durch eine Entgeltminderung rechnerisch bei einer Kennzahl eine negative Bemessungsgrundlage, so ist bei dieser Kennzahl der Wert 0 und die auf den Negativbetrag entfallende Umsatzsteuer bei der Kennzahl 090 (mit Minusvorzeichen) einzutragen. Die zu berichtigende Vorsteuer ist bei der Kennzahl 067 einzutragen.

Insoweit Entgeltänderungen bereits abgelaufene Kalender- bzw. Wirtschaftsjahre betreffen, ist die auf die Entgeltänderung entfallende Umsatzsteuer bei der Kennzahl 090, die Vorsteuer bei der Kennzahl 067 einzutragen. 

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Nachträgliche Entgeltänderungen für Umsätze mit Binnenmarktbezug z.B. für innergemeinschaftliche (ig) Lieferungen, ig Dienstleistungen oder für Dreiecksgeschäfte sind in der ZM für den Meldezeitraum zu berücksichtigen, in dem die nachträgliche Entgeltänderung eingetreten ist. Entsprechend ist auch vorzugehen, wenn solche Umsätze ganz oder teilweise rückgängig gemacht werden (Rechnungsstornierungen).

Hinweis:
Nachträgliche Entgeltänderungen sind von jenen Fällen zu unterscheiden, in denen die ZM von Beginn an unrichtig oder unvollständig war (z.B. Meldung eines falschen Lieferentgeltes, falsche UID, Meldung von Lieferungen werden vergessen). Für jeden Zeitraum, für den eine unrichtige/unvollständige ZM abgegeben worden ist, ist eine gesonderte Berichtigungsmeldung zu erstatten. In der Berichtigungs-ZM sind sämtliche meldepflichtigen innergemeinschaftliche Umsätze zu melden (Gesamt-Meldung) und das Ausstellungsdatum der ursprünglichen ZM anzuführen.

Stand: 01.02.2024