Außenprüfung (vormals Betriebsprüfung) - FAQ

1. Auf welcher Rechtsgrundlage basiert eine Außenprüfung?

Die Vorschriften für die Außenprüfung finden sich in den §§ 143ff BAO (Bundesabgabenordnung). 

2. Wie erfolgt die Auswahl der zu prüfenden Unternehmer? 

Die Auswahl erfolgt durch Gruppenauswahl (computergenerierte mathematische Auswahl), Zeitauswahl (Auswahl der am längsten zurückliegende nicht geprüfte Zeiträume) oder Einzelauswahl (aufgrund gesonderter Anordnung, Anzeigen, anlassbezogene Prüfungen aufgrund von Wahrnehmungen von Abgabenbehörden wie etwa Ungereimtheiten in Steuererklärungen oder Änderungen der Rechtsverhältnisse).

3. Welcher Zeitraum wird geprüft? 

Es ist üblich, dass die letzten drei Jahre, für welche schon Steuererklärungen abgegeben und/oder Bescheide erlassen wurden, geprüft werden. Das Finanzamt kann, während einer für drei Jahre vorgesehenen Prüfung den Prüfungsauftrag auf weiter zurückliegende Jahre, die ursprünglich nicht zur Prüfung vorgesehen waren, ausdehnen, wenn sich dazu ein Anlass ergibt.

4. Wie erfahre ich von einer Außenprüfung und wann beginnt diese?

In der Regel meldet sich der Prüfer beim Unternehmen oder dessen steuerlichen Vertretungen mindestens eine Woche vor Beginn der Prüfung  mündlich oder schriftlich an (Ausnahme: wenn dadurch der Prüfungszweck vereitelt wird). In der Praxis erfolgt die Anmeldung meist telefonisch. Eine Anmeldung per E-Mail ist nicht zulässig. Der Prüfer hat sich zu Beginn der Amtshandlung über seine Person auszuweisen (Dienstausweis).

Bei Beginn der Prüfung wird dem Steuerpflichtigen eine Ausfertigung des Prüfungsauftrages des Finanzamtes gegen Bestätigung ausgefolgt. Dieser Prüfungsauftrag stellt einen Bescheid dar. Im Prüfungsauftrag wird festgehalten, welche Steuerarten und welche Zeiträume geprüft werden und ob vom Abgabepflichtigen bis zum Beginn der Amtshandlung eine Selbstanzeige erstattet wurde, weiters der Prüfungsbeginn mit Datum und Uhrzeit.

5. Wo findet die Außenprüfung statt? 

Die Außenprüfung ist grundsätzlich im Betrieb des Abgabepflichtigen abzuhalten. Diese  kann auch in den Amtsräumen oder in der Kanzlei des steuerlichen Vertreters erfolgen. Grundsätzlich kann im Zuge jeder Außenprüfung eine Besichtigung des Betriebes stattfinden, insbesondere dann, wenn die Prüfung nicht im Betrieb des Abgabepflichtigen stattfindet. Ob zu Beginn der Prüfung oder erst später, liegt im Ermessen des Prüfers.

6. Welche Rechte und Pflichten hat der Abgabenpflichtige? 

Der Abgabenpflichtige hat die für die Besteuerung bedeutsamen Umstände offen zu legen; die Offenlegung muss vollständig und wahrheitsgemäß erfolgen. Er ist verpflichtet, bei der Sachverhaltsermittlung mitzuhelfen. 

7. In welcher Form müssen Unterlagen an den Prüfer übergeben werden?

Es gibt keine Detailvorschriften, wie Unterlagen aufzubereiten und zu übergeben sind. Es gilt der Grundsatz, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen kann. Es besteht jedoch kein Anspruch auf Kostenersatz, wenn durch die Vorbereitung der zu prüfenden Unterlagen dem Unternehmen Mehrkosten entstehen.

Erfolgt die Buchführung elektronisch, so müssen die Unterlagen auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Buchführung muss als reine Textdatei (ohne Steuerungskennzeichen), extrahierbar sein. Ein Datenexport in Form von XML-Dateien ist daher zulässig. PDF-Dateien sind nicht zulässig, sie enthalten Steuerungskennzeichen. Datenträger sind nach Beendigung der Betriebsprüfung an den Abgabepflichtigen zu retournieren

8. Wie endet eine Außenprüfung? 

Am Ende einer Außenprüfung kommt es zu einer Vorladung zur Schlussbesprechung. Ein Prüfungsbericht wird erstellt und berichtigte Steuerbescheide werden bei neu erlassen.

9. Was ist die Schlussbesprechung? 

Diese dient der Wahrung des Rechts der Abgabenpflichtigen auf Parteiengehör. Für den Steuerpflichtigen ist es wichtig, dass er sich auf diese Besprechung (mit seinem Steuerberater) vorbereitet. Die Schlussbesprechung wird in Form einer zwingenden Niederschrift festgehalten. In der Niederschrift werden Prüfungsfeststellungen festgehalten. Auch vom Abgabepflichtigen anderslautende Rechtsansichten sind aufzunehmen.

10. Was ist ein Prüfungsbericht?

Hat die Prüfung durch die Schlussbesprechung ihren Abschluss gefunden, so arbeitet der Prüfer anhand seiner Arbeitsunterlagen den Prüfungsbericht aus. Dieser dient als Grundlage für die berichtigten Steuerbescheide. Auch Nullberichte ohne Feststellungen sind zu erstellen. Die Herausgabe des Prüfungsberichts kann vom Abgabepflichtigen beantragt werden.

11. Sind die berichtigten Steuerbescheide anfechtbar? 

Die berichtigten Steuerbescheide, die auf Grund einer Außenprüfung ergehen, sind in vollem Umfang anfechtbar. Die Rechtsmittelfrist beträgt einen Monat ab Zustellung des Bescheides, außer es wurde ein Rechtsmittelverzicht abgegeben. Der Abgabenpflichtige hat nach Erhalt der Steuerbescheide die Möglichkeit, gegen diese eine Beschwerde einzubringen. Es kann jedoch sowohl im Interesse des Steuerpflichtigen als auch des Prüfers gelegen sein, ein langes Rechtsmittelverfahren zu vermeiden. Dazu dient der Rechtsmittelverzicht, der eine spätere Beschwerde unzulässig macht und daher gut überlegt werden sollte.

12. Kann es im Zuge einer Außenprüfung zu einem Finanzstrafverfahren kommen? 

Der Steuerpflichtige muss damit rechnen, dass der Prüfungsbericht vom Strafreferenten des Finanzamtes daraufhin beurteilt wird, ob ein strafbarer Tatbestand vorliegt. Weder der Prüfer noch der Gruppenleiter der Außenprüfung kann gegenüber dem Steuerpflichtigen bezüglich Straffreiheit eine verbindliche Erklärung abgeben!

Stand: 01.08.2024