Zasady wystawiania faktur

Kiedy firma musi wystawić fakturę?

Przedsiębiorca jest zobowiązany na podstawie ustawy o podatku obrotowym do wystawienia faktur, jeśli

• obroty dla innych przedsiębiorców (ich firm)
• lub dla osób prawnych, o ile nie są przedsiębiorcami
• ani nie świadczą dostawy ani usługi podlegającej opodatkowaniu w związku z działką/gruntem na rzecz nieprzedsiębiorcy lub
• w innym państwie członkowskim realizuje dostawę lub inną usługę, w przypadku której obowiązek podatkowy przechodzi na odbiorcę usługi i przedsiębiorstwo świadczące w tym państwie członkowskim nie prowadzi swojej firmy ani nie posiada siedziby przedsiębiorstwa, uczestniczącej w świadczeniu usług.

Musi spełnić spoczywający na nim obowiązek wystawienia faktury w terminie sześciu miesięcy od wykonania obrotu.

Wskazówka:
Jeśli na pozostałym obszarze Wspólnoty świadczone są inne usługi objęte klauzulą generalną, za które odbiorca ma uiścić podatek (odwrócone obciążenie) lub realizuje dostawy wewnątrzwspólnotowe, fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego następującego po wykonaniu usługi.

Przepisy dotyczące formy

Aby faktura uprawniała do odliczenia naliczonego podatku, musi zawierać następujące dane:

• nazwa i adres dostawcy lub usługodawcy
• nazwa i adres usługobiorcy
• ilość i nazwa handlowa przedmiotów lub rodzaj i zakres usług
• termin/okres dostawy lub innej usługi
• należność za dostawę/inną usługę oraz stawkę podatku, którą należy zastosować, lub w przypadku zwolnienia od podatku adnotację na ten temat
• kwota podatku od tej należności
• data wystawienia (jeśli pokrywa się z datą dostawy lub innej usługi, wystarczy adnotacja „data faktury pokrywa się z datą dostawy lub usługi”)
• numer kolejny
• numer identyfikacji podatkowej (NIP-UE) wystawiającego fakturę
• NIP-UE odbiorcy usługi (na fakturze o łącznej kwocie powyżej
  10 000 Euro – wraz z VAT, ponadto jeśli obowiązek podatkowy przechodzi na odbiorcę usługi – odwrotne obciążenie jak w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych).
• w przypadku opodatkowania bezpośredniego należy zamieścić adnotację na ten temat (np. handel antykami)
• Jeśli faktura zostaje wystawiona w walucie innej niż euro, dodatkowo należy podać kwotę podatku w euro

Wzór faktury można pobrać na stronie http://www.wko.at/steuern – Okno: Podatek obrotowy – Temat: Ogólne informacje na temat podatku obrotowego – Wzór

Wskazówka:

Przy każdorazowym obrocie na rzecz przedsiębiorcy lub osoby prawnej, nie będącej przedsiębiorcą, przedsiębiorca, bez wyraźnej prośby klienta, musi wystawić fakturę. Dotyczy to także obrotów zwolnionych z podatku lub obrotów z odwróconym obciążeniem (Reverse Charge).

Udogodnienie przy wystawianiu faktur na osoby prywatne

Wszystkie składniki faktury muszą się znaleźć na fakturach wystawianych przedsiębiorcom wyłącznie, jeśli rozliczone usługi świadczone na rzecz jego firmy zostały zrealizowane. Faktury wystawiane na osoby prywatne nie muszą w zasadzie zawierać tych składników.

Wskazówka:
Jeżeli firma wykonuje dostawę lub usługę podlegającą opodatkowaniu w związku działką na rzecz osoby nie będącej przedsiębiorcą, od dnia 01.01.2008 jest zobowiązany do wystawienia faktury.

Faktury o małych wartościach

W przypadku faktur, których łączna kwota nie przekracza 400 euro z VAT wystarczające są następujące dane:

• nazwa i adres dostawcy lub usługodawcy
• ilość i nazwa handlowa przedmiotów lub rodzaj i zakres usług
• termin/okres dostawy lub innej usługi
• suma stanowiąca należność i kwotę podatku
• stawka podatku
• data wystawienia

Przepisy upraszczające dla faktur do 400,-- euro nie obowiązują w odniesieniu do dostaw wewnątrzwspólnotowych. Faktury te muszą w każdym przypadku zawierać adnotację o zwolnieniu z podatku oraz NIP UE dostawcy i odbiorcy.

Wzór faktury na niską kwotę znaleźć można na stronie: http://www.wko.at/steuern – Obszar: Podatek obrotowy – Temat: Ogólne informacje na temat podatku obrotowego – Wzór

Szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych składników faktury

Numeracja ciągła:

Faktura musi być opatrzona numerem kolejnym (może to być jeden lub więcej szeregów), wystawionym jednorazowo w celach identyfikacyjnych. Początkową cyfrę numeru bieżącego można wybrać dowolnie. Dopuszcza się także numerację poszczególnych odrębnych księgowości (np. filii, kas fiskalnych).

Numerów kolejnych na fakturach do klientów prywatnych może zabraknąć tylko wtedy, gdy przedsiębiorca każdorazowo prowadzi odrębną rachunkowość dla przedsiębiorcy i klienta prywatnego. Jeśli prowadzona jest jedna rachunkowość, faktury wystawiane na klientów prywatnych należy numerować wspólnie z wystawianymi na przedsiębiorców kolejno. Odbiorca faktury nie musi sprawdzać, czy zastosowana została numeracja bieżąca.

NIP-UE wystawiającego fakturę:

Przedsiębiorca musi podawać NIP-UE jedynie wtedy, gdy dostawy lub inne usługi, dla których nie istnieje prawo odliczenia naliczonego podatku, świadczy w kraju.

NIP-UE odbiorcy faktury:

W przypadku faktur, których łączna kwota przekracza 10 000,-- euro z VAT, NIP-UE klienta należy podać uwzględniając następujące zasady:

• Usługodawca musi posiadać w kraju miejsce zamieszkania, siedzibę, miejsce zwyczajowego pobytu lub siedzibę przedsiębiorstwa i
• usługa musi być wykonywana dla firmy klienta.

Jeśli klient nie posiada ważnego numeru NIP-UE (np. mały przedsiębiorca) lub nie podaje go, nie wiążą się z tym żadne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Wystarczy adnotacja „nie podano NIP-UE”. Jeśli klient posiada tylko zagraniczny NIP-UE, należy go podać. Nie jest konieczne sprawdzenie poprawności NIP-UE!

Informacja na temat zwolnienia z podatku:

Nie jest konieczne przytoczenie odnośnego przepisu ustawy. Najczęstszymi przypadkami zastosowania są obroty eksportowe zwolnione z podatku lub faktury małych firm.

Faktury za wynajem

Zasady wystawiania faktur w przypadku umów najmu lub podobnych umów o świadczenie ciągłe niosłyby ze sobą ogromne nakłady administracyjne, gdyby faktury były wystawiane w trybie miesięcznym.

Administracja finansowa akceptuje w takich przypadkach „fakturę zbiorczą” za miesięczny wynajem, która zwykle jest wystawiana co miesiąc. Jako termin wykonania usługi może być na przykład podany pierwszy miesiąc w roku z zastrzeżeniem, że polecenie zapłaty jest ważne do wystawienia nowego polecenia zapłaty. Jeśli faktura ta zawiera wszystkie wymagane na podstawie przepisów składniki, także w innych miesiącach przysługuje odliczenie podatku naliczonego.

Faktury w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych

w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych obciążony zostaje przedsiębiorca świadczący usługę

• wprowadzić NIP odbiorcy usługi (numer powinien zostać sprawdzony na poziomie 2 pod kątem poprawności i przynależności
• Zamiast kwoty podatku wzgl. stawki podatkowej należy wyraźnie zaznaczyć zwolnienie z podatku dostaw wewnątrzwspólnotowych

W przypadku pomyłkowego wykazania podatku obrotowego, należnego zgodnie z kwotą faktury, nie będzie to uprawniało usługobiorcy do odliczenia sobie podatku obrotowego.

Faktury w przypadku odwróconego obciążenia (reverse charge)

W przypadku odwróconego obciążenia usługodawca

• podać NIP-UE odbiorcy usługi i
• zamieścić adnotację, że obowiązek podatkowy zostaje przeniesiony na odbiorcę usługi

W przypadku pomyłkowego wykazania podatku obrotowego, należnego zgodnie z kwotą faktury, nie będzie to uprawniało usługobiorcy do odliczenia sobie podatku obrotowego.

Wskazówka:
Wystawienie zgodnej z przepisami faktury nie ma wpływu na przeniesienie obowiązku podatkowego.

Szczegółowe informacje na temat odwróconego obciążenia „Reverse Charge” znajdą Państwo w naszej broszurze informacyjnej „Dienstleistungen an ausländische Unternehmer - B2B Leistungen” („Usługi świadczone na rzecz przedsiębiorstw zagranicznych usługi B2B”) oraz „Reverse Charge – Umkehr der Steuerschuld bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen – B2B” („Odwrócone obciążenie, obowiązek podatkowy w przypadku transakcji transgranicznych – B2B”)

Wzór faktury dot. odwrotnego obciążenia można znaleźć na stronie: http://www.wko.at/steuern – Obszar: Podatek obrotowy – Temat: Ogólne informacje na temat podatku obrotowego – Wzór

Faktura od nabywcy dla odbiorcy w przypadku transakcji trójstronnej

W transakcji trójstronnej, na fakturze od nabywcy dla odbiorcy musi być zawarta informacja o transakcji trójstronnej oraz o przeniesieniu obowiązku podatkowego.

Bilety

Bilety można uwzględnić do odliczenia podatku naliczonego tylko, o ile zawierają datę wystawienia i informację na temat stawki podatku.

Faktury elektroniczne

Fakturą elektroniczną określa się taką fakturę, która jest wystawiana, wysyłana, odbierana i przetwarzana w formacie elektronicznym. Aby e-faktura mogła zostać uznana za ważny dokument, musi być zapewnione spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia, integralności osoby i czytelność.

Przedsiębiorca może wystawiać elektroniczne faktury pod warunkiem spełnienia następujących warunków:

• Odbiorca faktury musi zaakceptować jej elektroniczną formę, przy czym to wyrażenie zgody nie wymaga jakiejś szczególnej formy. Wystarczy, że strony takiego obrotu dokumentami praktykują we wzajemnych kontaktach elektroniczną formę faktur i zezwalają na to bez żadnych uwag.
• W elektronicznej fakturze musi być zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność osoby.
• Muszą być również zachowane przepisy ustawy o podatku VAT odnośnie elementów składowych faktury.

Wskazówka:
Z dniem 1.1.2013 r. każdy przedsiębiorca musi samodzielnie określić, w jaki sposób zapewni autentyczność pochodzenia, integralność osoby oraz czytelność treści dokumentu.

Dostępne są następujące metody:

• Praktykowanie wewnątrzfirmowej metody opodatkowania, poprzez którą ustalona będzie wiarygodna ścieżka audytu między fakturą a usługą; 
  
• Wystawianie faktury za pośrednictwem systemu finansowego online lub portalu firmowego;
  
• Wystawienie faktury z podpisem elektronicznym;
  
• Wystawienie faktury zgodnie z zasadami elektronicznej wymiany danych (EDI)

Uwaga:
W przypadku przesyłania faktury kilkoma kanałami (np. w wersji papierowej i pocztą elektroniczną), na fakturze musi znaleźć się informacja o tym fakcie. Ma to na celu uniknięcie zaistnienia wielokrotnego obowiązku podatkowego.

Drogą elektroniczną mogą być również przesyłane faktury korygujące.

Tworzenie faktur elektronicznych

Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na wysyłanie faktur drogą elektroniczną, musi on z góry uzyskać zgodę swojego klienta, a także zgodnie z nowymi przepisami

musi przez 7 lat przechowywać jako część faktury dowody o autentyczności i integralności danych.

Wskazówka:
Argumentem przemawiającym za przejściem na fakturowanie elektroniczne, rzecz jasna także dla małych i średnich firm, może być oszczędność kosztów, jaką daje ta droga rozliczania w stosunku do fakturowania papierowego. Na stronie www.wko.at/erechnung znajduje się narzędzie kalkulacyjne online, dające szacunkowy pogląd na to, czy w wypadku Twojej firmy zasadna jest rachunkowość elektroniczna, a także na co należy zwracać uwagę przy przechodzeniu na tę formę rozliczania.

Odbieranie faktur elektronicznych

Przy odbieraniu faktur elektronicznych należy zwracać uwagę na następujące punkty:

• Musi być zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność osoby oraz czytelność faktury.
• Odbiorca faktury musi wyrazić zgodę na jej przysyłanie drogą elektroniczną. Należy przestrzegać ogólnych warunków handlowych dostawcy tam, gdzie przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną może mieć już miejsce. Wystarczy również dorozumiana zgoda (faktyczne praktykowanie).
• Przesyłane faktury odbiorca, podobnie jak w wypadku „faktury papierowej”, musi przechowywać przez 7 lat (np. zapisując na nośnikach danych WORM). Elementem faktury jest dowód o autentyczności i integralności danych!

Uwaga:

W celu zagwarantowania możliwości dokonania odliczenia podatku naliczonego, na fakturze muszą być zawsze zawarte wszystkie ustawowe elementy. Szczegółowe informacje na ten temat, a także na temat skutków niezgodnego z przepisami wystawiania faktur, patrz

Autentyczność pochodzenia, integralność osoby oraz czytelność

Autentyczność pochodzenia oznacza zapewnienie o tożsamości usługodawcy lub wystawiającego fakturę.

Integralność osoby oznacza brak zmian w danych wymaganych zgodnie z ustawą o podatku VAT. Z integralności osoby nie wynika jednakże, że faktura jest faktycznie poprawna pod względem treści (np. adres usługobiorcy) bądź też była poprawna przy jej wystawianiu.

Czytelność oznacza zrozumiałość dla człowieka.

Każdy przedsiębiorca może samodzielnie określić, w jaki sposób będą zapewniane te trzy warunki.

Autentyczność pochodzenia i integralność osoby można zagwarantować poprzez praktykowanie wewnątrzfirmowej metody opodatkowania, gdy przez to ustalona będzie wiarygodna ścieżka audytu między fakturą a usługą.

Wewnątrzfirmowa metoda opodatkowania

Wewnątrzfirmowa metoda opodatkowania to praktykowana przez usługodawcę i usługobiorcę metoda uregulowania faktury poprzez zobowiązanie do zapłaty wzgl. roszczenie do zapłaty.  

Może się ona odbywać np. poprzez odpowiednio zorganizowaną księgowość, ale także poprzez ręczne uregulowanie faktury w postaci dostępnych dokumentów firmowych (np. zamówienie, zlecenie, umowa kupna, dowód dostawy).

Gdy powiązanie między zrealizowanymi obrotami a fakturą będzie łatwe do prześledzenia za pomocą dostępnych danych, a także gdy będą przestrzegane dokumentowane metody, można zakładać, że ścieżka audytu jest wiarygodna.

Przykład 1:
Przedsiębiorca otrzymuje pocztą elektroniczną fakturę w formacie PDF z podpisem elektronicznym. Podpis elektroniczny jest zgodny z wymogami dowodowymi w ramach autentyczności pochodzenia i integralności osoby. Gdy faktura będzie czytelna, poprawnie wystawiona pod względem zawartości i przekazana do archiwizacji, nie będzie w związku z tym żadnych przeciwwskazań do odliczenia podatku naliczonego.

Przykład 2:
Przedsiębiorca otrzymuje pocztą elektroniczną fakturę w formacie PDF bez podpisu elektronicznego. Realizuje on fakturę, np. poprzez dowód dostawy, otrzymaną usługę i korespondencję drogą mailową. Realizacja faktury poprzez istniejącą dokumentację wystarczy do zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralność osoby. Gdy faktura będzie czytelna i poprawnie wystawiona pod względem zawartości, nie będzie w związku z tym żadnych przeciwwskazań do odliczenia podatku naliczonego.

Praktykowane techniczne i organizacyjne metody z reguły zależą ściśle od wielkości przedsiębiorstwa. Jednoosobowa firma wybierze inną metodę niż duży koncern. Przedsiębiorca musi dokumentować praktykowaną przez siebie metodę swojej działalności.

Faktury faksem

Faktury przesyłane faksem uznawane są również za faktury elektroniczne i podlegają takim samym uwarunkowaniom.

Faktury elektroniczne „międzynarodowe”

W przypadku realizacji dostawy wewnątrzwspólnotowej, jak również z dniem 01.01.2013 r. w ramach dostaw i pozostałych usług, w przypadku których obowiązek podatkowy przechodzi na odbiorcę usługi i przedsiębiorstwo świadczące w tym państwie członkowskim nie prowadzi swojej firmy ani nie posiada siedziby przedsiębiorstwa, uczestniczącej w świadczeniu usług, obowiązują austriackie przepisy dotyczące fakturowania.

Ponieważ wystawiający fakturę w takich przypadkach podlega austriackiemu prawu o podatku obrotowym, musi on uwzględnić austriackie przepisy w sprawie e-faktury.

Przykład:
Austriacki przedsiębiorca realizuje dostawę wewnątrzwspólnotową do Niemiec. Czy musi on przestrzegać austriackich przepisów prawnych w zakresie faktury elektronicznej?

Dostawa wewnątrzwspólnotowa będzie zwolniona z opodatkowania tylko pod warunkiem, gdy niemiecki klient będzie występował pod zagranicznym numerem VAT-UE. Tym samym kwestia odliczenia podatku naliczonego nie dotyczy klienta. Na przepisy odnośnie faktury elektronicznej musi jednakże zwrócić uwagę usługodawca.

Przykład:
Austriacki przedsiębiorca sprzedaje drogą internetową oprogramowanie polskiemu przedsiębiorcy.

Ponieważ w tym wypadku – pod względem prawa o podatku obrotowym – mamy do czynienia z usługą wykonywaną w miejscu odbioru i obowiązek opodatkowania przechodzi na odbiorcę, faktura będzie musiała być wystawiona zgodnie z austriackimi przepisami prawnymi. Na przepisy odnośnie faktury elektronicznej musi zwrócić uwagę usługodawca. Prawidłowość wystawienia faktury nie decyduje tu o odliczeniu podatku naliczonego.

Przykład:
Austriacki przedsiębiorca sprzedaje maszynę podczas wystawy w Słowenii. Chciałby on wystawić swojemu klientowi S elektroniczną fakturę.

Ponieważ mamy tu do czynienia z krajową dostawą wewnątrz Słowenii, austriacki przedsiębiorca musi zapoznać się ze słoweńską ustawą o podatku obrotowym i stosownie do tej ustawy wystawić fakturę.

Skutki niezgodnego z przepisami wystawiania faktur

Podatek obrotowy (VAT):

Tylko faktura wystawiona zgodnie z przepisami uprawnia do odliczenia podatku naliczonego. Wyjątek: W przypadku odwrotnego obciążenia lub w przypadku nabycia wewnątrzwspólnotowego odliczenie podatku naliczonego możliwe jest także bez prawidłowej faktury.

Podatek dochodowy od osób fizycznych/prawnych: 

Jeśli nazwisko wystawiającego fakturę nie zostało podane lub zostało podane niepoprawnie i także w późniejszym terminie jego nazwisko nie może zostać podane, może otrzymać odmowę możliwości odliczenia płatności jako wydatku operacyjnego.

Prawo karne skarbowe:

Świadome niewystawienie faktury stanowi naruszenie przepisów skarbowych i jest zagrożone karą w wysokości do 5 000 euro!

Przepisy prawa handlowego

Faktury spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A.) muszą zawierać następujące dane:

• forma prawna
• siedziba
• numer wpisu do rejestru
• sąd rejestrowy

należy ponadto zgłosić ewentualną likwidację.

Wskazówka:
Od 2010 roku dane te muszą być podawane na dokumentach handlowych wszystkich innych przedsiębiorstw (firma jednoosobowa/jednoosobowa działalność gospodarcza, spółki osobowe itp.), wpisanych do rejestru handlowego. Firmy jednoosobowe też muszą podawać swoją nazwę, jeśli jest ona inna niż nazwa firmy. Spółki jawne i spółki komandytowe muszą ponadto przygotowywać te informacje dla spółki kapitałowej z nieograniczoną odpowiedzialnością.

Stand: 01.05.2022