Plan B für mein Unternehmen

Wenn Sie jemand vertreten soll, benötigt diese Person Ihr absolutes Vertrauen und die entsprechenden Informationen. Es ist sinnvoll, diese Informationen gesammelt aufzubewahren. 

Unsere Empfehlung:
Stellen Sie alle wichtigen Unterlagen und Informationen zusammen und bewahren Sie sie an einem Ort auf, der sicher ist und im Fall der Fälle von Ihrer Vertretung gefunden wird bzw. zugänglich ist. Die Zusammenstellung dieser Informationen wird in den meisten Fällen aufwendig sein. Da es um sensible Daten Ihres Betriebs geht, sollten Sie sich unbedingt von Ihrer Wirtschaftskammer, einem Anwalt/einer Anwältin oder Notar/Notarin rechtlich beraten lassen. 

Wieviel Information und Einblick Sie Ihrer Vertretung in sensible Firmendaten geben, ist Ihnen überlassen. Dabei sollten Sie bedenken, dass gewisse Tätigkeiten nur durchführbar sind, wenn entsprechende Informationen vorliegen. Wenn Sie beispielsweise nicht wollen, dass Ihre Vertretung Kontodaten einsieht, werden auch finanzielle Abwicklungen in Ihrer Abwesenheit nicht möglich sein.

Jedes Unternehmen ist individuell und auch die Art des Ausfalls kann unterschiedlich sein. Es macht einen Unterschied, ob die Unternehmerin oder der Unternehmer ansprechbar bzw. erreichbar ist oder nicht. 
Die im laufenden Geschäftsbetrieb auftretenden Probleme sind daher auch unterschiedlich. 

Den Betrieb kurzfristig am Laufen zu halten – bestimmen Sie eine Person, die

• im Notfall „das Geschäft“ öffnen kann – Zugang zum Schlüssel hat, sowie
• Informationen zu den wichtigsten Kund:innen bzw. deren Ansprechpartner:innen
• offene Aufträge bzw. dringend notwendige Einkäufe erledigen kann.

Informationen/Unterlagen für die Weiterführung eines Betriebes

• unternehmensbezogene Verträge (z.B. Miet-, Pacht-, Kauf-, Leasing-, Dienst-, Rahmen-, Kooperations-, Wartungs-, Gesellschaftsverträge) 
• Vollmachtsurkunden 
• Überblick über die Fälligkeiten (Löhne, Steuern, etc.) 
• Versicherungspolizzen (z.B. KFZ-, Gebäude-, Betriebshaftpflichtversicherungen) 
• Unterlagen zum Fuhrpark (z.B. Zulassungsschein, Kilometeraufzeichnungen) 
• Registerauszüge (z.B. Grundbuch-, Firmenbuchauszug, Gewerbeberechtigungen, Betriebsanlagengenehmigung) 
• Bankdaten (z.B. zu Safe-Schlüssel, Kontos, Depots, Sparbüchern, Wertpapieren, Schließfächern, Zugangsdaten) 
• Informationen zur Buchhaltung und Lohnverrechnung (z.B. Registrierung laufender Belege, Stundenaufzeichnungen, Kontaktdaten des Steuerberaters, Auflistung steuerlich relevanter Stichtage) 
• Kontaktdaten wichtiger Ansprechpersonen (z.B. Lieferantenliste, Kundenkartei) 
• Log In-Daten und Sicherheitscodes (z.B. für EDV-Systeme, Alarmanlagen) 
• Unterlagen zu Immaterialgüterrechten (Patente, Marken- und Musterregistrierung, etc.) 
• sonstige betriebsrelevante Informationen (z.B. Produktionsverfahren, Rezepturen, Stand laufender Projekte, etc.) 
• sonstige Anweisungen an Ihre Vertrauensperson (z.B. zum richtigen Verhalten während Ihres Ausfalls, zur aktuellen Marktstrategie, etc.) 
• Überlegen Sie, ob Sie die genannten Unterlagen im Original oder in Kopie zur Verfügung stellen wollen.

Achtung: Ganz besonders vorsichtig sollten Sie mit Ihren Bankdaten sein! Wir raten Ihnen, dass Sie mit Ihrem Bankinstitut Rücksprache halten, bevor Sie Ihrer Vertrauensperson die Erlaubnis zu Kontotransaktionen geben. Andernfalls könnte nach außen hin der Eindruck entstehen, dass ein missbräuchlicher Kontozugriff vorliegt.

Aufbewahrung 
Da es sich um höchst vertrauliche Informationen handelt, sollten sie unbedingt an einem sicheren Ort hinterlegt werden. Aus Datenschutzgründen muss bei personenbezogenen Daten auch für die angemessene (IT-) Sicherheit gesorgt werden. Ein Ort , über den Ihre Vertrauensperson Bescheid weiß. Exemplarisch könnten Sie folgende Aufbewahrungsorte in Erwägung ziehen:

• im Chef/innen-Büro des Unternehmens, 
• in der Obhut der Vertrauensperson, 
• im Privatbereich des/der Inhaber/in, 
• in der Obhut von Familienmitgliedern 
• bei Ihrem/r Steuerberater/in, Rechtsanwalt/in, Notar/in, 
• in Ihrem E-Tresor (www.e-tresor.at )

Mehrere Aufbewahrungsorte 
Es kann sinnvoll sein, mehrere Aufbewahrungsorte zu wählen. Beispielsweise einen mit den allgemeinen Unterlagen in Ihrem Büro und einen zweiten mit besonders sensiblen Daten (Schlüssel, PINs, Passwörter oder Originalunterlagen) bei dem/der Notar/in. So können Sie eventuellem Missbrauch vorbeugen.

Die Zusammenstellung betriebsnotwendiger Informationen wirft eine Vielzahl komplexer Fragestellungen auf. Wir empfehlen daher für rechtliche Fragen eine/n Steuerberater/in, Anwalt/in oder Notar/in beizuziehen. Gerne stehen Ihnen zudem die Rechtsabteilungen der Wirtschaftskammer unterstützend zur Seite. Bei betriebswirtschaftlichen, organisatorischen Fragen kann Ihnen auch eine Unternehmensberatung weiterhelfen.

Unsere Empfehlung 
Denken Sie an die Möglichkeit eines plötzlichen Ausfalls ,bei dem Sie nicht mehr ansprechbar sind. Überlegen Sie, ob für Sie eine Vorsorgevollmacht in Frage kommt und wo Sie sensible Daten aufbewahren wollen.

Bei Selbstständigen, die tagtäglich im eigenen Betrieb mitarbeiten, kann ein Unfall oder eine längere Krankheit die Existenz des Betriebes gefährden. Im Laufe der Jahre wurden daher Maßnahmen ergriffen, die dieses Risiko minimieren sollen. Zu diesen Maßnahmen gehören die Betriebshilfe, Unterstützungsleistung bei lang andauernder Krankheit und die freiwillige Zusatzversicherung auf Krankengeld.

Die Betriebshilfe - Unterstützung für arbeitsunfähige Unternehmer:innen
Die von der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft und den Wirtschaftskammern bereitgestellte Betriebshilfe unterstützt arbeitsunfähige Unternehmer:innen. Sie finanziert Betriebshelfer:innen, die das Unternehmen betreuen, bis der/die Unternehmer:in wieder arbeitsfähig ist. 

Anspruch auf diese Unterstützungsleistung ("gesetzliches Krankengeld") haben Selbstständige, die aufgrund lang andauernder Krankheit oder der Folgen eines Unfalls arbeitsunfähig sind, deren persönliche Arbeitsleistung zur Aufrechterhaltung des Betriebes notwendig ist und die regelmäßig keine oder weniger als 25 Mitarbeiter:innen (auch Teilzeitkräfte) beschäftigen.

Anspruch auf Unterstützungsleistung besteht ab dem 43. Tag einer Arbeitsunfähigkeit für die Dauer von maximal 20 Wochen für ein und dieselbe Krankheit (rückwirkende Auszahlung ab 4. Tag der Erkrankung). Mit dem Ende der Arbeitsunfähigkeit endet der Anspruch auf Unterstützungsgeld. Die Geldleistung beträgt unabhängig vom Einkommen € 33,98 täglich (Wert für 2023) und wird jährlich angepasst. (Dieser Betrag wird jährlich angepasst. In Summe kann die Unterstützungsleistung daher bis zu 4.757,20 Euro ausmachen (bei einer Bezugsdauer von 20 Wochen).

Freiwillige Zusatzversicherung/ Krankengeld
Unternehmer:innen, die nach dem Gewerblichen Sozialversicherungsgesetz (GSVG) krankenversichert sind, können eine Zusatzversicherung für ihre Person abschließen. Es handelt sich dabei um eine freiwillige Versicherung, aus der bei Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Anspruch auf Krankengeld besteht.