Übersicht E-Rechnung in Deutschland ab 1.1.2025

Allgemeines

Das Wachstumschancengesetz, das am 1. Jänner 2025 in Deutschland in Kraft tritt, führt neue Vorschriften zur Rechnungsstellung gemäß dem Umsatzsteuergesetz ein. Wichtige Neuerungen sind die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für B2B-Transaktionen mit Ausnahmen (z.B. für bestimmte steuerfreie Leistungen, Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise). Diese Änderungen zielen darauf ab, die Digitalisierung der Prozesse und Abläufe zur Erstellung sowie Verarbeitung einer E-Rechnung auf den verschiedenen Ebenen zu beschleunigen.

Aktuelle Rechtslage und Neuerungen durch das Wachstumschancengesetz

Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024

Bis zum 31. Dezember 2024 wird eine Rechnung als elektronische Rechnung angesehen, wenn sie in einem elektronischen Format erstellt und empfangen wird, wie zum Beispiel als PDF-Dokument oder als E-Mail, die die erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Nach Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes sind für B2B-Umsätze nur noch spezifische elektronische Formate zulässig.

Rechnungsarten ab dem 1. Jänner 2025

Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Ab dem 1. Jänner 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) neu definiert. Eine E-Rechnung ist künftig nur dann gegebnische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss entweder den europäischen Normen für elektronische Rechnungen sowie der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entsprechen. Alternativ können die Parteien auch ein anderes Format vereinbaren, solange es die korrekte und vollständige Extraktion der nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, das den europäischen Normen entspricht oder mit diesen interoperabel ist. Die Rechnung muss weiterhin die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Lesbarkeit bedeutet, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar sein muss.

Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen

Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen (entweder E-Rechnungen oder andere Rechnungen) auszustellen, wenn der Umsatz steuerbar und nicht steuerfrei ist.  

Diese Verpflichtung gilt in folgenden Fällen:

1. Für Leistungen an andere Unternehmer für dessen Unternehmen.
2. Für Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.
3. Für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger als in 1. und 2. Genannt. 

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Leistungen an eine unternehmerisch tätige juristische Person für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten im engeren Sinn. Mit der Neufassung wird künftig zwischen der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung anderer Rechnungen unterschieden. Unabhängig vom Format muss eine Rechnung, wenn eine Ausstellungspflicht besteht, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung erstellt werden.

Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung

In Deutschland sind Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen für Umsätze auszustellen, wenn sowohl der leistende als auch der empfangende Unternehmer in Deutschland ansässig sind. Die Ansässigkeit wird durch den Sitz, die Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätte bestimmt. Die Zustimmung des Empfängers zur Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht mehr erforderlich. Die neue Regelung zur E-Rechnung betrifft ausländische Unternehmer, die in Deutschland tätig sind, zunächst nicht, es sei denn, sie haben eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland, die am Umsatz beteiligt ist.

Exkurs

Aus obigen Regelungen folgt, dass, wenn ein in Österreich ansässiges Unternehmen nach Deutschland grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Lieferungen tätigt bzw. grenzüberschreitende Reverse Charge Leistungen erbringt, vom deutschen Umsatzsteuergesetz aus nicht verpflichtet ist, elektronische Rechnungen auszustellen. In Österreich ansässige Unternehmen sind aufgrund des Umsatzsteuergesetzes auch bei innergemeinschaftlichen Erwerben von deutschen Unternehmen und Reverse Charge Leistungen nicht verpflichtet, elektronisch strukturierte Rechnungen vom deutschen Unternehmen zu akzeptieren.

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Kleinbetragsrechnungen, die nicht mehr als 250 Euro betragen, sowie Fahrausweise können unabhängig von den allgemeinen Anforderungen als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Mit Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann, dürfen sie jedoch auch als E-Rechnung versendet werden. Entscheidend für diese Regelung ist der Gesamtbetrag der Rechnung; überschreitet dieser 250 Euro, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden, selbst wenn der Betrag der umsatzsteuerpflichtigen Leistungen darunter liegt.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

E-Rechnungen können entweder in einem rein strukturierten oder in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss sicherstellen, dass die gesetzlich erforderlichen Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Strukturierte Rechnungsformate, die den Normen der EN 16931 entsprechen, sind immer zulässig. Unter bestimmten Bedingungen können auch andere strukturierte Formate verwendet werden, die von diesen Normen abweichen, wie z.B. EDI-Verfahren gemäß Empfehlung 94/820/EG der Europäischen Kommission.

Eine E-Rechnung gilt als rein strukturiert, wenn sie den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU entspricht, speziell für die maschinelle Verarbeitung konzipiert ist, auf XML basiert und den direkten Import von Rechnungsdaten ohne Medienbruch ermöglicht.

Hybride E-Rechnungsformate bestehen aus einem strukturierten Datenteil und einem lesbaren Teil, wobei der strukturierte Teil für die maschinelle Verarbeitung entscheidend ist und der lesbare Teil optional bleibt, solange keine abweichenden Informationen enthalten sind.

Übergangsregelungen

Ab dem 1. Jänner 2025 sind Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, wobei Übergangsregelungen bis Ende 2026 erlauben, Rechnungen für bis dahin ausgeführte Umsätze weiterhin als sonstige Rechnungen oder in Papierform auszustellen. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im Vorjahr können bis Ende 2027 ebenfalls Rechnungen für nach 2026 ausgeführte Umsätze als sonstige Rechnungen ausstellen. Die Verwendung von EDI für die Rechnungserstellung bleibt bis 2027 erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.

Stand: 20.12.2024