Übersicht zur E-Rechnung in Deutschland ab 1.1.2025

Allgemeines

Das Wachstumschancengesetz, das am 1. Jänner 2025 in Deutschland in Kraft tritt, führt neue Vorschriften zur Rechnungsstellung gemäß dem deutschen Umsatzsteuergesetz (dUStG) ein. Wichtige Neuerungen sind die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für B2B-Transaktionen mit Ausnahmen (z.B. für bestimmte steuerfreie Leistungen, Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise). Diese Änderungen zielen darauf ab, die Digitalisierung der Prozesse und Abläufe zur Erstellung sowie Verarbeitung einer E-Rechnung auf den verschiedenen Ebenen zu beschleunigen.

Aktuelle Rechtslage und Neuerungen durch das Wachstumschancengesetz

Bis zum 31. Dezember 2024 wird eine Rechnung als elektronische Rechnung angesehen, wenn sie in einem elektronischen Format erstellt und empfangen wird, wie zum Beispiel als PDF-Dokument oder als E-Mail und die erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Ab dem 1. Jänner 2025 ist eine E-Rechnung hingegen nur dann gegeben, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, dass eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss den europäischen Normen für elektronische Rechnungen und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entsprechen. Alternativ können die Parteien auch ein anderes Format vereinbaren, solange es die korrekte und vollständige Extraktion der nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, das den europäischen Normen entspricht oder mit diesen interoperabel ist.

Wie bisher gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Lesbarkeit bedeutet, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar sein muss. Bei der Übermittlung einer E-Rechnung kann eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein zulässiges EDI-Verfahren verwendet werden. In diesem Fall gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet. Beides kann aber auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden. Eine zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich. Die maschinelle Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ermöglicht es auch, dass die Datei z.B. durch eine Visualisierungsanwendung menschenlesbar angezeigt werden kann. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z.B. durch ein hybrides Format, oder ein zusätzliches PDF-Dokument) ist somit nicht erforderlich, aber optional möglich.

Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen

Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen (entweder E-Rechnungen oder andere Rechnungen) auszustellen, wenn der Umsatz steuerbar ist und nicht nach bestimmten im deutschen Umsatzsteuergesetz geregelten Bestimmungen steuerfrei ist. Diese Verpflichtung gilt in folgenden Fällen:

1. Für Leistungen an andere Unternehmer für dessen Unternehmen.
2. Für Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind.
3. Für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger als in 1. und 2. Genannt.

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Leistungen an eine unternehmerisch tätige juristische Person für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten im engeren Sinn. Mit der Neufassung wird künftig zwischen der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung und der Möglichkeit zur Ausstellung anderer Rechnungen unterschieden. Unabhängig vom Format muss eine Rechnung, wenn eine Ausstellungspflicht besteht, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung erstellt werden.

Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung

Bei Umsätzen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern ist regelmäßig eine, E-Rechnung auszustellen. Dies gilt, wenn sowohl der leistende als auch der empfangende Unternehmer in Deutschland ansässig sind. Die Ansässigkeit liegt vor, wenn der Unternehmenssitz, die Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat. Auch für bestimmte Umsätze, die nach deutschem Umsaztsteuergesetz steuerfrei sind, ist unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung aus Deutschland an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers im Gemeinschaftsgebiet). Die Zustimmung des Empfängers zur Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht mehr erforderlich.

Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Dabei kann die Verwendung der USt-IdNr. oder – soweit vergeben – der W-IdNr. ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt. Wenn einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. In solchen Fällen kann die Rechnung in Papierform oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Die Regelungen zur E-Rechnung gelten auch für Gutschriften und verschiedene spezifische Umsatzarten, einschließlich Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden. Die Vorschriften sind ebenfalls anwendbar, wenn nur Teile der Leistungen der E-Rechnungspflicht unterliegen.

Bedeutung der Änderungen für ausländische Unternehmen

Die verpflichtende E-Rechnung, die durch das Wachstumschancengesetz eingeführt wird, gilt ausschließlich für B2B-Transaktionen, die in Deutschland steuerpflichtig sind und zwischen Steuerpflichtigen stattfinden, die ebenfalls in Deutschland ansässig sind. Das bedeutet, dass sowohl der Anbieter als auch der Empfänger der Leistung für umsatzsteuerliche Zwecke in Deutschland ansässig sein müssen. Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in diesem Gebiet seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. Die neue Regelung zur E-Rechnung betrifft ausländische Unternehmer, die in Deutschland tätig sind, zunächst nicht, es sei denn, sie haben eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland, die am Umsatz beteiligt ist. Betriebsstätte im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit des Unternehmers dient. Eine solche Einrichtung oder Anlage kann aber nur dann als Betriebsstätte angesehen werden, wenn sie über einen ausreichenden Mindestbestand an Personal- und Sachmitteln verfügt, der für die Erbringung der betreffenden Dienstleistungen erforderlich ist.  Außerdem muss die Einrichtung oder Anlage einen hinreichenden Grad an Beständigkeit sowie eine Struktur aufweisen, die von der personellen und technischen Ausstattung her eine autonome Erbringung der jeweiligen Dienstleistungen ermöglicht. Eine solche beständige Struktur liegt z.B. vor, wenn die Einrichtung über eine Anzahl von Beschäftigten verfügt, von hier aus Verträge abgeschlossen werden können, Rechnungslegung und Aufzeichnungen dort erfolgen und Entscheidungen getroffen werden.

Exkurs

Aus obigen Regelungen folgt, dass, wenn ein in Österreich ansässiges Unternehmen nach Deutschland grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Lieferungen tätigt bzw. grenzüberschreitende Reverse Charge Leistungen erbringt, vom deutschen Umsatzsteuergesetz aus nicht verpflichtet ist, elektronische Rechnungen auszustellen. In Österreich ansässige Unternehmen sind aufgrund des deutschen Umsatzsteuergesetzes auch bei innergemeinschaftlichen Erwerben von deutschen Unternehmen und Reverse Charge Leistungen nicht verpflichtet, elektronisch strukturierte Rechnungen vom deutschen Unternehmen zu akzeptieren.

Sonstige Rechnungen

Ab dem 1. Jänner 2025 gelten Rechnungen als sonstige Rechnungen, wenn sie entweder in Papierform oder in einem elektronischen Format vorliegen, das nicht den Anforderungen einer elektronischen Rechnung entspricht, wie PDFs ohne Datenstruktur.

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Kleinbetragsrechnungen, die nicht mehr als 250 Euro betragen, sowie Fahrausweise können unabhängig von den allgemeinen Anforderungen als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Mit Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann, dürfen sie jedoch auch als E-Rechnung versendet werden. Entscheidend für diese Regelung ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Überschreitet dieser 250 Euro, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden, selbst wenn der Betrag der umsatzsteuerpflichtigen Leistungen darunter liegt.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

E-Rechnungen können in einem rein strukturierten und in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss sicherstellen, dass die gesetzlich erforderlichen Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Strukturierte Rechnungsformate, die den Normen der EN 16931 entsprechen, sind immer zulässig. Darüber hinaus können unter bestimmten Bedingungen auch andere strukturierte Formate verwendet werden, die von diesen Normen abweichen (z.B. EDI-Verfahren gemäß Empfehlung 94/820/EG der Europäischen Kommission).

Rein strukturierte E-Rechnung nach den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU

Eine E-Rechnung gilt als rein strukturiert, wenn sie den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU entspricht, die für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Diese Vorgaben wurden in der Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt. Eine E-Rechnung im rein strukturierten Datenformat ist speziell für die maschinelle Verarbeitung konzipiert und basiert auf XML. Sie ermöglicht den direkten Import von Rechnungsdaten in Systeme, ohne dass es zu einem Medienbruch kommt. In Deutschland wurde darauf basierend der Standard XRechnung entwickelt, der den Anforderungen dieser Norm entspricht und nationale Besonderheiten berücksichtigt.

XRechnung ist ein rein strukturiertes Format. Laut Schreiben des deutschen Bundesfinanziministeriums sind die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im Kern-Datenmodell enthalten. Zusätzlich bietet XRechnung eine konforme Erweiterung (Extension), die es ermöglicht, branchenspezifische Anforderungen zu integrieren, ohne das Kern-Datenmodell für alle Nutzer zu ändern.

Hybride Formate

Hybride E-Rechnungsformate, welche ebenfalls den Anforderungen an E-Rechnungen entsprechen, bestehen aus zwei Teilen: einem strukturierten Datenteil (zum Beispiel einer XML-Datei) und einem lesbaren Teil (wie einer PDF-Datei). Beide Teile sind in einer Datei zusammengefasst. Rechnungsdaten, die in einem strukturierten elektronischen Format wie XML übermittelt werden, sind zunächst nicht für den Menschen lesbar. Bei einem hybriden Format hatte bisher der für das menschliche Auge lesbare Bildteil Vorrang, wenn es zu Abweichungen zwischen der elektronischen Information und dem Bildteil kam. Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung kehrt sich dieses Verhältnis um. Die Verwendung eines hybriden Formats bleibt weiterhin zulässig. Wenn der Bildteil einer Rechnung keine abweichenden Angaben im Vergleich zum strukturierten Teil enthält, handelt es sich bei dem Bildteil um ein inhaltlich identisches Mehrstück. Wenn jedoch der Bildteil abweichende Informationen aufweist, wie z.B. eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Umsatzsteuerbetrag, könnte er als separate Rechnung betrachtet werden, die den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen muss. Kleine technische Abweichungen, wie verkürzte Beschreibungen oder Rundungsdifferenzen, sind in der Regel unproblematisch, wenn der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren geht. Der Vorsteuerabzug kann in diesen Fällen jedoch nur auf Grundlage des strukturierten Teils der Rechnung geltend gemacht werden.

Andere E-Rechnungsformate

E-Rechnungen können auch in einem individuell vereinbarten strukturierten Format zwischen Aussteller und Empfänger erstellt werden, das von den EN 16931-Normen abweicht, solange es die vollständige und korrekte Extraktion der gemäß deutschen Umsatzsteuergeetz erforderlichen Informationen ermöglicht. Dieses Format muss interoperabel sein, was bedeutet, dass die umsatzsteuerrechtlich relevanten Daten ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können. Dadurch können auch bestehende elektronische Rechnungsformate wie EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden, selbst über die festgelegten Übergangsfristen hinaus.

Übergangsregelungen

Die Verpflichtung zur Ausstellung und Annahme der neuen E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Jänner 2025 sind Unternehmer in Deutschland verpflichtet, die neuen E-Rechnungen anzunehmen, was bedeutet, dass die bisherige Zustimmung des Empfängers nicht mehr erforderlich ist. Diese Maßnahme soll die Unternehmen dazu anregen, die E-Rechnung frühzeitig in ihren Betrieben umzusetzen. Bis Ende 2026 können Rechnungen für bis dahin ausgeführte Umsätze auch als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Die Ausstellung einer Papierrechnung bleibt zulässig. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im Vorjahr ist es bis Ende 2027 ebenfalls möglich, Rechnungen für nach 2026 ausgeführte Umsätze als sonstige Rechnungen auszustellen.

Besondere Fragen im Zusammenhang mit einer E-Rechnung

Umfang einer E-Rechnung

Für eine E-Rechnung ist es erforderlich, dass sie die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthält, um eine elektronische Verarbeitung zu gewährleisten. Dabei müssen die Angaben zur Leistung klar und nachvollziehbar sein, während ergänzende Informationen in einem Anhang hinzugefügt werden können. Links sind jedoch nicht zulässig.

Übermittlung und Empfang von einer E-Rechnung

Vertragsparteien können zivilrechtlich entscheiden, welches elektronische Rechnungsformat und welcher Übermittlungsweg für E-Rechnungen verwendet wird, wie beispielsweise E-Mail oder zentrale Speicherorte. Ab dem 1. Jänner 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, wobei ein einfaches E-Mail-Postfach ausreicht. Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Verträge als Rechnung

Verträge können als Rechnungen betrachtet werden, wenn sie die gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Bei Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen genügt es, einmalig eine E-Rechnung für den ersten Abrechnungszeitraum auszustellen, in der der Vertrag als Anhang enthalten ist, während Anpassungen nur bei einer Änderung der umsatzsteuerrechtlichen Angaben erforderlich sind. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Jänner 2027 als sonstige Rechnungen ausgestellt wurden, besteht keine Pflicht zur zusätzlichen Ausstellung einer E-Rechnung, solange die Rechnungsangaben unverändert bleiben.

End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen

Bei einer Endrechnung, die die gesamte Leistung abgerechnet, müssen zuvor vereinnahmte Anzahlungen oder Teilentgelte sowie die entsprechenden Steuerbeträge abgezogen werden, wenn dafür bereits Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt wurden. Es wird vor dem Hintergrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang als unstrukturierte Datei enthalten ist. Der gesonderte Versand einer besonderen Zusammenstellung ist bei einer E-Rechnung hingegen nicht möglich.

Rechnungsberichtigung

Der Rechnungsaussteller kann eine E-Rechnung gemäß den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes berichtigen. Eine Rechnungsberichtigung muss ebenfalls in der vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend. Eine wirksame Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen E-Rechnung zurück. Für Umsätze, die vor dem 1. Jänner 2025 ausgeführt wurden, ist eine E-Rechnung für die Berichtigung nicht erforderlich. Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage ist es nicht nötig, die ursprüngliche E-Rechnung zu berichtigen, solange auf die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts hingewiesen wird.

Juristische Personen des öffentlichen Rechts

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt unabhängig davon, ob die Leistung auf zivil- oder öffentlich-rechtlicher Grundlage erfolgt, solange es sich um eine umsatzsteuerbare Lieferung oder Leistung handelt. Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPöR) sind Leistungen, die sowohl im unternehmerischen als auch im nichtwirtschaftlichen Bereich erbracht werden, umsatzsteuerrechtlich getrennt zu betrachten, wobei die gesamte Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden muss, wenn für den unternehmerischen Teil eine E-Rechnungspflicht besteht.

E-Rechnung und Vorsteuerabzug

Bestand eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich um keine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne des deutschen Umsatzsteuergesetzes. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Eine E-Rechnung ist erforderlich, um die gesetzlichen Anforderungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen. Eine sonstige Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht, wenn eine E-Rechnungspflicht besteht. Sollte eine sonstige Rechnung ausgestellt worden sein, kann diese durch die nachträgliche Ausstellung einer E-Rechnung berichtigt werden, wobei die Berichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirkt, sofern die E-Rechnung eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist und zum Ausdruck bringt, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt.

Erfolgt keine Rechnungsberichtigung durch nachträgliches Ausstellen einer E-Rechnung, sind die in einer sonstigen Rechnung enthaltenen Angaben im Hinblick auf den Vorsteuerabzug als mögliche objektive Nachweise zu berücksichtigen. Bei Anwendung dieser Regelung kann unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (ein Unternehmer erbringt an einen anderen Unternehmer eine Leistung, die dessen der Umsatzsteuer unterliegenden Umsätzen dient und für die die Umsatzsteuer tatsächlich entrichtet wurde) zu überprüfen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung werden die genannten Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein.

Im Übrigen wird alleine wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen konnte. Über die Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns hinaus braucht der Rechnungsempfänger keine weiteren Recherchen vorzunehmen. Fakten wie z.B. der mit diesem Rechnungsaussteller ausgeführte Vorjahresumsatz, die bekannte Größe des Rechnungsausstellers oder Kenntnisse aufgrund verbundener Unternehmensstrukturen sind aber zu berücksichtigen.

Aufbewahrung

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form unveränderbar vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z.B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z.B. Buchungsvermerke, sind sie ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Stand: 01.11.2024