Pauschalierung für Kleinunternehmer

Anwendungsvoraussetzungen

Die letzte Anpassung wird für die Veranlagung 2025 wirksam und betrifft die Anhebung der Anwendungsgrenze. Korrespondierend zur Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer ist eine Gewinnermittlung nach den Bestimmungen der Kleinunternehmerpauschalierung bis zu einem Umsatz von 55.000 EUR möglich.

Im Einzelnen stellen sich die Voraussetzungen für eine Gewinnermittlung durch die Pauschalierung für Kleinunternehmer ab 2025 wie folgt dar:

• Die Gewinnermittlung mittels Kleinunternehmerpauschalierung ist nur anwendbar für Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbständiger Tätigkeit.
• Es müssen die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerbefreiung in der Umsatzsteuer vorliegen. Ab 2025 ist vor allem die Einhaltung der erhöhten Umsatzhöchstgrenze von 55.000 EUR hinzuweisen (es handelt sich dabei um eine Bruttogrenze – im Detail zur Umsatzhöchstgrenze siehe unser Infoblatt „Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer)“.
• Nicht schädlich ist, wenn auf die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer verzichtet wird oder auch Umsätze vorliegen, auf die die Kleinunternehmerpauschalierung nicht anwendbar ist (insbesondere Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder auch Umsätze, die aufgrund einer anderen Bestimmung umsatzsteuerfrei sind – diese sind in die Umsatzbetrachtung nicht einzubeziehen).
• Gesellschafter-Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder und Stiftungsvorstände können die Kleinunternehmer-Pauschalierung unabhängig von der Umsatzhöhe nicht in Anspruch nehmen. 

Veranlagung 2020

In der ursprünglichen Fassung sah die Kleinunternehmerpauschalierung eine 35.000 EUR Grenze vor, die zwar der Höhe nach mit der Umsatzsteuer korrespondierte, aber gesondert im Einkommensteuergesetz geregelt war. Dadurch kam es zu Unterschieden bei den Anwendungsvoraussetzungen im Vergleich zur umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung. So wurden zB Umsätze aufgrund von im Ausland ausgeführten Lieferungen und Leistungen miteinbezogen. Diese gesonderte Regelung hat in der Praxis zahlreiche Zweifelsfragen aufgeworfen.

Veranlagungen 2021 und 2022

Ab der Veranlagung 2021 hat sich der Gesetzgeber daher für eine Anknüpfung an die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerbefreiung in der Umsatzsteuer entschieden. Wenn diese vorliegen, ist auch eine Gewinnermittlung im Rahmen der Kleinunternehmerpauschalierung zulässig. Im Wesentlichen bedeutete dies, dass die Umsatzgrenze von 35.000 EUR, bei der es sich um eine Nettogrenze handelte, als Anwendungsvoraussetzung zu beachten war (zur Umsatzgrenze im Detail nochmals der Hinweis auf das Infoblatt „Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer)“. Zusätzlich wurden Höchstbeträge für die pauschal ermittelten Betriebsausgaben eingeführt (18.900 EUR, bei Dienstleistungsbetrieben 8.400 EUR). Weiters werden Auslandsumsätze seit diesem Zeitpunkt nicht mehr einbezogen und Reisekosten, denen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht, können als Durchläufer behandelt werden.

Veranlagungen 2023 und 2024

Für die Veranlagungsjahre 2023 und 2024 wurde eine von der Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer teilweise entkoppelte Umsatzgrenze von 40.000 EUR vorgesehen (eine Anhebung der Grenze in der Umsatzsteuer war aus EU-rechtlichen Gründen erst 2025 möglich).

Wie bereits oben ausgeführt ist ab 2025 ist mit 55.000 EUR wieder ein Gleichklang der Grenze in der Einkommen- und Umsatzsteuer hergestellt.

Toleranzregelung

Die Anknüpfung an die Kleinunternehmerregelung der Umsatzsteuer seit der Veranlagung 2021 bedeutet auch, dass das Überschreiten der Umsatzgrenze für die Anwendung der Kleinunternehmerpauschalierung nach der umsatzsteuerlichen Toleranzregelung zu beurteilen ist.

Diese sah bis 2024 die Möglichkeit für ein einmaliges Überschreiten der Grenze bis zu 15% innerhalb von 5 Jahren vor.

Ab 2025 ist ein Überschreiten von bis zu 10% für die Anwendung der Kleinunternehmerpauschalierung (und auch für die Befreiung in der Umsatzsteuer) im selben Kalenderjahr unschädlich. Bei einem Überschreiten von mehr als 10% kann die Kleinunternehmerpauschalierung für dieses Jahr nicht mehr herangezogen werden (in der Umsatzsteuer fällt sie nur ab dem Überschreitungsumsatz weg). Im Folgejahr ist eine Anwendung in der Umsatzsteuer in beiden Fällen ausgeschlossen, womit auch die Kleinunternehmerpauschalierung nicht mehr anwendbar ist.

Beispiel 1:

Der Unternehmer A erzielt von Jänner 2025 bis Oktober 2025 insgesamt einen Umsatz von 50.000 EUR. Im November verzeichnet er einen Umsatz von 8.000 EUR und im Dezember einen Umsatz von 1.000 EUR, insgesamt im Jahr 2025 sohin 59.000 EUR. Unternehmer A bleibt somit unter der 10% Grenze (55.000 plus 10% = 60.500) und für das Jahr 2025 von der Umsatzsteuer befreit, der Gewinn 2025 kann noch mit der Kleinunternehmerpauschalierung ermittelt werden. Für das Jahr 2026 ist er umsatzsteuerpflichtig und für die Gewinnermittlung steht die Kleinunternehmerpauschalierung nicht mehr zur Verfügung.

Beispiel 2:

Die Unternehmerin B erzielt von Jänner 2025 bis Oktober 2025 Umsätze von insgesamt 50.000 EUR. Am 1. November 2025 verzeichnet sie einen Umsatz von 15.000 EUR. Unternehmerin B ist somit über der 10% Grenze. Für diesen Umsatz und alle nachfolgenden ist sie somit umsatzsteuerpflichtig. Die Gewinnermittlung für die Einkommensteuer 2025 kann nicht mehr auf Basis der Kleinunternehmerpauschalierung erfolgen. Für das Jahr 2026 ist sie umsatzsteuerpflichtig und für die Gewinnermittlung steht auch die Kleinunternehmerpauschalierung nicht mehr zur Verfügung.

Gewinnermittlung 

Im Rahmen der Kleinunternehmerpauschalierung ermittelt sich der Gewinn aus der Differenz zwischen den Betriebseinnahmen und den pauschal ermittelten Betriebsausgaben. Die wesentlichen Eckpunkte hierfür sind:

• Das Betriebsausgabenpauschale beträgt 45%, für Dienstleistungsbetriebe 20% der Betriebseinnahmen.
• Die Höhe des Pauschales ist ab der Veranlagung 2025 mit 24.750 EUR (bis 2024 18.900 EUR), bei Dienstleistungsbetrieben mit 11.000 EUR (bis 2024 8.400 EUR) gedeckelt. Die Einordnung als Dienstleistungsbetrieb erfolgt durch die Dienstleistungsbetriebe-Verordnung des Finanzministers (BGBl II 2020/615), bei Mischbetrieben ist auf das Überwiegen der jeweiligen Umsätze abzustellen.
• Zusätzlich zur Pauschale können die Sozialversicherungsbeiträge und der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrages gewinnmindernd berücksichtigt werden. 
• Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht, vermindern die Bemessungsgrundlage für die pauschalen Betriebsausgaben, da sie in tatsächlicher Höhe abgezogen werden können (ab 2021).
• Seit der Veranlagung 2022 können auch das Arbeitsplatzpauschale und das 50% Pauschale für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte abgezogen werden, sofern eine betriebliche Nutzung glaubhaft gemacht werden kann (siehe auch unser Infoblatt „Das Arbeitsplatzpauschale“ und „Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung“). 

Ob die Pauschalierung im Vergleich zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder zur Basispauschalierung steuerlich vorteilhaft ist, ist immer im Einzelfall zu beurteilen. Insbesondere im Bereich der produzierenden Unternehmen wird die neue Pauschalierung aber aufgrund des 45%-Satzes kombiniert mit einer vollen SV-Pflicht in den vielen Fällen zu keiner oder einer geringen Steuerpflicht führen und damit vorteilhaft sein. 

Beispiel 3:

Unternehmer C erwirtschaftet 2025 einen Umsatz von 50.000 EUR. Durch die Erhöhung der Umsatzgrenze auf 55.000 EUR ist 2025 erstmals die Gewinnermittlung mittels Kleinunternehmerpauschalierung möglich. Der Vergleich zur Basispauschalierung und einer vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) zeigt, dass bei den angenommenen Beispielparametern die Kleinunternehmerpauschalierung auch die günstigste Variante ist:

Eine andere Beurteilung kann sich bei sehr hohen Abschreibungen oder Wareneinsatz zB in Kombination mit unselbständigen Einkünften ergeben.

Verwaltungsvereinfachung

Wie bereits oben erwähnt besteht ein wesentlicher Vorteil der Kleinunternehmerpauschalierung in der Verwaltungsvereinfachung, die in den Günstigkeitsvergleich mit einbezogen werden sollte.

• Bei Inanspruchnahme der Pauschalierung besteht keine Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches und einer Anlagenkartei.
• Die Gewinnermittlung im Rahmen der Steuererklärung kann sich auf die Angaben der Branche, des Umsatzes bzw der Sozialversicherungsbeiträge beschränken (gegebenenfalls zzgl Arbeitsplatzpauschale und 50% Öffi-Ticket).

Die Geltendmachung der Kleinunternehmerpauschalierung in der Steuererklärung erfolgt im Formular E1a-K.

Mitunternehmerschaften

Die Pauschalierung steht grundsätzlich auch Mitunternehmerschaften offen. Allerdings ist die Anwendungsvoraussetzung eines maximalen Umsatzes von 55.000 EUR (ab 2025) auf die ganze Mitunternehmerschaft zu beziehen. Sonderbetriebseinnahmen und Sonderbetriebsausgaben des einzelnen Mitunternehmers sind bei der Gewinnermittlung berücksichtigbar.

Zusätzlich zum Umsatzkriterium darf kein Mitunternehmer die Pauschalierung für betriebliche Einnahmen außerhalb der Mitunternehmerschaft in Anspruch nehmen. Die Inanspruchnahme der Pauschalierung bei einer weiteren Mitunternehmerschaft ist aber zulässig.

Wahlmöglichkeiten

Sowohl die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer als auch die ESt-Kleinunternehmerpauschalierung können weiterhin unabhängig voneinander genutzt werden.

Es besteht für Kleinunternehmen keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme Kleinunternehmerpauschalierung. Es kann frei entschieden werden, den Gewinn mittels einer vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder einer anderen Pauschalierungsmethode zu ermitteln (Basispauschalierung, Branchenpauschalierung etc).

Erfolgt ein freiwilliger Wechsel von der Gewinnermittlung mittels Kleinunternehmerp6auschalierung zu einer anderen Form der Gewinnermittlung, ist eine neuerliche Inanspruchnahme der Pauschalierung erst nach Ablauf von 3 Wirtschaftsjahren zulässig. Bei einem Überschreiten der 10% Umsatzgrenze handelt es sich um keinen freiwilligen Wechsel. Die Kleinunternehmerpauschalierung kann daher in jedem Folgejahr, in dem die Voraussetzungen erneut erfüllt sind, wieder genutzt werden. Ein unterjähriger Wechsel der Gewinnermittlung/Pauschalierung ist nicht möglich.

Bei Vorhandensein mehrerer Betriebe ist die Pauschalierung nur anwendbar, wenn die Summe der Umsätze dieser Betriebe die Höchstgrenze von 55.000 EUR (ab 2025) nicht überschreitet. Erzielt ein Unternehmer zB Umsätze aus zwei betrieblichen Tätigkeiten von 10.000 EUR und 16.000 EUR sowie der Vermietung einer Wohnung iHv 30.000 EUR, fallen insgesamt Einkünfte von 56.000 EUR an.

Dennoch kann er wählen, ob er für einen oder beide Betriebe von der Kleinunternehmerpauschalierung Gebrauch macht, da nur die betrieblichen Einkünfte in die Grenze von 55.000 EUR einzubeziehen sind. Die Einkünfte aus der Vermietung sind nicht zu berücksichtigen. Würde die Summe der betrieblichen Umsätze die Höchstgrenze überschreiten, wäre die Pauschalierung für keinen Betrieb anwendbar.

Stand: 01.11.2024