Pauschalierung für Kleinunternehmer

Voraussetzungen bis zur Veranlagung 2020 

Die Voraussetzungen für die Anwendbarkeit der Pauschalierung bis zur Veranlagung 2020 waren, dass der Jahresumsatz maximal 35.000 EUR beträgt und Einkünfte aus Gewerbetrieb oder selbständiger Tätigkeit vorliegen.

• Die 35.000 EUR Grenze korrespondiert mit der Kleinunternehmergrenze in Sozialversicherung und Umsatzsteuer bezieht aber Umsätze aufgrund von im Ausland ausgeführten Lieferungen und Leistungen ein. Nicht berücksichtigt werden Entnahmen und Einnahmen ohne Umsatzcharakter (beispielsweise durchlaufende Posten).
• Die Pauschalierung ist unabhängig davon anwendbar, ob in der Umsatzsteuer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird.
• Sonstige (nicht betriebliche) Einkünfte sind nicht in die Grenze einzubeziehen (zB Vermietung und Verpachtung)
• Ein Überschreiten der Umsatzgrenze bis max. 40.000 EUR ist für die Anwendung der Pauschalierung nicht schädlich, wenn die 35.000 EUR-Grenze im vorangegangenen Jahr eingehalten wurde.
• Gesellschafter-Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder und Stiftungsvorstände können die Kleinunternehmer-Pauschalierung unabhängig von der Umsatzhöhe nicht in Anspruch nehmen. 

Voraussetzungen ab der Veranlagung 2021

Die Anknüpfung an die 35.000 EUR Grenze der Umsatzsteuer, hat aufgrund der zahlreichen Sonderregelungen  in der Praxis zahlreiche Zweifelsfragen aufgeworfen. Vor diesem Hintergrund entschied sich der Gesetzgeber mit den Covid 19 Steuermaßnahmengesetz die Umsatzgrenze weitestgehend mit der Kleinunternehmerregelung des UStG zu harmonisieren.

Diese Regelungen gelten ab der Veranlagung 2021: 

• Bei der Umsatzhöhe von 35.000 EUR handelt es sich auch für Zwecke der ESt-Pauschalierung um eine Nettogröße analog zur Kleinunternehmergrenze in der Umsatzsteuer. Da es sich bei den 35.000 EUR um eine Nettogröße handelt, ist es möglich die Grenze analog zur Kleinunternehmergrenze im UStG um die Umsatzsteuer zu erhöhen (bis zu 42.000 EUR). 
• Auch die Toleranzregelung für ein einmaliges Überschreiten der Grenze bis zu 15 % innerhalb von 5 Jahren gilt nunmehr sowohl für die Einkommens- als auch für die Umsatzsteuer gleichermaßen.
• Auslandsumsätze sind nicht mehr einzubeziehen (dafür erfolgt eine Deckelung der Pauschale, siehe unten)
• Umsätze aus Vermietung und Verpachtung werden weiterhin nicht in die Einkommensteuerpauschalierung einbezogen
• Wird auf die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer verzichtet oder unterliegen die Umsätze einer unechten Umsatzsteuerbefreiung, kann die ESt-Pauschalierung dennoch angewandt werden
  
• Reisekosten denen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht werden als Durchläufer behandelt

Voraussetzungen ab der Veranlagung 2023 

Ab dem Veranlagungsjahr 2023 wird die Umsatzgrenze auf 40.000 Euro angehoben. Unverändert bei 35.000 EUR netto bleibt hingegen die Kleinunternehmergrenze in der Umsatzsteuer! Es erfolgt daher eine gewisse Entkoppelung von der umsatzsteuerlichen Beurteilung, zugunsten einer erweiterten Anwendbarkeit (ein Anhebung der Grenze in der Umsatzsteuer ist aus EU-rechtlichen Gründen erst 2025 möglich). 

Gewinnermittlung 

Der Gewinn ermittelt sich aus der Differenz aus den Betriebseinnahme und den pauschal ermittelten Betriebsausgaben. Die wesentlichen Eckpunkte hierfür sind:

• Das Betriebsausgabenpauschale beträgt 45% der Betriebseinnahmen (ohne Umsatzsteuer) für Dienstleistungsbetriebe 20% der Betriebseinnahmen.
• Die Höhe des Pauschales ist ab der Veranlagung 2021 mit 18.900 EUR, bei Dienstleistungsbetrieben mit 8.400 EUR gedeckelt (die Einordnung als Dienstleistungsbetrieb, erfolgt durch die Dienstleistungsbetriebe-Verordnung des Finanzministers, BGBl II 2020/615).
• Zusätzlich zur Pauschale werden die Sozialversicherungsbeiträge und der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrages gewinnmindernd berücksichtigt.  
• Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht vermindern die Bemessungsgrundlage für die pauschalen Betriebsausgaben, da sie in tatsächlicher Höhe abgezogen werden können (ab 2021).
• Ab der Veranlagung 2022 können auch das Arbeitsplatzpauschale und die 50% Pauschale für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte abgezogen werden, sofern eine betriebliche Nutzung glaubhaft gemacht werden kann. 

Ob die neue Pauschalierung im Vergleich zur vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder zur Basispauschalierung steuerlich vorteilhaft ist, ist immer im Einzelfall zu beurteilen. Insbesondere im Bereich der produzierenden Unternehmen wird die neue Pauschalierung aber aufgrund des 45%-Satzes kombiniert mit einer vollen SV-Pflicht, in den meisten Fällen zu keiner Steuerpflicht führen und damit vorteilhaft sein.

* Grundfreibetrag ab der Veranlagung 2022: 15 % (vorher 13 %)

Eine andere Beurteilung kann sich bei sehr hohen Abschreibungen oder Wareneinsatz zB in Kombination mit unselbständigen Einkünften ergeben

Verwaltungsvereinfachung 

Wie bereits oben erwähnt besteht ein wesentlicher Vorteil der Kleinunternehmerpauschalierung in der Verwaltungsvereinfachung.  

• Bei Inanspruchnahme der Pauschalierung besteht keine Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuches und einer Anlagenkartei.
• Die Gewinnermittlung im Rahmen der Steuererklärung kann sich auf die Angaben der Branche, des Umsatzes bzw der Sozialversicherungsbeiträge beschränken (gegebenenfalls zzgl Arbeitsplatzpauschale und 50% Öffi-Ticket). 
  

Die Geltendmachung der Kleinunternehmerpauschalierung in der Steuererklärung erfolgt im Formular E1a-K.

Mitunternehmerschaften

Die neue Pauschalierung steht grundsätzlich auch Mitunternehmerschaften offen. Allerdings ist die Anwendungsvoraussetzung eines maximalen Umsatzes von 35.000 EUR (ab 2023 40.000 EUR) auf die ganze Mitunternehmerschaft zu beziehen.

Zusätzlich zum Umsatzkriterium darf kein Mitunternehmer die Pauschalierung für betriebliche Einnahmen außerhalb der Mitunternehmerschaft in Anspruch nehmen. Sonderbetriebseinnahmen und Sonderbetriebsausgaben sind aber berücksichtigbar. Ebenso ist die Inanspruchnahme bei einer weiteren Mitunternehmerschaft unschädlich.

Wahlmöglichkeiten 

Es besteht für Kleinunternehmen keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme dieser Pauschalierung. Es kann frei entschieden werden den Gewinn stattdessen mittels einer vollständigen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder einer anderen Pauschalierungsmethode zu ermitteln (Basispauschalierung, Branchenpauschalierung etc). 

Erfolgt ein Wechsel von der Gewinnermittlung mittels Pauschalierung zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist eine neuerliche Inanspruchnahme der Pauschalierung erst nach Ablauf von 3 Wirtschaftsjahren zulässig.

Bei Vorhandensein mehrere Betriebe ist die neue Pauschalierung nur anwendbar, wenn die Summe der Umsätze dieser Betriebe die Höchstgrenze von 40.000 EUR nicht überschreitet. Erzielt ein Unternehmer zB Umsätze aus zwei betrieblichen Tätigkeiten von 10.000 EUR und 12.000 EUR sowie der Vermietung einer Wohnung iHv 30.000 EUR, fallen insgesamt Einkünfte von 52.000 EUR an.

Dennoch kann er wählen, ob er für einen oder beide Betriebe von der Kleinunternehmer-Pauschalierung Gebrauch macht, da nur die betrieblichen Einkünfte in die Grenze von 40.000 EUR einzubeziehen sind. Die Einkünfte aus der Vermietung sind nicht zu berücksichtigen. Würde die Summe der betrieblichen Umsätze die Höchstgrenze überschreiten, wäre die Pauschalierung für keinen Betrieb anwendbar.

Stand: 01.04.2024