Kleinunternehmerregelung: FAQ

1. Wer ist Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn? 

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die ihr Unternehmen entweder im Inland oder einem anderen EU-Mitgliedsstaat betreiben und deren Umsätze die Grenze von 55.000 EUR weder im laufenden noch im vorangegangenen Kalenderjahr überschritten haben. Die neue Grenze ist eine Brutto-Grenze, die fiktive Umsatzsteuer ist nicht mehr herauszurechnen.

Zur Berechnung der Umsatzgrenze siehe Infoseite zur Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer).  Zahlreiche steuerbefreite Umsätze (z.B. als Heilmasseur) werden nicht mitgezählt. 

2. Kann die Kleinunternehmerregelung auch in einem anderen EU-Mitgliedsstaat in Anspruch genommen werden? 

Ja, Unternehmer haben die Möglichkeit die Kleinunternehmerregelung in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu nutzen. Voraussetzung dafür ist die Registrierung über ein eigens dafür eingerichtetes Portal sowie die Einhaltung einer unionsweiten Umsatzgrenze von 100.000 EUR. Für eine Registrierung in einem andere EU-Mitgliedsstaat gilt: eine Bestätigung in Form einer Kleinunternehmer-Identifikationsnummer muss vorliegen und die gesetzlichen Regelungen des Landes sind zu beachten. 

3. Wie sind Kleinunternehmer umsatzsteuerlich zu behandeln? 

Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass sie keine Umsatzsteuer auf ihre Einnahmen an das Finanzamt abführen müssen, im Gegenzug dürfen sie jedoch keine Vorsteuer von den Ausgaben abziehen. Ein Vorsteuerabzug steht auch für Ausgaben nicht zu, die mit steuerfreien Umsätzen im EU-Ausland in Verbindung stehen (Kleinunternehmerregelung im EU-Ausland siehe Punkt 2). 

4. Wann kommt es zur Umsatzsteuerpflicht? 

Wenn die Umsatzgrenze von 55.000 EUR um nicht mehr als 10 % überschritten wird, dürfen Rechnungen bis Jahresende ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Ab dem folgenden Jahr gilt die Umsatzsteuerpflicht. Überschreitet der Gesamtumsatz jedoch während des Jahres 60.500 EUR, sind alle Umsätze ab dem Zeitpunkt der Überschreitung steuerpflichtig. 

5. Können Kleinunternehmer auf die Befreiung verzichten? 

Ja. Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt schriftlich zu erklären (Formular U12 – Optionserklärung auf der Homepage des BMF). In diesem Fall stellt der Kleinunternehmer Umsatzsteuer in Rechnung, führt diese an sein Finanzamt ab und darf die Vorsteuern geltend machen. 

6. Wie lange wirkt der Verzicht auf die Befreiung? 

Die Optionserklärung bindet mindestens für das Jahr, für das sie abgegeben worden ist und weitere 4 Jahre. Erst nach Ablauf dieser Bindungsfrist kann die Optionserklärung widerrufen werden. Der Widerruf hat bis zum Monatsletzten des ersten Kalendermonates jenes Kalenderjahres zu erfolgen, ab dem er gelten soll. 

7. Welche Besonderheiten gibt es bei der Rechnungsausstellung?  

Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wenn sie dies trotzdem tun, schulden sie die Umsatzsteuer aufgrund der Rechnungslegung.  Die Angabe der UID-Nummer ist nicht erforderlich. Auf die Steuerbefreiung ist hinzuweisen. Möglich wäre z.B. folgender Zusatz: "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung". 

Ab dem 1.1.2025 dürfen Kleinunternehmer die Rechnungen gemäß den Bestimmungen für die Kleinbetragsrechnung (bis 400 EUR) ausstellen (siehe Erfordernisse einer Rechnung – WKO). Wenn die Kleinunternehmerbefreiung aufgrund der Überschreitung der Umsatzgrenze nicht mehr anwendbar ist, bleibt die vereinfachte Rechnungsausstellung nur für Rechnungen bis 400 EUR zulässig. 

8. Benötigt ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nr.)? 

Grundsätzlich nicht. Gründe für die Notwendigkeit einer UID-Nummer können sein, dass die Erwerbsschwelle/Leistungsschwelle überschritten oder auf die Anwendung der Erwerbsschwelle/Leistungsschwelle verzichtet wurde oder weil grenzüberschreitende sonstige Leistungen empfangen oder erbracht wurden, für die es zwingend zum Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger kommt. 

9. Gibt es Fälle, in denen umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer Umsatzsteuer zahlen müssen? 

Ja. Umsatzsteuerzahlungspflicht entsteht beispielsweise, wenn Rechnungen versehentlich mit Umsatzsteuer ausgestellt werden, obwohl dies nicht zulässig ist. Sie gilt auch für steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe sowie für den Bezug von Dienstleistung von ausländischen Unternehmen. Darüber hinaus betrifft sie Lieferungen und Dienstleistungen im Inland, bei denen der Abnehmer bzw. der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Reverse Charge). Auch beim Versand von Waren an Privatkunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten kann es zu einer Steuerpflicht kommen. 

10. Muss ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) abgeben? 

Nein, außer das Finanzamt fordert den Kleinunternehmer zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung auf. Eine interne UVA (für die Buchhaltung) ist allerdings dann zu erstellen, wenn wegen Wareneinkäufen aus der EU (innergemeinschaftliche Erwerbe) oder Dienstleistungsbezügen von ausländischen Unternehmern Umsatzsteuer zu zahlen ist. Für die interne UVA kann das Formular U30 oder ein inhaltsgleiches selbsterstelltes Formular verwendet werden. 

11. Muss ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer eine Jahresumsatzsteuer-Erklärung abgeben? 

Grundsätzlich nicht. Eine Jahresumsatzsteuererklärung ist nur dann abzugeben, wenn aufgrund von innergemeinschaftlichen Erwerben oder Dienstleistungsbezügen von ausländischen Unternehmern im Veranlagungsjahr Umsatzsteuer zu zahlen war. 

12. Wofür soll man sich entscheiden - Steuerbefreiung oder Steuerpflicht? 

Der Unternehmer sollte sich am Beginn seiner Tätigkeit entscheiden, ob er die Kleinunternehmerreglung in Anspruch nimmt oder zur Regelbesteuerung optiert. Die Entscheidung hängt häufig davon ab, ob hauptsächlich an Private oder Unternehmer fakturiert wird bzw. ob hohe Vorsteuern zu erwarten sind.

Stand: 01.01.2025