Exporte in Nicht-EU-Länder: Umsatzsteuer

Als Drittländer werden aus steuerrechtlicher Sicht der EU alle Nichtmitgliedsstaaten und die Teile des Gebietes der Mitgliedstaaten der EU in denen die Mehrwertsteuerrichtlinie keine Anwendung findet (z.B. Kanarische Inseln) angesehen.

Warenlieferungen in ein Drittland sind unter folgenden Voraussetzungen umsatzsteuerfrei:

• der Gegenstand wird entweder durch den Lieferanten oder den ausländischen Abnehmer ins Drittland befördert oder versendet
• dem Exporteur liegt ein Ausfuhrnachweis vor
• die Voraussetzungen müssen vom Exporteur buchmäßig nachgewiesen werden

Achtung: Wenn der liefernde Unternehmer den Liefergegenstand selbst befördert oder durch einen Frächter, Frachtführer oder Spediteur in das Drittland versenden lässt, muss der Empfänger der Ware kein ausländischer Abnehmer sein. Wird die Ware hingegen vom Empfänger selbst oder einer von ihm beauftragten Person (z.B. Spediteur) abgeholt (Abhollieferung), muss es sich um einen ausländischen Abnehmer handeln, der sie ins Drittland befördert oder befördern lässt.

Der Gegenstand der Lieferung kann durch einen oder mehrere Beauftragte des Abnehmers – oder eines folgenden Abnehmers – sowohl im Inland als auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat- vor der Ausfuhr bearbeitet oder verarbeitet worden sein.

Ausländischer Abnehmer ist:

• eine Person, die keinen Wohnsitz oder Sitz im Inland hat
• eine Zweigniederlassung eines österreichischen Unternehmers, die ihren Sitz im Ausland hat

Der Ausfuhrnachweis

Durch den Ausfuhrnachweismuss der tatsächliche Grenzübertritt nachgewiesen werden. Die alternativ möglichen Ausfuhrnachweise sind in der nachstehenden Tabelle mit x gekennzeichnet:

Eine weitere Möglichkeit der umsatzsteuerbefreiten Ausfuhr ist der Touristenexport. Touristenexport bedeutet, dass der Gegenstand der Lieferung nicht für unternehmerische Zwecke erworben wurde und im persönlichen Reisegepäck ausgeführt wird. Der Ausfuhrnachweis ist in diesem Fall durch eine vom liefernden Unternehmer ausgestellte und mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung versehenen Ausfuhrbescheinigung zu führen.

Wenn die Ausfuhrsendung als Touristenexport anzusehen ist, kann das von der Grenzzollstelle bestätigte Formular U 34 ohne wertmäßige Beschränkung als Ausfuhrnachweis verwendet werden. Auch eine Bestätigung von Bewilligungsinhabern im Sinne der Zoll-Touristenexport-Informatik-Verordnung (die Bewilligungsinhaber sind private Unternehmen) ist als zollamtliche Ausgangsbestätigung zu werten.

Diese Sonderregelung und Details dazu finden Sie auf unserer Infoseite Tax free shopping umsatzsteuerfreier Touristenexport.

Hinweis zur Spediteurbescheinigung

Die Ausfuhrbescheinigung eines im Unionsgebiet ansässigen Spediteurs (Spediteurbescheinigung) muss zwingend folgende Angaben enthalten, um als Ausfuhrnachweis anerkannt zu werden:

• Name und Anschrift des Ausstellers (Spediteur) sowie den Tag der Ausstellung
• Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist
• Datum der Übergabe des Gegenstandes an den Spediteur
• Handelsübliche Bezeichnung der Menge der Gegenstände
• Ort und Tag der Ausfuhr oder Ort und Tag der Versendung in das Drittlandsgebiet
• Name und Anschrift des Empfängers und den Bestimmungsort im Drittlandsgebiet
• Eine Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
• Unterschrift des Ausstellers

Zollanmeldung (Anmeldung in der Ausfuhr mit der zollamtlichen Ausgangsbestätigung)

In der EU dürfen Zollanmeldungen für kommerzielle Sendungen in der Ausfuhr ausschließlich elektronisch abgegeben werden. In Österreich heißt das elektronische Zollsystem "e-zoll". Die Grundzüge und Codierungen sind jedoch in allen Mitgliedstaaten ident. Die Zollanmeldung ist elektronisch bei der Zollstelle abzugeben, in deren Bereich der Ausführer seinen Sitz hat. Die Zuständigkeit kann sich aber an den Ort verlagern an dem die Waren zur Ausfuhr verpackt oder verladen werden. Die Zollstelle, bei der die Zollanmeldung abgegeben wird, ist die Ausfuhrzollstelle.

Nach der Risikoanalyse und Überlassung der Sendung werden die Anmeldungsdaten in das EU-weite System eingebracht.  Die Bestätigung des Austritts durch die Ausgangszollstelle (Grenzzollstelle) erfolgt ebenfalls in elektronischer Form. Diese Austrittsbestätigung wird Ergebnisnachricht (IE 518) genannt. Im Normalfall wird sie der Zollstelle (Ausfuhrzollstelle) übermittelt, bei der die Zollanmeldung abgegeben wurde.

Die Ausfuhrzollstelle übersendet daraufhin dem Anmelder die Ausfuhranzeige (EX 431) elektronisch als PDF-Datei. Lediglich dieser Datensatz darf ohne spezielle Bewilligung auch elektronisch aufbewahrt werden und ist einer der möglichen Ausfuhrnachweise für Umsatzsteuerzwecke im Sinne § 7 UStG 1994 wenn er im Feld 44 folgenden Vermerk trägt:

Der beim Zollamt befindliche elektronische Datensatz stellt das Original des Ausfuhrnachweises dar. Daher kann der übermittelte Datensatz auch elektronisch aufbewahrt werden.

Wenn die Ausfuhranmeldung in einem anderen Mitgliedstaat abgegeben wird, kann es bei der Anerkennung der Zollanmeldung in Österreich zu Problemen kommen, da diese Ausfuhranzeige leider in der EU nicht harmonisiert ist.

Mitunter kommt es auch vor, dass die elektronische Ergebnisnachricht (IE 518) nicht bei der Ausfuhrzollstelle einlangt und somit der Ausführer nicht in den Besitz der Ausfuhranzeige (EX 431) kommt.

In Österreich wird in diesen Fällen nicht automatisch ein Ausforschungsverfahren von der Zollbehörde eingeleitet. Da es sehr aufwändig ist, sollte ein Exporteur es auch nur dann veranlassen, wenn er die Ausfuhranzeige (EX 431) als Ausfuhrnachweis für Umsatzsteuerzwecke unbedingt benötigt. Er kann im Zuge dieses Verfahrens den Nachweis, dass die Ware das Zollgebiet der Union tatsächlich verlassen hat u.a. durch nachstehende Alternativnachweise führen, um in den Besitz der Ausfuhranzeige (EX 431) zu gelangen:

1. eine Kopie des vom Empfänger außerhalb des Zollgebiets der Union unterzeichneten oder authentifizierten Lieferscheins;
2. den Zahlungsnachweis;
3. die Rechnung;
4. den Lieferschein;
5. ein von dem Wirtschaftsbeteiligten, der die Waren aus dem Zollgebiet der Union verbracht hat, unterzeichnetes oder authentifiziertes Dokument;
6. ein von den Zollbehörden eines Mitgliedstaats oder eines Drittlands in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln und Verfahren dieses Staates oder Landes verarbeitetes Dokument (Verzollungsnachweis);
7. Aufzeichnungen des Wirtschaftsbeteiligten über die zu Schiffen, Luftfahrzeugen oder Offshore-Anlagen gelieferten Waren.

Die Zollbehörde kann auch verlangen, dass dieser Nachweis auch durch eine Kombination dieser Dokumente erbracht werden muss. In der Praxis wird jedoch die Verzollung der Ware (gem. Punkt f) der hauptsächlich akzeptierte Alternativnachweis sein.

Sollten Sie gezwungen sein den Ausfuhrnachweis durch einen Alternativnachweis erbringen zu müssen, sollten Sie umgehend den Kontakt mit Ihrem Kundenteam beim Zollamt suchen.

Wann muss der Ausfuhrnachweis erbracht und wann kann die Steuerfreiheit geltend gemacht werden?

Grundsätzlich kann die Lieferung nur dann steuerfrei behandelt werden, wenn der Ausfuhrnachweis bis zur Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) einlangt.

Achtung: Der Umsatz kann jedoch bereits im Monat der Lieferung steuerfrei behandelt werden, wenn der Ausfuhrnachweis innerhalb von 6 Monaten nach Lieferung erbracht wird.

Von dieser Erleichterung wird in der Praxis häufig Gebrauch gemacht.
Wird der Ausfuhrnachweis nicht rechtzeitig erbracht, so ist die Lieferung rückwirkend im Monat der Lieferung als steuerpflichtig zu behandeln. Langt der Ausfuhrnachweis später bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheides des betreffenden Jahres ein, kann die Steuerfreiheit wiederum rückwirkend beansprucht werden.

Der Buchnachweis

Buchnachweis bedeutet, dass eine Verbindung zwischen der Buchhaltung bzw. den Aufzeichnungen einerseits und den Belegen, welche die Voraussetzungen für die steuerfreie Ausfuhr dokumentieren, wie z.B. Ausfuhrnachweis, Reisepass des ausländischen Abnehmers, etc. leicht nachprüfbar herzustellen ist.

Dem kann in der Praxis zum Beispiel dadurch entsprochen werden, dass der Versendungsbeleg (z.B. Frachtbrief) der zugehörigen Ausgangsrechnung beigeheftet und die fortlaufende Nummer dieser Ausgangsrechnung in der Buchhaltung angeführt wird.

Aufbewahrung 

Die Ausfuhrbelege müssen sieben Jahre im Original aufbewahrt werden. Dabei ist auch die elektronische Archivierung unter den Voraussetzungen des §132 Absatz 2 der Bundesabgabenordnung möglich.

Abwicklung mit dem Kunden und Rechnungsausstellung

Es bestehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Nettoverrechnung 

Es wird von vornherein nur der Nettobetrag verrechnet und kassiert. Dies ist im Verkehr mit Geschäftskunden der Regelfall oder wenn der Exporteur selbst befördert bzw. den Transport veranlasst.
Die Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerfreiheit enthalten.

Achtung: Wenn der ausländische Abnehmer den Gegenstand selbst befördert oder versendet (Abholfälle), besteht die Gefahr, dass der Ausfuhrnachweis dem liefernden Unternehmer nicht übermittelt wird. Das Risiko trägt der Lieferant, er muss die Umsatzsteuer aus der eigenen Tasche zahlen.

Bruttoverrechnung 

Das Risiko, dass der Lieferant die Umsatzsteuer tragen muss, wenn ihm der Abnehmer den Ausfuhrnachweis nicht übermittelt, kann vermieden werden, wenn die Mehrwertsteuer vorläufig verrechnet und kassiert und dem Abnehmer erst dann rückbezahlt wird, wenn er den Ausfuhrnachweis vorlegt. 

Hinweis: Die Mehrwertsteuer sollte nicht offen ausgewiesen werden, weil es dann zur Steuerschuld aufgrund der Rechnungslegung kommen kann. Es wäre ratsam, auf die Rechnung z.B. „Kaution für Mehrwertsteuer“ zu schreiben.

Auch wenn die Mehrwertsteuer vorläufig verrechnet und kassiert wird, ist die Steuerfreiheit im Monat der Lieferung geltend zu machen, wenn der Ausfuhrnachweis rechtzeitig, spätestens innerhalb von sechs Monaten einlangt.
Berichtigungen sind wie bei der Variante des Ausweises des Nettobetrages rückwirkend für den Monat der Lieferung durchzuführen.

Ausweis in der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Details zur UVA finden Sie auf unserer Infoseite zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Sonderfall Touristenexport

Ein Touristenexport liegt vor, wenn ein Gegenstand nicht für unternehmerische Zwecke erworben und durch den ausländischen Abnehmer im persönlichen Reisegepäck ausgeführt wird.

Für Touristenexporte gibt es Sonderregelungen für

• die Frist für die Ausfuhr
• den Mindestbetrag der Rechnung
• den ausländischen Abnehmer
• den Ausfuhrnachweis (auch elektronisch, wenn die Ausfuhr über den Flughafen Wien erfolgt.)
• den Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Steuerfreiheit

Diese Sonderregelungen und Details dazu finden Sie auf unserer Infoseite Tax free shopping – umsatzsteuerfreier Touristenexport.

Sonderfall Kraftfahrzeug-Ausrüstungslieferungen

Eine steuerfreie Abhollieferung von Kraftfahrzeug-Ausrüstungsgegenständen ist kraft Gesetzes nur dann möglich, wenn

• der Abnehmer ein ausländischer Unternehmer ist und
• das Kraftfahrzeug den unternehmerischen Zwecken des Abnehmers dient 

Wenn sich die Gegenstände, die nicht zur festen Verbindung mit dem KFZ bestimmt sind (z.B. Ersatzteile), noch in der Originalverpackung oder der Verpackung des liefernden Unternehmers befinden oder noch nicht in die dafür vorgesehene Halterung eingefügt sind (z.B. Reservereifen), kann auch ein steuerbefreiter Touristenexport an nicht unternehmerische Kunden durchgeführt werden.

Stand: 01.01.2023