Umsatzsteuer: Erfordernisse einer Rechnung - FAQ

1. Wann müssen Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz ausgestellt werden?

Rechnungen sind auszustellen, wenn ein Unternehmer Umsätze an andere Unternehmer im Inland für deren Unternehmen oder an juristische Personen, die keine Unternehmer sind oder eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt oder in einem anderen Mitgliedsstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.

Besteht die Pflicht eine Rechnung zu legen, so ist die Rechnung innerhalb von 6 Monaten auszustellen. 

Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen, die unter die Generalklausel fallen und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge) oder innergemeinschaftliche Lieferungen durchgeführt, ist die Rechnungsausstellung bis spätestens 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats nachzukommen.

2. Welche Bestandteile müssen Rechnungen über 400 EUR enthalten?

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. USt.) über 400 EUR müssen enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz, bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung einen Hinweis auf diese 
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Nummer
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung

4. Wann muss die UID-Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden?

Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag über 10.000 EUR (inkl. USt.) müssen die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten.

5. Müssen Nummerierung und österreichische UID-Nummer überprüft werden?

Die österreichische UID-Nummer muss auf inhaltliche Richtigkeit überprüft werden, die Nummerierung hingegen nicht.

6. Welche Erleichterungen gibt es für Rechnungen bis 400 EUR?

Für Rechnungen bis zu 400 EUR  (inkl. USt.), so genannte Kleinbetragsrechnungen, genügen folgende Angaben: 

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz
• Ausstellungsdatum 

7. Welche Besonderheiten gibt es für Rechnungen beim "Reverse Charge“?

Rechnungen für Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (z.B. Bauleistungen), müssen zusätzlich enthalten:

• die UID-Nummer des Leistungsempfängers, 
• einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld , anzuführen ist der Nettobetrag.

Steuerbetrag oder Steuersatz dürfen nicht ausgewiesen werden.
Mehr Infos zu Reverse Charge

8. Kann eine Rechnung auch elektronisch übermittelt werden?

Werden Rechnungen nur auf elektronischem Wege übermittelt, ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet wird. Details finden Sie auf unserer Infoseite Erfordernisse einer Rechnung. 

9. Was kann passieren, wenn die Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde

Die wichtigste Konsequenz ist, dass der Empfänger keinen Vorsteuerabzug hat. Nur beim Übergang der Steuerschuld ist der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich. 

Stand: 01.05.2023