Steuerliche Behandlung von Geschäftsreisen von UnternehmerInnen im In- und Ausland

Bei Geschäftsreisen sind folgende Aufwendungen als Betriebsausgabe absetzbar:

• Fahrtkosten oder
• Kilometergelder sowie
• Tagesgelder und
• Nächtigungsaufwand

1. Fahrtkosten

Der Anspruch auf Geltendmachung von Fahrtkosten oder Kilometergeld besteht unabhängig vom Anspruch auf Tagesgelder; auch bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit (siehe unten) können die Fahrtkosten oder Kilometergelder bei betrieblicher Veranlassung steuermindernd abgesetzt werden.

Fahrtkosten sind einerseits Aufwendungen für Verkehrsmittel wie Bahn, Bus, Taxi, U-Bahn, Flugzeug und andererseits Aufwendungen für ein Kraftfahrzeug iZm der betrieblichen Tätigkeit. Zu unterscheiden ist, ob ein Kraftfahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzurechnen ist. Wenn es dauernd zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke verwendet wird, liegt Betriebsvermögen vor, anderenfalls Privatvermögen.

Für ein Kraftfahrzeug im Betriebsvermögen können sämtliche mit dem Fahrzeug im Zusammenhang stehende Kosten (AfA, Treibstoff, Versicherung, Wartung etc.) als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch Belege nachgewiesen sind. Wird ein solches Kraftfahrzeug auch für Privatfahrten verwendet, ist ein Privatanteil auszuscheiden. Der Ansatz eines Kilometergeldes ist nur für Fahrzeuge im Privatvermögen zulässig (d.h. betriebliche Nutzung weniger als 50%; für Details siehe auch unsere Broschüre: Die betriebliche Verwendung von PKW, Kombi und LKW)

Die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges ist grundsätzlich mittels Fahrtenbuch nachzuweisen. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen der Tag (Datum) der betrieblichen Fahrt, Ort, Zeit und Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Mustervorlage für ein Fahrtenbuch

2. Kilometergelder

Befindet sich das Kraftfahrzeug nicht im Betriebsvermögen (d.h. betriebliche Nutzung weniger als 50%), können als Betriebsausgaben die anteiligen nachgewiesenen Kosten oder das Kilometergeld für betrieblich bedingte Fahrten geltend gemacht werden. Zu beachten ist, dass maximal für 30.000 km pro Jahr Kilometergeld angesetzt werden darf. Wird das Kilometergeld geltend gemacht, sind damit sämtliche Aufwendungen (auch Parkgebühren und Mauten) abgegolten.

Der Nachweis der Kilometergelder sollte mittels eines Fahrtenbuches erbracht werden, ist aber auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich. Mustervorlage für ein Fahrtenbuch

3. Tagesgelder im Inland (Diäten)

Mehraufwendungen für Verpflegung (Tagesgelder) dürfen bei ausschließlich betrieblich veranlassten Reisen mit maximal € 26,4 pro Tag (für 24 Stunden) abgesetzt werden. Ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden, kann für jede angebrochene Reisestunde ¹/₁₂ von € 26,4 (= € 2,2) geltend gemacht werden. Höhere Kosten werden nicht anerkannt, auch wenn sie nachgewiesen werden.

Beispiel

Beginn einer Geschäftsreise am ersten Tag um 7:00 Uhr; Ende der Reise am 2. Tag um 14:30 Uhr; die Kosten für Nächtigung inkl. Frühstück werden mit € 55,- (inkl. 10% USt) mittels Hotelrechnung nachgewiesen.

Obwohl laut ständiger Rechtsprechung für eine nicht mit einer Nächtigung verbundene Reise kein Tagesgeld zusteht, anerkennt die Finanzverwaltung in ihren Richtlinien jedoch auch Tagesgelder für eintägige Reisen.

Hinweis: Coronabedingte, zeitlich befristete Umsatzsteuersenkungen im Bereich der Beherbergung sind in diesem Beispiel nicht berücksichtigt.

Nachweis

Als Nachweis für das Finanzamt sind exakte Aufzeichnungen über den Tag der Reise, den Zeitpunkt der Abfahrt und Rückkehr sowie über Ziel, Ort und Zweck der Reise zu führen. Meistens ist es zweckmäßig, diese Aufzeichnungen im Fahrtenbuch vorzunehmen.

Wann liegt eine betrieblich veranlasste Reise vor?

1. Wenn sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mindestens 25 km vom Mittelpunkt seiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt und
2. eine Reisedauer von mehr als drei Stunden vorliegt und
3. soweit kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. 
   

Bei der Berechnung der Entfernung ist von der kürzesten zumutbaren Wegstrecke auszugehen (= kürzeste Straßenkilometerdistanz) und nicht von der Luftlinie.

ad 3: Wann wird ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet?

Wenn der Aufenthalt an einem Ort über eine kurze Anfangsphase hinausgeht, wird dieser Ort zum Mittelpunkt der Tätigkeit. Ab diesem Zeitpunkt wird angenommen, dass kein Verpflegungsmehraufwand mehr entsteht. Das gilt auch, wenn der Aufenthalt zu Fortbildungszwecken erfolgt.

Nach Ablauf folgender Anfangsphasen ist kein Tagesgeld mehr möglich: 

• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort durchgehend tätig (z.B. Mo-Fr) und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen neu zu beginnen.
  
  
• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrend, mindestens einmal wöchentlich tätig (z.B. jeden Montag) und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen neu zu beginnen.
  
  
• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig tätig (z.B. 1. Woche am Dienstag, 3.Woche am Montag, 6.Woche am Mittwoch) und überschreitet eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr. Die Anfangsphase von 15 Tagen steht pro Kalenderjahr zu.

Erstreckt sich die Tätigkeit des Steuerpflichtigen auf zwei oder mehrere Tätigkeitsmittelpunkte, so ist der Aufenthalt an diesen Orten keine Reise, sodass eine Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht erfolgen kann. Tagesgelder stehen nur für die Anfangsphase von 5 bzw. 15 Tagen zu. 

Mittelpunkt der Tätigkeit in einem Einsatzgebiet (Zielgebiet)

Ein Mittelpunkt der Tätigkeit kann nicht nur ein einzelner Ort (politische Gemeinde) sondern auch ein mehrere Orte umfassendes Einsatzgebiet sein. Personen, die ein Gebiet regelmäßig bereisen, begründen daher in diesem Einsatzgebiet (Zielgebiet) einen Mittelpunkt der Tätigkeit. Dies wird insbesondere auf Rauchfangkehrer, Gebietsvertreter oder Außendienstmitarbeiter zutreffen.

Dabei ist es unmaßgeblich, ob sich die Wohnung des Steuerpflichtigen innerhalb oder außerhalb des Einsatzgebietes befindet. Ein Einsatzgebiet kann sich auf einen politischen Bezirk und an diesen Bezirk angrenzende Bezirke erstrecken.

Beispiel:
Ein selbständiger Vertreter bereist ständig die Bezirke Baden, Bruck a.d.L., Mödling und Wiener Neustadt. Es liegt ein einheitliches Zielgebiet vor.

Bei Reisen außerhalb des Einsatzgebietes gelten die Bestimmungen über einen weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort.

Beispiel:
Der oben angeführte Gebietsvertreter für die Bezirke Baden, Bruck a.d.L., Mödling und Wiener Neustadt, besucht fallweise Kunden in Wien und St. Pölten. Wien und St. Pölten gehören nicht zum Einsatzgebiet. Diese Reisen sind daher gesondert nach den allgemeinen Grundsätzen zu beurteilen.

Erstreckt sich die ständige Reisetätigkeit auf ein größeres Gebiet (z.B. ganz Tirol), liegt kein einheitliches Einsatzgebiet vor. In diesem Fall können mehrere Zielgebiete vorliegen.

4. Taggelder im Ausland

Bei Auslandsreisen ist für den Verpflegungsmehraufwand anstelle des Betrages von € 26,4 täglich - unabhängig von der Höhe der Einkünfte - der in der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten für das jeweilige Land vorgesehene Höchstsatz heranzuziehen, siehe Auslandsreisenkostensätze.

Aliquotierung 

Ebenso wie bei Inlandsreisen, sind Tagesgelder für Auslandsreisen zu aliquotieren. Dauert bei einer Dienstreise der Aufenthalt im Ausland länger als drei Stunden, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet werden. Das volle Tagesgeld steht für mehr als 11 bis 24 Stunden zu.

5. Auslandsreise mit Inlandsanteil

Für die Frage, ob neben den Auslandsreisesätzen zusätzlich anteilige Inlandsreisesätze zum Ansatz kommen, ist von einer einheitlichen Reise auszugehen. Ab dem Grenzübertritt (bei grenzüberschreitenden Flugreisen ab dem Abflug bzw. bis zur Ankunft im Inland) kommen die Sätze für das jeweilige Land zur Anwendung. Von der in Tagen bzw. in Zwölftel ausgedrückten Gesamtreisezeit sind die mit den Auslandsreisesätzen verrechneten Tage bzw. Zwölftel abzuziehen. Für die verbleibende Reisezeit steht das Inlandstagesgeld zu.

Dies gilt auch dann, wenn der „Inlandsanteil“ isoliert betrachtet nicht mehr als 3 Stunden beträgt. Beträgt der „Auslandsanteil“ nicht mehr als 3 Stunden, so liegt insgesamt eine Inlandsreise vor, wenn die Reise insgesamt länger als 3 Stunden dauert. Eine einheitliche Inlandsreise ist jedenfalls beim bloßen „Korridorverkehr“ mit der Bahn (z.B. Salzburg-Rosenheim-Kufstein) oder mit dem KFZ („kleines“ bzw. „großes deutsches Eck“) gegeben.

Beispiel:

Die Reise Wien-Frankfurt-Wien erfolgt mit dem PKW bzw. mit der Bahn. Beginn um 7 Uhr, Grenzübertritt bei Passau 11:15 Uhr, Grenzübertritt bei Rückfahrt 15 Uhr am nächsten Tag, Ende der Reise 19:10 Uhr am nächsten Tag. 

Die Reise dauert 36 Stunden und 10 Minuten. Es stehen nach der Rundung für 37 Stunden Reisedauer zwei Tagessätze (24/12) zu. Der Auslandsanteil (11:15 Uhr bis 15:00 Uhr nächster Tag also für die Dauer von gerundet 28 Stunden) beträgt 16/12 mit dem Satz für Deutschland. Für den Rest der Reisezeit steht ein Inlandstagesgeld für 8/12 zu.

Neuer Tätigkeitsmittelpunkt

Bei Reisen ins Ausland gelten die Ausführungen über den Mittelpunkt der Tätigkeit analog.

Wird im Rahmen der Auslandstätigkeit ein Mittelpunkt der Tätigkeit im Ausland begründet, kann auf Grund des Kaufkraftunterschiedes aber auch ohne Vorliegen einer „Reise“ ein beruflich bedingter Verpflegungsmehraufwand anfallen, wenn im Ausland die Verpflegungsaufwendungen wegen des höheren Niveaus der Lebenshaltungskosten erheblich über den Kosten der inländischen Verpflegung liegen.

Ein derartiger erheblicher Unterschied ist jedenfalls dann gegeben, wenn der Auslandstagessatz den um die Hälfte erhöhten Inlandstagessatz (das sind derzeit € 39,6) übersteigt. Der übersteigende Betrag kann für die Zeit nach dem 5. oder 15. Arbeitstag an einem bestimmten Ort, als Differenz-Verpflegungsmehraufwand (sogenannte Differenzaufwendungen) berücksichtigt werden (siehe Differenzaufwendungen laut Auslandsreisenkostensätze-Tabelle).

Beispiel:
Ein Linzer Gewerbetreibender hält sich durchgehend (dienstlich) 10 Tage in den USA auf. Für die ersten 5 Tage ist der volle Auslandssatz von € 52,3 täglich, für die weiteren 5 Tage nur der Differenzbetrag von € 12,7 (€ 52,3 abzüglich € 39,6) täglich als Betriebsausgaben anzuerkennen.

6. Gemischt veranlasste Reise

Bei Reisen, bei denen eine Trennung in einen privaten und betrieblichen Teil nicht möglich ist, sind Reiseaufwendungen nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Sollte diese Trennung aber klar ersichtlich sein, können die Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft hinsichtlich des betrieblichen Reiseabschnitts als Betriebsausgabe abgezogen werden. Auch die Kosten der Hin- und Rückfahrt sind in diesem Fall aufteilbar.

7. Nächtigungsaufwand im Inland

Voraussetzung ist das Vorliegen einer tatsächlichen Nächtigung, die mit Aufwendungen verbunden ist. Bei Inlandsreisen sind ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten € 15,- pro Nächtigung absetzbar. Der zu berücksichtigende Nächtigungsaufwand umfasst sowohl die Kosten der Nächtigung als auch die Kosten des Frühstücks. Werden die Kosten der Nächtigung (inkl. Frühstück) mittels Beleg nachgewiesen, können die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden. 

Nächtigungskosten können auch außerhalb einer Reise (Definition siehe oben) Betriebsausgaben sein, allerdings nur in tatsächlicher Höhe und nicht mit dem Pauschalsatz. Kosten des Frühstücks können in diesem Fall nicht geltend gemacht werden.

8. Nächtigungsaufwand im Ausland

Bei Auslandsreisen ist ohne Belegnachweis der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete pro Nächtigung absetzbar. Höhere Kosten (für Nächtigung inklusive Frühstück) können in der mittels Rechnung nachgewiesenen Höhe geltend gemacht werden.

9. Geschäftsessen im Zuge einer Reise

Die Aufwendungen für sogenannte Geschäftsessen mit ausschließlichem oder weitaus überwiegendem Werbecharakter sind grundsätzlich zur Hälfte absetzbar (siehe Broschüre Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung). Werden im Rahmen einer Geschäftsreise Aufwendungen für ein Geschäftsessen geltend gemacht, sind die zu berücksichtigenden Tagesdiäten bei Inlandsreisen um je € 13,2 pro Mahlzeit (Mittag- bzw. Abendessen) zu kürzen.

Bei Auslandsreisen erfolgt entsprechend der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten bei einem Geschäftsessen pro Tag keine Kürzung, bei zwei Geschäftsessen steht nur 1/3 des jeweiligen Höchstsatzes zu.

Steht infolge kurzer Reisedauer insgesamt kein oder nur ein niedrigerer Betrag für den Verpflegungsmehraufwand zu, so ist die Kürzung mit diesem Betrag begrenzt. Eine „Hinzurechnung“ hat nicht zu erfolgen.

10. Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) bei Inlands- und Auslandsreisen

Macht ein Unternehmer bei einer betrieblich veranlassten Reise im Inland die pauschalen Tageskostensätze geltend, kann er die darin enthaltene 10%ige Umsatzsteuer herausrechnen und als Vorsteuer abziehen.

Auch bei Geltendmachung der pauschalen Nächtigungskosten in Höhe von € 15,- kann die darin enthaltene 10%ige Umsatzsteuer in Höhe von € 1,36 als Vorsteuer abgezogen werden (Rechtslage nach dem 31.10.2018).

Der coronabedingt ermäßigte Umsatzsteuersatz von 5% im Zeitraum 1.7.2020 – 31.12.2021 für die Verabreichung von Speisen und Getränken und im Bereich der Beherbergung hat keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug aus den pauschalen Tages- und Nächtigungsgeldern, sodass aus den pauschalen Beträgen unverändert 10% Vorsteuer abgezogen werden können.

Von 1.5.2016 bis 31.10.2018 konnten die pauschalen Nächtigungskosten von € 15,- im Verhältnis 80% : 20% auf Beherbergung und Frühstück aufgeteilt werden und die darin enthaltene Umsatzsteuer (13% für Beherbergung, 10% für das Frühstück) als Vorsteuer abgezogen werden:

Falls anstelle des pauschalen Nächtigungsgeldes die tatsächlichen Kosten abgesetzt werden, kann die Vorsteuer von diesen geltend gemacht werden. Dafür muss aber eine Rechnung vorliegen, die den Formalerfordernissen des Umsatzsteuergesetzes entspricht. 

Anders als bei Reisekosten im Inland gibt es bei den Diätensätzen für das Ausland keinen Vorsteuerabzug in Österreich.

Bei Fahrtkosten kann die Vorsteuer nur von den Kosten laut Rechnung (z.B. Taxi, Bahn) in Abzug gebracht werden, nicht jedoch vom Kilometergeld.

Auslandsreisekostensätze

Stand: 01.01.2023