FAQ Technik Registrierkassenpflicht

1. Begriff und Arten, technische Fragen
2. Registrierkassen-Beschaffung
   
3. Registrierkassen-Beleg
4. Verhinderung von Manipulationen, Einführung RKS-V
5. Finanz: Anmeldung und Prüfung
6. Entwickler

Registrierkasse – Begriff und Arten, technische Fragen

Was versteht man eigentlich unter einer elektronischen Registrierkasse? Welche Geräte/Technologien sind da einsetzbar? 

Das ist ganz vielfältig, klassischerweise denkt jeder bei einer Registrierkasse an die Kassen, die in einem Handelsgeschäft zu sehen sind. Dies ist aber nicht zwangsläufig der Fall, Kassen können auch Softwareprogramme sein, die auf normalen PCs oder Laptops installiert werden. Aber es gibt auch Apps für Smartphones und Tablets. Eine Registrierkasse kann künftig aber auch eine umgebaute Waage oder ein Taxameter sein. Auch Automaten – wenn sie mehr als 20 Euro Einzelumsatz haben – werden eine Registrierkasse sein, etwa bei Tankstellen. Einzige Vorgabe für das jeweilige System: es muss die Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllen, das bedeutet im Wesentlichen dass (ab 1.4.2017) jeder Bon signiert und ein Datenerfassungsprotokoll geführt werden muss. 

Ich habe schon eine Büroinfrastruktur (PC, Drucker). Gibt es Systeme, die hier idealerweise eingesetzt werden können?

Ja, die gibt es. Es gibt verschiedene Softwareprodukte, die teilweise schon sehr günstig erworben werden können und „nur“ installiert werden müssen. Diese laufen auf handelsüblichen PCs (natürlich auch auf Laptops). 

Welche Systeme machen grundsätzlich Sinn, wenn nur wenige Bargeschäfte pro Tag anfallen (z.B. Masseur, kleiner Friseur, Physiotherapeut)? 

Hier kann es eine ganz einfache Kasse sein, die wahrscheinlich um weniger als 500,- Euro bzw. bei Mietverträgen um weniger als 10,- Euro im Monat erworben werden kann. Eine Handyapp mit einem (z.B. Infrarot-) Bondrucker kann etwa durchaus eine sinnvolle Lösung sein. Sogar kostenlose Angebote (exkl. Hardware, wie Drucker) sind verfügbar, die in Ihrem Falle eventuell durchaus überlegenswert wären.

Wie kann man bei einem Registrierkassensystem auf einem Tablett die Signatureinheit anbinden?

Es gibt Kartenleser mit einer Bluetooth-Schnittstelle, aber die bessere Option in diesem Falle wird wahrscheinlich eine Online-Signatur sein. Dazu muss aber eine Internet-Verbindung vorhanden sein (wobei ein kurzzeitiges Ausfallen toleriert wird, dies muss dann am Bon entsprechend vermerkt sein). 

Wenn ich nicht unter die Registrierkassenpflicht falle, trotzdem aber eine Kassa verwende: Welche Vorschriften hinsichtlich der Kassa gelten da?

In diesem Falle kann auch eine „alte“ Kasse, die nicht der RKS-V entspricht, verwendet werden. Das BMF hat eine entsprechende Anfrage wie folgt beantwortet: „Ab 4/2017 sind bei bestehender Registrierkassenpflicht auch die Belege mittels Registrierkasse zu erstellen. Belege müssen auch bei nicht bestehender Registrierkassenpflicht ausgestellt werden, ob mittels händisch erstelltem Beleg oder alter Registrierkasse ist dem Unternehmer überlassen. Der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll auch in diesen Fällen leicht und sicher geführt werden können (z.B.: fortlaufende Nummerierung).“

Ich verkaufe meine Waren nur mobil (d.h. außerhalb der Betriebsstätte/des Geschäftslokals). Gibt es eine Empfehlung, in welchen Konstellationen eine mobile Kassa besser wäre und wann besser mit händischen Belegen gearbeitet werden sollte?

Händische Belege werden nur dann sinnvoll sein, wenn das Sortiment gering ist (nicht mehr als 20 Waren), die Beträge leicht im Kopf gerechnet werden können und die Anzahl der Umsätze klein ist.

Welche Systeme wären ideal, wenn ich wenig Artikel (z.B. 50 verschiedene) habe, dafür aber sehr hochfrequenten Verkauf?

Hier wäre wahrscheinlich eine touchfähige Kasse sinnvoll, bei der jeder Artikel einem zu drückenden Feld am Bildschirm entspricht.

Wenn mehrere Firmen an einem Standort gemeldet sind, genügt dann eine Registrierkasse?

Ja, das Unternehmen muss aber aus dem Beleg eindeutig hervorgehen und jedes Unternehmen benötigt ein eigenes Datenerfassungsprotokoll und ab 4/2017 eine eigene Signaturkarte. Die Kasse muss mandantenfähig sein.

Wie sieht das in einer Bürogemeinschaft mit fallweisen Bankomat-/Kreditkartenzahlungen aus? Welches System könnten wir (gemeinsam?) nutzen?

Grundsätzlich ist es in Bürogemeinschaften möglich sich auch eine Kasse zu teilen, die Kasse muss aber mandantenfähig sein und es sind für jeden Unternehmer eigene Signaturkarten anzuschaffen, außerdem muss der jeweilige Unternehmer auf dem Beleg stehen. Allerdings ist es leider nicht möglich, sich ein Bankomatterminal zu teilen.

Brauche ich eine Internet-Verbindung für meine Registrierkasse?

Nein eine Internetverbindung ist im Normalfall nicht nötig. Natürlich brauchen Sie aber eine Internetverbindung, wenn Sie eine Webkasse oder aber auch eine Handy-App verwenden.

Was ist wenn ich keinen Strom habe?

Grundsätzlich gäbe es Akkukassen, womit dies kein Problem wäre. Der Durchführungserlass sieht diesbezüglich aber auch die Möglichkeit vor Paragons auszustellen, die nacherfasst werden, sobald Strom zur Verfügung steht.

Brauche ich auch eine Kasse, wenn ich normale Rechnungen ausstelle?

Sofern die Rechnungen bar bezahlt werden (unter Umständen auch Wochen später, weil der Kunde zufällig im Geschäft vorbeikommt), müssen diese in der Registrierkasse erfasst und ab 4/2017 auch signiert werden, also der RKS-V entsprechen. In diesem Falle muss entweder die Warenwirtschaft entsprechend umgestellt werden oder aber zusätzlich eine Kasse angeschafft werden. 

Registrierkassen-Beschaffung

Ich betreibe ganzjährig einen Gastronomiestand im Freien, welche Systeme kommen da grundsätzlich in Frage?

Sofern nicht die Sonderregelung der „Kalten Hand“ gilt (dann wäre ein normaler Kassensturz ausreichend), ist dies sicherlich einer der problematischsten Fälle. Bei einer überschaubaren Anzahl von Artikeln und Umsätzen macht eventuell das Kassieren mit Paragons Sinn, die dann am Abend in einer einfachen Registrierkasse nacherfasst werden (mit diversen Vereinfachungen). Wird eine Kasse eingesetzt muss darauf geachtet werden, ob es witterungsbedingt Probleme gibt. Dann müsste die Kasse entsprechend geeignet sein (z.B. Schutzarten, wie im Extremfall IP68 – Eintauchen in Wasser möglich, müssen unterstützt werden)

Ich habe schon ein Buchhaltungsprogramm + Fakturierungssoftware. Kann ich da ein Registrierkassen-Modul dazugeben oder soll ich die Systeme so lassen und eine eigene RK-Software kaufen? Von welcher Seite aus geht man da idealerweise heran?

Wenn Sie bereits derartige Systeme haben und diese entsprechende Erweiterungen anbieten, so wird dies im Regelfall kostengünstiger und auf Grund der besseren Integration auch effizienter sein. Prüfen Sie dennoch das Preis-/Leistungsverhältnis der Angebote.

Kann eine gebrauchte Kasse verwendet werden? Welche Schritte sind vom Verkäufer bzw. Käufer zu machen?

Bei der Übernahme gebrauchter Kassen ist vom Verkäufer ein  Schlussbeleg zu erstellen und alle Daten sind zu sichern. Danach sind die Kasse sowie die Signaturerstellungseinheit (falls diese nicht bei einer anderen Kasse weiterverwendet wird) bei FinanzOnline abzumelden. Der neue Käufer muss in der Kasse alle Werte auf Null stellen, eine neue auf ihn ausgestellte Signaturerstellungseinheit implementieren und damit einen neuen Startbeleg erstellen, der mittels der Belegcheck-App zu prüfen ist. Für die Nullstellung der Kasse wird im Regelfall ein Kassentechniker notwendig sein. Die Kasse und die Signaturerstellungseinheit sind bei FinanzOnline zu melden.

Müssen die Buchungen der Kassen in der Finanzbuchhaltung 1:1 übernommen, also einzeln verbucht werden oder reicht Tagesgesamtumsatz-Buchung?

EINE Tagesumsatzbuchung reicht jedenfalls aus. Es ist sogar ausreichend, wenn die Barumsätze des gesamten Umsatzsteuervoranmeldungszeitraumes in einem Gesamtbetrag in der FiBu verbucht werden.

Was sind die Anforderungen an den Bondrucker?

Der Drucker muss einen QR-Code drucken können, alternativ ist auch noch die Unterstützung der OCR-A-Schrift ausreichend. Ansonsten gibt es keine Vorschriften, es kann daher durchaus auch ein vorhandener A4-Drucker verwendet werden, was bei einer geringen Anzahl von Belegen auch sehr sinnvoll sein kann, bei größerer Anzahl wird aber die Anschaffung eines Bondruckers zu überlegen sein, weil damit Bons schneller und günstiger produziert werden können.

Ist eine Geldlade nötig?

Nein, zwar wird eine absperrbare Geldlade in Geschäften mit hoher Kundenfrequenz durchaus sinnvoll sein, aber vorgeschrieben ist sie nicht. Es kann genauso gut eine normale Geldtasche verwendet werden (wichtig: privates Geld und Geld des Unternehmens sind zu trennen).

Dürfen die Daten auch in der Cloud, also eventuell auch im Ausland gespeichert werden?

Ja, sofern die Kasse die RKS-V unterstützt ist dies kein Problem. Wichtig ist, dass jederzeit ein Datenerfassungsprotokoll lokal exportiert werden kann.

Gibt es betreffend Betriebssysteme, etc. irgendwelche Einschränkungen?

Nein, Windows, Linux, Android, iOS, Server-Verbundsysteme, Web-Kassen, Cloud-Kassen, etc. alles ist erlaubt, nur die RKSV muss ab 1.4.17 implementiert sein, das ist das einzige Kriterium. 

Registrierkassen-Beleg

Wenn ich grundsätzlich für alle Kunden eine Rechnung ausstelle, muss ich die Rechnungspositionen auch alle am Kassabeleg stehen haben?

Wenn Sie ohnehin eine Rechnung ausstellen (z.B. mit Ihrem Fakturensystem, einer Textverarbeitung oder aber auch per Hand), dann müssen die einzelnen Positionen nicht am Kassenbon stehen. Es reicht die Angabe der Rechnungsnummer und des Barzahlungsbetrages (dieser muss auch 2017 nicht nach den Steuersätzen aufgegliedert sein)

Muss im Jahr 2016 die Ust ausgewiesen werden oder reicht es, nur den gesamten (Bar)Zahlungsbetrag anzuführen?

2016 reicht es wenn der (Bar-)Zahlungsbetrag angeführt wird. Erst durch die Einführung der RKS-V ab 4/2017 muss dieser nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen werden.

Kann ich mit meiner Registrierkassa auch eine Ust-gültige (Kleinbetrags)Rechnung ausdrucken?

Eine Kleinbetragsrechnung wird im Regelfall möglich sein, ob aber (bei Beträgen ab 400,- Euro nötig) auch die Kundendaten angedruckt werden können, hängt von der erworbenen Kasse ab. Dies ist oft nicht möglich

Ist auch die Erfassung von Bar-Auszahlungen vorgesehen?

Nein ist nicht vorgeschrieben. Natürlich wird es aber sinnvoll sein, da der Kassenstand sonst nicht stimmt. Gegebenenfalls erübrigt sich damit auch das Führen eines Kassabuches.

Kann ich bei Verwendung einer PC Kasse den Beleg morgens ausdrucken und im Laufe des Tages kassieren?

Eine Belegausstellung vor Erhalt der Barzahlung ist im Regelfall nicht vorgesehen. Allerdings können etwa Belege für mobil getätigte Umsätze bzw. vorbestellte Ware vorab mittels Registrierkasse ausgestellt werden und diese bei Ausfolgung der Ware und nach Barzahlung übergeben und damit erteilt werden. Ebenso ist es möglich die vorab mit der Registrierkasse ausgestellten Belege auf der Ware, die ausgefolgt werden soll, anzubringen und derart gleichzeitig mit der Ware den Beleg erteilen. Die nicht getätigten Barumsätze sind zu stornieren. Beispiele: Gaifahrer, mobile Zusteller, Schulbuffet, Theaterbuffet, Stoßgeschäfte.

Muss bei Belegnummern eine lückenlose Laufnummer sein? Manche Belegnummern enthalten z.B. das aktuelle Datum + Kassennummer + Laufnummer des Tages, diese würde Lücken enthalten.

Das Beispiel wäre aber zulässig, solange bezogen auf die Kombination aktuelles Datum + Kassennummer keine Lücke entsteht (also jede Kasse für sich gesehen an jedem Tag eine lückenlose Nummerierung aufweist).

Wie ist mit durchlaufenden Posten umzugehen?

Beträge, die im fremden Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und als solche dem Kunden gegenüber auf einem Beleg eindeutig ausgewiesen werden (z.B. Kur- und Ortstaxen, Gerichtsgebühren), zählen nicht als Barumsatz. D.h. wenn nur solche Beträge eingenommen werden, entsteht keine Registrierkassenpflicht. Freiwillig können diese aber natürlich in einer Registrierkasse erfasst werden, eine Signierung ist dabei ab 1.4.17 nur dann verpflichtend, wenn weitere Positionen am Beleg ausgewiesen werden.

Wie ist das mit Gutscheinen?

Bei Gutscheinen müssen zwei Fälle unterschieden werden:

• Der Wertgutschein, mit dem beliebige Waren oder Dienstleistungen aus dem Sortiment bezogen werden können. Da als Barumsatz auch die Bezahlung mittels Gutschein angesehen wird, ist der Verkauf dieses Gutscheins selbst kein Barumsatz. So komisch dies auf den ersten Blick erscheinen mag, da ja der Moment, wo wirklich Bargeld (Verkauf des Gutscheins) in die Kasse kommt, keinen Barumsatz erzeugt, so notwendig ist dies, da sonst ja der Umsatz doppelt anfallen würde. Im Wesentlichen muss dies durch die Kasse gelöst werden, der Verkauf von Gutscheinen erhöht nur den Bargeldbestand, nicht aber den Barumsatz. Der Verkauf von Waren gegen solche Gutscheine erhöht den Barumsatz, nicht aber den Bargeldbestand und ist in der Registrierkasse dann einzugeben.
• Der Waren- oder Dienstleistungsgutschein, mit dem eine konkrete Leistung bezogen werden kann.  Ist auf einem solchen Gutschein  schon die  Leistung eindeutig konkretisiert (etwa zwei Übernachtungen mit einem Wellnesspaket) dann gilt bereits der Verkauf der Gutscheine als registrierkassenpflichtiger Barumsatz, bei der Einlösung muss dann gar nichts mehr über die Kasse gehen.

Müssen alle abgewogenen Artikel auch wieder am Kassenbon stehen?

Sofern ein Waagenbon ausgegeben wird, der alle benötigten Informationen (Warenbezeichnung, Einzelpreis) enthält, so reicht es wenn der Kassenbon auf diesen Waagenbon verweist (z.B. Angabe der Nummer, bzw. wenn es sich nur um Handelswaren handelt und das Unternehmen über keine Warenwirtschaft verfügt, einfach durch Angabe von z.B. „Feinkost Waage“) und nur die Summe dieser Artikel enthält.

Ist es auch möglich den Beleg per Mail zu versenden anstelle ihn auszudrucken?

Ja, ein elektronischer Beleg (z.B. Mail, Smartphone-App oder Online-Plattform) ist zulässig und sicher eine innovative Variante, die auch umweltschonend wäre.

Verhinderung von Manipulationen, Einführung RKS-V

Wie verhindert die RKS-V ab 4/2017 eine Manipulation?

Jeder Beleg wird ab 4/2017 mit einem QR-Code versehen sein, dies ist nichts anders als eine Zeichenkette in computerlesbarer Form. In diesem QR-Code sind die wesentlichen Beleginhalte gespeichert, sowie ein Umsatzzähler und ein Verweis auf den letzten Beleg. Der Umsatzzähler ist einfach die Summe über die Barzahlungsbeträge aller bereits ausgestellten Belege. Der Verweis auf den letzten Beleg führt zu einer Verkettung der Belege, sodass keiner der vorhergehenden Belege geändert oder gelöscht werden kann. Die Inhalte des QR-Codes sind dabei auch digital signiert, was im Regelfall mit Signaturkarten ähnlich der Bürgerkarte vor sich geht. Aus diesem Grund sind eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät notwendig. Außerdem wird ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) geführt.

Wenn der Umsatzzähler in der Signatur enthalten ist, kennt dann jeder meinen Umsatz?

Nein, der Umsatzzähler ist zwar enthalten, aber in verschlüsselter Form. Es wird dabei eine AES256-Verschlüsselung angewendet, die nach Stand der Technik als sicher gilt.

Was genau ist das Datenerfassungsprotokoll?

Ein Protokoll, das automatisch von der Kasse mitgeführt wird. Es enthält im Wesentlichen alle Beleginhalte und muss ab 4/2017 einem exakten Aufbau entsprechen. Dieser ist im Anhang der RKS-V genau definiert, Beispiele finden sich auf der Infoseite der A-Sit Plus GmbH.

Wo kann ich die Signaturkarte erhalten?

In Österreich werden diese von den Firmen A-TRUST, GLOBATRUST und PrimeSigne erzeugt, sie werden aber direkt bei den meisten Kassenherstellern erhältlich sein. Wichtig ist, dass jeder Unternehmer seine eigene Signaturkarte benötigt.

Welche Sicherheit habe ich, dass ein Registrierkassensystem, das jetzt angeschafft wird, auch den Vorschriften (insbesondere jenen ab 4/2017) entspricht?

Leider nur die Garantie des Herstellers/Verkäufers. Wir bieten Ihnen eine entsprechende Garantieerklärung als Muster an. Erst wenn die Anmeldung bei Finanz Online möglich ist, kann dies  selbst geprüft werden.

Ist damit zu rechnen, dass derzeit Registrierkassensysteme verkauft werden, die dann für 4/2017 nicht umrüstbar sind?

Grundsätzlich eher nicht, es gibt etwa unter wko.at/registrierkassen eine Liste der Hersteller, die alle zugesagt haben, dass es entsprechende Updates geben wird. Dennoch ist natürlich Vorsicht angesagt, eine Garantieerklärung sollte unbedingt verlangt werden (Mustervorlage Garantieerklärung) 

Wird der Bondruck durch die Signierung 4/2017 wesentlich langsamer?

Im Regelfall ist damit nicht zu rechnen, es wird von Signaturdauern im Zehntelsekundenbereich ausgegangen. Erfolgt die Signatur über das Internet kann dies aber auch natürlich – abhängig von der Verbindung – deutlich länger (Sekundenbereich) dauern.

Ich habe gehört ich muss dann nur mehr vierteljährlich sichern?

Nein, das stimmt natürlich nicht. Es muss zusätzlich zur normalen Sicherung, die ein Unternehmer wohl zumindest täglich erstellen sollte, vierteljährlich zusätzlich das Datenerfassungsprotokoll in einer bestimmten Form auf einen externen Datenträger gespeichert werden. Dies wird eine Funktion der Registrierkasse sein (wahrscheinlich im Rahmen des Monatsabschlusses).

Was ist, wenn ich neu mit einer Kasse beginne, kann ich noch testen oder muss sofort alles aufgezeichnet werden?

Erst mit der Anmeldung der Kasse bei Finanz Online gilt die Manipulationssicherheit, davor sind die Aufzeichnungen nicht nötig. Sobald die Kasse registriert ist, sind die Übungsumsätze wie Trainingsumsätze zu behandeln, d.h. diese sind extra aufzuzeichnen und am Beleg muss deutlich erkennbar „Trainingsmodus“ stehen. 

Wie funktioniert das mit der Signatur bei einer Smartphone-Kasse? Da kann ich ja keinen Kartenleser anstecken?!

Auch bei einer Smartphone-Kasse kann ein Kartenleser (z.B. mittels Bluetooth) angebunden werden. Eine andere Variante ist die Signierung über das Internet mittels einer HSM (z.B. a.sign RK ONLINE)

Ich habe eine Kasse von einem ausländischen Kassenhersteller, der die Programmierung für die Umrüstung ab 1.4.2017 (Manipulationsschutz) nicht macht. Was kann ich da tun? 

Um den Manipulationsschutz in ein bestehendes Programm einbauen zu können, wäre der sogenannte Quellcode der Software notwendig, den allerdings nur der Hersteller hat. Es könnte aber versucht werden, eine andere Kassensoftware auf die bestehende Kassenhardware einzuspielen. Fragen Sie bei Kassenherstellern nach.

Sollte es sich bei dem deswegen zu ersetzenden Programms nicht nur um ein Kassenprogramm, sondern z.B. um eine integrierte Warenwirtschaft handeln, so könnte auch nur ein neues Kassenprogramm angeschafft und am Kassenbeleg auf die mit der Warenwirtschaft erstellte Ausgangsrechnung verwiesen werden. Dann genügt die Angabe des Barzahlungsbetrages, Menge und handelsübliche Bezeichnung, wie auch die Trennung nach Steuersätzen ist dann nicht notwendig.

Finanz: Anmeldung und Prüfung

Wie erfolgt die Anmeldung einer Kasse bei Finanz Online?

Eine derartige Anmeldung ist ab 1.9.2016 möglich, dabei muss nur die Kassenidentifikationsnummer, die Seriennummer des Signaturzertifikats und der Schlüssel, mit dem der Umsatzzähler codiert wird, übermittelt werden.

Wie kann die Kassenidentifikationsnummer aussehen?

Wichtig ist, dass jede Kasse im Unternehmen eine eindeutige Bezeichnung (Nummer) hat. Gibt es nur eine Kasse wird das ganz einfach die Nummer „1“ sein. Manche Kassensysteme geben diese Bezeichnung schon vor.

Wie funktioniert eine Kontrolle der Finanz im Jahr 2016, wie muss das DEP zur Verfügung gestellt werden.

Die Kasse muss auch bereits jetzt (auf Grund der Kassenrichtlinie) eine Exportfunktion zur Verfügung stellen. Diese muss ausgeführt werden und das Ergebnis muss auf einen Datenträger, der dann übergeben wird, gespeichert werden. Das Format des Exportfiles ist dabei nicht genormt, weswegen der Prüfer meist nur mit hohem Aufwand detaillierte Prüfungen durchführen kann.

Wie funktioniert eine Kontrolle der Finanz dann ab 1.4.2017?

Bei einer Kassennachschau wird der Prüfer wohl verlangen, einen sogenannten Nullbeleg auszudrucken und das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren. Ersteres ist ein einfacher Testbeleg (eben mit einem Artikel der 0 Euro kostet) und zweiteres ein Protokoll, das die Kasse mitführt und das alle Belege beinhaltet. Dieses Datenerfassungsprotokoll muss in einem speziellen Format exportiert werden, wodurch es der Prüfer dann einfach auf seinem Kontrollrechner importieren kann. Damit kann innerhalb weniger Minuten überprüft werden, ob alle Signaturen korrekt sind und es ist auch „auf Knopfdruck“ möglich, etwaige mittels „Mystery Shopping“ erhaltene Belege darauf zu untersuchen, ob sie immer noch im Kassenspeicher sind.

Was ist im Fehlerfalle zu tun? 

Unter gewissen Umständen (z.B. Programmfehler) kann es vorkommen, dass das Datenerfassungsprotokoll oder auch einzelne Belege nicht korrekt sind. Ein derartiger Fall ist (wenn möglich direkt durch den Kassenhersteller) zu dokumentieren und im Falle einer Prüfung durch die Kontrollbehörden am Beginn der Prüfung vorzulegen. Eine Abmeldung mit darauffolgender Neuanmeldung der Kasse ist aber nicht notwendig, es kann mit der Kasse (nach Behebung des Problems) normal weitergearbeitet werden.

Wie kann der Nachweis für die Straffreiheit bei Nichtumrüstung der Kasse ab 1.4.2017 am besten erbracht werden? 

Der Nachweis muss nicht unbedingt jetzt im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle erbracht werden, sondern unter Umständen erst in einigen Jahren, etwa bei der nächsten Betriebs­prüfung. Bei der Kontrolle des Export des Datenerfassungsprotokolls wird ersichtlich sein, dass der 1.4.2017 nicht eingehalten wurde.

Aus diesem Grund ist eine genaue Dokumentation, die bei der Prüfung gegebenenfalls vorgelegt werden kann, unbedingt notwendig. Sie sollte folgende Punkte jedenfalls beinhalten:

• Auftragsbestätigung für die Umstellung der Kasse;
• Auftragsbestätigung für die Anschaffung der dafür notwendigen Zertifikate;
• Rückmeldung des Kassenlieferanten, wie der Zeitplan für die Umstellung aussieht;
• Begründung, warum eine Umstellung noch im März 2017 nicht möglich war;
• Nachweis über die Einhaltung der Registrierkassen­pflicht an sich, insbesondere etwa Einhaltung der Kassen­richtlinie 2012;
• Dokumentation der erfolgten Umstellung und Erklärung des zeitlichen Abstands zwischen Umstellungszeitpunkt und 1. April. Idealerweise sollte dabei eine gemeinsame Niederschrift mit dem Kassenhersteller angefertigt werden. 

Wie weiß ich, dass die Kasse dann der RKSV entspricht? 

Nach erfolgter Anmeldung der Kasse bei Finanz Online ist ein Startbeleg zu drucken (das wird eine spezielle Funktion der Registrierkasse sein). Dieser Startbeleg kann mittels einer Handy-App (wird kostenlos vom Finanzministerium zur Verfügung gestellt werden) geprüft werden. Ergibt diese Prüfung ein „OK“ so gilt die gesetzliche Vermutung für die Ordnungsmäßigkeit. Eine Zertifizierung ist nicht nötig, jeder Unternehmer kann so einfach überprüfen, ob seine Kasse entspricht. Falls die Kasse im Internet ist und die Software dies unterstützt, so kann die Kasse diesen Test über ein Webservice auch selbst durchführen (ohne dass die Handy-App benötigt wird).

Was kann ich tun, wenn die Finanz meine RK beanstanden sollte? Ich kenne mich ja nicht aus.

Mit Überprüfung des Startbelegs gilt die gesetzliche Vermutung der Ordnungsmäßigkeit. Sie sollten daher den Startbeleg sowie das Prüfergebnis des Finanzamtes für eine Kontrolle bereit haben. Wenn die Finanz also etwas beanstandet, müssten ganz konkrete Mängel genannt werden. Diese müssten dem Kassenhersteller zur Stellungnahme mitgeteilt werden.

Ist die Kasse online mit dem Finanzministerium verbunden?

Nein, überhaupt nicht, das Ministerium erhält ohne Prüfung überhaupt keine Daten. Nur im Rahmen der Prüfung wird das Datenerfassungsprotokoll kontrolliert, und das passiert vor Ort im Betrieb.

Wir sind ein Saisonbetrieb. Kann ich meinen technischen Kassenabschluss am Ende der Saison machen oder muss ich wirklich bis 31.12. warten.

Bei Saisonbetrieben kann der Vorgang auch zu Saisonende erfolgen, spätestens jedoch am 31.Dezember des jeweiligen Jahres. Wichtig ist, dass der Jahresbeleg jedenfalls vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr hergestellt wird.

Muss ein Monatsabschluss auch in Monaten in denen kein Umsatz getätigt wurde erfolgen?

Nein, falls an der Kasse in diesem Monat kein Umsatz angefallen ist (Bsp: Saisongeschäfte), so ist in diesem Monat kein Monatsbeleg nötig.

Ab September 2016 wird man ja die Registrierkasse mit den neuen Sicherheitseinrichtungen bei Finanz Online anmelden können. Bedeutet das, dass mein Kassensystem ab dieser Anmeldung schon alle Funktionalitäten der RKS-V erfüllen muss?  

Ja, eine Anmeldung setzt voraus, dass die RKS-V vollständig umgesetzt ist. Diese kann bis 31.3.2017 durchgeführt werden.

Was passiert bei Systemausfall?

Ist die Kasse defekt, so ist, falls vorhanden, eine Ersatzkasse zu verwenden. Ist diese nicht vorhanden, so dürfen Papierbelege erstellt werden, die nach Reparatur der Kasse nacherfasst werden müssen. Ist nur die Signatureinrichtung defekt, so darf mit der Kasse weitergearbeitet werden, statt der Signatur muss dann aber am Bon „Signatureinrichtung ausgefallen“ stehen. Falls es absehbar ist, dass die Kasse länger als 48 Stunden ausfällt, so ist dies über Finanz Online zu melden.

In einem geschlossenen Gesamtsystem: Kann ich mit Hilfe eines Gutachtens alles so lassen wie es ist?

Nein, es sind dennoch große Umprogrammierungen nötig, auch geschlossene Systeme müssen jeden Bon signieren und ein Datenerfassungsprotokoll mitführen, nur die Signaturerstellung und das An- und Abmelden der Kassen ist etwas einfacher.   

Wie exportiere ich das Datenerfassungsprotokoll im Falle einer Handy-Kasse?

Das Protokoll kann beispielsweise an eine bestimmte Mailadresse gesendet und dann gespeichert werden. Aber auch eine zur Verfügungstellung über das Internet (z.B. SFTP, Dropbox, …) ist zulässig.

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Stand: 12.12.2017