Mitarbeiterbeteiligung am Gewinn

Seit 1.1.2022 besteht für Unternehmen auch die Möglichkeit ihre Mitarbeiter am Jahreserfolg zu beteiligen. Eine steuerfreie Gewinnbeteiligung ist bis zu 3.000 EUR jährlich Steuerfrei möglich. Neben der Beteiligung am Gewinn, besteht auch die Möglichkeit die Mitarbeiter am Kapital zu beteiligen und seit 1.1.2024 auch die Start-up-Mitarbeiterbeteiligung (siehe dazu Infoseiten zur Mitarbeiterbeteiligung am Kapital und Start-up-Mitarbeiterbeteiligungen).

Auf dieser Infoseite wird nur die Beteiligung am Gewinn behandelt. 

• Die Gewinnbeteiligung muss vom Arbeitgeber gewährt werden. Entgelt von dritter Seite, wie z.B. eine Mitarbeitergewinnbeteiligung, welche die Konzernmutter den Arbeitnehmern der Konzerntöchter gewährt, ist von der Steuerbefreiung nicht umfasst.
• Die Gewinnbeteiligung gilt für aktive Arbeitnehmer. Darunter fallen Mitarbeiter, die zum Zeitpunkt der Gewährung im aufrechten Dienstverhältnis stehen. Darunter fallen auch Dienstverhältnisse, die zwar arbeitsrechtlich aufrecht, aber z.B. durch Karenz, Präsenzdienst, Freizeitphase bei geblockter Altersteilzeit, Sabbatical oder ähnliche Dienstfreistellungen unterbrochen sind. Die Mitarbeitergewinnbeteiligung ist als Beteiligung am Vorjahresergebnis zu verstehen. Als aktive Arbeitnehmer gelten daher auch Personen, mit welchen das Dienstverhältnis im Zeitpunkt der Gewährung der Gewinnbeteiligung (z.B. wegen Alterspension) zwar schon beendet ist, die aber in dem für die Gewinnbeteiligung maßgeblichen Wirtschaftsjahr beschäftigt waren. Eine Aliquotierung der Steuerbegünstigung anhand des Beschäftigungsausmaßes ist zulässig aber nicht zwingend notwendig. 
• Die Beteiligung muss allen Arbeitnehmern oder zumindest bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewährt werden. Darunter fallen Großgruppen wie z.B. alle Angestellten, alle Arbeiter oder abgegrenzte Berufsgruppen wie z.B. Innendienst- bzw. Außendienstmitarbeiter, gesamtes kaufmännisches oder technisches Personal und Verkaufspersonal. Trifft ein Gruppenmerkmal nur auf einen Arbeitnehmer zu, stellt auch dieser eine Gruppe dar. Auch der Verantwortungsgrad für das Unternehmen kann für die Gruppenbildung herangezogen werden, wenn der Verantwortungsgrad anhand objektiver, nachvollziehbarer Kriterien (z.B. nach einem anerkannten Stellenbewertungssystem) präzisiert ist. Das Gruppenmerkmal ist nicht erfüllt, wenn willkürlich nur bestimmte Personen eine Gewinnbeteiligung erhalten oder die Mitarbeitergewinnbeteiligung eine individuelle Leistungsbelohnung darstellt.
• Innerhalb aller Arbeitnehmer oder einer Gruppe von Arbeitnehmern kann die Höhe nach objektiven Merkmalen unterschiedlich gestaffelt sein (z.B. im Ausmaß eines Prozentsatzes des Bruttobezuges). Die Höhe der Gewinnbeteiligung kann, auch von betriebsbezogenen Kriterien (z.B. Umsatz, Erlös, Deckungsbeitrag) abhängig sein. Eine unterschiedliche Höhe der Gewinnbeteiligung innerhalb einer Gruppe von Arbeitnehmern muss allerdings anhand objektiver Kriterien sachlich begründet und nachvollziehbar sein. Individuelle Zielvorgaben oder Leistungsziele sind weder als Abgrenzungsmerkmal zur Gruppenbildung noch als sachliche Begründung der Höhe der ausbezahlten Mitarbeitergewinnbeteiligung geeignet. Erhalten einzelne Mitarbeiter der Gruppe ohne sachliche Begründung abweichende, bessere Prämienzusagen, steht die Steuerbefreiung insoweit nicht zu.
• Auch wenn einzelne Mitarbeiter auf Grund besonderer Vorkommnisse keine Mitarbeitergewinnbeteiligung erhalten, sind die Gründe hierfür nach objektiven, nachvollziehbaren Kriterien im Voraus festzulegen, damit die Steuerbefreiung für die übrigen Mitarbeiter nicht verlorengeht.

Beispiel: Der Arbeitgeber hat mit allen angestellten Lagerarbeitern eine Mitarbeiterbeteiligungsvereinbarung geschlossen. Hiervon sollen all jene Lagermitarbeiter, welche im für die Beteiligung relevanten Wirtschaftsjahr Dienstpflichtverletzungen begangen haben, ausgeschlossen werden. Trotz dieser zusätzlichen, sachlich gerechtfertigten Einschränkung kann die Mitarbeiterbeteiligung unter den sonstigen Voraussetzungen an die übrigen Lagerarbeiter steuerfrei gewährt werden. 

• Eine Gewinnbeteiligung knüpft grundsätzlich an den Gewinn an; die konkrete Gewährung kann aber auch an die für das Unternehmen passenden, objektivierbaren Erfolgsgrößen anknüpfen (z.B. Umsatz, Deckungsbeitrag, Betriebsergebnis). Die Beteiligung ist allerdings durch den Erfolg des Unternehmens gedeckelt.
• Absolute Deckelung durch Gewinngröße: Hier wird grundsätzlich auf das EBIT des Vorjahres abgestellt, das aus der unternehmensrechtlichen Gewinn- und Verlustrechnung abgeleitet werden kann. Unternehmen, die keinen unternehmensrechtlichen Jahresabschluss aufstellen, können bei Bilanzierung auf die entsprechenden steuerlichen Werte abstellen. Alternativ zum jeweils (individuellen) EBIT kann bei Konzernen für sämtliche Unternehmen auch auf das Konzern-EBIT abgestellt werden.
• Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern ist der steuerliche Vorjahresgewinn maßgeblich.
• Insoweit die Summe der gewährten Gewinnbeteiligungen die maßgebliche Grenze überschreitet (EBIT, Konzern-EBIT oder steuerlichen Vorjahresgewinn), besteht keine Steuerbefreiung. Der Arbeitgeber kann bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Aufrollung durchführen. Unterlässt er dies haftet der Arbeitgeber hinsichtlich der Lohnsteuer, die auf den zu Unrecht steuerfrei belassenen Teil der Gewinnbeteiligung entfällt. Die Haftung und Nachversteuerung erfolgt aliquot im Verhältnis des Unternehmensergebnisses zur tatsächlich gewährten Mitarbeitergewinnbeteiligung.

Beispiel: Der Arbeitgeber gewährt seinen 11 Mitarbeitern jeweils eine Gewinnbeteiligung in Höhe von 3.000 EUR. Das Unternehmensergebnis des im vorangegangenen Kalenderjahr endenden Wirtschaftsjahres beträgt 25.000 EUR. Das Unternehmensergebnis beträgt daher 75,76% (25.000 im Verhältnis zu 33.000) der insgesamt gewährten Mitarbeitergewinnbeteiligungen. Daher sind 24,24% der Mitarbeitergewinnbeteiligung steuerpflichtig.

• Steuerfrei sind pro Mitarbeiter maximal 3.000 EUR im Kalenderjahr. Die Beschäftigungsdauer im Jahr des Zuflusses ist dabei unwesentlich. Wird dieser jährliche Freibetrag z.B. durch Gewährung einer Mitarbeitergewinnbeteiligung von mehreren Arbeitgebern überschritten, liegt ein Pflichtveranlagungstatbestand vor.
• Wird eine Mitarbeitergewinnbeteiligung auch Mitarbeitern gewährt, welche die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nicht erfüllen und erhalten aber Mitarbeiter eine Gewinnbeteiligung, die die Voraussetzung erfüllen, dann bleibt die Mitarbeiterbeteiligung für diese steuerfrei. 

Beispiel: Mit den Arbeitnehmern wurde vereinbart, dass alle Mitarbeiter ab dem vollendeten fünften Dienstjahr eine Mitarbeitergewinnbeteiligung in Höhe von 2.000 EUR erhalten. Zusätzlich soll ein Mitarbeiter im dritten Dienstjahr aufgrund besonderer Qualifikationen ebenso eine Mitarbeiterbeteiligung erhalten. Im gegenständlichen Fall wurde die notwendige Gruppe grundsätzlich sachlich (fünf Dienstjahre) nachvollziehbar gebildet. Die gewährte Mitarbeitergewinnbeteiligung an den Mitarbeiter, der das Gruppenmerkmal nicht erfüllt, ist steuerpflichtig, führt jedoch für die übrigen Gruppenmitglieder nicht zum Verlust der Steuerbefreiung. 

• Die Zahlung darf nicht aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gem. § 68 Abs. 5 Z 1-6 EStG (z.B. Kollektivverträge) erfolgen. Innerbetriebliche Vereinbarungen für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern sind aber zulässig. Sie darf auch nicht anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohns oder einer üblichen Lohnerhöhung erfolgen. Gehaltsumwandlungen sind damit nicht umfasst. Klargestellt wurde allerdings, dass individuell vereinbarte Leistungsbelohnungen, die bisher vom Arbeitgeber freiwillig unter Anspruchsvorbehalt gewährt wurden, nicht als Teil des bisher gezahlten Arbeitslohns gelten. Sie können als steuerfreie Gewinnbeteiligung gewährt werden, wenn die sonstigen Voraussetzungen vorliegen. 
• Neben der steuerfreien Gewinnbeteiligung von bis zu 3.000 EUR ist auch eine steuerfreie Kapitalbeteiligung oder eine Start-up-Mitarbeiterbeteiligung möglich. (Siehe dazu unsere Merkblätter: Steuerliche Förderung der Mitarbeiterbeteiligung am Kapital oder Start-up-Mitarbeiterbeteiligung). Werden in den Jahren 2022, 2023 und 2024 sowohl eine Gewinnbeteiligung als auch eine Teuerungsprämie/Mitarbeiterprämie ausbezahlt, sind diese nur steuerfrei, wenn sie insgesamt den Betrag von 3.000 EUR nicht übersteigen.
• Die Befreiung bezieht sich nur auf die Einkommensteuer, nicht auf die Sozialversicherung, den DB, DZ oder die Kommunalsteuer.
• Aufwendungen und Ausgaben, welche in unmittelbarem wirtschaftlichem Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen stehen, dürfen nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden. Daher dürfen die Dienstnehmeranteile zur Sozialversicherung, welche auf die steuerfreie Gewinnbeteiligung entfallen, von der Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer nicht abgezogen werden. Im Lohnzettel wird dies in der Vorkolonne zur Kennzahl 243 und in der Kennzahl 226 entsprechend berücksichtigt. 

Stand: 01.01.2024