Fahrtkostenvergütung und Kilometergeld

Wenn einem Arbeitnehmer für Dienstfahrten oder Dienstreisen Fahrtkosten erwachsen, steht ihm i.d.R. ein Kostenersatz durch den Dienstgeber zu. Als Vergütung der Fahrtkosten können die tatsächlichen Ausgaben laut Beleg (z.B. Taxi, Bahn, Flug) oder – bei Benützung des eigenen Fahrzeuges - die amtlichen Kilometergelder für maximal 30.000 km steuerfrei ausbezahlt werden.  

Kilometergeld 

Die Höhe des amtlichen Kilometergeldes ist abhängig von der Art des Fahrzeuges: 

Mit dem Kilometergeld sind alle Aufwendungen abgegolten, wie z.B.: 

• Absetzung für Abnutzung (anteilige Anschaffungskosten)
• Treibstoff, Öl
• Servicekosten und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes
• Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio usw.)
• Steuern und Gebühren
• Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko-, Insassenunfall- und    Rechtschutzversicherung)
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten
• Parkgebühren und Maut
• Autobahnvignette

Auch wenn eine lohngestaltende Vorschrift, wie z.B. der Kollektivvertrag, keinen oder nur einen geringeren Kostenersatz bzw. Kilometergeld vorsieht, kann der Dienstgeber Kilometergeld bis zur Höhe des amtlichen Satzes gewähren. Das Kilometergeld kann jedoch nur noch bis zu einem Betrag von 12.600 EUR (=30.000 km x 0,42 pro km) pro Kalenderjahr steuerfrei ausbezahlt werden. 

Achtung: Wenn zur Abgeltung von Fahrtkosten pauschale Beträge bezahlt werden! Dies wäre nämlich lohnsteuerpflichtig, wenn nicht zumindest einmal im Jahr eine exakte Abrechnung inklusive Rückzahlung des nicht ausgeschöpften Jahresbetrages erfolgt. 

Voraussetzung für die steuerfreie Behandlung von Kilometergeldern ist die genaue fortlaufende Führung eines Fahrtenbuches oder eines anderen gleichwertigen Nachweises (z.B. Reisekostenabrechnung). 

Das Fahrzeug muss nicht auf den Arbeitnehmer zugelassen sein. Es muss sich aber um ein Fahrzeug handeln, für dessen Betrieb der Arbeitnehmer selbst aufkommen muss. 

Fahrten Wohnort - Dienstort 

Fahrten zwischen Wohn- und Dienstort sind grundsätzlich weder Dienstreisen im steuerrechtlichen noch arbeitsrechtlichen Sinn, sondern Privatfahrten, die durch den Verkehrsabsetzbetrag, allenfalls durch das Pendlerpauschale und den Pendlereuro abgegolten sind. Dienstort ist dabei jener Ort, an dem der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber regelmäßig tätig wird. Wenn ein Arbeitgeber für die Fahrt Wohnung - Dienstort Fahrtkostenersatz bezahlt, ist dieser steuerpflichtig. Anders ist es, wenn eine Dienstreise vorliegt, die der Dienstnehmer von zu Hause aus antritt. 

Dienstreise 

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer zur Durchführung eines ihm erteilten Auftrages seinen Dienstort vorübergehend verlässt. Für Fahrten von der Dienststelle zu einem Einsatzort und zurück zur Dienststelle können Fahrtkostenersätze zeitlich unbegrenzt ausgezahlt werden. 

Hinweis: Bei Arbeitnehmern, die ihre Dienstreise vom Wohnort aus antreten, tritt an die Stelle des Dienstortes jeweils der Wohnort (z.B. bei einem Außendienstmitarbeiter, der immer von zu Hause aus zu den Kunden fährt, ist die Strecke von der Wohnung zum Kunden eine Dienstfahrt) 

Arbeiten im Homeoffice 

Bei einem Teleworker, der seine Arbeit ausschließlich zu Hause verrichtet und beim Arbeitgeber über keinen Arbeitsplatz verfügt, ist seine Wohnung sein Arbeitsplatz. Fahrten zwischen Wohnung und Firmensitz sind daher in diesem Fall in steuerlicher Hinsicht keine Privatfahrt, sondern eine Dienstreise. Dafür bezahlte Kostenersätze sind folglich lohnsteuerfrei.  

Besteht allerdings ein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber liegt eine Fahrt Wohnort - Dienstort vor.

Fahrt Wohnung – Arbeitsstätte bei Versetzung 

Wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend oder dauernd an einen anderen Dienstort versetzt wird, stellt sich die Frage, wie lange die Fahrt Wohnung – vorübergehender Dienstort als Dienstreise gilt bzw. ab wann hier eine Privatfahrt vorliegt und etwaige Fahrtkostenersätze steuerpflichtig sind.

Hier ist die Dauer des regelmäßigen Tätigwerdens an einer anderen Arbeitsstätte (Dienstort) maßgebend. Demnach ist zwischen Versetzungen auf Dauer und befristeten Versetzungen zu unterscheiden: 

Versetzungen auf Dauer 

Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte auf Dauer versetzt, stellen die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte mit Wirksamkeit der Versetzung Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar. 

Beispiel: Eine Filialleiterin wird auf Dauer in eine andere Filiale des Unternehmens versetzt. Die Fahrten zur neuen Filiale stellen von Beginn an keine Dienstreisen sondern Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar. 

Befristete Versetzungen 

Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte vorübergehend dienstzugeteilt oder entsendet, können bis zum Ende des Kalendermonats, in dem diese Fahrten erstmals überwiegend (an mehr als der Hälfte der tatsächlich geleisteten Arbeitstage im Kalendermonat) zurückgelegt werden, steuerfreie Fahrtkostenersätze dafür ausgezahlt werden. Ab dem Folgemonat stellen die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar, die mit dem Verkehrabsetzbetrag und einem allfälligen Pendlerpauschale abgegolten sind. Der vom Arbeitgeber für diesen Zeitraum gezahlte Fahrtkostenersatz ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. 

Beispiel: 

Ein Bankangestellter mit ständiger Arbeitsstätte in der Zentrale einer Bank wird für die Zeit von 23. Februar bis 25. April einer Filiale vorübergehend dienstzugeteilt. Ab 26. April bis Ende April wird er wieder in seiner ständigen Arbeitsstätte tätig.  

Wird der vorübergehende Einsatz beendet und wird der Arbeitnehmer wieder an seiner ständigen Arbeitsstätte tätig, steht im Kalendermonat der Beendigung der vorübergehenden Tätigkeit gegebenenfalls das Pendlerpauschale für die Fahrten vom Wohnort zur ständigen Arbeitsstätte bzw. zur vorübergehenden Arbeitsstätte zu. Es steht im Kalendermonat allerdings maximal ein Pendlerpauschale in vollem Ausmaß zu. 

Fahrten zwischen mehreren Dienstorten (mehreren Mittelpunkten der Tätigkeit) 

Im Fall, dass ein Arbeitnehmer bei einem Arbeitgeber mehrere Arbeitsstätten hat, zwischen denen er mit seinem eigenen KFZ fährt, gilt die Fahrt von der Wohnung zur Hauptarbeitsstätte (an der er im Durchschnitt am häufigsten tätig ist) als Privatfahrt. Fahrten zwischen den einzelnen Arbeitsstätten sind Dienstfahrten. Wenn dafür  Kilometergeld ausbezahlt wird, ist dieses steuerfrei.

Wenn der Arbeitnehmer jedoch von zu Hause aus nacheinander zu den einzelnen Arbeitsstätten fährt und dafür Kilometergeld erhält, ist davon nur jener Teil steuerfrei, der den „Entfernungssockel“ überschreitet. Dies ist die Länge der Strecke von der Wohnung zur Hauptarbeitsstätte und retour. Es darf also nur für den erforderlichen „Umweg“ Kilometergeld steuerfrei ausbezahlt werden. 

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz im 9. Bezirk in Wien arbeitet für denselben Arbeitgeber am Vormittag im Büro im 22. Bezirk (=Hauptarbeitsstätte; Entfernung von der Wohnung 19 km), am Nachmittag im 17. Bezirk (Entfernung zur Hauptarbeitsstätte 24 km, Entfernung zur Wohnung 8 km). Für die Fahrten zwischen den beiden Arbeitsstätten wird der eigene Pkw verwendet.

Die zurückgelegte Gesamtstrecke beträgt 51 km (19+24+8 km). Davon stellen 38 km (Entfernung Wohnung – Hauptarbeitsstätte und retour) Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Entfernungssockel) dar und sind durch Verkehrsabsetzbetrag bzw. Pendlerpauschale + Pendlereuro abgegolten. Für maximal 13 km wäre ein eventuell ausgezahltes Kilometergeld steuerfrei, ein darüber hinausgehendes Kilometergeld ist steuerpflichtig. 

Wird auf der Fahrt zwischen den beiden Arbeitsstätten die Wohnung aufgesucht, steht kein steuerfreies Kilometergeld zu. Gegebenenfalls sind zwei Pendlerpauschalen zu berücksichtigen. 

Beispiel: Ein Arbeitnehmer mit Wohnort Wr. Neustadt arbeitet am Vormittag in Baden und am Nachmittag in Gloggnitz. Er fährt in der Früh von Wr. Neustadt nach Baden, zu Mittag von dort nach Hause und von zu Hause nach Gloggnitz, wo er am Nachmittag arbeitet. Es stehen bei Zutreffen der übrigen Voraussetzungen zwei Pendlerpauschalen zu.  

Ausnahmeregelung für Fahrten vom Wohnort aus zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Montage- oder Servicetätigkeit 

Fahrten, die ein Arbeitnehmer direkt vom Wohnort aus zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Service- und Montagearbeiten unternimmt, sind anders, als oben dargestellt, zu beurteilen: Solche Fahrten werden nämlich nicht als Privatfahrten angesehen (auch nicht im „Folgemonat“, wenn im vorhergehenden Monat Fahrten überwiegend vom Wohnort aus angetreten wurden). Es können dafür Fahrtkostenvergütungen (Kostenersätze für ein öffentliches Verkehrsmittel oder Kilometergeld im Ausmaß einer lohngestaltenden

Vorschrift, begrenzt mit der Höhe des amtlichen Kilometergeldes) zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt oder das Pendlerpauschale berücksichtigt werden. Werden sowohl das Pendlerpauschale berücksichtigt, als auch Fahrtkostenersätze bezahlt, sind die Fahrtkostenersätze bis zur Höhe des Pendlerpauschales steuerpflichtig. 

Beispiel:

Ein in St. Pölten wohnhafter Monteur fährt mehrere Monate unmittelbar von der Wohnung mit seinem eigenen PKW auf eine Baustelle nach Ybbs. Die Betriebsstätte des Arbeitgebers liegt in Melk.

1. Für die Strecke St. Pölten – Melk wird das kleine Pendlerpauschale für 20 - 40 km berücksichtigt. Der Arbeitgeber zahlt für die Strecke Melk – Ybbs auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift das amtliche Kilometergeld. Auch wenn der Monteur diese Baustelle über mehrere Wochen aufsucht, ist das amtliche Kilometergeld steuerfrei. Das Pendlerpauschale kann bei Vorliegen der Voraussetzungen ebenfalls berücksichtigt werden. 
2. Für die Strecke St. Pölten – Ybbs wird das kleine Pendlerpauschale für 40 – 60 km berücksichtigt. Der Arbeitgeber bezahlt für die Strecke Melk – Ybbs auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift einen pauschalen Fahrtkostenersatz von 200 EUR. Dieser ist bis zur Höhe des Pendlerpauschales (113 EUR monatlich) steuerpflichtig, darüber hinaus (87 EUR) steuerfrei.
3. Es wird kein Pendlerpauschale berücksichtigt. Der Arbeitgeber zahlt für die Strecke Melk – Ybbs auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift monatlich einen pauschalen Kostenersatz von 500 EUR. Der pauschale Kostenersatz ist steuerfrei, soweit er das amtliche Kilometergeld nicht übersteigt. 

Familienheimfahrten 

Wenn der Dienstnehmer im Rahmen einer Dienstreise zur Dienstverrichtung an einen Einsatzort entsendet wird, der so weit von seinem ständigen Wohnsitz entfernt ist, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (i.d.R. ab 120 km Entfernung), können Fahrtkostenvergütungen oder Kilometergelder für Fahrten vom Einsatzort zum ständigen Wohnort und zurück für den Aufenthalt am ständigen Wohnort während arbeitsfreier Tage höchstens einmal wöchentlich steuerfrei ausbezahlt werden.

Die Fahrt muss auch tatsächlich erfolgen und ist dem Dienstgeber nachzuweisen. Wird allerdings auf Grund einer Durchzahlerregelung für arbeitsfreie Tage Tagesgeld bezahlt, sind zusätzlich geleistete Fahrtkostenvergütungen für Familienheimfahrten an arbeitsfreien Tagen steuerpflichtig. 

Das amtliche Kilometergeld bleibt zur Gänze frei bei Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag, Dienstgeberzuschlag- und Kommunalsteuer.

Stand: 01.01.2024