Lohnkonto
Informationen über die einheitlichen Inhalte und notwendige Daten zur Erstellung eines Lohnkontos
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Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer (auch für beschränkt steuerpflichtige, geringfügig beschäftigte und vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer) ein Lohnkonto führen.
Die Lohnkontenverordnung legt genau fest, welche Daten ein Lohnkonto beinhalten muss.
Hinweis: Werden die Lohnkonten im Ausland geführt, müssen sie auf Verlangen der Abgabenbehörde innerhalb eines angemessenen Zeitraums ins Inland gebracht werden.
Welche Daten sind in ein Lohnkonto einzutragen?
In ein Lohnkonto sind folgende Daten einzutragen:
- Name des Arbeitnehmers
- Wohnsitz
- Versicherungsnummer
- Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag und Kinderzuschläge zum Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag laut Antrag des Arbeitnehmers
- Name und Versicherungsnummer des (Ehe)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt wurde
- Name und Versicherungsnummer des (jüngsten) Kindes, wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag berücksichtigt wurde
- Name und Versicherungsnummer des Kindes/der Kinder, wenn der Kinderzuschlag/die Kinderzuschläge berücksichtigt wurde(n)
- Name, Versicherungsnummer und Geburtsdatum jedes Kindes, für das Familienbonus berücksichtigt wurde sowie die Anzahl der Monate und die Höhe des berücksichtigen Familienbonus Plus
- Für den Arbeitnehmer zuständiger Sozialversicherungsträger
- Erhebungsberechtigte Gemeinde iSd Kommunalsteuergesetzes; unterhält ein Arbeitgeber Betriebsstätten in mehreren Gemeinden: Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer bei dieser Betriebsstätte tätig ist sowie die jeweils erhebungsberechtigte Gemeinde
- Angabe des Lohnzahlungszeitraumes und des Zahltages (z.B. Fälligkeit laut Kollektivvertrag oder laut Vereinbarung im Dienstvertrag; bei Angestellten den Letzten des laufenden Monats; bei gebrochener Abrechungsperiode: Austrittstag).
- Monatlicher laufender Bruttolohn (inkl. Sachbezüge, Mehrarbeit, Überstunden, Zuschläge, Zulagen, usw.)
- Sonderzahlungen bzw. sonstige Bezüge, brutto
- Bezüge bei begünstigter Auslandstätigkeit
- Bezüge von ausländischen Studenten (Ferialpraktikanten)
- Tagesgelder, Kilometergelder und pauschale Nächtigungsgelder (Steuerfreie/nicht steuerbare Reisekostensätze können am Lohnkonto in einer Summe erfasst werden, unabhängig aufgrund welcher Bestimmung im EStG keine Lohnsteuer zu verrechnen ist)
- Zuwendungen für die Zukunftssicherung,
- unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mitarbeiterbeteiligungen, Stock-Options
- Start-up-Mitarbeiterbeteiligung
- Gewinnbeteiligung bis 3.000 EUR jährlich je Arbeitnehmer
- Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20 % übersteigen
- Zuschüsse des Arbeitsgebers für Kinderbetreuungskosten
- freiwillige Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden
- Umzugskostenvergütungen
- Übernahme der Kosten für ein Massenbeförderungsmittel
- Arbeitgeberbeiträge an Pensionskassen, Unterstützungskassen, betriebliche Kollektivversicherungen, Arbeitnehmerförderstiftungen, Belegschaftsbeteiligungsstiftungen
- Arbeitgeberbeiträge an ausländische Pensionskassen
- Serviceentgelt für E-Card
- Gewerkschaftsbeitrag und Betriebsratsumlage
- Der erstattete (rückgezahlte) Arbeitslohn, z.B. rückverrechnetes Urlaubsentgelt bei einem unberechtigten vorzeitigen Austritt oder bei einer Entlassung
- Werbungskostenpauschale von Expatriates
- Pendlerpauschalbetrag, Pendlereuro und Kosten für Werkverkehr
- Freibetrag laut Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber
- Der erhöhte Pensionistenabsetzbetrag
- Sozialversicherungsbeitragsgrundlage laufender Bezug
- Sozialversicherungsbeitrag vom laufenden Bezug (Dienstnehmeranteil)
- Sozialversicherungsbeitragsgrundlage Sonderzahlung bzw. sonstiger Bezug
- Sozialversicherungsbeitrag von Sonderzahlung bzw. sonstigem Bezug (DN-Anteil)
- Lohnsteuerbemessungsgrundlage, getrennt nach laufendem Bezug und Sonderzahlung
- Lohnsteuer vom laufenden Bezug
- Lohnsteuer von der Sonderzahlung bzw. vom sonstigen Bezug
- Höhe des monatlich berücksichtigten Familienbonus
- Bemessungsgrundlage für Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
- Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag
- Kommunalsteuer
- Bemessungsgrundlage für die Kommunalsteuer
- Bemessungsgrundlage für den Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse
- Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse
- Die Kalendermonate in denen der Arbeitnehmer im Werkverkehr befördert wird
- Die Kalendermonate in denen dem Arbeitnehmer ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt wird
- Ab dem Jahr 2021: Anzahl der Arbeitstage im Homeoffice, an denen der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit ausschließlich im HO ausgeübt hat (ggf. im 1. Halbjahr 2021 im Schätzweg, spät. ab Juli 2021 korrekte Erfassung)
- Ob ein freiwilliger Lohnsteuerabzug vorgenommen wurde, obwohl im Inland keine Betriebsstätte des Arbeitgebers besteht.
- Für die Kalenderjahre 2022 und 2023 ist zusätzlich die steuerfreie Teuerungsprämie aufzunehmen und für das Kalenderjahr 2024 die steuerfreie Mitarbeiterprämie.
Für Arbeitnehmer, die im Inland weder der beschränkten noch der unbeschränkten Steuerpflicht unterliegen, kann die Führung eines Lohnkontos unterbleiben, wenn die Daten aus anderen Aufzeichnungen des Arbeitgebers hervorgehen. Entsendet jedoch ein inländischer Arbeitgeber Arbeitnehmer ins Ausland, so muss er für diese ein Lohnkonto führen.
Bei Vorliegen von begünstigter Auslandstätigkeit ist für diese Tätigkeit ein eigener Lohnzettel auszustellen. Für die Inlandstätigkeit sind auf dem zusätzlichen Lohnzettel nur die auf die Inlandstätigkeit entfallenden Abzugsbeträge anzuführen.
Welche Unterlagen muss man aufbewahren?
Folgende Unterlagen sind grundsätzlich entweder in Papierform oder durch Erfassung auf Datenträgern (sofern die vollständige, geordnete, inhaltsgleich und vorschriftsgetreue Wiedergabe gewährleistet ist) beim Lohnkonto aufzubewahren (Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre):
- Zeitaufzeichnungen
- Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdiener / Alleinerzieherabsetzbetrages / Familienbonus / behinderungsbedingten Freibetrags für außergewöhnliche Belastung (Formular E 30), sowie eventuell Formular E 31 über Änderung oder Wegfall der oa Tatbestände
- Ausdruck des Pendlerrechners zur Berücksichtigung des Pendlerpauschales und des Pendlereuros (Formular L 34 EDV, in Ausnahmefällen L 33)
- Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber (für die Berücksichtigung des Freibetragsbescheides)
- Freiwillige Abfertigung (alt) - Bestätigung über Vordienstzeiten
- Mitarbeiterbeteiligung - Vorlage des Depotauszuges
- Stock Options - Durchschrift der Vereinbarung
- Belegmäßiger Nachweis über die übernommen Kosten des Öffi-Tickets
- Bestätigung über Familienbeihilfebezug (wenn Familienbonus beantragt)
- Bestätigung über geleistete Unterhaltszahlungen (wenn Familienbonus für ein Kind gewährt wird, für das Unterhalt bezahlt wird)
Stand: 01.01.2024