Die Basispauschalierung

Gewerbetreibende und selbständig (freiberuflich) Tätige können eine Basispauschalierung sowohl für Betriebsausgaben als auch für den Vorsteuerabzug anwenden. Das bedeutet, dass Teile der Betriebsausgaben und Vorsteuern mit einem Pauschalsatz (Durchschnittssatz) ermittelt werden und Aufzeichnungs- bzw. Belegaufbewahrungspflichten großteils entfallen. Die Betriebseinnahmen sind immer in der tatsächlichen Höhe zu erfassen.

Neben der Basispauschalierung gibt es für bestimmte nicht buchführende Gewerbetreibende sowie für Drogisten, Gastwirte, Handelsvertreter, Lebensmitteleinzel- und Gemischtwarenhändler, Sportler, Künstler und Schriftsteller und für Kleinunternehmer eigene Pauschalierungsverordnungen.

Ertragssteuerliche Betriebsausgabenpauschalierung

Voraussetzungen für die Basispauschalierung sind, dass

• keine Buchführungspflicht besteht (wie bei einer GmbH),
• auch nicht freiwillig eine doppelte Buchhaltung geführt wird,
• der Vorjahresumsatz des Betriebes nicht mehr als 220.000 Euro betragen hat und
• aus der Steuererklärung hervorgeht, dass die Pauschalierung in Anspruch genommen wird.

Hinweis: Eine vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann parallel geführt werden.

Das Pauschale ist ein Nettowert und ist daher aus dem Betriebsausgabenpauschale keine Umsatzsteuer herauszurechnen (sprich 12% vom Nettoumsatz anzusetzen).

Bei Anwendung des umsatzsteuerlichen Bruttosystems ist die bezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) sowie die USt-Zahllast als Betriebsausgabe vom Bruttoumsatz abzugsfähig.

Hinweis: Ab der Veranlagung 2019 entfällt für unecht befreite Unternehmer und für Nichtunternehmer in der Umsatzsteuer die vereinfachende Möglichkeit des gewinnmindernden Ansatzes der auf pauschalierte Betriebsausgaben Umsatzsteuer in Höhe des rechnerisch ermittelten Vorsteuerpauschales. Da auch kein anderer pauschaler Ansatz möglich ist, kann ab 2019 nur eine tatsächlich verausgabte Umsatzsteuer (= nicht abzugsfähige Vorsteuer) neben den pauschalierten Betriebsausgaben gewinnmindernd angesetzt werden.

Neben der Betriebsausgabenpauschale mindern folgende Aufwendungen den Gewinn:

• Ausgaben laut Wareneingangsbuch (Handelswaren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten)
• Löhne, Gehälter und Lohnnebenkosten (insbesondere Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung, Dienstgeberbeiträge zum Familienlastenausgleichsfonds, Kommunalsteuer, Betriebsratsumlagen sowie Pensionskassenbeiträgen)
• Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in Lieferungen oder Leistungen eingehen die den Betriebsgegenstand des Unternehmens bilden
• Beiträge des Unternehmers zur Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung und Beiträge an BV-Kassen und zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen
• Reise- und Fahrtkosten, soweit ihnen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht (diese stellen wirtschaftlich gesehen nur Durchlaufposten dar, wenn sie der Auftraggeber übernimmt).
• die Kosten für eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte soweit die Fahrten betrieblich veranlasst sind (bei betrieblicher Veranlassung zumindest 50%).
  

Betriebseinnahmen (Umsätze) sind immer in der tatsächlichen Höhe laufend aufzuzeichnen und anzusetzen.

Durchlaufende Posten sind Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden und sind weder als Einnahmen noch als Ausgaben anzusetzen.

Beispiel Nettomethode:

Verhältnis zum Gewinnfreibetrag

Wenn der Gewinn mit Pauschalbeträgen ermittelt wird, kann zwar der Grundfreibetrag, nicht aber ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden.

Soll zusätzlich zum Grundfreibetrag auch ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag (z.B. durch Investitionen in bestimmte Anlagegüter oder den Kauf von begünstigten Wertpapieren) in Anspruch genommen werden, muss auf die Basispauschalierung verzichtet werden und sind sämtliche Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen. Einzelheiten enthält die Infoseite zum Gewinnfreibetrag.

Hinweis: Die Entscheidung, ob die Betriebsausgabenpauschalierung in Anspruch genommen wird, muss spätestens mit Abgabe der Steuererklärung getroffen werden. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Aus der Steuererklärung muss jedoch hervorgehen, dass die Pauschalierung angewendet wird. Das erfolgt im Formular E1a durch Auswahl auf der ersten Seite und durch Eintragung der pauschal ermittelten Betriebsausgaben in Kennzahl 9259.

Ertragsteuerliche Basispauschalierung im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stehen die Bruttoverrechnung und die Nettoverrechnung als Möglichkeit der Umsatzsteuer-Verrechnung zur Verfügung. Grundsätzlich hat der Unternehmer ein Wahlrecht, ob er die Einnahmen und Ausgaben brutto (Bruttomethode) oder netto (Nettomethode) erfasst.  

Die Umsatzsteuer wird beim (in der Praxis vorwiegend angewendeten) Nettosystem wie ein durchlaufender Posten behandelt und bleibt sowohl auf der Einnahmen- als auch auf der Ausgabenseite außer Ansatz. Alle Einnahmen und Ausgaben werden daher nur netto angesetzt. Nachdem das einkommensteuerliche Betriebsausgabenpauschale eine Nettogröße ist, darf aus diesem auch keine Umsatzsteuer herausgerechnet werden. 

Die Nettoverrechnung ist nicht bei Unternehmern zulässig, die unecht steuerbefreite Umsätze tätigen, die mit nicht abziehbaren Vorsteuern zusammenhängen (z.B. Kleinunternehmer, Gesellschafter-Geschäftsführer der umsatzsteuerlich nicht als Unternehmer gilt). In diesem Fall kommt das Bruttosystem zur Anwendung. Bei der Bruttoverrechnung werden Einnahmen und sämtlich gesondert absetzbare Betriebsausgaben inkl. Umsatzsteuer erfasst. Die Umsatzsteuer-Gutschrift stellt eine weitere Betriebseinnahme und die Umsatzsteuer-Zahllast eine weitere Betriebsausgabe dar. Nachdem das einkommensteuerliche Betriebsausgabenpauschale eine Nettogröße ist, ist beim Bruttosystem neben der Pauschale die auf die ertragsteuerlich „abpauschalierten“ Betriebsausgaben entfallende tatsächliche Vorsteuer ebenfalls als Kostenfaktor anzusehen. Auch die auf Anlagenzugänge entfallende Vorsteuer ist abzugsfähig. 

Vorsteuerpauschalierung

Die Pauschalierung nach dem Umsatzsteuergesetz kann nur von Unternehmern in Anspruch genommen werden, die die Voraussetzungen nach dem Einkommensteuergesetz für die Basispauschalierung erfüllen.

Für Betriebe (Unternehmer mit Einkünften aus selbständiger Arbeit oder Gewerbebetrieb), deren Vorjahresumsatz 220.000,-- Euro nicht übersteigt, besteht demnach die Möglichkeit einer Vorsteuerpauschalierung mit 1,8 % des Nettoumsatzes (ohne steuerbare bzw. steuerfreie Umsätze sowie ohne Umsätze aus Hilfsgeschäften wie z.B. Anlagenverkäufen). Die pauschal berechnete Vorsteuer darf maximal 3.960,-- Euro pro Jahr betragen.  

Die umsatzsteuerliche Pauschalierung ist von der einkommensteuerlichen Pauschalierung unabhängig (das heißt die Pauschalierungen können ohne wechselseitige Bindungen jeweils gesondert gewählt werden).

Achtung: Dadurch kann es zu unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen für die Pauschalierungen in der Einkommens- und der Umsatzsteuer kommen.

Neben der Pauschale sind zusätzlich Vorsteuern (Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer) abziehbar für:

• die Anschaffung oder Herstellung von Anlagegütern, die mehr als 1.100,-- Euro netto kosten sowie ohne Bagatellgrenze für Grundstücke des Anlagevermögens,
• Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe, Zutaten (Umlaufvermögen)
• Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in die Betriebsleistung eingehen.
  

Wird die Vorsteuer pauschal ermittelt, ist das Vorsteuerpauschale ebenfalls als Betriebsausgabe (siehe oben) anzusetzen. Wird allerdings nur die Vorsteuer pauschal ermittelt und hinsichtlich hinsichtlich der Betriebsausgaben die Basispauschalierung nicht angewendet, ist die (vollständig) Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zwingend nach der Bruttomethode zu erstellen. Wird hingegen gleichzeitig die Vorsteuerpauschalierung und die Betriebsausgabenpauschalierung angewendet, ist auch die Anwendung der Nettoverrechnung möglich.

Wie bereits oben erwähnt kann im Fall einer unechten Umsatzsteuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmer oder im Fall eines Gesellschafter-Geschäftsführers, der umsatzsteuerlich nicht als Unternehmer behandelt wird), ab Veranlagung 2019 die Umsatzsteuer, welche auf abpauschalierte Betriebsausgaben entfällt, nicht mehr in Höhe des Vorsteuerpauschales berücksichtigt werden. Neben dem Betriebsausgabenpauschale ist somit lediglich die auf die pauschalierten Betriebsausgaben entfallende tatsächlich entrichtete Vorsteuer absetzbar.

Hinweis: Die Inanspruchnahme der Vorsteuerpauschalierung wird durch eine formfreie Erklärung dem Finanzamt bekannt gegeben. Dazu ist der Betrag der pauschalen Vorsteuer in Kennzahl 084 der Umsatzsteuer-Jahreserklärung U1 einzutragen. Dies ist bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerjahresbescheides möglich.

Achtung: Die Erklärung bindet den Unternehmer mindestens für zwei Kalenderjahre. Sie kann nur mit Wirkung von Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist bis zur Rechtskraft des Bescheides beim Finanzamt schriftlich zu erklären. Eine erneute Vorsteuerpauschalierung ist frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren zulässig.

Vorteilhaftigkeitsvergleich

Um entscheiden zu können, ob die Basispauschalierung oder die Erfassung der tatsächlichen Kosten bzw. der tatsächlich anfallenden Vorsteuer vorteilhafter ist, sollte eine Vergleichsrechnung (z.B. anhand von Zahlen aus Vorjahren bzw. Prognosen für Folgejahre) im Sinne einer Gegenüberstellung der tatsächlichen Kosten mit den einkommens- bzw. umsatzsteuerlichen Pauschalierungen erfolgen.

Bei Inanspruchnahme der Basispauschalierung sind aus ertragsteuerlicher Sicht neben den Betriebseinnahmen die gesondert absetzbaren Betriebsausgaben sieben Jahre aufzubewahren und ein Wareneingangsbuch sowie Lohnkonten zu führen. Ein Anlagenverzeichnis ist grundsätzlich nicht erforderlich, da die AfA mit dem Betriebsausgabenpauschale abgegolten ist. Aufgrund eines allfälligen späteren Überganges zur doppelten Buchführung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die (Weiter-)Führung des Anlagenverzeichnisses jedoch empfehlenswert.

Soweit die Vorsteuer pauschal errechnet wird, sind die Umsätze für die von der Pauschalierung erfassten Leistungen und die darauf entfallenden Vorsteuern bzw. die Aufzeichnungen für die entsprechenden Einfuhren von der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsplicht befreit. Soweit die tatsächlichen Vorsteuern geltend gemacht werden ändert sich an den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Vergleich zur doppelten Buchführung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nichts. 

Achtung: Im Falle eines Wechsels von der einkommensteuerlichen Basispauschalierung zur Gewinnermittlung durch doppelte Buchführung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein neuerlicher Übergang zur Basispauschalierung frühestens nach Ablauf von fünf Wirtschaftsjahren zulässig. Widerruft der Unternehmer umsatzsteuerrechtlich nach der Sperrfrist von zwei Jahren die Vorsteuerpauschalierung, ist eine erneute Pauschalierung ebenfalls frühestens nach Ablauf von fünf Kalenderjahren möglich.

Stand: 15.03.2024