Náležitosti faktúry

Kedy musí podnikateľ vystavovať faktúry?

Podnikateľ je podľa zákona o DPH povinný vystavovať faktúry, ak

• vykonáva plnenia pre iných podnikateľov, pre ich firmy
• alebo pre právnické osoby, pokiaľ nie sú podnikateľmi
• alebo vykonáva zdaniteľnú dodávku diela alebo pracovný výkon v súvislosti s pozemkom pre nepodnikateľa alebo
• v inom členskom štáte vykonáva dodávku alebo plnenie, pri ktorej daňová povinnosť prechádza na príjemcu plnenia a dodávateľ v tomto členskom štáte neprevádzkuje svoj podnik ani nemá prevádzkareň podieľajúcu sa na plnení.
• Prodaja po pošti aktivna (posebna pravila za račune z nizkimi zneski ne veljajo). 

Povinnosť vystaviť faktúru si musí splniť do šiestich mesiacov od poskytnutia plnenia.

Upozornenie:
Ak sa na zvyšnom území Spoločenstva vykonávajú iné plnenia, ktoré spadajú pod generálnu doložku a za ktoré musí príjemca plnenia odviesť daň (Reverse Charge), alebo dodávky v rámci Spoločenstva, faktúru treba vystaviť najneskôr do 15. dňa kalendárneho mesiaca nasledujúceho po vykonaní plnenia.

Formálne predpisy

Faktúra musí vykazovať tieto znaky, aby oprávňovala na odpočet dane na vstupe:

• Meno a adresa dodávajúceho alebo plniaceho podnikateľa
• Meno a adresa príjemcu plnenia
• Množstvo a obvyklé obchodné označenie predmetov príp. druhu a rozsahu plnení
• Deň/čas dodania alebo iného plnenia
• Odplata za dodanie/iné plnenie a sadzba dane, ktorú treba použiť, príp. pri oslobodeniu od dane odkaz na túto skutočnosť
• Daňová suma pripadajúca na odplatu
• Dátum vystavenia (ak je rovnaký ako dátum dodania alebo iného plnenia, stačí poznámka „Dátum vystavenia faktúry je rovnaký ako dátum dodania alebo plnenia“)
• Priebežné číslo
• Identifikačné číslo pre DPH (DIČ) vystaviteľa faktúry
• DIČ príjemcu plnenia (na faktúrach s celkovou čiastkou nad
  10 000 EUR vrátane DPH, ďalej ak daňový záväzok prechádza na príjemcu plnenia – prenesenie daňovej povinnosti Reverse Charge, ako aj pri plneniach v rámci Spoločenstva).
• pri použití rozdielového zdanenia sa na to musí upozorniť (napr. obchod so starožitnosťami)
• Ak je faktúra vystavená v inej mene ako euro, daňovú sumu treba uviesť aj v eurách

Vzorovú faktúru nájdete na internetovej adrese http://www.wko.at/steuern – časť: Téma DPH: Všeobecné informácie o DPH – vzor

Upozornenie:
Podnikateľ musí pri každom plnení pre iného podnikateľa alebo právnickú osobu, ktorá nie je podnikateľom, vystaviť faktúru, aj keď o to zákazník výslovne nepožiada. To platí aj pre plnenia oslobodené od dane, príp. pre plnenia s Reverse Charge.

Zjednodušenie pri vystavovaní faktúr pre súkromné osoby

Všetky znaky faktúry sa musia uviesť len na faktúrach pre podnikateľov, ak sa účtované plnenia vykonali pre ich podnik. Faktúry vystavené súkromným osobám v zásade nemusia tieto údaje obsahovať.

Upozornenie:
Ak podnikateľ vykoná zdaniteľnú dodávku diela alebo pracovného výkonu v súvislosti s pozemkom pre nepodnikateľa, od 01.01.2008 je povinný vystaviť faktúru.

Faktúry na malú sumu

Ak celková suma faktúry neprekročí sumu 400,- € vrátane DPH, stačia tieto údaje:

• Meno a adresa dodávajúceho alebo plniaceho podnikateľa
• Množstvo a obvyklé obchodné označenie predmetov, príp. druh a rozsah  plnení
• Deň/čas dodania alebo iného plnenia
• Odplata a DPH v jednej sume
• Sadzba dane
• Dátum vystavenia

Zjednodušujúce ustanovenia pre faktúry do 400,- € neplatia pre dodávky v rámci Spoločenstva. Tieto faktúry musia v každom prípade obsahovať odkaz na oslobodenie od dane, ako aj DIČ dodávajúceho podnikateľa a odberateľa.

Vzorovú  faktúru na malú sumu nájdete na http://www.wko.at/steuern – časť: Téma DPH: Všeobecné informácie o DPH – vzor

Detaily o jednotlivých fakturačných znakoch

Priebežné číslovanie:

Faktúra musí obsahovať priebežné číslo s jedným alebo viacerými číselnými radmi, ktoré sa pridelí jednorazovo na identifikáciu. Čas začiatku priebežného číslovania si môžete vybrať podľa vlastného uváženia. Povolené je aj číslovanie rôznych účtovných skupín (napr. pobočky, registračné pokladne).

Poradové číslo na faktúrach pre súkromných zákazníkov netreba uvádzať len vtedy, ak si podnikateľ vedie oddelené účtovnícke záznamy pre podnikateľov a súkromných zákazníkov. Ak si vedie len jednu účtovnú skupinu, faktúry pre súkromných zákazníkov treba priebežne číslovať spolu s faktúrami pre podnikateľov. Príjemca faktúry nemusí kontrolovať priebežné číslovanie.

Identifikačné číslo pre DPH (DIČ) vystaviteľa faktúry:

Podnikateľ vo faktúrach nemusí uvádzať DIČ len vtedy, ak v tuzemsku dodáva tovar alebo služby, pre ktoré neplatí právo na odpočet dane na vstupe (napr. malí podnikatelia).

Identifikačné číslo pre DPH (DIČ) príjemcu faktúry:

Vo faktúrach s celkovou sumou vyššou ako 10 000 € vrátane DPH treba IČ DPH zákazníka uvádzať za týchto podmienok:

• Plniaci podnikateľ musí mať v tuzemsku buď bydlisko, sídlo, obvyklý pobyt alebo prevádzkareň a
• plnenie sa musí vykonať pre podnik zákazníka.

Ak zákazník nemá platné DIČ (napr. malí podnikatelia) alebo ho neposkytne, pre plniaceho podnikateľa to nemá žiadne následky. Stačí uviesť poznámku „DIČ nebol uvedený“. Ak má zákazník len zahraničné DIČ, treba ho uviesť. Správnosť DIČ sa nemusí overovať!

Odkaz na oslobodenie od dane:

Uvedenie príslušného zákonného ustanovenia nie je potrebné. K najčastejším prípadom uplatňovania patrí nezdaniteľný vývoz alebo faktúry malých podnikateľov.

Faktúry za prenájom

Fakturačné požiadavky by pri mesačnej fakturácii v prípade nájomných zmlúv alebo podobných zmlúv o dlhodobom plnení predstavovali enormnú administratívnu záťaž.

Finančná správa v týchto prípadoch uznáva „trvalú faktúru“ na predpis mesačného nájomného, ktorá sa spravidla vystavuje raz za rok. Ako obdobie plnenia sa môže uviesť napríklad prvý mesiac roka s poznámkou, že predpis nájomného platí do vydania nového predpisu. Ak táto faktúra obsahuje všetky zákonné súčasti a nájomné sa zaplatí, nárok na odpočet DPH na vstupe platí aj pre ostatné mesiace.

Faktúry pri plneniach v rámci Spoločenstva

pri plneniach v rámci Spoločenstva musí dodávateľ 

• uviesť IČ DPH príjemcu plnenia (číslo by malo byť podľa úrovne 2 skontrolované na správnosť a príslušnosť)
• Namiesto sumy dane, príp. sadzby dane je nutné výslovne upozorniť na oslobodenie od dane na základe plnenia v rámci Spoločenstva.

Ak by sa DPH mylne vykázala, platí na základe faktúry povinnosť odviesť DPH, príjemcu plnenia to však neoprávňuje na odpočet dane na vstupe.

Faktúry pri Reverse Charge

Pri Reverse Charge musí plniaci podnikateľ

•  uviesť DIČ príjemcu plnenia a
• uviesť poznámku, že daňová povinnosť prechádza na príjemcu plnenia

Ak by sa DPH mylne vykázala, platí na základe faktúry povinnosť odviesť DPH, príjemcu plnenia to však neoprávňuje na odpočet dane na vstupe.

Upozornenie: 
Vystavenie riadnej faktúry nemá žiadny vplyv na prechod daňovej povinnosti.

Podrobnosti týkajúce sa „Reverse Charge“ nájdete v našich informačných letákoch „Služby pre zahraničných podnikateľovB2B plnenia“, ako aj „Reverse Charge – návrat daňového dlhu pri cezhraničných službách – B2B“

Vzorovú faktúru  k Reverse Charge nájdete na internetovej adrese http://www.wko.at/steuern – časť: Téma DPH: Všeobecné informácie o DPH – vzor

Faktúra nadobúdateľa pre príjemcu pri trojstranných obchodoch

Pri trojstrannom obchode sa na faktúre nadobúdateľa pre príjemcu musí poukázať na trojstranný obchod a prechod daňovej povinnosti.

Cestovné lístky

Pri cestovných lístkoch sa môže uplatniť odpočet dane na vstupe len vtedy, ak obsahujú dátum vystavenia a údaj o sadzbe dane.

Elektronická faktúra

Elektronická faktúra je faktúra, ktorá sa vystavuje, zasiela, prijíma a spracováva v elektronickom formáte. Aby bolo e-faktúru možno uznať ako faktúru, musí byť zaručená pravosť pôvodu, nedotknutosť obsahu a čitateľnosť.

Ak podnikateľ bude posielať svoje faktúry elektronicky, je to možné za nasledujúcich predpokladov:

• Príjemca faktúry musí akceptovať elektronickú faktúru, pričom tento súhlas nevyžaduje žiadnu zvláštnu formu. Stačí aj, aby zúčastnení tento spôsob vykonávania skutočne praktizovali a tým ho mlčky odsúhlasili.
• Pravosť pôvodu a nedotknutosť obsahu elektronickej faktúry musí byť zaručená.
• Predpisy zákona o DPH ohľadom súčastí faktúry sa musia dodržiavať.

Upozornenie:
Od 1.1.2013 si môže každý podnikateľ určiť sám, akým spôsobom zaručí pravosť pôvodu, nedotknutosť a čitateľnosť obsahu.

Nasledovné spôsoby sú k dispozícii:

• Použitie vnútropodnikového spôsobu zdaňovania, ktorým sa vytvorí spoľahlivá kontrolná cesta medzi faktúrou a plnením;
  
  
• Vystavenie faktúry cez FinanzOnline alebo servisný portál podniku;
  
  
• Opatrenie faktúry kvalifikovaným elektronickým podpisom;
  
  
• Vystavenie faktúry procesom EDI

Pozor:
Pri viacnásobnom zaslaní faktúry (napr. papierové a e-mailom) je nutné na to na faktúre poukázať, aby sa zabránilo viacnásobnej daňovej povinnosti podľa fakturácie.

Dobropisy je rovnako možné zasielať elektronicky.

Vyhotovenie elektronických faktúr

Ak by podnikateľ chcel zasielať faktúry elektronickou cestou, musí si dopredu zaobstarať súhlas zákazníka a podľa novej úpravy

Uchovávať dôkazy ohľadom pravosti a nedotknutosti dát ako súčasť faktúry po dobu 7 rokov.

Upozornenie:
Ušetrenie nákladov oproti papierovým faktúram môže byť napospol argumentom na zmenu aj pre malé a stredné podniky. Na www.wko.at/erechnung nájdete online poradenský nástroj, ktorý dodá prvý odhad, či elektronická fakturácia pre Váš podnik má zmysel a na čo si pri prechode musíte dávať pozor.

Príjem elektronických faktúr

Pri príjme elektronických faktúr je nutné dbať na nasledovné body:

• Pravosť pôvodu, nedotknutosť obsahu a čitateľnosť faktúry musia byť zaručené.

• Príjemca faktúry musí súhlasiť so zasielaním elektronickým spôsobom. Je nutné dbať na Všeobecné obchodné podmienky dodávateľa, v ktorých zasielanie elektronickým spôsobom už môže byť obsiahnuté. Stačí aj konkludentný súhlas (skutočné praktizovanie).

• Zaslané faktúry musí príjemca faktúry uchovávať po dobu 7 rokov (napr. ukladanie na dátových nosičoch WORM), tak ako aj v prípade „papierovej faktúry“. Doklad o pravosti a nedotknutosti dát je súčasťou faktúry!

Pozor:

Aby bol zaistený odpočet dane na vstupe, musia byť v každom prípade obsiahnuté všetky zákonné znaky faktúry. Bližšie informácie k tomu a o dôsledkoch nesprávnej fakturácie nájdete ďalej nižšie

Pravosť pôvodu, nedotknutosť obsahu a čitateľnosť

Pravosť pôvodu znamená istotu identity poskytovateľa plnenia alebo vystavovateľa faktúry.

Nedotknutosť obsahu znamená, že údaje nutné podľa zákona o DPH neboli zmenené. Avšak z nedotknutosti obsahu nevyplýva, že faktúra je obsahovo (napr. adresa poskytovateľa plnenia) skutočne správna alebo bola správna pri vystavení faktúry.

Čitateľnosť znamená, že je faktúra obsahovo pochopiteľná a zrozumiteľná pre ľudí.

Každý podnikateľ si môže sám určiť, akým spôsobom zabezpečí tieto tri predpoklady.

Pravosť pôvodu a nedotknutosť obsahu sa môžu zabezpečiť používaním vnútropodnikového spôsobu zdaňovania, ak sa tým vytvorí spoľahlivá kontrolná cesta medzi faktúrou a plnením.

Vnútropodnikový spôsob zdaňovania

Vnútropodnikový spôsob zdaňovania je metóda, ktorá sa používa podnikateľom poskytujúcim plnenie a príjemcom plnenia, aby sa previedlo porovnanie faktúry s platobnou povinnosťou resp. s platobným nárokom.

To je možné zaistiť napr. pomocou primerane zariadenej účtovnej evidencie, ale možno toho dosiahnuť aj pomocou manuálneho porovnania faktúry s existujúcimi obchodnými podkladmi (napr. objednávka, zákazka, kúpna zmluva, dodací list).

Ak je spojenie medzi realizovaným plnením a faktúrou ľahko pochopiteľné s pomocou dostatočných detailov a ak sa dodržujú zdokumentované metódy, je možné vychádzať z toho, že kontrolná cesta je považovaná za spoľahlivú.

Príklad 1:
Podnikateľ dostane e-mailom zaslanú PDF faktúru s kvalifikovaným elektronickým podpisom. Kvalifikovaný elektronický podpis zodpovedá predpokladom pre preukázanie pravosti pôvodu a nedotknutosti obsahu. Ak je faktúra čitateľná, obsahovo správna a archivuje sa vrátane kontroly podpisu, nič v tomto ohľade nebráni odpočtu dane na vstupe.

Príklad 2:
Podnikateľ dostane e-mailom zaslanú PDF faktúru bez kvalifikovaného elektronického podpisu. Faktúru porovná manuálne napr. s dodacím listom, prijatým plnením a e-mailovou komunikáciou. Porovnanie faktúry s existujúcimi podkladmi stačí, aby sa preukázala pravosť pôvodu a nedotknutosť obsahu. Ak je faktúra čitateľná a obsahovo správna, nič v tomto ohľade nebráni odpočtu dane na vstupe.

Používané technické a organizačné metódy budú v praxi veľmi silne závisieť na veľkosti podniku. Podnikateľ fyzická osoba zvolí iný spôsob ako koncernový podnik. Podnikateľ musí ním používaný spôsob primerane svojim pomerom dokumentovať.

Faktúry faxom

Faktúry, ktoré sa zasielajú faxom, sú tiež elektronicky zasielané faktúry a podliehajú rovnakým podmienkam.

Elektronické faktúry „cez hranicu“

Pri vykonaní dodávky v rámci Spoločenstva, ako aj od 01.01.2013 pre dodávky alebo iné plnenia, pri ktorých daňová povinnosť prechádza na príjemcu plnenia a podnikateľ poskytujúci plnenie v tomto členskom štáte neprevádzkuje svoj podnik ani nemá prevádzkareň podieľajúcu sa na plnení, platia rakúske účtovné povinnosti.

Pretože vystavovateľ faktúry v týchto prípadoch podlieha rakúskemu právu o DPH, musí zohľadňovať rakúske predpisy ohľadom e-faktúry.

Príklad:
Rakúsky podnikateľ uskutoční dodávku v rámci ES do Nemecka. Musí dodržiavať rakúske právne predpisy o elektronickej faktúre?

Dodávka v rámci Spoločenstva je oslobodená od dane za predpokladu, že nemecký zákazník vystupuje pod zahraničným DIČ. Tým pre zákazníka nevyvstáva otázka odpočtu DPH na vstupe. Avšak poskytovateľ plnenia musí dodržiavať predpisy ohľadom elektronickej faktúry.

Príklad:
Rakúsky podnikateľ predá cez internet softvér poľskému podnikateľovi.

Pretože sa jedná o plnenie, ktoré sa podľa právnych predpisov o DPH vykonáva v mieste príjemcu a daňová povinnosť prechádza na príjemcu, faktúru je nutné vystaviť podľa rakúskych právnych predpisov. Poskytovateľ plnenia musí dodržiavať predpisy ohľadom elektronickej faktúry. Pre odpočet DPH na vstupe nie je správna fakturácia smerodajná.

Príklad:
Rakúsky podnikateľ predá stroj pri príležitosti predajnej výstavy v Slovinsku. Svojmu zákazníkovi S by chcel vystaviť elektronickú faktúru.

Pretože sa jedná o slovinskú tuzemskú dodávku, musí sa rakúsky podnikateľ oboznámiť s predpismi slovinského zákona o DPH a tomu primerane vystaviť faktúru.

Dôsledky nesprávnej fakturácie

DPH:

Len riadna faktúra oprávňuje príjemcu faktúry na odpočet dane na vstupe. Výnimka: Pri Reverse Charge alebo pri nadobudnutí v rámci spoločenstva je odpočet dane na vstupe možný aj bez riadnej faktúry.

Daň z príjmu/daň z príjmu právnických osôb:

Ak vo faktúre nie je uvedené meno vystaviteľa faktúry alebo je uvedené nesprávne a ani následne sa jeho meno nedá zistiť, môže byť nárok na odpočet dane z platby ako prevádzkový výdaj odmietnutý.

Finančné trestné právo:

Úmyselné nevystavenie faktúry predstavuje finančný prečin s pokutou až do maximálnej výšky EUR 5 000,--!

Obchodne-právne predpisy

Faktúry kapitálových spoločností (s.r.o., a.s.) musia obsahovať nasledujúce údaje:

• Právna forma
• Sídlo
• Číslo v obchodnom registri
• Registrový súd

Okrem toho treba uviesť prípadnú likvidáciu. 

Upozornenie:
Od roku 2010 musia tieto údaje vo svojich obchodných dokumentoch uvádzať aj všetky ostatné spoločnosti zapísané v obchodnom registri (individuálne podniky, osobné spoločnosti atď.). Individuálni podnikatelia tiež musia uviesť svoje meno, ak sa odlišuje od názvu firmy. Otvorené a komanditné spoločnosti musia tieto údaje okrem toho uviesť aj pre kapitálovú spoločnosť s neobmedzeným ručením.

Stand: 01.05.2022