Freie oder verbilligte Mahlzeiten am Arbeitsplatz

Verpflegung am Arbeitsplatz 

Verpflegt ein Dienstgeber (DG) freiwillig (dh keine Verpflichtung aufgrund einer KV-Regelung) seine Dienstnehmer (DN) unentgeltlich oder verbilligt am Arbeitsplatz, ist dieser Vorteil – betraglich unbegrenzt – steuerfrei.

Diese Abgabenbegünstigung gilt für Mahlzeiten im Unternehmen (Kantine, Werksküche) und auch dann, wenn Unternehmen (z.B. Gastwirte) die Verpflegung in das Unternehmen liefern und diese dort konsumiert wird.

Notwendige Voraussetzung für die abgabenfreie Mahlzeit ist, dass die Rechnung an den DG gestellt wird und die Bezahlung durch den DG erfolgt. 

Gutscheine für Mahlzeiten (Essenszuschuss) 

Gutscheine für Mahlzeiten sind bis zu einem Wert von 8 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur zur Konsumation von Mahlzeiten eingelöst werden können, die von einer Gaststätte oder einem Lieferservice zubereitet bzw. geliefert werden.

Können Gutscheine auch dazu verwendet werden, um Lebensmittel einzukaufen, sind diese bis zu einem Betrag bis max. 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.

Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons 2 EUR bzw. 8 EUR pro Arbeitstag, liegt hinsichtlich des übersteigenden Betrages ein steuerpflichtiger Sachbezug vor.

Es können z.B. bei einer 5 Tage Woche mit 220 Arbeitstagen pro Jahr 8 Euro bzw. 2 Euro X 220 ausgegeben werden.

Der Nachweis, dass der DN max. einen Essensbon pro Arbeitstag erhält, ist vom DG zu erbringen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass bei einer Lohnabgabenprüfung die abgabenfreie Ausgabe der Essensbons anerkannt wird.

In der Praxis könnte bspw. der DG einem vollzeitbeschäftigten DN am Monatsbeginn 22 Essensbons für diesen Monat geben. (Annahme 22 Arbeitstage in diesem Monat). Am Monatsende kontrolliert der DG, an wie vielen Arbeitstagen der DN tatsächlich nicht gearbeitet hat (z.B. aufgrund Krankheit, Urlaub, Feiertag, Pflegefreistellung etc.). Diese zu viel ausgegebenen Essensbons hat der DN zurückzugeben oder der DG setzt einen entsprechenden Sachbezug in der Gehaltsverrechnung an. 

Konsumation in Gaststätten 

Gutscheine für Mahlzeiten sind bis zu 8 EUR pro Arbeitstag steuerfrei, wenn diese in Gaststätten, die Speisen jeder Art anbieten, zur dortigen Konsumation eingelöst werden können. Eine reine Handelstätigkeit, aber auch eine Fleischerei reicht beispielsweise nicht aus.

Betreibt bspw. die Fleischerei auch einen gastgewerblichen Betrieb, gilt der erhöhte abgabenfreie Betrag von 8 Euro pro Arbeitstag nur dann, wenn der Betrieb organisatorisch getrennt ist und der Gutschein für Mahlzeiten nachvollziehbar beim Gastgewerbebetrieb eingelöst wurde (eigene Kassa) und vertraglich ausgeschlossen ist, dass der Gutschein im Handelsbetrieb eingelöst werden kann. 

Konsumation der Mahlzeiten zu Hause 

Die Gutscheine für Mahlzeiten in Höhe von 8 Euro pro Arbeitstag können von den Arbeitnehmern auch dann eingelöst werden, wenn die Speisen in einer Gaststätte abgeholt oder von einer Gaststätte bzw. einem Lieferservice geliefert und zu Hause konsumiert werden. 

Elektronische Gutscheine für Mahlzeiten 

Essensgutscheine können in Papierform, als Chipkarte, als digitaler Essensbon, als Prepaid-Karte, aber auch über eine vom DG zur Verfügung gestellte App ua ausgegeben werden.

Mit der Verwendung von elektronischen Speichermedien (Chipkarte, digitaler Essensbon, App ua) identifiziert sich der DN (Voraussetzung für Steuerbefreiung) und erwirbt den unwiderruflichen Anspruch auf (teilweisen) DG-Zuschuss.

Die elektronische Karte kann auch öfter als 1x pro Arbeitstag verwendet werden.

Die Zahlung des DN und ein geleisteter DG-Zuschuss für die Mahlzeit müssen exakt zuordenbar sein. 

Einlösung der Gutscheine für Mahlzeiten 

Die Gutscheine für Mahlzeiten können kumuliert, ohne wertmäßiges Tageslimit, an jedem Tag (auch am Wochenende) eingelöst werden. 

Dienstreise  

Restaurantgutscheine (Essensbons bis max. 8 EUR pro Arbeitstag) sind wie Taggeld zu behandeln. Übersteigt der Gesamtbetrag an ausbezahltem Taggeld + Wert des Restaurantgutscheines den abgabenfreien Taggeldmaximalwert für diese Dienstreise (z.B. 17,60 EUR für eine 8-stündige Inlandsdienstreise), dann ist der übersteigende Betrag abgabenpflichtig. 

Lebensmittelgutscheine (Essensbons bis max. 2 EUR pro Arbeitstag) bleiben bei einer Dienstreise hingegen unberücksichtigt.

Stand: 29.03.2023