Mitarbeiterrabatte

Freigrenze und Freibetrag

Seit 1.1.2016 bleiben Mitarbeiterrabatte, die nicht höher als 20 % sind, generell steuerfrei und führen zu keinem Sachbezug. Diese 20 % sind eine Freigrenze, d.h. wird ein höherer Rabatt gewährt, liegt prinzipiell ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, von dem im gesamten Kalenderjahr nur 1.000 EUR (Freibetrag) steuerfrei sind.

Gemeint sind damit Rabatte auf solche Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber in seinem Unternehmen gewöhnlich zum Verkauf anbietet – also nicht Waren, die der Unternehmer extra ankauft, um sie seinen Mitarbeitern günstig weiter zu verkaufen. Auch Rabatte, die von einem mit dem Arbeitgeber verbundenen Konzernunternehmen gewährt werden, fallen unter diese Begünstigung. 

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit

Für die Anerkennung der Steuerfreiheit müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

• Der Arbeitgeber muss diesen Mitarbeiterrabatt allen Arbeitnehmern oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewähren.
• Der Arbeitnehmer muss sich verpflichten, die kostenlos oder verbilligt bezogenen Waren oder Dienstleistungen nicht weiter zu verkaufen, d.h. nur für den Eigenverbrauch zu verwenden. Sie dürfen daher auch nur in einer solchen Menge gewährt werden, dass ein Weiterverkauf tatsächlich ausgeschlossen werden kann. 
  
• Der Arbeitgeber muss genaue Aufzeichnungen über die, dem einzelnen Dienstnehmer gewährten Rabatte führen. Mitarbeiterrabatte, die im Einzelfall 20 % überschreiten sind am Lohnkonto auszuweisen.

Beispiel:

Ein Unternehmer verkauft Ware an fremde Kunden zu einem Preis von 15.000 EUR. Seine Arbeitnehmer können dieselbe Ware zu einem Preis von 11.250 EUR (25 %-Mitarbeiterrabatt = 3.750 EUR) kaufen.

Da die 20 %-Freigrenze überschritten ist, liegt ein geldwerter Vorteil von 3.750 EUR vor, von dem der Freibetrag von maximal 1.000 EUR im Jahr abzuziehen ist.

Unter der Annahme, dass der Freibetrag noch nicht durch in diesem Jahr bereits gewährte Rabatte ausgeschöpft ist, bleiben 1.000 EUR steuerfrei, 2.750 EUR sind als laufender Bezug zu versteuern. 

Vergleichsbasis

Maßgebliche Basis für die Rabattberechnung ist der Endpreis, zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Übliche Kundenrabatte, die genau zum Zeitpunkt des Verkaufs an den Mitarbeiter auch fremden Abnehmern gewährt werden, darf man berücksichtigen. Allerdings bleiben Sonderkonditionen für bevorzugte Kunden oder aufgrund gezielter Preisverhandlungen außer Betracht.

Beispiel:

Ein Textileinzelhändler bietet im Geschäft eine Hose zum regulären Preis von 100 EUR an. Von 1. bis 30. Juli können Endkunden die Hose im Schlussverkauf um 30 % verbilligt, also um 70 EUR erwerben. 

Ein Arbeitnehmer kauft dieselbe Hose …

• am 28. Juni um 70 EUR
  Der Mitarbeiterrabatt beträgt 30 % (100 EUR − 70 EUR). Da die 20 %- Freigrenze überschritten ist, bleibt der Rabatt von 30 EUR nur dann steuerfrei, wenn der Jahresfreibetrag von 1.000 EUR noch nicht ausgeschöpft ist.
• am 1. Juli um 70 EUR
  Es liegt kein steuerpflichtiger Sachbezug vor, da auch fremde Abnehmer die Hose um 70 EUR kaufen können
• am 1. Juli um 63 EUR
  Die 20 %-Grenze wird nicht überschritten (70 EUR − 63 EUR = 7 EUR; 10 %) der Mitarbeiterrabatt bleibt daher steuerfrei
• am 1. Juli um 49 EUR
  Der Mitarbeiterrabatt beträgt 30 % (70 EUR − 49 EUR). Da die 20 %- Freigrenze überschritten ist, bleibt der Rabatt von 21 EUR nur dann steuerfrei, wenn der Jahresfreibetrag von 1.000 EUR noch nicht ausgeschöpft ist.

Sind die Kunden des Arbeitgebers keine Endverbraucher (z.B. Großhandel), ist der um übliche Preisnachlässe verminderte Endpreis des Abgabeortes anzusetzen.

Rabattgewährung an Angehörige

Wenn der Arbeitnehmer Waren für seine Angehörigen kauft und somit der Arbeitnehmer den Aufwand wirtschaftlich trägt, sind die Begünstigungen für Mitarbeiterrabatte beim Arbeitnehmer anwendbar. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber die Ware dem Arbeitnehmer kostenlos zur Verfügung stellt.

Wenn Angehörige selbst beim Arbeitgeber einkaufen, ist zu unterscheiden, ob der Rabatt 20 % übersteigt oder nicht: 

1. Rabatt bis 20 %: hier kommt die Steuerbefreiung nicht zur Anwendung. Es liegt grundsätzlich ein steuerpflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, der beim Arbeitnehmer zu erfassen ist.
2. Rabatt größer als 20 %: übersteigt der Rabatt bei Direktkäufen durch Angehörige im Einzelfall 20 %, sind Mitarbeiterrabatte insoweit steuerpflichtig, als ihr Gesamtbetrag 1.000 EUR im Kalenderjahr übersteigt. Es erfolgt somit eine Anrechnung auf die 1.000 EUR-Grenze des Arbeitnehmers.

SV und Lohnnebenkosten

Steuerfreie Mitarbeiterrabatte sind auch SV-frei, DB-frei, DZ-frei und KommSt-frei. 

Stand: 01.01.2024