Registrierkassenpflicht – FAQ

• Prüfung des Jahresbeleges
  
• Voraussetzungen zur Kassenpflicht
• Der Beleg
• Ausnahmen und Erleichterungen
• Sonstiges

Prüfung des Jahresbeleges

Wo ist der Authentifizierungscode für die App, zur Überprüfung des Jahresbelegs ersichtlich? 

Falls das Handy schon zur Kontrolle des Startbeleges verwendet wurde, ist der Code bereits gespeichert und muss nicht nochmals eingegeben werden.

Ansonsten kann er jederzeit in FinanzOnline unter der Funktion „Verwaltung von Authentifizierungscodes für Prüf-App“ aufgerufen werden. Auf dieser Seite wird mit der Funktion „Code anfordern“ ein zwölfstelliger Code erzeugt und auf der Liste angezeigt. Bereits früher angeforderte Codes stehen ebenfalls aus dieser Liste.

Wo kann die Prüf-App für den Jahresbeleg bezogen werden? 

Die BMF Belegcheck-App kann für Android und iOS (mind. iOS 8.0) auf der BMF-Seite kostenlos bezogen werden (eine Windows-Version ist nicht verfügbar). Steht kein eigenes Smartphone/Tablet zur Verfügung, so kann auch ein fremdes verwendet werden. 

Mein Kassensystem verfügt über ein sogenanntes Webservice. Muss dennoch der Jahresbeleg ausgedruckt und kontrolliert werden? 

Einige Hersteller bieten die Möglichkeit an, direkt aus dem Kassensystem die Kassen anzumelden und auch alle sonstigen Meldungen, wie die Überprüfung des Startbeleges und –Jahresbeleges automatisch zu machen. In solchen Fällen muss der Jahresbeleg nicht extra ausgedruckt und kontrolliert werden. 

Müssen Saisonbetriebe, die über den Winter gesperrt sind, ebenfalls genau am 31.12. den Jahresbeleg ausdrucken und überprüfen? 

Nein, der Jahresbeleg kann schon zu Saisonende produziert werden und muss bis spätestens 15.2. mittels der App kontrolliert werden. 

Müssen Betriebe, die über Mitternacht am 31.12. hinaus arbeiten, um 0:00 den Jahresbeleg ausdrucken? 

Nein, bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).

Wie sieht der Jahresbeleg aus? 

In der Regel ist der Monatsbeleg Dezember (oder bei Saisonbetrieben der Monatsbeleg vom letzten Monat in dem ein Umsatz erzielt wurde) gleichzeitig der Jahresbeleg und sollte als Nullbeleg im Feld der handelsüblichen Bezeichnung gekennzeichnet werden. 

Was ist zu tun, wenn nach Erstellung des Jahresbeleges, noch Umsätze gemacht werden? 

Wird nach einem Monats- bzw. Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neuerliche Monats- oder Jahresbelege erforderlich. 

Muss der Jahresbeleg in Papierform aufbewahrt werden? 

Es reicht die elektronische Erstellung, die jederzeit abrufbar ist. 

Muss bei einer angemieteten Kasse ebenfalls ein Jahresbeleg erzeugt werden? 

Wird die Registrierkasse über einen längeren Zeitraum verwendet, sind Monats- und Jahresbelege zu erstellen, zu prüfen und aufzubewahren sowie das Datenerfassungsprotokoll zu sichern. Zeitgleich mit der Rückgabe der angemieteten Registrierkasse müssen diese und die Signaturerstellungseinheit bei FinanzOnline abgemeldet werden.

Voraussetzungen zur Kassenpflicht

1. Ab welcher Umsatzgrenze besteht Kassenpflicht?

Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über 15.000 EUR und Barumsätzen über 7.500 EUR besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Als Registrierkasse können auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht eintritt. Ab 1. April 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.

2. Was versteht man unter „Barumsätze“?

Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte vor Ort, sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.B. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird. Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.

Bezahlung mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks zählt nicht zu den Barumsätzen. Ebenso nicht als Barzahlung gelten die Zahlung mit Zahlungsanweisung, die Online-Banking-Überweisung, Paypal und Einziehungsaufträge, Daueraufträge oder Zahlungen über
das Internet mittels Bankomat- oder Kreditkarte, die nicht vor Ort (zB im Geschäftslokal) beim bzw. im Beisein des leistenden Unternehmers erfolgen.

3. Zählen Anzahlungen und Teilzahlungen als Barumsatz?

Ja, Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind als Barzahlungen zu sehen und zählen zur Umsatzgrenze (7.500 EUR).

4. Müssen auch Kleinunternehmer eine Kassa haben?

Jeder Unternehmer mit betrieblichen Einkünften, der die Umsatzgrenzen übersteigt (15.000 EUR Gesamtumsatz und davon mehr als 7.500 EUR Barumsätze) muss ein Kassensystem in Verwendung haben. Etwaige Umsatzsteuerbefreiungen sind für die Kassen- und Belegerteilungspflicht nicht relevant. Die Umsatzgrenzen sind Nettogrenzen!

5. Wenn ein Unternehmer nur 10 Monate im Jahr arbeitet und somit unter der 15.000-Umsatzgrenze bleibt – ist er dann von der Kassenpflicht befreit?

Die Umsatzgrenzen sind jährlich zu sehen. Wie lange der Unternehmer tätig ist, ist nicht relevant. In diesem Fall ist keine Kassenpflicht gegeben.

6. Ab wann besteht bei Überschreiten der Umsatzgrenzen Kassenpflicht?

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.

Der VfGH hat entschieden, dass das Überschreiten gewisser Umsatzgrenzen im Jahr 2015 für die Frage der Registrierkassenpflicht keine Rolle spielen darf. Somit gibt es keine „Rückwirkung“ und für die Grenzen der Registrierkassenpflicht dürfen erst die Umsätze ab 1. Jänner 2016 herangezogen werden.

Beispiel 1
Überschreiten der Umsatzgrenzen (15.000 EUR Gesamtumsatz UND davon 7.500 EUR Barumsätze) im Februar 2021.
UVA-Zeitraum Kalendermonat: Kassenpflicht ab 1. Juni 2021 
UVA-Zeitraum Quartal (oder Kleinunternehmer): Kassenpflicht ab 1. Juli 2021

Beispiel 2
Überschreiten der Umsatzgrenzen (15.000 EUR Gesamtumsatz UND davon 7.500 EUR Barumsätze) im August 2021.
UVA-Zeitraum Kalendermonat: Kassenpflicht ab 1. Dezember 2021 
UVA-Zeitraum Quartal (oder Kleinunternehmer): Kassenpflicht ab 1. Jänner 2022

7. Was bedeutet der Begriff „Betrieb“ für die Kassenpflicht – sind mehrere Betriebsstandorte einzeln zu bewerten?

Die Kassenpflicht gilt pro Betrieb. Betrieb ist durch eine eigene Buchhaltung gekennzeichnet. In den Einkommensteuerrichtlinien ist der Begriff Betrieb folgendermaßen definiert:

Allgemein kann der Begriff Betrieb als die Zusammenfassung menschlicher Arbeitskraft und sachlicher Produktionsmittel in einer organisatorischen Einheit verstanden werden. Aus ertragsteuerlicher Sicht ist ein Betrieb aber nur gegeben, wenn er der Erzielung von betrieblichen Einkunftsarten dient. Ein Betrieb kann zwar mehrere Teilbetriebe (Betriebszweige) oder Betriebsstätten umfassen; der Gewinn ist dennoch einheitlich zu ermitteln.

8. Muss ein österreichischer Unternehmer, der im Ausland tätig ist, eine Kassa haben?

Für die Barumsätze im Ausland (z.B. österr. Unternehmer verkauft bei einer Buchmesse in Deutschland Bücher gegen Barzahlung) besteht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der BAO (Bundesabgabenordnung).

9. Muss ein ausländischer Unternehmer, der in Österreich Barumsätze hat, eine Kassa haben?

Ausländische Unternehmer unterliegen mit ihren österreichischen Barumsätzen der Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung. Unabhängig davon, ob in Österreich eine Betriebsstätte gegründet wird.

10. Braucht in einem Beauty-Center mit 6 selbständigen Unternehmern, jeder Unternehmer eine eigene Kasse bzw. ein eigenes Kassensystem oder dürfen auf einem Kassensystem alle 6 Betriebe nebeneinander geführt werden?

Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse gemeinsam verwenden, wenn gesonderte Datenerfassungsprotokolle geführt und ab 2017 gesonderte Signaturerstellungseinheiten vorhanden sind.

11. Wie viele Registrierkassen sind bei einem Praterbetrieb mit mehreren Fahrgeschäften, bei einem Bäcker mit mehreren Verkaufswagen, oder bei einem Unternehmen mit mehreren Betriebstätten notwendig?

Hier geht es um die Frage, wie viele Betriebsstätten tatsächlich vorliegen. Nur wenn der Unternehmer außerhalb seiner Betriebsstätte tätig ist, kann er die Erleichterung der „mobilen Gruppen“ anwenden. D.h. Nacherfassung der Umsätze bei Rückkehr in den Betrieb im Kassensystem. Liegen jedoch mehrere Betriebsstätten vor, sind die Umsätze an der jeweils anderen Betriebsstätte keine mobilen Umsätze. Der Unternehmer kann daher diese Umsätze in der einen Betriebsstätte nicht nacherfassen, sondern muss sie in der Betriebsstätte, in der er den Barumsatz tätigt, in einer Registrierkasse erfassen.

12. Müssen Zielgeschäfte auch in die Registrierkasse eingegeben werden, wenn die Barzahlungsgrenze von 7.500 EUR überschritten wird?

Nein, nur Barumsätze sind im Kassensystem zu erfassen. Es können jedoch freiwillig Belege mit der Registrierkasse erstellt werden, die keine Barumsätze enthalten.

13. Wie sind Zielrechnungen zu behandeln, die in monatlichen Raten bar bezahlt werden?

Barzahlungen sind neben der Bezahlung des Gesamtpreises auch Anzahlungen, Ratenzahlungen (Teilzahlungen) und Restzahlungen. Alle derartigen Barzahlungen sind für die Umsatzgrenzen in Höhe von 7.500 EUR relevant; dies unabhängig davon, ob Soll- oder Istbesteuerung nach dem UStG 1994 vorliegt.

14. Muss bei der Zustellung per Nachnahme der leistende Unternehmer eine Kassa mitführen?

Bei der Lieferung und Bezahlung per Nachnahme (Post, Spediteur) besteht für den Zusteller keine Kassenpflicht. Es handelt sich nicht um einen Barumsatz. Nur wenn das Unternehmen die Ware selbst zustellt und bei der Zustellung kassiert, läge ein Barumsatz vor, der bei Überschreitung der Umsatzgrenzen in einem Kassensystem erfasst werden müsste.

Der Beleg

15. Was versteht man unter Belegerteilungspflicht?

Für jeden Unternehmer besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 4/2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
  

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

16. Geht die Belegerteilungspflicht mit der Kassenpflicht zwingend einher?

Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Betrieb ab 1.1.2016 (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht). Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht gibt es nur für die „Kalte-Händeregelung“, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste, Hütten, Buschenschanken und Vereinskantinen.

17. Wie ist die „handelsübliche Bezeichnung“ zu wählen?

In Hinblick darauf, dass die Belegerteilungspflicht auch bei Geschäften zwischen Unter-nehmen und Letztverbrauchern die Ausstellung von Belegen verlangt, ist es zulässig, dass die „handelsübliche Bezeichnung“ weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist.

Beispiele für handelsübliche Warenbezeichnungen lt. BMF:

18. Gibt es Erleichterungen bei der „handelsüblichen Bezeichnung“ für Branchen mit besonders vielen Artikeln?

Es gibt eine Übergangsregelung für die Sparte Einzelhandel sowie die Sparte Markt-, Straßen- und Wanderhandel bzw. vergleichbare andere gewerblich tätige Unternehmer:

solche Unternehmer, die Waren verschiedener Hersteller beschaffen, zu einem Sortiment zusammenfügen und an Endverbraucher verkaufen, erfüllen in einer Übergangsphase bis 31.12.2025 die Einzelaufzeichnungs- Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht auch dann, wenn sie die Warenbezeichnung in der zu verwendenden Registrierkasse eingeschränkt bis auf 15 Warenbezeichnungen erfassen und entsprechend dieser Erfassung auf den Belegen ausweisen. Dies gilt nur insoweit, als sie am 31.12.2015 bzw. im Zeitpunkt des Eintritts zur Kassenpflicht, nicht über ein Warenwirtschaftssystem verfügen.

19. Sind statt handelsüblicher Bezeichnung auch Symbole oder Schlüsselzeichen möglich?

Grundsätzlich kann die handelsübliche Bezeichnung oder die Art der sonstigen Leistung auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen gewährleistet ist (etwa durch Aushang in den Geschäftsräumlichkeiten).

20. Was ist unter Schlüsselzahlen oder Symbole anstatt der handelsüblichen Bezeichnung zu verstehen?

Die Angabe von Symbolen oder Schlüsselzahlen ist dann ausreichend, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen bei dem die Lieferung oder Leistung erbringenden Unternehmer vorhandene Unterlagen gewährleistet ist. Schlüsselzahlen können z.B. Preislistennummern, Katalognummern, und Tarifposten (z.B. Bahn, Bus) sein.

21. Wie ist eine Rechnung zu behandeln, die mit Erlagschein hergegeben wurde (Zielrechnung) und dann doch bar bezahlt wird?

In diesem Fall liegt bei Bezahlung dieser Rechnung eine Barzahlung vor. Die Steuerschuld entsteht aber nicht ein zweites Mal, da der Unternehmer keine „Rechnung“ im Sinn des UStG 1994 ausstellt, sondern nur einen Beleg über die empfangene Barzahlung.

Es ist zulässig auf diesem Beleg lediglich auf die Nummer der Rechnung zu verweisen und keine Aufschlüsselung der Umsätze nach Steuersätzen vorzunehmen, wenn die Rechnung zur Abfuhr der Steuerschuld schon im (elektronischen) Aufzeichnungssystem erfasst wurde.
Es ist zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen.

22. Ist die Tischabrechnung noch möglich?

Ja. Wenn das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden ein gesonderter Beleg ausgestellt werden. Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden. Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Leistungsempfänger (Kunden) übergeben wird.

23. Sind händisch ausgestellte Belege ab 2016 auch zulässig?

Wenn Kassenpflicht besteht, muss ein Beleg aus dem System erstellt werden. Wenn keine Kassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Umsatzgrenzen liegen) gilt für Unternehmer dennoch die Belegerteilungsverpflichtung. In diesem Fall wird der Beleg händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben. Der Verweis des Registrierkassenbeleges etwa auf die Rechnungsnummer einer handschriftlichen Rechnung, die die entsprechenden Rechnungsmerkmale enthält bzw. auch auf andere Unterlagen iSd § 132a Abs. 4 BAO, ist zulässig. Es ist nicht notwendig Menge/handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung nochmals gesondert in die Kasse einzutippen. Beim Bezug auf eine händische Rechnung sind am Kassenbeleg eine 0%ige Umsatzsteuer und der Bruttobetrag auszuweisen und zu speichern.

24. Wenn ein Unternehmer eine Kasse erst im ersten Halbjahr 2016 kauft, muss er die bis dahin handgeschriebenen Belege nacherfassen?

Nein.

Ausnahmen und Erleichterungen

25. Gibt es Ausnahmen/Erleichterung von der Beleg – bzw. Registrierkassenpflicht?

Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und/oder der Belegerteilungsverpflichtung zu.
Diese Fälle sind:

• für Umsätze im Freien bis zu einem Jahresumsatz von 30.000 EUR (vor der Gesetzesänderung im Juli 2016 bezog sich die 30.000 EUR Grenze auf den Gesamtbetrieb!), die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso
• für Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten mit Umsätzen unter 30.000 EUR im Jahr
• für Buschenschanken iSd § 2 Abs.1 Z5 GewO, die weniger als 30.000 EUR Umsatz im Jahr und weniger als 14 Tage im Jahr geöffnet haben,
• für Kantinen von gemeinnützigen Vereinen, die weniger als 30.000 EUR Umsatz im Jahr und weniger als 52 Tage im Jahr geöffnet haben,
• für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zB Vereinsfeste) unter gewissen Bedingungen und
• für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten
• Onlineshops
• geschlossenen Systemen
  

Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für „mobilen Gruppen“.

26. Was bewirkt die Erleichterung bei „mobilen Gruppen“?

„Mobile Gruppen“, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zum Beispiel Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer, müssen einen Beleg und eine Durchschrift ausstellen; die Erfassung erfolgt dann erst im Nachhinein (bei Rückkehr) in das elektronische Kassensystem am Betriebsort.

Erleichterung für Mobile Gruppen:

Mobil getätigte Umsätze können vorab in der Registrierkasse erfasst und die Belege gleichzeitig mittels Registrierkasse ausgestellt werden. Bei Ausfolgung der Ware außerhalb der Betriebsstätte wird dem Kunden der bereits ausgestellte Beleg anlässlich der Barzahlung erteilt. Erfolgt kein Verkauf dieser Produkte, können diese ausgestellten Belege bei Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse storniert werden.

Beispiel:
Lieferung bereits bestellter Waren (z.B. Pizzaverkäufer), offenes Schulbuffet,…

27. Mitarbeiter kassieren oft vor Ort auf den Baustellen, kommen jedoch nicht täglich ins Büro um Beleg und Geld abzuliefern. Wie ist hier bezüglich der Nacherfassung vorzugehen?

Bei Barumsätzen außerhalb der Betriebsstätte, dürfen diese nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfasst werden, wenn bei der Barzahlung dem Leistungsempfänger einen Beleg ausgefolgt und hiervon eine Durchschrift aufbewahrt wurde.

Ohne unnötigen Aufschub ist einzelfallbezogen bzw. branchenbedingt zu beurteilen. Wenn z.B. Landwirte ihre Produkte in einem gemeinschaftlich genutzten Bauernladen über einen Erfüllungsgehilfen verkaufen und dieser den Landwirten nur einmal wöchentlich die Belegdurchschriften zur Nacherfassung überbringt, ist die Wochenfrist ausreichend.

28. Fällt der Besuch einer Messe - neben der regulären Geschäftstätigkeit - unter die Erleichterung der mobilen Gruppe? D.h. darf ein Durchschlag des beim Verkauf hergegebenen Paragons aufgehoben und am Abend nachträglich in die stationäre Kasse nachgetragen werden?

Ja, die Erleichterung für mobile Gruppen ist anwendbar. Es muss keine Kassa mitgenommen werden.

29. Gelten für Taxis die Erleichterungen der „mobilen Gruppe“?

Nein, Taxis fallen nicht unter „Umsätze im Freien“ und auch nicht unter die „mobile Gruppen“.

30. Kann ein mobiler Fotograf, der Bilder verkauft, die Durchschriften der per Hand ausgestellten Belege als Sammelbeleg bei der Rückkehr in den Betrieb erfassen oder müssen alle 30 ausgestellten Belege einzeln nochmals erfasst werden?

Werden gleich hohe Einzelumsätze getätigt, können diese zusammengerechnet und jeweils in einem Betrag in der Registrierkasse erfasst werden, sofern deren vollständige Erfassung gewährleistet wird, zB durch Durchnummerierung der ausgestellten Belege.

Dies gilt auch, wenn mehrere Umsätze zu gleichen Entgelten erfolgen (zB Berechtigungsausweise für Senioren, Studenten, Kinder oder Berechtigungsausweise für Einzelfahrten oder Mehrfachfahrten bzw. Gruppenfahrten).

31. Darf ein Pizzalieferant bereits signierte Quittungen mithaben?

Mobil getätigte Umsätze können vorab in der Registrierkasse erfasst und die Belege gleichzeitig mittels Registrierkasse ausgestellt werden. Bei Ausfolgung der Ware außerhalb der Betriebsstätte wird dem Kunden der bereits ausgestellte Beleg anlässlich der Barzahlung erteilt. Erfolgt kein Verkauf dieser Produkte, können diese ausgestellten Belege bei Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse storniert werden.

32. Gibt es Erleichterungen für Veranstaltungen wie zum Beispiel von gemeinnützigen Vereinen?

Bei Vereinsveranstaltungen von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften, wie etwa gemeinnützigen Vereinen, kann unter folgenden Voraussetzungen die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht entfallen:

• die Dauer dieser Veranstaltungen übersteigt insgesamt nicht den Zeitraum von 72 Stunden im Kalenderjahr;
• die Organisation und Durchführung der Veranstaltung durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige erfolgt;
• bei Auftritten von Musik- oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als 1.000 EUR pro Stunde für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen verrechnet;
  

Es sind grundsätzlich nicht die tatsächlichen Veranstaltungs- und Ausschankstunden zu zählen, sondern es ist die Zeit vom Festbeginn bis zum Festende durchzuzählen. Wenn allerdings ein Fest behördlich genehmigt wurde, sind nur die im Genehmigungsbescheid angegebenen tatsächlichen Veranstaltungs- und Ausschankstunden zu zählen.

33. Fallen auch gemeinnützigen Vereine, die einen Betrieb (Buchhandlung) führen in die Kassen- und Belegerteilungspflicht?

Wenn eine Körperschaft abgabenrechtlich begünstigt ist und einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält, der die Voraussetzungen des unentbehrlichen Hilfsbetriebes erfüllt, besteht weder Einzelaufzeichnungspflicht, Registrierkassenpflicht noch Belegerteilungsverpflichtung. Die Losungsermittlung in vereinfachter Form (Kassasturz) kann vorgenommen werden.

34. Gibt es Erleichterungen für Automatenumsätze?

Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden, ist weder ein Kassensystem noch ein Beleg notwendig, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20 EUR nicht übersteigt.

Zumindest im Abstand von 6 Wochen ist regelmäßig eine Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge) durchzuführen.

Die weitere Nutzung von „Altautomaten“ (Inbetriebnahme vor dem 1.1.2016) ohne Nachrüstung ist bis zum 1.1.2027 möglich.

35. Bei Vorhandensein eines Mischbetriebes mit Online-Shop und einem Verkaufslokal: können separate Rechnungskreise (einen für den Online-Shop und einen für das Geschäft) verwendet werden?

Es sind verschiedene Rechnungskreise zulässig (z.B. Filialen, Betriebsstätten, Bestandsobjekte, Registrierkassen). Die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein. Es können auch verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse (z.B. Safe oder Depotleistungen bei Kreditinstituten) als eigene Rechnungskreise angesehen werden.

Sonstiges

36. Gibt es eine Liste mit zertifizierten Kassenanbietern?

Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.

37. Kann ich mein Kassensystem zertifizieren lassen?

Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.

38. Wie viel kostet die Anschaffung einer Registrierkasse?

Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich 400 bis 1.000 EUR betragen.
Es besteht auch die Möglichkeit auf vorhandenen Geräten (zB Laptops, PC) eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen um der Kassenpflicht zu entsprechen.

39. Wie sind durchlaufende Posten zu behandeln?

Durchlaufende Posten (Vereinnahmung im fremden Namen auf fremde Rechnung) zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen.

Beispiele für durchlaufende Posten sind: Ortstaxen und Kurtaxen, Stempelgebühren und Gerichtsgebühren, die vom Parteienvertreter (z.B. Rechtsanwalt, Notar) für den Klienten ausgelegt werden, Vignette (wenn der Verkauf durch die Tankstelle im Namen und auf Rechnung der ASFINAG erfolgt), Kautionen (iSd § 16b MRG), Mietvorauszahlungen, die der Parteienvertreter an den Vermieter weiterleitet, Lotto-/Tottoumsatz bei einer Trafik oder bei einem Nahversorger, etc.

Durchlaufende Posten können freiwillig als Bareingang in der Registrierkasse einzeln erfasst werden. Werden für durchlaufende Posten Belege mittels Registrierkasse ausgestellt, müssen diese grundsätzlich den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Eine Signierung dieser Belege kann jedoch entfallen.

Diese durchlaufenden Posten sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz).

Durchlaufende Posten, die gemeinsam mit einem Barumsatz (Barzahlung) in der Registrierkasse in einem gemeinsamen Beleg erfasst werden, müssen den Anforderungen eines Beleges entsprechen und müssen ab 1.4.2017 auch elektronisch signiert werden. Diese durchlaufenden Posten sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz).

40. Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse?

Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von 200 EUR pro Kassensystem (maximal aber 30 EUR pro Erfassungseinheit) vorgesehen. Die Prämie kann mit dem Formular E108c geltend gemacht werden; wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 31.3.2017 erfolgen. Weiter sind die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.

41. Wer kann die Kassen überprüfen kommen und wie erfolgt die Kassenüberprüfung?

Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder im Rahmen von Außenprüfungen überprüfen.

42. Wie ist mit Spenden und Trinkgeldern umzugehen?

Spenden zählen nicht als Barumsatz, da keine Gegenleistung vorhanden ist. Allerdings liegt bei Aufrundungen von Zahlungsbeträgen für eine erbrachte Leistung im Rahmen einer Spendenveranstaltung (zB Zahlungsbetrag von 2,50 EUR für ein Getränk wird aufgerundet auf 5 EUR) ein Barumsatz vor, der in der elektronischen Registrierkasse zu erfassen ist.

Trinkgelder, die dem Unternehmer selbst zufließen, sind Bareinnahmen des Unternehmers.

Trinkgelder für die Leistung eines Arbeitnehmers sind nicht für die Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht heranzuziehen und beim Unternehmer, wenn sie in der Registrierkasse erfasst werden, wie durchlaufende Posten zu behandeln.

43. Müssen Gutscheine im Kassensystem erfasst werden?

Der Verkauf von Wertgutscheinen (Geschenkbons, Geschenkmünzen) zum späteren Bezug von Waren nach freier Wahl oder nicht konkretisierten Dienstleistungen stellt noch keinen steuerbaren Vorgang dar. Es handelt sich hier steuerlich weder um einen Ertrag noch um einen umsatzsteuerpflichtigen Vorgang.

Es handelt sich nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Allerdings ist die Erfassung derartiger Bareingänge in der Registrierkasse zweckmäßig, weil damit eine lückenlose und sicherheitstechnische Aufzeichnung aller Bareingänge gewährleistet ist. In diesem Fall wird der Gutschein in der Registrierkasse mit Bezeichnung „Bonverkauf“ als Null %-Umsatz behandeln.
Der Wertgutschein ist im Zeitpunkt der Einlösung dann als Barumsatz zu erfassen.

Gutscheine, die Lieferung/Dienstleistungen eindeutig konkretisieren, sind beim Verkauf bereits als Barumsatz anzusehen und daher in der Registrierkasse zu erfassen. Es ist darüber ein Beleg auszustellen (z.B. Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung, Fahrscheine).

44. Gibt es Strafen, wenn man keine Registrierkasse verwendet, obwohl man unter die Registrierkassenpflicht fällt?

Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird, kann mit bis zu 5.000 EUR geahndet werden; eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu 25.000 EUR.

45. Gibt es Strafen, wenn der Manipulationsschutz per 1.4.2017 nicht in der Kasse implementiert ist?

Bei vorsätzlicher Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Pflicht droht nach dem Finanzstrafgesetz eine Strafe bis zu 5.000 EUR. Dazu muss von den Finanzämtern (wie in jedem Strafverfahren) in jedem Einzelfall geprüft werden, warum die Verpflichtung, eine manipulationsgeschützte Registrierkasse für die Aufzeichnung der Barumsätze zu verwenden, nicht erfüllt werden konnte. Dies bedeutet auch, dass insbesondere die vorsätzliche Nichterfüllung behördlich zu beweisen ist. 

Von einer vorsätzlichen Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht mit Manipulationsschutz kann glaubhaft insbesondere dann nicht ausgegangen werden, wenn die Unternehmerin/der Unternehmer 

• über eine Registrierkasse verfügt, die der Kassenrichtlinie entspricht und mit dieser die Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht erfüllt,
• Belege über die getätigten Barumsätze lückenlos erteilt und
• nachweist bzw. zumindest glaubhaft macht, dass sie/er die RKSV- konforme Beschaffung und/oder die Umrüstung der Registrierkasse(n) bei einem Kassenhersteller oder einem Kassenhändler bis Mitte März 2017 bereits beauftragt hat, sodass die Säumnis nicht in ihrer/seiner Sphäre gelegen ist.

Bei einem derart gelagerten Sachverhalt ist von einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung der Unternehmerin/des Unternehmers abzusehen.

46. Wo sind Hersteller bzw. Händler von Registrierkassen zu finden?

Unter wko.at/registrierkassen ist eine Liste der Kassensystemanbieter nach Branche, Leistung und Region geordnet abrufbar.

47. Ist eine eigene Kassenlade bei einer Registrierkasse Pflicht?

Nein, es genügt jede Art von Behälter oder Aufbewahrungsmöglichkeit.

48. Muss jeden Tag ein Tagesabschluss gemacht werden oder kann, wenn nur ein paar Barumsätze täglich anfallen, dies auch wöchentlich erfolgen?

Die (immer noch geltende) Kassenrichtlinie sieht einen täglichen Tagesabschluss vor. Sobald die Kasse die Registrierkassensicherheitsverordnung (ab 1.4.2017) umsetzt, erfüllt sie automatisch auch die Kassenrichtlinie, wodurch das nicht mehr unbedingt nötig wäre. Unabhängig davon ist ein Tagesabschluss notwendig, um täglich den Kassenstand kontrollieren zu können.

49. Dürfen bei Therapien auch Sammelrechnungen gemacht machen - z.B. bei 10 Behandlungen zum Schluss eine Rechnung - oder muss jetzt bei jeder Behandlung eine Rechnung ausgestellt werden?

Die Belegerteilungsverpflichtung betrifft die Barumsätze. Sobald ein Barumsatz erfolgt, muss ein Beleg im Sinne der BAO (Bestandteile siehe Infoblatt) erstellt und ausgehändigt werden.

50. Bei der Erstellung handwerklicher Erzeugnisse, die in anderen Geschäften im Namen und auf Rechnung des Erzeugers verkauft werden – fallen diese Umsätze in die Kassenpflicht?

Hier handelt es sich um durchlaufende Posten, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt; sie gehören nicht zum Entgelt. Durchlaufende Posten zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen.

Durchlaufende Posten können freiwillig als Bareingang in der Registrierkasse einzeln erfasst werden. Werden für durchlaufende Posten Belege mittels Registrierkasse ausgestellt, müssen diese grundsätzlich den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Eine Signierung dieser Belege kann jedoch entfallen.

Anders zu beurteilen sind Sachverhalte, bei denen jemand als Erfüllungsgehilfe für einen anderen Unternehmer tätig wird. In diesen Fällen tritt er in die Rechte und Pflichten des Unternehmers, für den er tätig wird, ein und hat daher in diesen Fällen die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für den Unternehmer zu erfüllen. Ob jemand als Erfüllungsgehilfe eines anderen Unternehmers auftritt, ist im Einzelfall zu beurteilen.

51. Müssen bei Registrierkassen auch die Ausgaben erfasst werden

Nein, relevant sind nur die Einnahmen. 

Sinnvollerweise sollten sie aber ebenfalls erfasst werden. Ein gesetzlicher Zwang ist aus der Registrierkassenpflicht aber nicht ableitbar

52. Beim Kauf von 8 Kassen-PCs mit jeweils eigenem Datenerfassungsprotokoll, aber mit Abspeicherung aller Daten auf nur einem Server. Beträgt in diesem Fall die Prämie 1.600 EUR (200 EUR pro Kassa) oder 240 EUR (30 EUR pro Erfassungseinheit)?

Für die Höhe der Prämie ist die Zuordnung der Signaturerstellungseinheit zu den Erfassungseinheiten maßgeblich. Im vorliegenden Fall wäre zu klären, ob jede Erfassungseinheit mit einer eigenen Signaturerstellungseinheit verbunden ist oder ob die Signaturerstellungseinheit dem Server zugeordnet ist. Sollte dies zutreffen, dann liegt insofern ein elektronisches Kassensystem vor und es stehen als Prämie 240 EUR zu. Im Falle von 8 Signaturerstellungseinheiten 1.600 EUR.

Stand: 18.02.2022