Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Seit 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.

Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!

Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.

Ein Kassasturzist grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Einzelerfassung mittels Registrierkasse

Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

• der Jahresumsatz je Betrieb netto 15.000,- EUR UND
• die Barumsätze dieses Betriebes netto 7.500,- EUR im Jahr überschreiten.

Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.

Nicht als Barumsatz gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks, Online-Banking Überweisungen, PayPal und Einziehungsaufträge.

Änderungen seit 1.4.2017

Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, besteht seit dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

Spätestens seit 1.4.2017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur bzw. Siegel der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.

Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:

• Datenerfassungsprotokoll
• Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Kassenidentifikationsnummer
  

Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.

Belegerteilungsverpflichtung

Unternehmer haben seit 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.

Hinweis: Der Beleg kann auch elektronisch erstellt werden, z. B. mittels E-Mail oder Web-Download. Voraussetzung ist allerdings, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird. Weiters muss der Beleg tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen.

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
  

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Achtung: Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab dem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) für jeden Unternehmer seit 1.1.2016. Ausnahmen gibt es nur für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank-, Kantinenumsätzen und gewissen Automatenumsätzen.

Sonderregelungen

Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.

In folgenden Fällen sind Ausnahmen bzw. Erleichterungen möglich: 

Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“)

Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von netto 30.000 EUR nicht überschritten wird.

Achtung: Die Umsatzgrenze von 30.000 EUR gilt nur für die Umsätze im Freien. Sie ist nicht gesamtbetrieblich zu sehen.

Die begünstigten Umsätze müssen bei Vorliegen der oben beschriebenen Voraussetzungen, nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Weiters gilt für diese Umsätze keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.

Alm,- Berg-, Schi- und Schutzhütten

Wie bei der „Kalten Hände“ Regelung besteht keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz der Hütte(n) unter 30.000,- EUR liegt.

Buschenschanken gem. §2 Abs.1 Z5 GewO

Keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter 30.000 EUR liegt und der Betrieb maximal 14 Tage im Jahr geöffnet ist. Die 30.000-EUR-Grenze ist gesamtbetrieblich zu sehen und gilt nicht nur für den Buschenschank.

Kantinen von gemeinnützigen Vereinen

Keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter 30.000 EUR liegt.

Automaten

Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20 EUR nicht übersteigt. Darunter fallen z.B. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc.

Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht.

Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von sechs Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durchgeführt werden. Dies geschieht durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge), manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal monatlich zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen.

Onlineshops

Umsätze im Rahmen eines Onlineshops, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, sind von der Registrierkassenpflicht befreit.

Hinweis: Hinsichtlich der Umsätze, die nicht im Onlineshop getätigt werden, gelten die allgemeinen Vorschriften. 

Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe

Die Umsätze wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereine) sind unter gewissen Voraussetzungen von der Registrierkassenpflicht befreit. Details regelt die Barumsatzverordnung.

Umsätze außerhalb der Betriebsstätte („mobile Gruppen“)

Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb der Betriebstätte erbringen, können ihren Kunden einen Papierbeleg (z.B. Paragon) geben und müssen eine Kopie davon aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze jedoch ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen.

Die Ausnahme betrifft „mobile“ Berufe wie mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer etc.

Geschlossene Gesamtsysteme

Für große Unternehmen, die mit Systemen arbeiten, bei denen Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssystem lückenlos miteinander verknüpft sind, besteht die Möglichkeit die Manipulationssicherheit, ohne die Verwendung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder eines Signatur- und Siegelzertifikates, durch das Finanzamt mittels Bescheid festzustellen zu lassen.

Voraussetzungen:

• der Einsatz von mehr als 30 Registrierkassen
• die Einholung eines Gutachtens über die Manipulationssicherheit
• ein Antrag auf Ausnahme beim Finanzamt
• das Finanzamt erlässt einen Feststellungsbescheid

Beginn der Registrierkassenpflicht 

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.

Beispiel: 
Umsätze Jänner bis April 2024: 15.600,- EUR, davon mehr als 7.500,- EUR Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.8.2024, im Falle des Kalendervierteljahres (z.B: bei Kleinunternehmern) ab 1.10.2024. 

Wegfall der Registrierkassenpflicht 

Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.

Beispiel:
Ein registrierkassenpflichtiger Betrieb schränkt im Jahr 2023 seinen Betriebsumfang derart ein, dass er pro Jahr nur mehr Umsätze von ca. 6.000,- EUR erzielt. Die Umstände sprechen dafür, dass auch in den Folgejahren die Umsätze derart niedrig sein werden. Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems fällt ab 1. Jänner 2024 weg.

Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften

Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu 5.000,- EUR geahndet.

Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.

Weiterführende Informationen finden Sie in unserer Broschüre zur Registrierkassenpflicht.

Stand: 01.02.2024