Die elektronische Bilanz

Bei Buchführungspflicht oder der freiwilligen Führung von Büchern, muss gemeinsam mit den Steuererklärungen auch der Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht werden.

Seit dem Veranlagungsjahr 2006 ist eine elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses an das Finanzamt möglich (Steuererklärungen müssen grundsätzlich elektronisch über FinanzOnline eingereicht werden).

Übermittlung ans Finanzamt

Besteht eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an das Finanzamt?

Im Gegensatz zu den Steuererklärungen besteht für den Jahresabschluss keine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung. (siehe Infos zur Verpflichtung der elektronischen Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch)

Unternehmensrechtliche Grundlagen

Bei Kapitalgesellschaften gibt es nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) detaillierte Gliederungsvorschriften für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Entwicklung des Anlagevermögens ist im Anlagespiegel darzustellen. Weiters ist in der Regel ein Anhang zu erstellen, der Teil des Jahresabschlusses ist. Im Anhang werden u.a. Bilanzpositionen erläutert und zusätzliche Angaben gemacht.

Mittlere und große Kapitalgesellschaften, die bestimmte Grenzen (Bilanzsumme, Umsatz, Anzahl der Arbeitnehmer) überschreiten, müssen zusätzlich einen Lagebericht verfassen, mit der Beschreibung der Lage des Unternehmens und dessen Zukunftsaussichten.

Die gleichen Vorschriften gelten für Personengesellschaften bei denen keine natürliche Person, sondern eine juristische Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist (z.B. GmbH&CoKG).

Für alle anderen buchführungspflichtigen Unternehmer bestehen Erleichterungen hinsichtlich der Gliederungsvorschriften für die einzureichende Bilanz.

Wie sieht der Jahresabschluss bei elektronischer Übermittlung aus?

Im Falle einer elektronischen Übermittlung an das Finanzamt ist sowohl für die Bilanz als auch für die Gewinn- und Verlustrechnung für alle Rechtsformen ein einheitliches Schema vorgeschrieben. Dieses lehnt sich an die Gliederungsvorschriften für Kapitalgesellschaften nach dem UGB an. Der Anlagespiegel ist ebenfalls nach diesen Vorschriften zu erstellen.

Hinweis: Eine elektronische Übermittlung bedeutet für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, dass sie ihren Jahresabschluss tiefer gliedern müssen als sie nach UGB verpflichtet wären.

Eine Darstellung des Gliederungsschemas ist auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen zu finden. 

Möglichkeit zur Offenlegung

Um finanzstrafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden ist es oft wichtig, Erläuterungen zu einzelnen Bilanzpositionen zu geben.

Im Schema für die elektronische Übermittlung ist dafür genügend Raum vorgesehen.

Wie wird der Jahresabschluss übermittelt?

Die Übermittlung erfolgt im FinanzOnline unter der Funktion "Übermittlung E-Bilanz“ im Datenstromverfahren als xml-Datei. Das heißt, eine Software, die nach den Regeln des Bundesministeriums für Finanzen erstellt wurde, wird benötigt.

Hinweis: Mit der Funktion "Abfragen E-Bilanz“ kann eine eingebrachte E-Bilanz wieder als PDF-Dokument angezeigt werden. 

Eine Maske für den Jahresabschluss, in der die Zahlen eingeben werden können (Dialogverfahren), wird im FinanzOnline nicht zur Verfügung gestellt.

Jahresabschluss für das Firmenbuch

Unabhängig von den Einreichverpflichtungen beim Finanzamt haben Kapitalgesellschaften eine Offenlegungspflicht gegenüber dem Firmenbuchgericht: sie müssen ihren Jahresabschluss spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht des Sitzes der Gesellschaft einreichen.

Nach der aktuellen Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr sind Jahresabschlüsse (und andere Unterlagen) grundsätzlich in strukturierter Form an das Firmenbuch zu übermitteln. Die Übermittlung hat entweder als xml-Datei über FinanzOnline oder mittels ESEF (European Single Electronic Format) zu erfolgen. Diese Regelung gilt seit 1.7.2022. 

Die bisher mögliche Übermittlung als PDF ist in der Regel nicht mehr zulässig. Nur in Ausnahmefällen, können die Unterlagen weiterhin als PDF-Anhang übermittelt werden, sofern eine Übermittlung in den genannten Formaten nicht möglich ist. 

Die strukturierte XML-Datei zur Einreichung über FinanzOnline wird in der Regel von der Bilanzierungssoftware erstellt. Als weitere Möglichkeit für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften steht auf der Website des Bundesministeriums für Justiz ein ausfüllbares Webformular zur Verfügung, welches ebenfalls die nötige XML-Datei auf Basis des Formblattes erzeugt. 

Der Umfang der einzureichenden Unterlagen bestimmt sich nach der Größe der Gesellschaft. Kleine Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen z.B. nur eine verkürzte Form von Bilanz und Anhang und keine Gewinn- und Verlustrechnung abgeben. Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur eine verkürzte Bilanz einreichen.

Hinweis: Kapitalgesellschaften, deren Umsätze in den zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 EUR überschreiten, haben den Jahresabschluss zwingend elektronisch an das Firmenbuch zu übermitteln.

Ist jedoch die Einbringung des Jahresabschlusses auf Papier zulässig (Umsätze der letzten 12 Monate vor Bilanzstichtag lagen unter 70.000 Euro), so können sämtliche Formulare auf der Homepage des Justizministeriums abgerufen und teilweise bereits am Bildschirm ausgefüllt werden.

Stand: 01.04.2024