Lohnsteuerliche Behandlung von Dienstreisen

Begriff der Dienstreise 

Eine Dienstreise (iSd Einkommensteuergesetztes) liegt vor, wenn 

• ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager, etc.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt (1. Tatbestand) oder 

• wenn der Arbeitnehmer soweit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (2. Tatbestand). Unzumutbar ist die Rückkehr jedenfalls bei einer Entfernung von 120 km. 

Hinweis: Enthält eine lohngestaltende Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) eine besondere Regelung des Begriffes Dienstreise, so ist diese Regelung anzuwenden. 

Details zur Dienstreise (Tatbestände) 

Dienstreise nach dem 1. Tatbestand 

Tagesgelder können auf Grund des Verpflegungsmehraufwandes solange steuerfrei gewährt werden, als kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht

• bei durchgehender sowie regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens einmal pro Woche) am gleichen Einsatzort nach den ersten 5 Tagen

•  bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen (pro Kalenderjahr)

Die ab dem 6. bzw. 16. Tag bezahlten Tagesgelder sind steuerpflichtig. 

Dienstreise nach dem 2. Tatbestand (mehr als 120 km vom Dienstort entfernt) 

Tagesgelder können für einen Zeitraum von 6 Monaten an ein und demselben Ort steuerfrei gewährt werden. Ab dem 7. Monat gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes (d.h. in eine andere politische Gemeinde) beginnt eine neue 6-Monats-Frist zu laufen.

Dienstreise nach einer lohngestaltenden Vorschrift 

Wenn der Arbeitgeber auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift zur Zahlung von Tagesgeldern verpflichtet ist, können diese für folgende Tätigkeiten zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden:

Außendiensttätigkeiten (z.B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste außerhalb des Betriebsgeländes), 

Fahrtätigkeiten (Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Betriebsgeländes) 

Baustellen- und Montagetätigkeiten (außerhalb des Betriebsgeländes) 

Arbeitskräfteüberlassung 

Für vorübergehende Tätigkeiten an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde
z.B. bei Entsendung für Ausbildungszwecke an einen Schulungsort, bei Springertätigkeiten oder Aushilfstätigkeiten in einer anderen Filiale des Unternehmens, wobei in diesen Fällen für die Steuerfreiheit naturgemäß eine durch die vorübergehende Tätigkeit vorgegebene zeitliche Beschränkung besteht. Diese zeitliche Beschränkung beträgt 183 Tage. Tagesgelder bis 183 Tage an diesem Einsatzort bleiben steuerfrei, darüber hinaus sind sie steuerpflichtig. Hält sich der Arbeitnehmer länger als sechs Monate nicht in dieser politischen Gemeinde auf, beginnt die Frist neu zu laufen. 

Sieht eine lohngestaltende Vorschrift Tagesgelder vor, bleiben diese ohne zeitliche Beschränkung (beim Tatbestand „vorübergehende Verwendung an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde maximal 183 Tage), auch bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit, steuerfrei. Steuerfrei bleiben die Tagesgelder nur in Höhe jener Beträge, auf die der Arbeitnehmer aufgrund der lohngestaltenden Vorschrift Anspruch hat, höchstens jedoch 26,40 EUR. 

Unter einer lohngestaltenden Vorschrift versteht man insbesondere

• gesetzliche Vorschriften
• Dienst- oder Besoldungsordnung
• Kollektivvertrag oder
• bestimmte gesetzlich geregelte Betriebsvereinbarungen

Lohnsteuerliche Behandlung von Inlandsdienstreisen 

Tagesgelder

Beträge, die einem Arbeitnehmer aus Anlass einer Dienstreise als Tagesgelder gezahlt werden, sind bis zu einer gewissen Höhe lohnsteuerfrei. Höchstens können 26,40 EUR am Tag, bei einer kürzer als 12 Stunden aber länger als 3 Stunden dauernden Dienstreise 2,20 EUR pro Stunde, steuerfrei belassen werden.

Das Tagesgeld steht grundsätzlich nach der 24-Stunden-Regelung zu. Nur wenn eine arbeitsrechtliche Vorschrift die Berechnung nach Kalendertagen vorsieht oder der Arbeitgeber mangels einer arbeitsrechtlichen Vorschrift nach Kalendertagen abrechnet, ist diese Berechnungsmethode auch steuerrechtlich maßgebend. 

Wird vom Arbeitgeber ein der Werbung dienendes Arbeitsessen bezahlt, dann ist das Taggeld steuerlich um € 13,20 zu kürzen. Ab zwei bezahlten Arbeitsessen pro Tag steht kein steuerfreies Taggeld mehr zu.

Achtung:
Es muss immer unterschieden werden:

1. Wieviel an Taggeld steht dem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich, z.B. lt. Kollektivvertrag, zu?
2. Wieviel davon ist steuerfrei und wieviel davon ist steuerpflichtig? 

Nächtigungsgelder 

Das Nächtigungsgeld kann nur dann steuerfrei belassen werden, wenn tatsächlich genächtigt wird. Der Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich nachzuweisen. Bei Entfernungen von mindestens 120 km zwischen Einsatzort und Wohnort hat der Arbeitgeber jedoch nicht zu prüfen, ob der Arbeitnehmer tatsächlich beim Einsatzort übernachtet hat. 

Das steuerfreie Nächtigungsgeld beträgt 

• ohne Nachweis der Höhe der Nächtigungskosten: 15 EUR (pauschal für Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück) 

• werden die Nächtigungskosten sowie die Kosten des Frühstücks durch einen Beleg nachgewiesen, so können diese vom Arbeitgeber in voller Höhe ersetzt werden. 

Bei einer Dienstreise zu einem Arbeitsort, bei der der Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (in der Regel ab einer Entfernung von 120 km), geht die Finanzverwaltung davon aus, dass der Arbeitsort (Einsatzort) nach einem Zeitraum von sechs Monaten zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird. Ab dem siebenten Monat gezahlte pauschale Nächtigungsgelder sind daher steuerpflichtig. Mit Beleg nachgewiesene und tatsächlich bezahlte Nächtigungskosten (inkl. Frühstück) können hingegen grundsätzlich zeitlich unbegrenzt steuerfrei ersetzt werden. 

Kostenlos zur Verfügung gestellte Nächtigungsmöglichkeiten schließen die steuerfreie Behandlung durch den Arbeitgeber aus. Bei bloßer Nächtigungsmöglichkeit in einem Fahrzeug (Lkw, Bus) bleibt das pauschale Nächtigungsgeld aber im Hinblick auf zusätzliche mit einer Nächtigung verbundenen Aufwendungen (wie z.B. für Dusche und Frühstück) steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird. 

Lohnsteuerliche Behandlung von Auslandsdienstreisen 

Tagesgelder 

Für Auslandstagesgelder gelten für jedes Land eigene steuerfreie Höchstsätze (siehe Infoseite Auslandsreisekostensätze). 

Seit 1.1.2008 erfolgt die Berechnung der steuerfreien Tagsätze für Auslandsreisen gleich wie bei Inlandsdienstreisen: Ab drei Stunden steht für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des jeweiligen Auslandssatzes zu. 

Bei Auslandsdienstreisen kommt es bei einem bezahlten Geschäftsessen pro Tag zu keiner Kürzung der Tagsätze. Werden an einem Tag zwei Essen bezahlt, dann kommt es zu einer Kürzung von 2/3, sodass nur noch 1/3 steuerfrei zustehen. 

Nächtigungsgelder 

Kostenersätze für die Nächtigung und Frühstück sind im nachgewiesenen höheren Ausmaß steuerfrei zu berücksichtigen. Alternativ ist es aber auch möglich, die amtlichen

Auslandsreisesätze für die Nächtigung steuerfrei zu berücksichtigen (siehe Infoseite Auslandsreisekostensätze).

Abgabenrechtliche Behandlung der steuerfreien Reiseaufwendungen 

Sofern die Tages- und Nächtigungsgelder lohnsteuerfrei zu behandeln sind, sind diese auch von der Sozialversicherung, vom Dienstgeberbeitrag zum Familienausgleichsfonds (DB), vom Zuschlag zum DB und von der Kommunalsteuer befreit. 

Vorsteuerabzug bei Reisekosten 

Ein Vorsteuerabzug ist solange möglich, als die Ersätze an den Dienstnehmer lohnsteuerfrei ausbezahlt werden dürfen. Diese Regelung gilt auch für Dienstreisebegriffe, welche ein Kollektivvertrag definiert. 

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind somit: 

• Erstattung der Reisekosten an den Dienstnehmer
• Lohnsteuerfreiheit der Reisespesen
• Vorliegen einer Dienstreise (= Verlassen des Werkgeländes), wobei die Dienstreise-Definition des Einkommensteuergesetzes oder des entsprechenden Kollektivvertrages heranzuziehen ist
• Die Reise muss im Inland durchgeführt werden
• Über die Reise muss ein (Eigen-) Beleg ausgestellt werden (sofern nicht entsprechende Aufzeichnungen in der Lohnverrechnung vorhanden sind) 

Die Tages- und Nächtigungsgelder sind Bruttobeträge aus denen die abziehbare Vorsteuer herauszurechnen ist. 

Berechnung der Vorsteuer

Kilometergeld für die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges 

Bei der Benutzung eines privaten Fahrzeuges kann für eine Dienstfahrt höchstens das amtliche Kilometergeld in Höhe von 0,42 EUR pro betrieblich gefahrenen Kilometer, maximal jedoch 12.600 EUR pro Jahr steuerfrei verrechnet werden. Damit sind sämtliche Kosten im Zusammenhang mit der betrieblichen Nutzung des KFZ abgegolten. 

Voraussetzung für die steuerfreie Behandlung der Kilometergelder ist die genaue fortlaufende Führung eines Fahrtenbuches oder eines anderen gleichwertigen Nachweises.

Details zum Kilometergeld: Infoseite Fahrtkostenvergütung und Kilometergeld

Stand: 01.01.2024