A számlakiállítás követelményei

Mikor kell egy vállalkozónak számlát kiállítania?

A forgalmi adóról szóló törvény alapján a vállalkozónak kötelessége számlát kiállítani, ha

• forgalmat bonyolít le más vállalkozók felé, azok vállalkozásai részére
• vagy jogi személyek felé, amennyiben ezek nem vállalkozók
• vagy ingatlannal kapcsolatos adóköteles vállalkozói szállítást vagy szolgáltatást bonyolít le nem vállalkozó személy felé, vagy
• egy másik tagállamban bonyolít le szállítást, vagy egyéb szolgáltatást, amely folyamán az adókötelezettség a szolgáltatás kedvezményezettjére hárul át, miközben a szolgáltató vállalkozó az adott tagállamban sem vállalkozást nem működtet, sem egy a szolgáltatás teljesítésében részt vevő telephelyet.
• Távkereskedelemből származó bevétel (a kisösszegű számlákra vonatkozó kivételek nem alkalmazandóak) 
  

A számlázási kötelezettségét a forgalom lebonyolítása utáni hat hónapon belül kell teljesítenie.

Tudnivaló:
Amennyiben a közösség egyéb területein az általános záradék hatálya alá eső szolgáltatásokat nyújt, amelyek folyamán az adókötelezettség a szolgáltatás kedvezményezettjére hárul át (fordított adózás - Reverse Charge), a vállalkozó számlázási kötelezettségének legkésőbb a szolgáltatás-nyújtást követő naptári hónap 15. napjáig köteles eleget tenni.

Formai előírások

A számlának - ahhoz, hogy adóelőleg levonására jogosítson - a következő jellemzőket kell viselnie:

• a szállító vagy szolgáltató vállalkozó nevét és címét
• a kedvezményezett nevét és címét
• a tárgyak mennyiségét és kereskedelmi megnevezését, illetve a szolgáltatások jellegét és terjedelmét
• a szállítás/egyéb szolgáltatás dátumát/időpontját
• a szállítás/egyéb szolgáltatás díjazását, valamint az alkalmazandó adókulcsot, illetve adómentesség esetén az erre való utalást
• a díjazásra fizetendő adóösszeget
• a számlázás dátumát (amennyiben ez megegyezik a szállítás, vagy egyéb szolgáltatás dátumával, elég a következő megjegyzés: „a számlázás dátuma megegyezik a szállítás, vagy egyéb szolgáltatás dátumával”)
• sorszámát
• A számla kiállítójának forgalmiadó-azonosítási száma (UID-Nummer)
• Szolgáltatást megrendelő vállalkozás EU-s adószáma (azon számláknál, amelynek számla összege nagyobb, mint
  EUR 10.000,-- értéktöbblet adóval (ÁFA-val), ill. akkor, ha az adófizetési (áfa-fizetési) kötelezettség a szolgáltatást megrendelő vállalkozásra hárul – ún. fordított adózás – és a közösségen belüli szállításoknál).
• a nyereség szerinti adózásnál szerepelnie kell a a számlán a megfelelő utalásnak (pl. régiségkereskedések esetén)
• Ha a számlát az eurótól eltérő pénznemben állítják ki, kiegészítően fel kell tűntetni az euróban kifejezett adóösszeget

A számlákhoz mintát a következő címen találhat: http://www.wko.at/steuern - terület: Forgalmi adó - téma: Általános ismertető a forgalmi adóhoz – Minta

Tudnivaló:
A vállalkozónak minden olyan forgalomért, amelyet vállalkozó felé, vagy olyan jogi személy felé hajt végre, aki nem vállalkozó, az ügyfél kifejezett felszólítása nélkül kötelessége számlát kiállítani. Ez az adómentes forgalomra, illetve a fordított adózás alá eső forgalomra is érvényes.

Könnyítés a magánszemélyek számára kiállított számlák esetében

A számla összes jellemzőit csak a vállalkozók számára kiállított számláknak kell viselniük, amennyiben a számlázott szolgáltatásokat a vállalkozás javára hajtották végre. A magánszemélyek számára kiállított számláknak elvileg nem kell hordozniuk mindezeket a jellemzőket.

Tudnivaló:
Ha egy vállalkozó egy ingatlannal kapcsolatos, adóköteles vállalkozói szállítást vagy szolgáltatást bonyolít le nem vállalkozó személy felé, 2008.01.01-i kezdettel köteles számlát kiállítani.

Kis összegekre kiállított számlák

Olyan számlák esetén, amelyek összértéke áfával együtt nem haladja meg az 400,-- EUR összeget, elég a következő adatok feltűntetése:

• a szállító vagy szolgáltató vállalkozó nevét és címét
• a tárgyak mennyiségét és kereskedelmi megnevezését, illetve a szolgáltatások jellegét és terjedelmét
• a szállítás/egyéb szolgáltatás dátumát/időpontját
• a díjazás és az adó egy összegben
• az adókulcs
• a kiállítás dátuma

A 400,- eurónál kisebb számlákra vonatkozó egyszerűsítési rendelkezések nem vonatkoznak a közösségen belüli szállításokra. Ezeknek a számláknak mindenképpen tartalmazniuk kell az utalást az adómentességre, valamint a szállító vállalkozó és a kedvezményezett közösségi adószámát (UID-Nummer).

A kisebb összegű számlákhoz mintát a következő címen találhat: http://www.wko.at/steuern - terület: Forgalmi adó - téma: Általános ismertető a forgalmi adóhoz – Minta

Részletek a számla egyes jellemzőihez

Sorszám:

A számlának tartalmaznia kell egy a számlát egyedileg azonosító, egy vagy több számsorból álló sorszámot. A sorszám kezdetének időpontja szabadon választható. Engedélyezett a különböző számlacsoportok (pl. fiókintézmények, pénztárgépek) sorszámozása is.

A magánügyfelek számláin szereplő sorszámnak csak akkor szabad elmaradnia, ha a vállalkozó elkülönített számlacsoportokat vezet vállalkozók, illetve magánügyfelek számára. Ha csak egyetlen számlacsoport létezik, akkor a vállalkozók számláit a magánügyfelek számláival együtt folytatólagos számozással kell ellátni. A számlabefogadónak nem kötelező ellenőriznie a sorszám folytatólagosságát.

A számlakiállító közösségi adószáma

A vállalkozónak csak akkor nem kell feltűntetnie a számláján a közösségi adószámát (UID-Nummer), ha belföldre végez olyan szállítást, vagy egyéb szolgáltatást, amelyre nem érvényes az adóelőleg levonás.

A számlabefogadó közösségi adószáma

Az áfával együtt 10.000,-- EUR összértéket meghaladó számlák esetén a következő feltételek között kötelező az ügyfél közösségi adószámának feltűntetése:

• A szolgáltató vállalkozónak belföldön rendelkeznie kell lakhellyel, székhellyel, szokásos tartózkodási hellyel vagy állandó telephellyel, és
• a szolgáltatást az ügyfél vállalata számára kell nyújtania.

Ha az ügyfél nem rendelkezik érvényes közösségi adószámmal (például kisvállalkozók), vagy nem közli azt, ez a szolgáltató vállalkozó számára semmiféle következménnyel nem jár. Elég a következő utalás: „közösségi adószám nincs megadva”. Ha az ügyfél külföldi közösségi adószámmal rendelkezik, ezt fel kell tűntetni. Nem kötelező a közösségi adószám helyességének ellenőrzése!

Utalás az adómentességre

Nem szükséges a megfelelő törvényi rendelkezés feltűntetése. A leggyakoribb esetekben adómentes exportforgalomról, vagy kisvállalkozók számláiról van szó.

Bérbeadásra vonatkozó szabályozások

A számlakiállítás követelményei bérleti szerződések, vagy hasonló folyamatos teljesítményekről szóló szerződések esetében a havi számlázásnál hatalmas adminisztratív ráfordítást eredményeznének.

Ezekben az esetekben az adóhatóság a havi bérletfizetések számára elfogadja az általában évente egyszer kiállított elszámoló számlát. Elszámolási időszakként feltűntethető például az év első hónapja, azzal a kiegészítéssel, hogy ez a díjmegállapítás a következő díjmegállapításig érvényes. Ha a számla az összes törvényileg előírt elemet tartalmazza, a bérleti díj pedig kifizetésre kerül, akkor a bérlőt következő hónapokban is megilleti az adóelőleg levonása.

Számlák közösségen belüli szállításoknál

közösségen belüli szállításoknál a szolgáltatást nyújtó vállalkozás a felelős

• azért, hogy a szolgáltatást megrendelő vállalkozás EU-s adószámát ellenőrizze (az adószámot a 2-es szintnek megfelelően helyességre és az adott vállalkozáshoz való tartozásra kell ellenőrizni)
• Az áfa, adó összege helyett a közösségen belüli szállításoknál az áfa-, adómentességet kell jelezni, megadni.

Ha tévedésből forgalmi adót rónak ki, akkor a számla alapján ez tartozásnak számít, de nem jogosítja fel a szolgáltatás kedvezményezettjét az adóelőleg levonására.

Számlázás fordított adózás esetén

A fordított adózás esetén a szolgáltató vállalkozónak

• meg kell adnia a kedvezményezett közösségi adószámát, és
• fel kell tűntetnie egy megjegyzésben, hogy az adókötelezettség a szolgáltatás kedvezményezettjére száll át

Ha tévedésből forgalmi adót rónak ki, akkor a számla alapján ez tartozásnak számít, de nem jogosítja fel a szolgáltatás kedvezményezettjét az adóelőleg levonására.

Tudnivaló:
A szabályszerű számla kiállítása nem befolyásolja az adókötelezettség áthárulását.

A fordított adózással (“Reverse Charge“) kapcsolatos részleteket az „Dienstleistungen an ausländische Unternehmer – B2B Leistungen” (Szolgáltatások külföldi vállalkozásoknak - B2B szolgáltatások), valamint a „Reverse Charge – Umkehr der Steuerschuld bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen (Fordított adózás - az adókötelezettség áthárulása határon átnyúló szolgáltatásoknál) című tájékoztatóinkban találhat.

A fordított adózású számlákhoz mintát a következő címen találhat: http://www.wko.at/steuern - terület: Forgalmi adó - téma: Általános ismertető a forgalmi adóhoz – Minta

Háromoldalú kereskedelmi ügyletek esetében a beszerző által a címzett számára kiállított számla

Háromoldalú kereskedelmi ügyletek esetében a beszerző által a címzett számára kiállított számlán fel kell tűntetni a háromoldalú kereskedelmi ügylet, valamint az adókötelezettség áthárulásának tényét.

Menetjegyek

Menetjegyek számára csak akkor érvényesíthető az adóelőleg levonása, ha tartalmazzák a kiállítás dátumát, valamint az adókulcsot.

Elektronikus számla

Az elektronikus számla elektronikus formátumban kiállított, kézbesített, átvett és feldolgozott számla. Az elektronikus számla csak akkor fogadható el számlaként, ha garantált a számla eredetének hitelessége, a tartalom épsége, valamint az olvashatóság.

Ha egy vállalkozó elektronikus úton szeretné kézbesíteni a számlát, akkor ezt a következő feltételek betartásával teheti meg:

• A számlabefogadónak el kell fogadnia az elektronikus számlát. Nincs szükség az elfogadás tényének formális megerősítésére. Elég, ha a felek ezt az eljárásmódot valóban alkalmazzák, és ezzel hallgatólagosan jóváhagyják.
• Biztosítani kell az elektronikus számla eredetének hitelességét és a tartalom épségét. 
• Be kell tartani az általános forgalmi adóról szóló törvénynek a számla adatairól szóló előírásait.

Tudnivaló:
1.1.2013. óta minden vállalkozó maga határozhatja meg, milyen módon biztosítja a számla eredetének hitelességét, tartalmának épségét és olvashatóságát.

A következő eljárások állnak rendelkezésére:

• Használhat egy vállalaton belüli ellenőrzési eljárást, amely megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a szolgáltatás között;
  
• Kiállíthatja a számlát a FinanzOnline vagy az Unternehmensserviceportal szolgáltatási portál segítségével;
  
• Minősített elektronikus aláírással láthatja el a számlát;
  
• EDI rendszerben állíthatja ki a számlát

Figyelem:
Ha a számla többféle formátumban kerül kézbesítésre (például papíron és e-mailben), ennek tényét a számlán fel kell tűntetni, hogy megelőzzük az áfa többszöri felszámolását a számvitel során.

A jóváírások is kézbesíthetők elektronikus úton.

Az elektronikus számlák kiállítása

Ha egy vállalkozó számláit elektronikus úton szeretné kézbesíteni, előbb meg kell szereznie az ügyfél beleegyezését, és az új szabályozásnak megfelelően 7 évig meg kell őriznie a számla részeként az adatok hitelességének és sértetlenségének bizonyítékait.

Tudnivaló:
A papírszámlákhoz viszonyított költségmegtakarítás a kis és középvállalkozások esetében is az átállás egyik érve lehet. Az www.wko.at/erechnung honlapon talál egy online segédeszközt, amely segítségével egy első becslést végezhet arról, hogy az Ön vállalata számára kifizetődő-e az elektronikus számlázás, és hogy mire kell figyelnie átálláskor.

Az elektronikus számlák befogadása

Az elektronikus számlák befogadásakor a következő pontokat kell figyelembe venni:

• Az elektronikus számla eredetének hitelességének, a tartalom épségének és olvashatóságának biztosítva kell lennie.
• A számlabefogadónak beleegyezését kell adnia a számla elektronikus úton való kézbesítéséhez. Figyelembe kell venni a szállító Általános Üzleti Feltételeit, amely adott esetben már eleve tartalmazhatja a számlák elektronikus úton való kézbesítésének tényét. A konkludens beleegyezés (tényleges gyakorlat) is elegendő.
• A kézbesített számlákat a számlabefogadónak ugyanúgy meg kell őriznie 7 évig, mint a „papírszámlákat” (pl. Mentés WORM adathordozóra). Az adatok hitelességének és épségének bizonyítéka a számla részét képezi!

Figyelem:
Az adóelőleg levonásának biztosításához a számlának mindenképpen tartalmaznia kell a törvényben meghatározott összes jellemzőt. Közelebbi információkat erre, valamint a nem szabályszerű számvitel következményeire vonatkozóan alább találhat.

Az eredet hitelessége, a tartalom épsége és olvashatósága

Az eredet hitelessége azt jelenti, hogy a szolgáltató vagy a számlakiállító azonossága kétségen kívüli.

A tartalom épsége azt jelenti, hogy a forgalmi adóról szóló törvény által előírt adatok nem módosultak. A tartalom épségéből viszont nem következik, hogy a számla tartalma (például a szolgáltató címe) valóban helyes, vagy hogy a számlakiállítás pillanatában helyes volt.

Az olvashatóság azt jelenti, hogy a számla tartalma az ember számára felfogható és érthető.

Minden vállalkozó maga határozhatja meg, hogy milyen módon biztosítja e három feltétel teljesülését.

Az eredet hitelessége és a tartalom épsége egy vállalaton belüli ellenőrzési eljárással biztosítható, amennyiben az egy megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a szolgáltatás között;

A vállalaton belüli ellenőrzési eljárás

A vállalaton belüli ellenőrzési eljárás olyan eljárás, amelyet a szolgáltató vállalkozó és a szolgáltatás kedvezményezettje arra használ, hogy hozzárendelje a számlát a fizetési kötelezettséghez, illetve a fizetési követeléshez.

Ez elvégezhető például egy megfelelően szervezett számviteli rendszer segítségével, vagy a számla és a létező üzleti dokumentumok (pl. rendelés, megbízás, adásvételi szerződés, szállítólevél) kézi egyeztetésével.

Ha a lebonyolított forgalom és a számla közötti kapcsolat könnyen nyomon követhető a megfelelő mennyiségben rendelkezésre álló adatok segítségével, és ha a dokumentált eljárásmódot betartják, akkor abból indulhatunk ki, hogy az adott ellenőrzési nyomvonal megbízható.

1. példa
Egy vállalkozónak e-mailen minősített elektronikus aláírással ellátott, PDF formátumú számlát küldenek. A minősítet elektronikus aláírás teljesíti az eredet hitelességére és a tartalom épségre vonatkozó feltételeket. Ha a számla olvasható és tartalmilag korrekt, és ha a minősített aláírással együtt archiválásra kerül, akkor ebben a tekintetben az adóelőleg levonásának nincs akadálya.

2. példa
Egy vállalkozónak e-mailen minősített elektronikus aláírást nem tartalmazó PDF formátumú számlát küldenek. A vállalkozó kézileg egyezteti a számlát például a szállítólevéllel, a szolgáltatással, amelyben részesült, valamint az elektronikus levelezésével. A számla egyeztetése a rendelkezésre álló dokumentumokkal elegendő ahhoz, hogy az elektronikus számla eredetének hitelessége és tartalmának épsége bizonyítást nyerjen. Ha a számla olvasható és tartalmilag korrekt, akkor ebben a tekintetben az adóelőleg levonásának nincs akadálya.

Az alkalmazott műszaki és szervezési eljárások a gyakorlatban jelentősen függenek a vállalat méretétől. Egy adott egyszemélyes vállalkozás biztosan másfajta eljárásmódot választ, mint egy cégcsoport. A vállalkozónak az általa alkalmazott eljárást a körülményeinek megfelelően kell dokumentálnia.

Faxon közvetített számlák

A faxon közvetített számlák is elektronikus úton közvetített számlának számítanak, és azonos feltételeknek kell megfelelniük.

„Határon túli” elektronikus számlák

Az olyan közösségen belüli (ig) szállításokra, valamint 2013.01.01. után az olyan másik tagállamban lebonyolított szállításokra vagy egyéb szolgáltatásokra, amelyek folyamán az adókötelezettség a szolgáltatás kedvezményezettjére hárul át, miközben a szolgáltató vállalkozó az adott tagállamban sem vállalkozást, sem egy a szolgáltatás teljesítésében részt vevő telephelyet nem működtet, az osztrák számviteli kötelezettségek érvényesek.

Mivel a számla kiállítójára ezekben az esetekben az osztrák forgalmi adóról szóló törvény rendelkezései vonatkoznak, az elektronikus számla kiállításakor az osztrák előírásokat kell betartania.

Példa:
Egy osztrák vállalkozó közösségen belüli szállítást végez Németországba. Figyelembe kell vennie az elektronikus számla kiállítására vonatkozó osztrák jogszabályokat?

A közösségen belüli szállítás akkor adómentes, ha a német ügyfél külföldi közösségi adószámmal lép fel. Így az ügyfél számára nem merül fel az adóelőleg-levonás kérdése. A szolgáltatónak viszont figyelembe kell vennie az elektronikus számlázásra vonatkozó előírásokat.

Példa:
Egy osztrák vállalkozó interneten ad el egy szoftvert egy lengyel vállalkozónak.

Mivel olyan szolgáltatásról van szó, amelyet a forgalmi adó szempontjából a befogadó helyen bonyolítanak le, és amelynél az adókötelezettség a kedvezményezettre hárul át, a számlának az osztrák jogszabályoknak kell megfelelnie. A szolgáltatónak figyelembe kell vennie az elektronikus számlázásra vonatkozó előírásokat. Az adóelőleg levonása tekintetében a helyes számvitel nem mérvadó.

Példa:
Egy osztrák vállalkozó Szlovéniában egy árusítással egybekötött kiállításon elad egy gépet. S ügyfelének elektronikus számlát szeretne kiállítani.

Mivel ebben az esetben szlovéniai belföldi szállításról van szó, az osztrák vállalkozónak meg kell ismernie a szlovén forgalmi adóról szóló törvény előírásait, és számláját ezen előírásoknak megfelelően kell kiállítania.

A nem szabályszerű számvitel következményei

Forgalmi adó:

Csak a szabályszerűen kiállított számla jogosítja fel a számlabefogadót az adóelőleg levonására, kivétel: Fordított adózás vagy közösségen belüli beszerzések esetén az adóelőleg levonása megfelelő számla nélkül is lehetséges.

Jövedelemadó/társasági adó 

Ha a számlában a számla kiállítója nincs, vagy nem helyesen van megnevezve, és ha utólag sem nevezhető meg, akkor megtagadható a kifizetés működési költségként való levonhatósága.

Pénzügyi büntetőjog

A számlakiállítás szándékos mellőzése 5.000,-- euró maximális büntetéssel büntetendő pénzügyi szabálysértésnek számít!

Kereskedelmi jogi előírások

A tőketársaságok (Kft., Rt.) számláin a következő adatoknak kell szerepelniük:

• jogi forma
• székhely
• cégjegyzékszám
• a cégjegyzék vezetésével megbízott bíróság

Mellé be kell jegyezni az esetleges felszámolást.

Tudnivaló:
2010 után az összes többi a cégjegyzékbe bejegyzett vállalkozásnak is (egyszemélyes társaságok, személyegyesítő társaságok, stb.) szerepeltetnie kell ezeket az adatokat kereskedelmi okmányaikban. Az egyszemélyes társaságoknak a nevüket is fel kell tűntetniük, ha ez különbözik a cég nevétől. Nyitott társaságok és betéti társaságok ezen kívül ezeket az adatokat korlátlan felelősségű tőketársaság számára kell feltűntetniük.

Stand: 01.06.2024