Wie geht man richtig mit E-Mail-Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter um?
Die private Nutzung von betrieblich zur Verfügung gestellten E-Mail-Accounts bzw. E-Mail-Adressen stellt Dienstgeber oftmals vor nicht zu unterschätzende Rechtsfragen, insbesondere nach der Beendigung von Dienstverhältnissen
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Bei E-Mail-Adressen von Dienstnehmern, die aus Vor- und Nachnamen bestehen, handelt es sich um personenbezogene Daten. Dienstnehmer dürfen dabei grundsätzlich davon ausgehen, dass deren Inhalte vertraulich behandelt werden.
Jüngst hat der OGH festgestellt, dass Dienstgeber in das betriebliche E-Mail-Postfach eines bereits ausgeschiedenen Dienstnehmers Einsicht nehmen dürfen, wenn die darin aufscheinenden Nachrichten auf den ersten Blick nicht als privat erkennbar sind und die Einsichtnahme zur Aufrechterhaltung des Betriebes erforderlich ist. Dies ist dann der Fall, wenn ohne Einsichtnahme in diese (betrieblichen) E-Mails der Zweck nicht erreicht werden kann, weil beispielsweise nur so die betriebliche Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern gesichert ist. Noch dazu, weil es, wie im konkreten Fall, bekanntermaßen üblich war, dass den Dienstnehmern Zugriff auf die E-Mail-Konten ihrer Vorgänger eingeräumt wurde. Sofern erkennbar wird, dass es sich um private E-Mails handelt, müssen Dienstgeber die weitere Einsicht abbrechen.
Da hier immer auf die Umstände des Einzelfalls abzustellen ist, ist auch weiterhin bei der (wenn auch nur zufälligen) Einsichtnahme in private E-Mails Vorsicht geboten!