Erstattung von Urlaubsentgelt - Abgabenrechtliche Behandlung

Begriff

Hat ein Dienstnehmer zum Beendigungszeitpunkt mehr Urlaubstage verbraucht, als ihm anteilsmäßig zustehen, hat er das Urlaubsentgelt für die zu viel konsumierten Urlaubstage bei unberechtigtem vorzeitigem Austritt oder verschuldeter Entlassung an den Dienstgeber zurückzuerstatten.

Bemessung des Erstattungsbetrags

Der Rückzahlungsbetrag richtet sich nach dem Urlaubsentgelt, das der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Urlaubsverbrauchs erhalten hat. Der Erstattungsbetrag setzt sich wie die Urlaubsersatzleistung aus dem laufenden Bezug (Monatsgehalt/-lohn; regelmäßige Entgeltsbestandteile) und dem Sonderzahlungsanteil (aliquote Anteile an Remunerationen (1/12 Urlaubsbeihilfe, 1/12 Weihnachtsremuneration) zusammen. 

Achtung: Ob der Sonderzahlungsanteil tatsächlich in den Erstattungsbetrag einzurechnen ist oder nicht, ist strittig und bleibt der künftigen Judikatur zur Entscheidung überlassen.

Sozialversicherung

Der Erstattungsbetrag von Urlaubsentgelt ist im Austrittsmonat als Bruttorückforderung (Minusbetrag) beitragsfrei abzurechnen. Keinesfalls darf der Rückerstattungsbetrag einfach mit dem Bruttolohn/gehalt gegengerechnet werden. 

Für die Sozialversicherung hat die Rückverrechnung des zu viel konsumierten Urlaubs keine Auswirkung. Es kommt weder zu einer Verkürzung der Pflichtversicherung noch zu einer Verminderung der Beitragsgrundlage. Der Erstattungsbetrag ist daher auch nicht in der monatlichen Beitragsnachweisung bzw. im jährlichen Beitragsgrundlagennachweis einzutragen.

Lohnsteuer

Die Rückerstattung des Urlaubsentgelts ist als Werbungskosten unter dem Titel „Rückzahlung von Arbeitslohn“ zu berücksichtigen. Der Erstattungsbetrag mindert daher (so wie z.B. der Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung) die Bemessungsgrundlage des laufenden Bezuges im Monat der Rückzahlung. 

Erfolgt die Erstattung von Urlaubsentgelt im Rahmen eines aufrechten Dienstverhältnisses, so hat der Arbeitgeber die rückerstatteten Beträge bei der Abrechnung des laufenden Arbeitslohnes zu berücksichtigen und in voller Höhe in den Lohnzettel (L16) unter die Kennzahl 243 („sonstige steuerfreie Bezüge“) aufzunehmen. Erfolgt die Erstattung nach Beendigung des Dienstverhältnisses, so kann die Berücksichtigung nur im Rahmen der Veranlagung durch das Finanzamt erfolgen.

Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Kommunalsteuer 

Durch den Rückerstattungsbetrag (Minusbetrag) wird die Bemessungsgrundlage weder erhöht noch reduziert. DB, DZ und KommSt dürfen daher nicht rückverrechnet werden.

Stand: 01.01.2024