Erhöhung Reisekosten ab 2025: Kilometergeld sowie inländisches Tages- und Nächtigungsgeld

Das inländische Tages- und Nächtigungsgeld sowie das Kilometergeld wurden per 1.1.2025 erhöht. Nunmehr können für Dienstreisen im Inland bis zu 30 EUR Tagesgeld, bis zu 17 EUR Nächtigungsgeld sowie bis zu Kilometergeld 0,50 EUR pro Kilometer steuerfrei ausbezahlt werden.

Eine Dienstreise (iSd Einkommensteuergesetzes) liegt üblicherweise vor, wenn 

• ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt oder
• so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort nicht zugemutet werden kann.

Voraussetzungen der Steuerfreiheit für Tagesgelder

Tagesgelder können bis zur Begründung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit steuerfrei gewährt werden.

Die Begründung eines weiteren Mittelpunkts ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die politische Gemeinde.  Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen: 

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) tätig und die Anfangsphase von fünf Tagen wird überschritten.
• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig tätig und überschreitet dabei eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr.
  

Wenn der Arbeitgeber über diese Anfangsphase hinaus Tages-/Nächtigungsgelder bezahlt, sind diese steuerpflichtig. Dies gilt nicht für Zahlungen von Tages- und Nächtigungsgeldern von Arbeitgebern für folgende Tätigkeiten: 

• Außendiensttätigkeit (z.B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste),
• Fahrtätigkeit (z.B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers),
• Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers,
• Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz oder
• vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde

soweit der Arbeitgeber auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) zur Zahlung von diesen verpflichtet ist.

Zusammenspiel mit lohngestaltenden Vorschriften (z.B. Kollektivverträgen)

In einigen lohngestaltenden Vorschriften (z.B. Kollektivverträge) wurden die Reisekostenentschädigungen (noch) nicht geändert.

Zahlt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern für Dienstreisen gemäß der gesetzlichen Definition Reisevergütungen (Kilometergelder) bzw. Tages- und Nächtigungsgelder, sind diese nunmehr bis zum gesetzlich angeführten Höchstbetrag kein Entgelt und daher ohne Lohnsteuer auszahlbar.

Zahlt der Arbeitgeber weniger als die oben angeführten Höchstbeträge an Reisekosten (z.B., weil der Kollektivvertrag nur eine Zahlung von z.B. 26,40 EUR Tagesgeld vorsieht), kann der Arbeitnehmer die Differenz zum Höchstbetrag im Rahmen einer Arbeitnehmerveranlagung geltend machen (so genannte „Differenzwerbungskosten“).

Zahlt der Arbeitgeber über die Anfangsphase hinaus für obige Tätigkeiten (z.B. die vorübergehend Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde), können steuerfreie Tagesgelder nur ausbezahlt werden, wenn dies in der lohngestaltenden Vorschrift vorgesehen ist. Die Zahlung ist nur insoweit steuerfrei, soweit der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift zur Zahlung verpflichtet ist.

Ist in der lohngestaltenden Vorschrift (z.B. im Kollektivvertrag) ein niedrigeres Tagesgeld als 30 EUR vorgesehen (z.B. 26,40 EUR), ist die Zahlung nur bis zu diesem Betrag (z.B. 26,40 EUR) steuerfrei. Zahlt der Arbeitgeber freiwillig höhere Beträge (z.B. 30 EUR), sind die über die im Kollektivvertrag vorgesehen Beträge (in unserem Beispiel 3,60 EUR) steuerpflichtig. Jedenfalls steuerpflichtig sind Tagesgelder, die der Arbeitgeber über dem gesetzlichen Höchstbetrag (über 30 EUR) ausbezahlt. 

Im Unterschied zu Tages- und Nächtigungsgeldern kann der Arbeitgeber, auch wenn eine lohngestaltende Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) keinen oder einen geringeren Kostenersatz vorsieht, Kilometergeld bis zur Höhe des Höchstbetrages von 0,50 EUR pro Kilometer steuerfrei (maximal für 30.000 Kilometer) für Dienstreisen auszahlen.