Werbungskostenpauschale für Expatriates

Unter Expatriates versteht man Fachkräfte, die von international tätigen Unternehmen nach Österreich (z.B. in eine Zweigstelle oder ein verbundenes Unternehmen) entsendet werden. Diese Mitarbeiter haben meist hohe Kosten, da sie während ihres Österreich-Aufenthalts oft ihren Wohnsitz im Ausland beibehalten.

Der Arbeitgeber kann ohne Nachweis von tatsächlichen Aufwendungen ein Werbungskostenpauschale berücksichtigen. Expatriates ersparen sich dadurch die Beantragung einer Arbeitnehmerveranlagung.

Voraussetzungen 

• Beschäftigung im Auftrag eines ausländischen Arbeitgebers in Österreich im Rahmen eines Dienstverhältnisses zu einem österreichischen Arbeitgeber (Konzerngesellschaft oder inländische Lohnsteuer-Betriebsstätte)
• Beschäftigung in Österreich nur vorübergehend (maximal fünf Jahre)
• In den letzten zehn Jahren hatte der Mitarbeiter in Österreich keinen Wohnsitz
• Der bisherige Wohnsitz im Ausland wird beibehalten
• Österreich steht für dieses Einkommen das Besteuerungsrecht zu

Ist von vornherein geplant, dass die Beschäftigung in Österreich länger als 5 Jahre dauert, darf die Pauschalregelung nicht angewendet werden. Das gilt auch für den Fall eines befristeten Dienstverhältnisses mit der Option, das Beschäftigungsverhältnis über fünf Jahre hinaus zu verlängern. Wird in diesem Fall das Dienstverhältnis doch nicht verlängert, liegt ein „rückwirkendes Ereignis“ im Sinne der BAO vor und das Werbungskostenpauschale kann im Rahmen der Veranlagung vom Arbeitnehmer beim Finanzamt rückwirkend geltend gemacht werden.

Höhe des Werbungskostenpauschales 

20 % der Bemessungsgrundlage höchstens 10.000 Euro jährlich. Tatsächliche Aufwendungen müssen nicht mehr nachgewiesen werden. 

Bemessungsgrundlage 

Bruttobezüge (Kennzahl 210 in Jahreslohnzettel L16)

• steuerfreie Bezüge § 68 EStG (Kennzahl 215) 
  d.s. steuerfreie Überstundenzuschläge, SFN-Zulagen, SEG-Zulagen
• Sonstige Bezüge, innerhalb des Jahressechstels, die mit 6 % zu versteuern sind (Kennzahl 220) 

Der Betrag ist ein Jahresbetrag. Bei nicht ganzjähriger Tätigkeit ist der Jahreshöchstbetrag entsprechend der Dauer der Tätigkeit zu aliquotieren. Dabei ist folgendes zu beachten: 

• Unvollständige Monate zu Beginn oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses werden als volle Monate gerechnet.
• Der Erholungsurlaub unterbricht die Tätigkeit nicht.
• Karenzurlaub, Krankenstand, Waffenübungen beim Bundesheer, Sonderurlaube, Dienstzuteilungen, Dienstfreistellungen und alle anderen zusammenhängenden Unterbrechungen von mehr als einem Monat kürzen den Tätigkeitszeitraum um die vollen Monate der Unterbrechung. Mehrere nicht zusammenhängende Unterbrechungen sind nicht zu addieren.

Beispiel:
Beginn der Tätigkeit am 20. Februar. Vom 5. Juli bis 15. Oktober wird die Tätigkeit auf Grund eines Sonderurlaubes unterbrochen; in der Folge wird die Tätigkeit bis zum Jahresende fortgesetzt. Im November werden drei Wochen Erholungsurlaub genommen. 

Der Monat Februar zählt voll. Die Beschäftigung dauerte daher insgesamt in diesem Jahr elf Monate. Von diesen elf Monaten werden für die Unterbrechung auf Grund des Sonderurlaubes drei Monate abgezogen (von 5. Juli – 5. Oktober sind 3 volle Monate). Der Erholungsurlaub wird nicht abgezogen. Der für die Aliquotierung des Höchstbetrages maßgebliche Tätigkeitszeitraum beträgt daher acht Monate. Als Werbungskosten sind höchstens 6.666,67 Euro (11.000 Euro : 12 x 8) zu berücksichtigen.

• Vom Arbeitgeber gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sowie Kilometergelder Kilometergelder gem. § 26 Z 4 EStG kürzen den Pauschbetrag für Expatriates nicht.
• Sonstige Kostenersätze (z.B. für Arbeitskleidung) führen allerdings zu einer Kürzung.
• Der allgemeine Werbungskostenpauschbetrag in Höhe von 132 Euro kann neben diesem Werbungskostenpauschale nicht zusätzlich geltend gemacht werden. 

Geltendmachung 

Der Werbungskostenpauschalbetrag kann zur Vereinfachung unmittelbar vom Arbeitgeber bei der Lohnverrechnung berücksichtigt werden. Ein Freibetragsbescheid ist dafür nicht erforderlich. Wird der Pauschbetrag nicht vom Arbeitgeber berücksichtigt kann dieser auch in einer Arbeitnehmerveranlagung beantragt werden. 

Zur Geltendmachung ist vom Arbeitnehmer eine Bestätigung des Arbeitgebers der Steuererklärung beizulegen. Eine Durchschrift dieser Bestätigung ist zum Lohnkonto zu nehmen.

Aus der Bestätigung muss hervorgehen:

• die ausgeübte Tätigkeit (Berufsgruppe) 
• der Umstand, dass die Tätigkeit ausschließlich ausgeübt wird 
• der Zeitraum der Tätigkeit und allfällige Unterbrechungen 
• bei Fernsehschaffenden die Anzahl der Auftritte 
• Kostenersätze

Wird der Pauschbetrag in Anspruch genommen, können keine zusätzlichen weiteren Werbungskosten geltend gemacht werden. Es bleibt dem Arbeitnehmer aber immer freigestellt, anstelle des Pauschales die tatsächlichen Kosten geltend zu machen. 

Die Berücksichtigung des Pauschbetrages durch den Arbeitgeber ist im Lohnkonto einzutragen und im Lohnzettel anzuführen.

Stand: 01.01.2024