Der „Notfallkoffer“ für Unternehmer: Vorsorge ist entscheidend
Auch Unternehmer:innen sollen für den Fall des eigenen Ausfalls vorsorgen. Die WKS-Expert:innen haben die wichtigsten Eckpunkte der Notfallvorsorge übersichtlich zusammengefasst. Denn Sicherheit und Kontinuität sollten auch im Ernstfall gewährleistet sein.
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Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was passieren würde, wenn Sie plötzlich als Inhaber oder Geschäftsführer Ihres Unternehmens ausfallen würden? Sei es durch einen Unfall, eine plötzliche Krankheit oder sogar den Tod – der vorübergehende oder dauerhafte Ausfall eines Unternehmers kann eine existenzbedrohende Krise für das Unternehmen bedeuten. In solchen Momenten sind Familie und Mitarbeiter oft ratlos, wie es weitergehen soll. Wer trifft Entscheidungen? Wer darf Verhandlungen führen, Verträge abschließen oder Zahlungen anweisen? Wer übernimmt die Aufgaben, die normalerweise der Unternehmer erledigt?
1. Wem können Sie vertrauen?
Ohne das Vertrauen in mindestens eine Person, die Ihr Unternehmen im Falle Ihres Ausfalls führen kann, ist selbst der bestens ausgestattete Notfallkoffer nutzlos. Dies ist besonders relevant für kleine und mittlere Unternehmen, wo oft keine zweite Führungsebene mit qualifizierten Mitarbeitern vorhanden ist. In solchen Fällen können Ehe und Lebenspartner, volljährige Kinder oder Geschwister wichtige Vertrauenspersonen sein. Diese müssen bereit sein, nicht nur Verantwortung zu übernehmen, sondern auch schwierige Entscheidungen zu treffen, wie etwa bezüglich der Frage, ob das Unternehmen verkauft oder geschlossen werden soll.
2. Was gehört in den Notfallkoffer?
Eine Checkliste kann hier eine hilfreiche Orientierung bieten, auch wenn sie nicht alle individuellen Aspekte Ihres Unternehmens abdecken kann. Zu den grundlegenden Inhalten gehören Dokumente wie Testament und Vollmachten, Zugangscodes, Schlüssel, Verträge sowie wichtige Informationen zum Unternehmen selbst. Es ist ratsam, den Notfallkoffer an mehreren sicheren Orten aufzubewahren, wie im Unternehmen selbst, im Privatbereich des Inhabers oder bei vertrauenswürdigen Partnern wie dem Steuerberater, dem Rechtsanwalt oder dem Notar.
3. Was sollte noch beachtet werden?
Sensible Informationen wie Schlüssel, PINs und Passwörter sollten nicht direkt im Notfallkoffer aufbewahrt werden, sondern an einem sicheren Ort wie ein Banksafe. Im Notfallkoffer selbst sollte jedoch klar dokumentiert sein, wo sich welche Unterlagen befinden und wer Zugriff darauf hat. Indem Sie rechtzeitig vorsorgen und einen umfassenden Notfallkoffer für Ihr Unternehmen bereitstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch in schwierigen Zeiten weiterhin erfolgreich besteht.
4. Wen sollte man bei der Zusammenstellung des Notfallkoffers hinzuziehen?
Bei der Zusammenstellung der Anweisungen, Informationen und Unterlagen für den Notfallkoffer sollten Sie sich unbedingt mit Ihrem Steuerberater, Notar und Rechtsanwalt beraten, um keine Fehler zu machen.