Herangehensweise an eine neue Ausschreibung

1. Interne Vorarbeiten

• Vorweg soll geklärt werden, welche Dienststellen wofür zuständig sind (z.B. Kostengenehmigung, interner Auftraggeber, Beschaffungsstelle). 
• Dann soll genau überdacht werden, was eigentlich beschafft werden soll. Denn nur eine genaue Zielfestsetzung kann zum Erfolg führen.
• Deshalb muss zuerst eine genaue Leistungsbeschreibung erarbeitet werden.

So werden Angebote gut vergleichbar. Die Leistungsbeschreibung ist eine Grundlage für die Vertragsgestaltung, für die Kostenschätzung des Verfahrens und für die Kalkulation der Preise der Bieter. Sie bildet das Herz jeder Ausschreibung. Je nach Leistungsgegenstand ist es sinnvoll, einen Experten dafür heranzuziehen.

Ziel ist, die Leistung so weit zu beschreiben, dass die Ausschreibung „unterschriftsreif“ ist. In Fällen, wo die Leistung noch nicht genau präzisiert werden kann, wird in der Regel ein zweistufiges Verfahren gewählt. In Verhandlungen mit jedem Bieter in der zweiten Stufe kann die Leistung präzisiert werden. Damit können die Angebote vergleichbar gemacht werden.

2. Die Leistungsbeschreibung führt zur Kostenschätzung

Anhand der Kostenschätzung wird das zu wählende Vergabeverfahren definiert. Der Online Ratgeber der WKO unterstützt bei der Wahl des Vergabeverfahrens. Er führt Schritt für Schritt durch die gängigsten Vergabeverfahren und stellt auch Musterformulare zur Erstellung der Ausschreibung bereit.

Für die sogenannte „Schwellenwertberechnung“ ist immer der Nettowert sachverständig heranzuziehen. Bei der Berechnung des geschätzten Auftragswertes ist der Gesamtwert aller der zum Vorhaben gehörigen Leistungen einschließlich aller Optionen und etwaiger Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen. Hier finden sich Details über die Berechnung des geschätzten Auftragswertes im Vergabeverfahren. Bei wiederkehrenden Leistungen muss jedoch das 4-fache des jährlichen Volumens herangezogen werden, ebenso muss das Entgelt für die Wartung berücksichtigt werden. 

Der Schätzwert ist auch für die Bewertung der einlangenden Angebote von Bedeutung. Weichen diese nämlich zu stark ab, kann dies dazu führen, dass dies zu einer „vertieften Angebotsprüfung“ und allenfalls sogar zu einem Ausscheiden des Angebotes führen kann. 

Sollte sich herausstellen, dass die eingelangten Angebote weit vom Schätzwert abweichen und das gewählte Vergabeverfahren zu wenig transparent war, so muss die Ausschreibung gegebenenfalls widerrufen und ein neuer Beschaffungsprozess im Einklang mit den Vorgaben des Bundesvergabegesetzes gestartet werden.  

Es ist auch darauf zu achten, ob innerhalb der Organisation interne Richtlinien einzuhalten sind, etwa eine Genehmigung gemäß interner budgetärer Betragsgrenzen.

Handelt es sich um eine Direktvergabe, müssen manchmal nach internen Richtlinien auch Vergleichsangebote eingeholt werden.

3. Erstellung eines Terminplans 

Zunächst muss festgestellt werden, bis wann die Leistung beschafft werden muss. Die Dauer des Beschaffungsvorganges wird oft unterschätzt. Zeitgerechte Planung ist daher von essentieller Bedeutung. Es sollte auch ein Zeitpuffer eingezogen werden. Bis zu 6 Monate sollten für die Abwicklung des kompletten Prozesses von der internen Anforderung bis zur Beauftragung einkalkuliert werden.

Bei einer Direktvergabe mit Bekanntmachung (Auftragswert bis zu 130.000 EUR für Liefer- und Dienstleistungsaufträge, Auftragswert bis zu 500.000 EUR für Bauaufträge) kann, in Abhängigkeit von der Komplexität des Verfahrens, circa von einer Dauer von vier Monaten ausgegangen werden.

Dieser Terminplan muss auch die gesetzlich vorgegebenen Fristen beinhalten. Informationen rund um gesetzliche Mindestfristen findet man grundsätzlich auch nach Durchgegen des Online Ratgeber der WKO.  

4. Interne Abschlussarbeiten

Nach der erfolgten Ausschreibung ist zu beachten, dass die vergebene Leistung grundsätzlich national oder EU-weit, je nach Auftragswert, bekannt gemacht werden muss.

Um ihren Publikationsverpflichtungen in Österreich rechtskonform nachzukommen, müssen die öffentlichen Auftraggeber die Metadaten der Kerndaten gegenwärtig grundsätzlich auf www.data.gv.at bereitstellen und darin auf die Kerndaten der Vergabeverfahren verweisen. Üblicherweise werden diese Kerndaten über einen Ausschreibungsdienst, über den die Ausschreibung veröffentlich wurde, eingespeist.