Zustellung be­hördlicher Schrift­stücke

I. Allgemeines

Das Zustellgesetz (ZustG) regelt, auf welche Weise die Zustellung behördlicher Schriftstücke vorzunehmen ist. Es bezieht sich auf die Übermittlung von Schriftstücken der Gerichte und Verwaltungsbehörden im Rahmen der Hoheitsverwaltung. Die in den Schriftstücken enthaltenen Rechtswirkungen – oftmals der Beginn von Fristen - treten erst mit der (fehlerfreien) Zustellung ein. Ob der Empfänger allerdings tatsächlich Kenntnis des Inhalts erlangt hat, ist unerheblich.

II. Empfänger und Zustellungsbevollmächtigte

Empfänger ist die Person, in deren Verfügungsgewalt das zuzustellende Schriftstück gelangen soll. Empfänger kann sein:

• eine natürliche Person
• eine juristische Person (hier ist die Sendung einem zur Empfangnahme befugten Vertreter zuzustellen)
• ein Zustellungsbevollmächtigter

Hat der „eigentliche“ Empfänger einen Zustellungsbevollmächtigten bestellt, so muss an diesen zugestellt werden. Eine Zustellung an den Vertretenen ist unwirksam. Der Zustellungsbevollmächtigte kann eine natürliche oder juristische Person, sowie eine eingetragene Personengesellschaft sein. Wird eine natürliche Person bestellt, muss sie ihren Hauptwohnsitz im Inland haben, bei juristischen Personen oder eingetragenen Personengesellschaften muss ein zur Empfangnahme von Dokumenten befugter Vertreter seinen Hauptwohnsitz im Inland haben. (Anmerkung: Dies gilt nicht für Staatsangehörige von EWR-Vertragsstaaten, falls Zustellungen in diesem Vertragsstaat sichergestellt sind.)

III. Abgabestellen

Folgende Abgabestellen, unter denen die Behörde – neben einer allenfalls vorhandenen elektronischen Zustelladresse - auswählen kann, sind im ZustG abschließend aufgezählt:

• Wohnung
• sonstige Unterkunft (z.B. Hotel, Krankenhaus)
• Betriebsstätte
• Sitz
• Geschäftsraum
• Kanzlei
• Arbeitsplatz
• Ort einer Amtshandlung
• vom Empfänger der Behörde im laufenden Verfahren genannter Ort

IV. Durchführung von und Arten der Zustellungen

1. Zustellung ohne Zustellnachweis

Das Dokument wird zugestellt, indem es in den Briefkasten eingelegt oder an der Abgabestelle zurückgelassen wird. Die Zustellung gilt als am 3. Werktag nach der Übergabe an das Zustellorgan bewirkt. Konnte der Empfänger aber wegen Abwesenheit nicht rechtzeitig vom Zustellvorgang Kenntnis erlangen, so wird die Zustellung mit dem der Rückkehr an die Abgabestelle folgenden Tag wirksam.

2. Zustellung mit Zustellnachweis

Der Zustellnachweis ist der Zustellschein bzw. Rückschein, den der Empfänger unterschreiben muss. Die Sendung ist dem Empfänger an der Abgabestelle zu übergeben. Ist der Empfänger vorübergehend nicht anwesend, so darf an den Ersatzempfänger zugestellt werden. Ersatzempfänger kann jede erwachsene (im Sinn von mündige) Person sein, die an derselben Abgabestelle wie der Empfänger wohnt oder Arbeitnehmer oder Arbeitgeber des Empfängers ist. Der Ersatzempfänger kann jedoch die Annahme der Sendung verweigern, außer er lebt mit dem Empfänger im gemeinsamen Haushalt. Die Ersatzzustellung gilt als nicht bewirkt, wenn der Empfänger wegen Abwesenheit nicht rechtzeitig vom Zustellvorgang Kenntnis erlangen konnte, doch wird die Zustellung mit dem der Rückkehr an die Abgabestelle folgenden Tag wirksam.

Bei der Zustellung zu eigenen Handen darf nicht an den Ersatzempfänger zugestellt werden.

Tipp:
Ist nicht gewünscht, dass an einen bestimmten Ersatzempfänger durch Organe des Zustelldienstes zugestellt wird, so ist dies dem Zustelldienst schriftlich mitzuteilen.

3. Zustellung durch Hinterlegung

Kann das Dokument an der Abgabestelle nicht zugestellt werden und hat der Zusteller Grund zur Annahme, dass sich der Empfänger regelmäßig an der Abgabestelle aufhält, so ist das Dokument (meist bei der Post) zu hinterlegen. Von der Hinterlegung ist der Empfänger schriftlich zu verständigen. 

Tipp:
Hinterlegte Sendungen so schnell wie möglich abholen.

War der Empfänger allerdings von der Abgabestelle (vorübergehend – z.B. Urlaub, Krankenhausaufenthalt) abwesend, so wird die Zustellung an dem der Rückkehr an die Abgabestelle folgenden Tag wirksam, sofern die Abholfrist noch nicht abgelaufen ist. Ist die Abholfrist schon abgelaufen, so wird das Dokument an die Behörde zurückgesendet, es kann daher nicht mehr abgeholt werden. 

4. Zustellung durch öffentliche Bekanntmachung

An Personen, deren Abgabestelle unbekannt ist, oder an eine Mehrheit von Personen, die der Behörde nicht bekannt sind, kann durch Kundmachung an der Amtstafel zugestellt werden. Wird die Sendung nicht bei der Behörde abgeholt, so gilt die Zustellung 2 Wochen nach der Kundmachung an der Amtstafel als bewirkt. In Großverfahren, an denen mehr als 100 Personen beteiligt sind, kann der Antrag durch Edikt zugestellt werden; dieses wird in zwei im Bundesland weit verbreiteten Zeitungen sowie im Amtsblatt zur Wiener Zeitung veröffentlicht.

V. Elektronische Zustellung

Seit 1.1.2020 steht jedermann laut E-Government-Gesetz das Recht auf elektronischen Verkehr mit Gerichten und Verwaltungsbehörden zu. Behörden müssen daher - soweit Angelegenheiten betroffen sind, die in Gesetzgebung Bundessache sind – elektronische Zustellungen ermöglichen.

Gleichzeitig werden Unternehmen laut E-Government-Gesetz verpflichtet, für Behörden im Weg der elektronischen Zustellung erreichbar zu sein. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind sowie jene Unternehmen, für die die Teilnahme aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen unzumutbar ist. Der Zugang zu allen eingegangenen elektronischen Behördendokumenten erfolgt für Unternehmen über das einheitliche – in das Unternehmensserviceportal eingebundene – Anzeigemodul "Mein Postkorb".

Zustellung mit Zustellnachweis

Nachweisliche Zusendungen entsprechen den postalischen RSa/RSb-Briefen. Der Versender erhält einen Zustellnachweis.

Für diese Zustellungen muss der Nachweis der Identität und Authentizität mittels ID Austria nachgewiesen werden. 

Die Zustellung gilt als am ersten Werktag nach der Versendung der ersten elektronischen Verständigung bewirkt (Samstage gelten nicht als Werktage). Erfolgt innerhalb von 2 Tagen keine Abholung des Dokuments, kommt es zu einer erneuten elektronischen Verständigung. 

Die Zustellung gilt als nicht bewirkt:

• wenn sich ergibt, dass die elektronischen Verständigungen nicht beim Empfänger eingelangt waren. Die Zustellung wird jedoch mit dem dem Einlangen einer elektronischen Verständigung folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam. 
• wenn sich ergibt, dass der Empfänger von den elektronischen Verständigungen keine Kenntnis hatte oder von diesen zwar Kenntnis hatte, aber während der Abholfrist von allen Abgabestellen nicht bloß vorübergehend abwesend war. Gründe dafür können z.B. technische Gebrechen und Ortsabwesenheiten mit mangelnder Internetverbindung sein. Die Zustellung wird jedoch an dem der Rückkehr an eine der Abgabestellen folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam, an dem das Dokument abgeholt werden könnte.

Die Rechtswirkungen der Zustellung treten jedenfalls mit der Abholung ein. Das Zustellsystem hat das Dokument zwei Wochen bereitzuhalten und nach Ablauf weiterer acht Wochen zu löschen.

Zustellung ohne Zustellnachweis

Nicht nachweisliche Zusendungen sind mit „Fensterkuvert-Sendungen“ vergleichbar. Der Versender erhält in diesem Fall keinen Zustellnachweis.

Die elektronische Abholung nicht nachweislicher Dokumente ist auch ohne ID Austria möglich (Anmeldung per FinanzOnline-Kennung).

Das Dokument gilt mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Bereithaltung zur Abholung als zugestellt. Das Zustellsystem hat das Dokument 10 Wochen zur Abholung bereitzuhalten und danach zu löschen.

VI. Heilung von Zustellmängeln, Abwesenheit, Versäumung von Fristen

Unterlaufen im Zustellverfahren Mängel, so gilt die Zustellung mit dem Zeitpunkt als bewirkt, in dem das Dokument dem Empfänger tatsächlich zugekommen ist. Eine bloße Kenntnis des Inhalts, ohne dass der Empfänger die Sendung tatsächlich erhalten hat, reicht nicht aus.

Konnte der Empfänger wegen Abwesenheit von der Abgabestelle (z.B. Urlaub, Krankenhausaufenthalt) nicht rechtzeitig von der Zustellung Kenntnis erlangen, so wird die Zustellung erst mit dem der Rückkehr an die Abgabenstelle folgenden Tag wirksam (im Falle der Hinterlegung allerdings nur, wenn die Rückkehr innerhalb der Abholfrist erfolgt).

Hat der Empfänger ohne sein Verschulden nicht von der Zustellung erfahren (z.B. ging die Benachrichtigung von der Hinterlegung verloren oder der Ersatzempfänger hat ihm nicht ausgerichtet, dass eine Sendung gekommen ist) und dadurch eine Prozesshandlung versäumt, kann er Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen.

Stand: 01.02.2024