Geld­wäsche­­be­­kämpfung und wirt­­schaftliche Eigentümer-Register

In Umsetzung europarechtlicher Vorschriften und internationaler Vorgaben verpflichtet die Gewerbeordnung 1994 bestimmte Gewerbetreibende, Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ergreifen. 

Damit soll verhindert werden, dass diese Gewerbetreibende in Gefahr kommen, für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung missbraucht zu werden (Im Detail siehe §§ 365m bis 365z Gewerbeordnung 1994). 

Was ist Geldwäsche, was ist Terrorismusfinanzierung?

Unter Geldwäscherei versteht man das Verschleiern des illegalen Ursprungs von Erträgen aus bestimmten kriminellen Aktivitäten.

Unter Terrorismusfinanzierung versteht man das Bereitstellen von (auch legalen) Vermögenswerten zur Unterstützung einer terroristischen Vereinigung bzw. zur Ausführung eines terroristischen Aktes. 

Wer bzw. was fällt unter die Verpflichtungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, wer ist betroffen?

• Handelsgewerbetreibende allgemein (Ankauf und Verkauf von Waren, auch bei Weiterverarbeitung) mit Barzahlungen von mindestens 10.000 EUR
  • Versteigerer (Auktionshäuser) mit Barzahlungen von mindestens 10.000 EUR
  • Handelsgewerbetreibende mit Kunstwerken *, Vermittler von Kunstwerken, auch Kunstgalerien und Auktionshäuser, sofern sich der Wert der Transaktion oder einer Reihe verbundener Transaktionen auf 10.000 EUR oder mehr (bar oder unbar) beläuft
  • Gewerbetreibende, die Kunstwerke lagern, mit Kunstwerken handeln, Vermittler, die beim Handel mit Kunstwerken tätig sind, wenn dies durch Freihäfen ausgeführt wird, sofern sich der Wert der Transaktion oder einer Reihe verbundener Transaktionen auf 10.000 EUR oder mehr (bar oder unbar) beläuft
  • Immobilienmakler, insbesondere im Hinblick sowohl auf Käufer als auch auf Verkäufer bzw. sowohl auf Mieter als auch auf Vermieter, aber nur, wenn sich dabei die monatliche Miete auf 10.000 EUR oder mehr beläuft
  • Unternehmensberater einschließlich Unternehmensorganisation mit bestimmten Geschäftstätigkeiten wie Firmen -und Gesellschaftsgründungen, Ausübung von Geschäftsführer-, Leitungs-, Treuhänderfunktionen, Bereitstellung eines Firmensitzes, einer Verwaltungs-, Büroadresse, etc.
  • Bürodienstleister mit bestimmten Geschäftstätigkeiten wie Bereitstellung eines Firmensitzes, einer Verwaltungs-, Büroadresse, etc.
  • Versicherungsmakler mit Lebensversicherungen und Anlageprodukten
• Versicherungsagenten mit Lebensversicherungen und Anlageprodukten (mit bestimmten Ausnahmen)

• Vermögensberater, soweit sie als Versicherungsmakler mit Lebensversicherungen und Anlageprodukten oder als Versicherungsagenten mit Lebensversicherungen und Anlageprodukten (mit bestimmten Ausnahmen) tätig werden

Hinweis: 

• Verbundene Geschäfte/verbundene Transaktionen-Zusammenrechnung der Beträge: Handelt es sich um keine Einmalzahlung, sondern um mehrere Zahlungen bzw. Transaktionen unter 10.000 EUR (bar oder unbar), gehören diese jedoch zu einem Geschäftsvorgang bzw. zu einer Transaktion, sind daher miteinander verbunden, so müssen diese Beträge zusammengerechnet werden.
• Negativerklärung – Selbsterklärung des Gewerbetreibenden gegenüber der nachfragenden Behörde - keine Geldwäschebekämpfungsverpflichtungen!

Mit Abgabe der Negativerklärung erklärt der Gewerbetreibende auf Anfrage gegenüber der Behörde, dass er keine Geschäfte tätigt, die unter die Geldwäschebekämpfungsbestimmungen fallen.

>> Zu den Negativerklärungen beim BMAW

Was ist zu tun? -  Allgemeine Risikoanalyse des eigenen Unternehmens

Gewerbetreibende, die die obengenannten Geschäfte bzw. Transaktionen durchführen sind verpflichtet, eine Bewertung ihres Unternehmens (Risikoanalyse) dahingehend vorzunehmen, ob im Hinblick auf ihre Kunden, auf Ländern, mit denen sie Geschäftsbeziehungen unterhalten, ihre Produkte, ihre Dienstleistungen, ihre Transaktionen oder ihre Vertriebskanäle ein Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bestehen könnte.

Sie ermöglicht es dem Unternehmer, vorab mögliche Geldwäscherisiken, die im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit entstehen könnten, zu erkennen. Dieses Risikobewusstsein erleichtert dann die konkrete Beurteilung einzelner Geschäftsfälle hinsichtlich ihres Geldwäscherisikos. Damit werden auch die jeweiligen erforderlichen Sorgfaltspflichten im Einzelfall besser erkennbar. 

Diese Bewertung (=Risikoanalyse) ist in einem Risikoerhebungsbogen festzuhalten und der Behörde auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. 

Das Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft (BMAW) hat Risikoerhebungsbögen ausgearbeitet, die den Gewerbetreibenden elektronisch über das Unternehmerserviceportal (USP) zur Verfügung stehen und auch elektronisch an die Behörde übermittelt werden können (siehe unten). 

Durch Verwendung und entsprechendes sorgfältiges und vollständiges Ausfüllen dieser Risikoerhebungsbögen erfüllt der jeweilige betroffene Gewerbetreibende aus Sicht der Behörde seine Verpflichtung zur Risikoerhebung.  

Diese Online-Formulare stehen mit oder ohne Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) zur Verfügung.  

>> Zu den Risikoerhebungsbögen beim BMAW

Bei großen und komplexen Unternehmen muss diese unternehmenseigene Risikoanalyse aber jedenfalls geeignet sein, das tatsächliche Risiko abzubilden. Es kann daher für solche Unternehmen erforderlich sein, den Risikoerhebungsbogen individuell entsprechend anzupassen und auszuweiten! 

Was ist zu tun? - Spezielle Risikoanalyse und Sorgfaltspflichten für den einzelnen Geschäftsfall und die einzelne Geschäftsbeziehung

Die Geldwäschebekämpfungsbestimmungen verpflichten den betroffenen Unternehmer, bei Abschluss eines neuen Geschäfts oder bei Eingehen einer neuen Geschäftsbeziehung zur Einschätzung des Risikos für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bei jedem einzelnen Geschäftsfall, bei jeder einzelnen Geschäftsbeziehung und bei jedem einzelnen Kunden. 

Von dieser Einzelabschätzung ist das Ausmaß seiner Sorgfaltspflichten gegenüber dem jeweiligen Kunden und der Überwachung des Geschäftsablaufes im konkreten Geschäftsfall abhängig. 

Checkliste zur Identifizierung des Kunden und Risikoüberprüfung des Geschäftsvorganges.

Achtung: Diese Checkliste dient als Hilfestellung für Gewerbetreibende und ersetzt nicht die gesetzlichen Verpflichtungen! 

1. Nachweisliche Identifizierung und Überprüfung des Kunden und Feststellung der Herkunft des Geldes/der eingesetzten Vermögenswerte; Einsicht in das Register der wirtschaftliche Eigentümer.

Grundsätzlich muss der Gewerbetreibende vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung des Geschäfts die Identität des Kunden feststellen und überprüfen.

Sieht der Gewerbetreibende in diesem Geschäftsfall nur ein geringes Risiko (eigene Risikobewertung!) so kann die Überprüfung der Identität auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen. 

a) Vorgehensweise zur Identifizierung und Überprüfung und zur Feststellung der Herkunft des Geldes/der eingesetzten Vermögenswerte für das Geschäft/die Leistung:

Der Unternehmer hat die Identität des Kunden/des wirtschaftlichen Eigentümers und die Herkunft des für die Zahlung verwendeten Geldes/der eingesetzten Vermögenswerte festzustellen und zu überprüfen.

Achtung: Alle Überprüfungsschritte sollten dokumentiert werden (Kopien der Dokumente, etc.)!

Bei natürlichen Personen erfolgt diese Feststellung der Identität durch die Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises.

Im PRADO - Öffentliches Online-Register echter Identitäts- und Reisedokumente – können ausländische Ausweise auf ihre notwendigen Merkmale überprüft werden.  

Bei juristischen Personen (GmbHs, AGs, etc.) durch die Vorlage eines aktuellen Firmenbuchauszuges oder gleichwertiger Urkunden.

Bei juristischen Personen/Rechtsträgern ist auch die Identität der dahinterstehenden natürlichen Personen als wirtschaftliche Eigentümer festzustellen und zu überprüfen.

Sollte der Kunde nicht im eigenen Namen das Geschäft abschließen, sondern mit Vollmacht für einen Dritten, einen wirtschaftlichen Eigentümer, so ist auch die Identität dieses wirtschaftlichen Eigentümers festzustellen und zu überprüfen (siehe auch unten).

Bei der Feststellung und Überprüfung der Identität muss immer eine entsprechende Befragung des Kunden nach seinem PEP-Status bzw. dem PEP-Status der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgen.

Zur Klärung des PEP-Status sollte der Kunde/der wirtschaftliche Eigentümer darüber informiert werden, was eine „Politisch Exponierte Person-PEP“ ist (siehe allgemeine PEP-Definition in den jeweiligen Mustern „PEP-Information und Selbsterklärung“).

Eine politisch exponierte Person (PEP) ist grundsätzlich eine natürliche Person, die wichtige öffentliche Ämter ausübt oder ausgeübt hat.

Welche konkrete Funktion in den jeweiligen Mitgliedstaaten zur PEP führt, hat die EU- Kommission veröffentlicht (siehe EU-Liste über wichtige Funktionen und öffentliche Ämter in den jeweiligen Mitgliedsstaaten, EU-Organisationen und internationalen Organisationen).

Ergänzend siehe auch: Amtsblatt der EU in allen Amtssprachen

Zusätzlich ist eine schriftliche Selbsterklärung des Kunden/des wirtschaftlichen Eigentümers über seinen PEP-Status erforderlich:

WKÖ-Muster allgemeine PEP-Information und Selbsterklärung des Kunden/des wirtschaftlichen Eigentümers

• Info deutsch
• Info englisch
• Info französisch
• Info italienisch
• Info spanisch
• Info arabisch
• Info russisch
• Info japanisch
• Info chinesisch

Die Herkunft des für das Geschäft verwendeten Geldes sollte überprüft werden durch:

• Nachfragen beim Kunden
• Verlangen nach Vorlage von Bankbelegen
• Bonitätsauskunft der Bank
• etc.

b) Einsicht in das „Register der wirtschaftlichen Eigentümer“

Falls der Kunde oder der Vollmachtgeber eine juristische Person/ein Rechtsträger mit Sitz in Österreich ist, sollte der Gewerbetreibende den wirtschaftlichen Eigentümer durch Einsicht in das öffentliche „Register der wirtschaftlichen Eigentümer“ beim Bundesministerium für Finanzen feststellen bzw. die Angaben des Kunden dahingehend überprüfen. 

Diese Einsicht ist kostenpflichtig.

(siehe auch Das Wirtschaftliche Eigentümer-Register)

Durch einen einfachen oder erweiterten Auszug aus dem Register können damit die wesentlichen Daten der juristischen Person/des Rechtsträgers und deren wirtschaftlicher Eigentümer festgestellt bzw. überprüft werden. 

Achtung: Verpflichtende Einsicht in das „Register der wirtschaftlichen Eigentümer“ jedenfalls bei jeder Neubegründung einer Geschäftsbeziehung!

Auch bei nur einmaligen Geschäftsvorgängen (Transaktionen) wird die Einsicht in dieses Register empfohlen.

Der Gewerbetreibende darf sich in Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten, insbesondere der Überprüfungspflichten, nicht ausschließlich auf die im Registerauszug enthaltenen Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer verlassen, sondern er hat dabei nach seiner eigenen Risikobewertung vorzugehen und allenfalls weitere Überprüfungsschritte zu setzen!

Der Umfang der Sorgfaltsverpflichtungen richtet sich daher immer nach der eigenen Risikoeinschätzung des Geschäftsfalles durch den Gewerbetreibenden. Dies hat er auch gegenüber der Behörde zu begründen und zu verantworten.

Alle Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers hat der Gewerbetreibende aufzuzeichnen und aufzubewahren! 

2. Besondere Risikoeinschätzung des Kunden und des Geschäfts/der Geschäftsbeziehung  

Der Unternehmer hat den Kunden und das beabsichtigte Geschäft/die beabsichtigte Geschäftsbeziehung auf die Risiken zu prüfen: 

Dieses ergibt sich aus Zweck (warum und wofür dieses Geschäft) und Art (warum dieses Geschäft bzw. warum Barzahlung) des Geschäftes, aufgrund der Informationen des Kunden und Ihrer eigenen Einschätzung.

Ist das Geschäft ungewöhnlich, ist die Gesellschaftskonstruktion des Kunden ungewöhnlich oder intransparent? Liegt eine ungewöhnlich große oder komplexe Transaktion vor? Kommt die Ware aus einem Land mit erhöhtem Risiko? Soll die Ware in ein Land mit erhöhtem Risiko versendet werden? Kommt der Kunde aus einem Land mit erhöhtem Risiko?

Bestehen gegen das Land internationale Sanktionen, Handelsembargos, handelt es sich um ein kriegsführendes Land etc.?  

Handelt es sich um risikoreiche Produkte oder Güter wie Öl, Waffen, Edelmetalle, Tabakerzeugnisse,

Kulturgüter und andere Artikel von archäologischer, historischer, kultureller oder religiöser Bedeutung etc.? 

3. Laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung und des Ablaufes des Geschäftsfalles; Aktualisierung der Kunden- und Geschäftsdaten

Abhängig von der allgemeinen Risikoanalyse und der speziellen Risikoanalyse des jeweiligen Geschäftsfalles und des jeweiligen Kunden ist die gesamte Geschäftsbeziehung, solange sie besteht, und im speziellen der jeweilige einzelne Geschäftsfall laufend genau zu überwachen und Zweck und Inhalt des Geschäftes, die Herkunft des Geldes sowie der Kunde intensiv und nachhaltig zu hinterfragen und zu überprüfen. Fordern Sie allenfalls vom Kunden zusätzliche Unterlagen und Informationen ein.,

Aktualisieren Sie die Angaben ihrer Kunden, die zugehörenden Dokumente sowie die Geschäftsinformationen in angemessenen Abständen, sofern eine Geschäftsbeziehung eingegangen wurde. 

Die Verantwortung bleibt jedoch immer beim verpflichteten Unternehmer! 

4. Verdachtsmeldung an die Geldwäschemeldestelle

Ergeben die Überprüfung und Identifizierung des Kunden und der Herkunft des Geldes/der eingesetzten Vermögenswerte oder die Überwachung des Geschäftsfalles/des Geschäftsablaufes Unstimmigkeiten/Unklarheiten und entsteht dadurch der Verdacht auf beabsichtigte oder schon vorangegangene Geldwäsche, so hat der Unternehmer/das Unternehmen mit einer Verdachtsmeldung die Geldwäschemeldestelle im Bundeskriminalamt zu informieren.

Achtung: Verdachtsmeldungen an die Geldwäschemeldestelle erfolgen ausschließlich über goAML. Verdachtsmeldungen, die ohne vorherige Zustimmung der Geldwäschemeldestelle über andere Kommunikationskanäle wie z.B. E-Mail erfolgen, gelten als nicht eingebracht!

Bevor der Gewerbetreibende eine Verdachtsmeldung über goAML abgeben kann, ist eine einmalige Registrierung in der goAML-Webapplikation Voraussetzung.

Verdachtsmeldungen sind unverzüglich an die Geldwäschemeldestelle zu erstatten. Daher ist eine Vorabregistrierung bei goAML erforderlich und verpflichtend. 

Voraussetzung für die Nutzung von goAML (geeigneter Kommunikationskanal) ist ein Zugang zum USP (USP-Anmeldung erforderlich) sowie eine einmalige Registrierung bei goAML (über das USP).

>> Erläuterung Vorgehensweise 

Die Geldwäschemeldestelle hat die Möglichkeit, den Unternehmer verbindlich anzuweisen, wie dieser in diesem Geschäftsfall weiter vorzugehen hat. 

Keine Haftung!

Eine solche Meldung im guten Glauben hat für den meldenden Unternehmer bzw. dessen Mitarbeiter keine nachteiligen Folgen und gilt nicht als Vertragsverletzung! 

5. Weitere wesentliche Verpflichtungen!

Verbot der Informationsweitergabe

Der Unternehmer darf den betroffenen Kunden sowie Dritte nicht darüber informieren, dass er eine Verdachtsmeldung an die Geldwäschemeldestelle beabsichtigt oder schon durchgeführt hat.

Dieses Verbot der Informationsweitergabe gilt nicht gegenüber der Geldwäschemeldestelle, sonstigen zuständigen Behörden und für Zwecke der Strafverfolgung.

Eine Ausnahme vom Informationsverbot besteht auch für Versicherungsvermittler untereinander in Bezug auf denselben Kunden.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist:

Alle Schritte zur Identifizierung des Kunden/der wirtschaftlichen Eigentümer, alle Schritte und Maßnahmen sowie Unterlagen zur laufenden Überwachung der Geschäftsbeziehung und des Ablaufes des Geschäftsfalles sind aufzuzeichnen.

Bis 5 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden oder nach Durchführung des bestimmten, überprüften Geschäftsfalls sind diese Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren.

Die Behörde kann jederzeit die Einsicht bzw. die Herausgabe von Aufzeichnungen und Unterlagen vom Unternehmer verlangen.

Verpflichtung zu unternehmensinternen, anonymen Meldemöglichkeit für Verstößen gegen die Geldwäschebekämpfungsverpflichtungen!

Einrichtung einer unternehmensinternen, anonymen Meldemöglichkeit!

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die unternehmensinterne, angemessene Möglichkeit bieten, über einen speziellen, unabhängigen und anonymen Kanal Verstöße gegen die Geldwäschebekämpfungsverpflichtungen melden zu können:

z.B. Briefkasten; Melde- und Hinweisgeberformular verlinkt auf Unternehmenswebsite oder Unternehmensintranet;

Eine solche Meldung im guten Glauben, auch wenn diese Meldung nicht anonymisiert erfolgt, darf für den meldenden Mitarbeiter keine nachteiligen Folgen haben!

Information und Schulung der Mitarbeiter! Unternehmensinterne Geldwäschebekämpfungsstrategien, Datenschutz, Schutz der Mitarbeiter etc.  

Mitarbeiter müssen intensiv und regelmäßig über die Risiken für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens geschult werden.

Die Mitarbeiter müssen informiert sein, welche Geldwäschebekämpfungsverpflichtungen sie einhalten müssen und wie sie im Falle eines Geldwäscheverdachtes vorzugehen haben.

Die Geldwäschebekämpfungsvorschriften umfassen neben diesen umfangreiche Informations- und Schulungspflichten des Unternehmers gegenüber seinen Mitarbeitern noch Datenschutzregelungen (Löschungsverpflichtungen von personenbezogenen Daten) sowie, Vorgaben für unternehmensinterne Geldwäscherisiko- und Geldwäschebekämpfungsstrategien und interne Organisations- und Schulungsvorgaben. 

6. Angemessenheit der ergriffenen Maßnahmen 

Wichtig:

Das Gesetz stellt auf die Angemessenheit der Verpflichtungen und der ergriffenen Maßnahmen in Relation zu den Möglichkeiten des verpflichteten Gewerbetreibenden ab!

Inwieweit der Unternehmer seinen Verpflichtungen nachkommen muss und wie intensiv seine Überprüfungshandlungen und Nachforschungen sein müssen, orientiert sich daher an der Größe des Unternehmens, seiner Struktur und den faktischen Möglichkeiten des Unternehmens.

* der Begriff „Kunstwerk“ orientiert sich hauptsächlich am Zolltarif (Kombinierte Nomenklatur der EU) Ziffern 9701,9702 und 9703 des Teil II, Abschnitt XXI-Kunstgegenstände etc. Darunter fallen z.B. Gemälde, Originalstiche, Originalerzeugnisse der Bildhauerkunst etc.

Stand: 01.04.2024