Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung

FAQ Sammlung zum Webinar "Die elektronische Rechnung als Chance: schnell, papierlos, sicher" vom 22.3.2018

Lesedauer: 30 Minuten

Nutzen elektronischer Rechnungslegung

1. Sind E-Rechnungen nur B2B oder auch B2C möglich und sinnvoll?

Elektronische Rechnungen können auch für Konsumentengeschäfte sinnvoll sein, vor allem, wenn Sie keinen physischen Kontakt zu Ihren Kunden haben und eine Dienstleistung erbringen. Freilich sind hier eher PDF-Rechnungen und nicht XML-Rechnungen sinnvoll.

2. Macht eine E-Rechnung für EPU Sinn, wenn die Kunden großteils Privatpersonen sind? Ist eine Mischform sinnvoll/möglich?

Auch für EPUs können Elektronische Rechnungen für Konsumentengeschäfte sinnvoll sein, vor allem, wenn sie keinen physischen Kontakt zu ihren Kunden haben und eine Dienstleistung erbringen.

3. Wie soll das für Endkunden (Verbraucher) funktionieren, die ja keine Buchhaltung verwenden und daher keine XML-Rechnung verwenden können?

Elektronische Rechnungen können auch für Konsumentengeschäfte sinnvoll sein, vor allem, wenn sie keinen physischen Kontakt zu ihren Kunden haben und eine Dienstleistung erbringen. Freilich sind hier eher PDF-Rechnungen und nicht XML-Rechnungen sinnvoll.

4. Ab wann rechnen sich laut WKO die momentan noch beträchtlich hohen Investitionskosten in das ERP System (Programmierkosten) und wie unterstützt die WKO diesen Prozess?

Die Höhe der Kosten hängt stark von Ihren Bedürfnissen ab. Es gibt derzeit die Möglichkeit einer geförderten Beratung zum Thema im Rahmen des Förderprogramms KMU DIGITAL. Investitions- bzw. Programmierkosten werden seitens der WKÖ nicht gefördert.

Die WKÖ unterstützt jedoch den Einstieg in die strukturierte E-Rechnung mit mehreren Gratis-Tools.

5. Was mache ich, wenn ein Lieferant nicht bereit ist auf elektronische Rechnung umzustellen bzw. nicht die Voraussetzungen dazu hat, ich aber generell auf E-Rechnung umsteigenmöchte?

Für einzelne XML-Rechnungen gibt es keine technischen Voraussetzungen, da Sie bzw. Ihr Lieferant einfach unser kostenloses Online-Formular nutzen kann.

Letztlich können Sie Ihren Lieferanten nicht dazu zwingen, Sie müssten sich nach einem Ersatzlieferanten umsehen.

6. Können Sie eine Richtlinie geben, welche Kosten für die erforderliche Software anfallen?

Die Kosten hängen ganz von Ihren Bedürfnissen ab und können von 0€ (Nutzung unserer kostenloesen Software im Einzelfall) bis in die Hunderttausende € gehen, wenn Industriebetriebe ihre Buchhaltungsprozesse umstellen.

7. Ab wievielen Rechnungen pro Jahr empfehlen Sie die E-Rechnung?

Ab wie vielen Rechnungen der Umstieg auf die strukturierte E-Rechnung sinnvoll ist, hängt sehr von den individuellen Verhältnissen bzw. Bedürfnissen ab. Die WKÖ hat zur Nutzenberechnung bereits 2011 eine Studie erstellen lassen. Ab 50-100 Ein-bzw. Ausgangsrechnungen pro Monat sollte jedenfalls der Umstieg überlegt werden.

Beachtenswert ist auch, dass die E-Rechnung oft eines der ersten Digitalisierungsprojekte in kleineren Unternehmen ist und dadurch ein Anlass, sich auch mit der Digitalisierung von weiteren Prozessen im Unternehmen zu beschäftigen, die weitergehende Kosteneinsparungen ermöglichen.

8. Betrifft die E-Rechnung nur B2B oder gehen E-Rechnungen und PDF-Rechnungen auch an Privatkunden?

Das Versenden von XML-Rechnungen an Privatkunden ist in der Regel nicht sinnvoll. Hier sind nur PDF-Rechnungen sinnvoll.

Recht und Umsatzsteuer

1. Wie schaut es mit der gesetzlichen Archivierungspflicht aus?

Auch E-Rechnungen sind 7 Jahre lang aufzubewahren (§ 11 Abs. 2 3. Unterabsatz Umsatzsteuergesetz).

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist durch den Leistungserbringer UND den Leistungsempfänger gewährleistet werden (RZ 1570 Umsatzsteuerrichtlinie).

2. Können einfach eingescannte Original-Rechnungen im PDF-Format per E-Mail an den Kunden versendet das Versenden einer Papierrechnung vollständig ersetzen? (buchhalterisch und tauglich für das Finanzamt?)

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischem Format ausgestellt wird und empfangen wird.

Wird eine auf Papier ausgestellte Rechnung vom Leistenden eingescannt und elektronisch versendet, so gilt dies als Ausstellung im elektronischem Format (RZ 1564c Umsatzsteuerrichtlinie).

3. Kann man mischen, d.h. Rechnungen an Firmen elektronisch/Rechnungen an Privatkundenweiterhin auf Papier?

Das Umsatzsteuergesetz erlaubt die Rechnungsausstellung sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form (§ 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz) ohne zu fordern, dass eine Festlegung entweder auf die eine oder andere Art erfolgt.

Bei Ausstellung elektronischer Rechnungen sollte allerdings beachtet werden, dass der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmen muss.

4. Was ist zu beachten, wenn Rechnungen mehrmals elektronisch zwischen Kunde und Verkäufer geschickt werden (um die Höhe zu prüfen etc.)?

Durschriften und Abschriften von Rechnungen sind, so sie vom Rechnungsaussteller ausgegebenen werden, ausdrücklich als solche zu kennzeichnen, widrigenfalls der Aussteller die ausgewiesene Steuer wegen Inrechnungstellung schuldet.

Dasselbe gilt, wenn ein und dieselbe elektronische Rechnung vom Unternehmer in mehreren Formaten (z. B. als PDF-Datei und xml-Datei) ausgestellt wird (RZ 1565 Umsatzsteuerrichtlinie).

5. Die E-Rechnung wird nicht ordnungsgemäß bzw. nicht fristgerecht zugestellt (technische Probleme in der Übermittlung/Zustellung, ...). Wer ist haftbar? Der Absender oder der Empfänger? Wer hat die Beweislast?

Ein Unternehmer hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen (§ 11 Abs. 1 Z 1 Umsatzsteuergesetz).

Der Anspruch auf Erteilung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ist ein zivilrechtlicher und daher vor den ordentlichen Gerichten (nicht Finanzämter!) geltend zu machen (RZ 1503 Umsatzsteuerrichtlinie).

6. Zur 7 Jahre Aufbewahrungspflicht: Ist die Aufbewahrung auch in digitaler Form möglich?

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von 7 Jahren gewährleistet sein (§ 11 Abs. 2 3. Unterabsatz Umsatzsteuergesetz).

7. Ist man nicht verpflichtet Rechnungen in Papierform auszuhändigen, oder gilt dies nur bei Privatkunden (ich beziehe mich auf Handyanbieter, die eine Zeit lang digital Rechnungen per Mail geschickt haben, dann aber wieder zurück gegangen sind zur Papierform).

Elin Unternehmer ist berechtigt Rechnungen auszustellen. Führt er die Umsätze an einen anderen Unternehmer aus, ist er verpflichtet, Rechnungen auszustellen (§ 11 Abs. 1 Z 1 Umsatzsteuergesetz).

Als Rechnungen gelten sowohl solche in Papierform als auch solche in einem elektronischem Format. Der Abrechnung mittels elektronischer Rechnung muss der Empfänger zustimmen (§ 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz).

8. Muss eine PDF-Rechnung verpflichtend elektronisch signiert werden (Handysgnatur, ... )?

Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleistet.

Dies kann durch versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Sigel geschehen.

In den meisten Fällen geschieht dies jedoch durch Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird (RZ 1564d Umsatzsteuerrichtlinie).

9. Lieferscheine sind Bestandteile einer Rechnung. Jetzt habe ich nun eine E- Rechnung undeinen Lierferschein in Papierform. Müssen Lierferscheine aufbewahrt werden? Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Lieferscheine?

Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Bücher und Aufzeichnungen gehörenden Belege sind 7 Jahre aufzubewahren (§ 132 Abs.1 Bundesabgabenordnung). Lieferscheine sind Belege im Sinn dieser Norm.

10. Wenn ich eine Rechnung digital versende und mich gerade an einem anderen Ort befinde als dem Firmenstandort, gebe ich trotzdem den Firmenstandort auf der Rechnung an?

Gemäß § 11 Abs. 1 Z 3 lit.a Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers enthalten. Dies gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen.

11. Ist richtig: Elektronische Rechnungen müssen keine Unterschrift und Stempel beinhalten?

§ 11 Abs. 1 Z 3 Umsatzsteuergesetz zählt jene Merkmale auf, die eine umsatzsteuerliche Rechnung enthalten muss - Unterschrift und Firmenstempel befinden sich nicht darunter.

Diese Vorschrift gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronische Rechnungen (§ 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz).

12. Kann mein B2B-Kunde verlangen, dass nur mehr elektronische Rechnungen gestellt werden. Muss das in den AGBs ersichtlich sein?

Der Empfänger einer elektronischen Rechnung muss dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmen (§ 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz).

Eine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnung durch den Leistenden kennt das Umsatzsteuerrecht nicht.

13. Ist es legitim davon auszugehen, bei zuvor versandten und auch bezahlten Rechnungen, dies als Einverständnis (Konkludenz) zu betrachten?

Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung Bedarf keiner besonderen Form.

Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen (RZ 1564e Umsatzsteuerrichtlinie).

14. Wenn eine PDF-Rechnung an zwei Sachbearbeiter eines Kunden gleichzeitig versendet wird, entsteht dann auch eine doppelte USt-Schuld? Oder gilt das automatisch aufgrund der Rechnungsnummer als nur eine Rechnung?

Der Aussteller einer Rechnung schuldet die ausgewiesene Steuer wegen Inrechnungstellung, wenn ein und dieselbe elektronische Rechnung vom Unternehmer in mehreren Formaten (z. B. als PDF-Datei und XML-Datei) ausgestellt wird. Dies gilt nicht, wenn hinsichtlich der Rechnungsmerkmale inhaltlich identische Mehrfachausfertigungen der selben Rechnung gemeinsam versandt werden – z. B. gleichzeitiger Versand an mehrere E-Mail-Adressen desselben Unternehmens (RZ 1565 Umsatzsteuerrichtlinie).

15. Was muss man bei der digitalen Signatur beachten?

Soferne die digitale Signatur für den Nachweis der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhaltes und der Lesbarkeit verwendet wird, erfordert dies eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht.

16. Muss eine PDF-Rechnung eine digitale Signatur aufweisen, wenn man sie per E-Mail versendet?

Nein.

17. Wie sieht es mit der digitalen Signatur der E-Rechnung aus?

18. Sind Versicherungen nicht verpflichtet PDF-Rechnungen zu akzeptieren?

Die aktuelle Rechtslage (§ 11 Abs 2 UStG) sieht vor, dass der Empfänger der Rechnung der elektronischen Übermittlung zustimmen muss.

Kein Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, dem elektronischen Erhalt von Rechnungen zuzustimmen.

19. Muss eine PDF-Rechnung signiert sein oder genügt eine simple Word-konvertierte PDF-Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass die "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts" zu gewährleisten sind. Wie dies genau erfolgt bestimmt nach EU-Recht der Steuerpflichtige selbst.

Die E-Rechnung-UStV des BMF sieht zur Sicherheit 4 Varianten vor, bei deren Anwendung die Echtheit und Unversehrtheit jedenfalls gewährleistet ist.

20. Wenn keine E-Rechnung, sondern eine PDF-Rechnung versandt wird, muss dieses PDF irgendwie verschlüsselt sein? Oder reicht ein schlichtes PDF?

Eine Verschlüsselung der PDF-Rechnung durch den Rechnungssteller ist nicht vorgeschrieben. Es reicht ein "schlichtes PDF".

21. Wie wickelt man am besten Storno-Rechnungen ab?

Im ebInterface-Format ist dafür ein Feld vorgesehen. Bei PDF-Rechnungen erfolgt die Abwicklung genau wie bei Papier-Rechnungen.

Standards und Formate von E-Rechnungen

1. Welcher Standard/Format soll verwendet werden? Gibt es einen internationalen Standard? Welcher ist zukunftsfähig?

ebInterface ist der österreichische Standard für die E-Rechnung auf Basis XML (Extensible Markup Language) und wird auch bei der E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung eingesetzt.

Weitere gängige internationale elektronische Formate sind neben EDI/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice).

Die aktuelle ebInterface Version 5.0 berücksichtigt die Anforderungen der neuen EU E-Rechnungsstandards UBL und CII gemäß der Europäischen Norm EN 16931-1 und ist kompatibel zu diesen beiden Formaten.

2. Muss bei der Erstellung der Rechnungen in PDF ein bestimmtes PDF-Format erzeugt werden? Umgekehrt: Muss man bei Erhalt das Format prüfen?

Nein. Das Rechnungsformat kann grundsätzlich frei gewählt werden. Damit eine E-Rechnung als Rechnung anerkannt wird, müssen jedoch 1. die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteile eingehalten werden und 2. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein.

3. Kann ich ein PDF in XML umwandeln wenn ich pdf.ebinterface.at verwende und dann eben an den Lieferanten weiterleiten?

Nein. Die Umwandlung ist bei diesem kostenlosen Online-Tool nur von ebInterface (strukturierte Daten) in PDF (bildhafte Daten) möglich. Die Umwandlung von bildhaften Daten (normales PDF) in strukturierte Daten ist praktisch kaum möglich.

4. Ist das ebInterface XML eine österreichische Erfindung? Wie fakturiere ich ins Ausland, haben wir in der EU dann 25 Datenformate?

ebInterface ein österreichischer XML-Standard für die E-Rechnung. Die Erstellung von ebInterface-Rechnungen ist bereits mit zahlreichen österreichischen FiBu-Programmen möglich.

In den Mitgliedstaaten der EU sind derzeit über 300 Formate im Einsatz. Auf EU-Ebene wurden kürzlich die Rechnungsstandards UBL und CII für die grenzüberschreitende Fakturierung an die öffentliche Verwaltung zur Europäischen Norm erhoben.

5. Welcher Standard/Formate für E-Rechnung ist der sinnvollste bzw. wird in der Zukunft am meisten verwendet werden? Und was ist der Unterschied daran? ebInterface oder ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein deutsches Format auf Basis PDF A3 und in Österreich bisher kaum gebräuchlich.

Die Formate UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) werden an Bedeutung gewinnen.

Wichtig ist: Jedes strukturierte Rechnungsformat lässt sich relativ einfach in ein anderes umwandeln.

6. Unsere Software unterstützt schon die ZUGFeRD Rechnung (Deutscher Standard/Formate) PDF mit integriertem XML. Wird diese auch in Österreich kommen?

Grundsätzlich ist das Rechnungsformat zwischen Rechnungssteller und -empfänger frei wählbar. Es kommt also darauf an, ob der Rechnungsempfänger ZUGFeRD-Rechnungen akzeptiert.

In Österreich ist dieses Format bisher kaum im Einsatz. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung wird ZUGFeRD nicht akzeptiert.

7. Was ist der Unterschied zwischen dem XML-Format und dem ZUGFeRD-Format?

Beim ZUGFeRD-Format ist die strukturierte Rechnungsinformation im Gegensatz zu XML in einem PDF-Format (A3) integriert.

8. Wie funktioniert das XML-Format (E-Rechnung) in Zusammenhang mit Teilrechnungen, Teilschlussrechnungen, Schlussrechnungen wie auch mit Deckungs- bzw. Haftrücklässen? Ist so etwas bei der E-Rechnung überhaupt möglich?

Ja, diese Möglichkeit besteht auch bei der strukturierten E-Rechnung.

9. Was ist der Vorteil von XML-Rechnung verglichen mit PDF-Rechnungen?

E-Rechnungen auf Basis von XML-Standards können beim Rechnungsempfänger (entsprechende FiBu-Software beim Empfänger vorausgetzt) vollautomatisch weiterverarbeitet werden. D

ie automatische Weiterverarbeitung von PDF-Rechungen ist nur über Umwege (OCR-Verfahren) möglich und ist fehleranfälliger.

In den überwiegenden Fällen müssen PDF-Rechnungen bei der Verarbeitung vom Empfänger nochmals händisch erfasst werden und verursachen daher zusätzliche Kosten.

10. Gibt es für XML ein Standardformat?

ebInterface ist ein standardisiertes XML-Format. Es gibt jedoch auch andere XML-Formate. Entscheidend ist, welches Format der Rechnungsempfänger möchte bzw. tatsächlich akzeptiert.

11. Ist das Format mit dem deutschen ZUGFerd-Format bzw. der schweizer E-Rechnungkompatibel?

Derzeit kann ebInterface nach ZUGFerd 1.0 (Basic/Comfort/Extended) konvertiert werden.

12. Welches Format wäre für den österreichischen Markt sinnvoll, die meine inviduell erstellte Software unterstützen soll?

Für den österreichischen Markt ist ebInterface sinnvoll, insbesondere wenn E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gestellt werden, werden ebInterface-Rechnungen teilweise gesetzlich vorgeschrieben bzw. akzeptiert. In zahlreichen österreichischen FiBu-Programmen ist ebInterface bereits integriert.

13. Wie müsste so ein Vertrag aussehen, wenn man mit seinem Kunden über E-Rechnung (EDIFACT) kommuniziert? Gibt es Vorlagen für EDI (EDIFACT) Kommunikationsverträge?

Unter https://www.gs1.at/nc/downloads-services/downloads/eancomr-gs1-xml-nachrichtenprofile.html gibt es den Punkt "ECR EDI-Mustervereinbarung", wo Sie 2 Musterverträge finden. Der erste ist allgemein gehalten, der 2. Ist der Mustervertrag der Firma REWE.

© .ECR EDI-Mustervereinbarung als Download-Angebot auf der Webseite der GS1 Austria

https://www.gs1.at/fileadmin/user_upload/EDI_Rahmenvertrag_Oesterreich_V_3_0.docx
https://www.gs1.at/fileadmin/user_upload/EDI_Rahmenvertrag_Oesterreich_DE_20171116_final.docx

14. Was ist der Unterschied zwischen XML und PDF? Was ist sinnvoller?

E-Rechnungen auf Basis von XML-Standard können beim Empfänger vollautomatisch weiterverarbeitet werden.

Die automatische Weiterverarbeitung von PDF-Rechungen kann nur über Umwege (OCR-Verfahren) erfolgen.

In den überwiegenden Fällen müssen PDF-Rechnungen für die Verarbeitung vom Rechnungsempfänger nochmals händisch erfasst werden und verursachen daher zusätzliche Kosten.

Technik und Anwendungen

1. Gibt es ein öffentliches Stylesheet, das ich in meiner selbst programmierten ERP-Software zur Anzeige einer E-Rechnung für meine Mitarbeiter verwenden kann?

XSLT-Stylesheets für die ebInterface-Versionen 4.0-4.3. zur Anzeige der Rechnung im Internet Browser sind vorhanden unter www.ebinterface.at. Das Stylesheet für die neueste Version 5.0 wird gerade ausgearbeitet.

2. Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik und IT-Systeme im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern.

Deatils finden Sie z. B. bei Wikipedia im Artikel "Enterprise-Resource-Planning".

3. Ich habe eine Access-Lösung zur Rechnungsstellung. Kann ich einen Upload in das ebinterface machen, um daraus XML zu erzeugen?

Nein, da eine selbstprogrammierte Access-Datenbank-Lösung normalerweise nicht "zufällig" standardkonform ist, d.h. Ihre Feldbezeichnungen werden eine andere Logik und Bezeichnung haben als ebInterface.

Freilich können Sie mit einer individuellen Weiterentwicklung analog der Vorgaben (Link zu Was ist ebInterface) die Standardkonformität Ihrer Datenbank selbständig herstellen.

4. Wie sieht es mit der Notwendigkeit einer dahinterliegenden Kunden- bzw. Lieferantendatenbank aus? Rechnungen können nur dann verarbeitet werden, wenn die Datenstruktur/Datenbank schon mit Grunddaten gefüllt ist. Somit besteht ein relativ hoher Datenverwaltungsaufwand. Oder?

Ja, die erstmalige Umstellung und Erfassung ihrer Geschäftspartner in einer elektronischen Kunden- bzw Lieferantendatenbank ist ein manueller Aufwand und für die automatisierte Rechnungsstellung notwendig.

Dieser ist allerdings nur einmal notwendig, wobei gerade bei der ersten Erfassung gleich auf strukturierte Erfassung Wert gelegt werden sollte.

5. Wie kann man die Manipulation von XML-Rechnungen verhindern? Denn XML kann ja im Texteditor verändern werden.

XML-Rechnungen können - genauso wie alle anderen digitalen Dateien - manipuliert und verfälscht werden, sodass der "normale Benutzer" dies nicht leicht erkennt.

Dies können Sie durch digitale Signaturen oder ein Archivsystem verhindern, bei denen jede Änderung erkennbar ist. Da der Rechnungsempfänger aber nicht weiss, ob die Rechnung inhaltlich richtig ist, sollten Rechnungen nach Empfang ohnedies inhaltlich kontrolliert werden.

Hinsichtlich der Manipulationssicherheit bei der Archivierung finden Sie Hinweise bei diesen Fragen/Antworten.

6. Wie wird bei E-Rechnungen die UID-Nummer geprüft?

Bei der Verwednung von (Finanzbuchhaltungs-)Software und strukturierten E-Rechnungen kann die UID-Abfrage bei jeder Rechnung automatisch durch ihre Software geschehen.

Wie dies genau funktioniert und ob dies Ihre Software unterstützt erfragen Sie bitte bei Ihrem Softwarelieferanten.

7. Wie komme ich aus der elektronischen Rechnung auf den Deckungsbeitrag z. B. in Bauunternehmen oder Metallbearbeiter?

Die Deckungsbeitragsrechnung im Detail funktioniert nur, wenn Sie sowohl die Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen in strukturierter Form vorliegen haben und ist vom jeweils verwendeten Softwareprodukt abhängig.

8. Wie wird auf einer elektronischen Rechnung, die ich erhalte, der Buchungsstempel eingegeben?

(Strukturierte) Elektronische Rechnungen sind für die Verarbeitung mittels Software gemacht.

Da die Buchungen softwaregestützt durchgeführt werden, ersetzt ein Vermerk der Software den bisher manuell angebrachten Buchungsstempel.

Bei PDF-Rechnungen gibt es elektronische Workflow-Tools, die die Rechnungsprüfung belegen.

9. Sind die Rechnungsstandards/Formate der XML-Rechnung so stabil bzw. abwärtskompatibel, dass die Daten nach den vorgeschriebenen sieben Jahren noch lesbar sind?

XML-Rechnungen sind textbasierende Dateien, deren Aufbau offen gelegt ist. Sie sind also technisch gesehen sehr leicht darstellbar.

Im Einzelfall ist dies Aufgabe der FiBu-Software und vermutlich eine wesentliche Eigenschaft der Software, dass Rechnungen die die FiBu-Software verarbeiten kann auch 7 Jahre darstellbar sind.

10. Wir sind ein multinationaler Konzern in der Baubranche und haben etliche verschiedene Kostenstellen. Die Zuweisung ist nicht immer eindeutig sondern wird meist nach internen Verteilungsmustern verteilt. Ist dies mit einer E-Rechnung möglich?

Vermutlich stecken hinter dieser Frage komplexe Zusammenhänge, die ohne Detailkenntnis Ihres Prozesses allgemein nicht beantwortet werden können.

Vielleicht hilft ein Vergleich mit der Papierrechnung weiter - wie wird’s dort gemacht? Ist das gleiche auch mit E-Rechnungen möglich?

11. Eine Rechnung wird normalerweise ja auf ein Firmenpapier gedruckt. Wie läuft das dann mit einer XML-Datei?

XML-Rechnungen sind strukturierte Daten, die grundsätzlich für die Verarbeitung durch Software vorgesehen sind. So wie bei elektronischen Überweisungen ist eine grafische Individualisierung nicht vorgesehen.

Individuelle – z. B. werbliche – Informationen können in einem in der XML-Rechnung vorgesehenen Freitextfeld übermittelt werden.

12. Gibt es eine Open Soure Software?

AUSTRIAPRO stellt ein Plugin zur ebInterface Erzeugung für Microsoft-Word als Open Source Software zur Verfügung: https://github.com/austriapro/ebinterface-word-plugin/releases

13. Haben Sie auch eine Lösung für LibreOffice-Anwender?

Nein, wir konzentrieren uns auf ein offenes Plugin für die meist verwendete Textverarbeitung. Gerne unterstützen wir mit weiteren Informationen, falls Interesse an der Programmierung eines Plugins für LibreOffice gegeben ist.

14. Unterschied zwischen freier und Kauf-Version?

Einen Vergleich der Open Source Version und der Kaufversion finden Sie hier: https://www.bogad.at/eRechnung/eRechnung-mit-Microsoft-Word.

15. Welches Programm empfehlen Sie für die Rechnungserstellung?

Die Bedürfnisse der Unternehmen sind sehr unterschiedlich. Wir stellen daher eine Marktübersicht unter partner.ebinterface.at zur Verfügung, können aber kein einzelnes Produkt empfehlen.

16. Gibt es auch eine Möglichkeit für die Erstellung von XML-E-Rechnungen, wenn man statt Microsoft Office/Excel mit OpenOffice arbeitet?

Nein, wir konzentrieren uns auf ein offenes Plugin für die meist verwendete Textverarbeitung.

Gerne unterstützen wir mit weiteren Informationen, falls Interesse an der Programmierung eines Plugins für OpenOffice gegeben ist.

17. Wenn eine E-Rechnung ein Durchläufer ist, wer prüft die gesetzlichen Bestandteile?

Bei strukturierten Rechnungen wird sowohl bei der Erstellung als auch beim Eingang beim Empfänger durch die verarbeitende Software geprüft, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinhalte vorhanden sind.

Hat man als Rechnungsempfänger auch eine Auftragsbuchhaltung und enthält die Rechnung einen Auftragsnummer, so kann auch die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Auftrag durch die Software überprüft werden.

18. Wie kann ich mir eine E-Rechnung ansehen, die schon 2 Monate alt ist? Gibt es in dieser Software dann auch Suchfunktionen? Wenn ich z. B. alle Rechnungen von einem Kunden suche?

Normale Finanzbuchhaltungssoftware kann so etwas.

19. Wie erfolgt die Rechnungsprüfung bei der E-Rechnung bzw. wie wird diese gekennzeichnet?

(Strukturierte) Elektronische Rechnungen sind für die Verarbeitung mittels Software gemacht. Die formale Rechnungsprüfung erfolgt softwaregestützt.

Bei PDF-Rechnungen gibt es elektronische Workflow-Tools, die die Rechnungsprüfung belegen.

20. Ist es bei E-Eingangsrechnungen erforderlich, für alle Lieferanten ein einheitliches zu haben? Braucht die E-Mail mit der e-ER einen einheitlichen Header?

Es ist sinnvoll den Lieferanten vorzugeben, in welchem strukturierten Format sie E-Rechnungen empfangen wollen. Als Rechnungsempfänger können sie den Erhalt anderer E-Rechnungen ablehnen und können natürlich auch beim Auftrag die Rechnung im für sie richtigen Format vereinbaren/vorgeben.

21. Müssen elektronisch versandte Rechnungen signiert versandt werden? Falls ja: muss die Signatur von einem Firmenzeichnungsberechtigten sein? Bei uns im Unternehemn sind das nur 2 Personen - exkl. mir (ich erstelle die Rechnungen). Teilweise müssen wir die Rechnungen über das Portal www.usp.gv.at legen. Kann ich hier unser Unternehmen für die Handysignatur hinterlegen? Zurzeit klappt dies nur über meine private Finanzonline-Registrierung.

E-Rechnungen müssen aus rechtlichen Gründen nicht mehr digital signiert werden, es kann aber sein, dass ihr Geschäftspartner dies wünscht.

Daher muss die Signatur aus rechtlichen Gründen auch nicht von einem Zeichnungsberechtigten erzeugt werden (Papierrechnungen müssen gar nicht unterschrieben werden!).

Für den Bereich der E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung gilt folgendes: Im USP kann man sich normalerweise nur mit seinen persönlichen Daten (FinanzOnline oder Handysignatur) anmelden und muss vom unternehmenseigenen USP-Administrator die Berechtigung für die E-Rechnungsanwendung zugewiesen bekommen. Erst dann kann man als Person Rechnungen für das Unternehmen an die Verwaltung stellen.

22. Ich habe gelesen, dass es über finanzonline die Möglichkeit gibt, E-Rechnungen zu erstellen. Ist dies eine Option?

Ja, aber nur an die Verwaltung bzw. Unternehmen im Besitz der öffentlichen Hand wie z. B. die ÖBB. Die Erstellung ist nicht direkt in FinanzOnline sondern als eigene Anwendung im Unternehmensserviceportal (USP) implementiert. Sie können sie unter https://test.erb.gv.atausprobieren.

Für die Erstellung von einzelnen XML-Rechnungen an beliebige Empfänger verwenden Sie am Besten unser kostenloses Onlineformular zur Erstellung Ihrer ebInterface Rechnung, da Sie dort die XML-Datei herunterladen und individuell versenden können.

23. Können die verschiedenen Programme alle Formate erstellen und lesen? Welches Format verlangt der Bund?

Die Bundesverwaltung verlangt und akzeptiert nur strukturierte E-Rechnungen, derzeit im Format ebInterface über das USP oder über das in Österreich kaum verbreitete PEPPOL-System.

Welche Programme ebInterface-Rechnungen erzeugen können sehen Sie auf unserer Partnerliste für E-Rechnungsstandard Software und Umsetzung.

24. Wie sollte man eine Rechnungsdatenbank mit ca. 100 Rechnungen pro Monat aufbauen? Wenig Daten -> alles in eine Tabelle oder trotzdem mehrere Tabellen und Bezüge herstellen?

Die Bedürfnisse von Unternehmen sind sehr unterschiedlich, weshalb eine allgemeine Aussage nicht möglich ist.

Vielleicht wollen sie sich Testaccounts von bereits am Markt befindlichen Softwareprodukten ansehen, um hier konkrete Beispiele zu erhalten.

25. Welche Funktionen darf man nicht vergessen, wenn man selbst einen (Lieferschein und) Rechnungs-Automatismus aufbaut?

Die Bedürfnisse von Unternehmen sind sehr unterschiedlich, weshalb eine allgemeine Aussage nicht möglich ist.

Vielleicht wollen sie sich Testaccounts von bereits am Markt befindlichen Softwareprodukten ansehen, um hier konkrete Beispiele zu erhalten.

26. Wenn ich vom Lieferanten ausschließlich eine XML-Rechnung erhalten, wie kann ich hier eine Rechnungsprüfung, betreffend der Leistung durchführen? z. B.: Erhalt einer Viking-Rechnung. Wie kann ich hier kontrollieren, ob auch tatsächlich 4 Bleistifte in Rechnung gestellt wurden?

XML-Rechnungen sind für die Verarbeitung mittels Software gemacht. Die formale Rechnungsprüfung erfolgt softwaregestützt, sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Elemente vorhanden, wird ihnen der Rechnungsinhalt (z. B. 4 Bleistifte) angezeigt.

Bei PDF-Rechnungen gibt es elektronische Workflow-Tools, die die Rechnungsprüfung belegen.

Archivierung von elektronischen Rechnungen und Datenschutz

1. Reicht die Archivierung von PDF-Rechnungen in einem Computerordner? Der Steuerberater empfiehlt, Rechnungen doch noch auszudrucken und im Handordner abzulegen (Finanzamtprüfung).

Nein, die Archivierung von E-Rechnungen in einem Ordner auf der Festplatte eines Computers, externen Festplatte, USB-Stick ist für die Finanzamtsprüfung zuwenig d.h. nicht revisionssicher. Beispiele zur richtigen Archivierung finden Sie unter wko.at/e-rechnung/archivieren

2. Muss bei der elektronischen Archivierung das XML-File archiviert werden oder reicht z. B. der Eintrag in einer Datenbank?

Ja, das vom Rechnungssteller übermittelte XML-File muss archiviert werden. Ein Datenbank-Eintrag reicht nicht aus.

3. Wie müssen die XML-Rechnungen archiviert werden?

Sowohl E-Rechnungen (PDF bzw. strukturiert) als auch eingescannte Papierrechnungen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren jederzeit gewährleistet ist.

4. Wie sieht es mit der Archivierung von erhaltenen oder ausgehenden PDF-Rechnungen aus? Gibt es dafür Vorschriften?

Eingehende und ausgehende PDF-Rechnungen können elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (revisionssichere Archivierung). Näheres dazu finden Sie unter https://wko.at/e-rechnung/archivieren

5. Bei PDF-Rechnungen: Ist es zulässig die Dateien zur Archivierung "einfach abzuspeichern" oder muss eine Archivierungs-Software verwendet werden? Kann ich die Unveränderbarkeit der abgespeicherten Rechnung auch durch z. B. eine digitale Signatur garantieren?

Das "einfache Absspeichern" auf einer Festplatte birgt das Risiko, dass die Daten verfälscht oder einzelne gelöscht werden und ist daher nicht revisionssicher.

Für die Revissionssicherheit kommen nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage. Darüber hinaus gibt es auch Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten.

Die Unversehrtheit des Inhalts Rechnungen kann durch die digitale Signatur gewährleistet werden, nicht jedoch die notwendige vollständige und geordnete Archivierung.

6. Wie ist das mit der Aufbewahrungspflicht, reicht es momentan schon alle Rechnungen gespeichert 7 Jahre zu lagern?

Ja, sofern die Revisionssicherheit gegeben ist. Die Aufbewahrungspflichten sind grundsätzlich gleich, egal ob auf Papier oder elektronisch. Siehe dazu https://www.wko.at/service/steuern/Aufbewahrungspflichten.html

7. Können Papierrechnungen nach dem Einscannen und Verbuchen in der Buchaltung (Belegarchiv vorhanden) vernichtet werden?

Ja, wenn ein revisionssicheres Archiv vorhanden ist und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingehalten werden. Zusätzlich muss der Prozess der Digitalisierung dokumentiert werden!

8. Muss die elektronische Rechnungs-Archivierung in Österreich stattfinden oder kann die Rechnung auch auf einem Server im Ausland archiviert sein?

Eine Rechnungsarchivierung in Österreich (z. B. in der Cloud) ist nicht verpflichtend. Aus datenschutzenrechtlichen Gründen sollte die Archivierung jedoch im EU-Raum stattfinden.

9. Wie werden die E-Rechnungen richtig archiviert? Was muss technisch beachtet werden, um die rechtlichen Bedingungen zu erfüllen?

Für die richtige, revisionssichere Archivierung kommen nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray) oder eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware in Frage.

Darüber hinaus gibt es auch Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten.

10. Wie sieht es mit der Aufbewahrungspflicht der E-Rechnungen aus (bei mir derzeizt in Papierform)? Ist bei der 7-jährigen Ablage eine Mischform d.h. Papierrechnung und elektronische Archivierung möglich?

Hinsichtlich Mischformen der Archivierung sind im Zeitraum von 7 Jahren Archivierungspflicht unterschiedliche Möglichkeiten denkbar bzw. sogar notwendig, da die Archivierung vermutlich auf Papier beginnt und irgendwann auf elektronische Archivierung umgestellt werden wird.

Spätestens ab diesem Zeitpunkt liegt für 7 Jahre eine Mischform der Archivierung vor bzw. müssten alle alten Papierrechnungen eingescannt werden.
Wir empfehlen diese Umstellung der Archivierung für alle Rechnungen zu einem Stichtag einzuführen, sodass Sie ab diesem Stichtag alle Rechnungen in elektronischem Format archivieren und auch Papierrechnungen einscannen.

Ist Ihnen das nicht möglich, könnten in der Buchhaltung unterschiedliche Nummernkreise für Papierdokumente und elektronische Dokumente eingeführt werden, sodass in jedem Medium eine fortlaufende Nummerierung aller Belege sichergestellt ist.

Entscheidend ist, dass die Archivierung für einen aussenstehenden Dritten nachvollziehbar und schlüssig ist und dass nachträgliche Veränderungen erkennbar sind.

11. Wenn eine E-Mail-Rechnung geschickt wird, muss das E-Mail zusätzlich archiviert werden?

Wenn die E-Rechnung als Anhang einer E-Mail mitgeschickt wurde reicht die Archivierung des Anhangs. Wenn der Rechnungsinhalt unmittelbar im Text der E-Mail enthalten ist, sollte daraus ein PDF-Dokument generiert werden und dieses archiviert werden.

12. Habe ich nicht die Pflicht, eine Rechnung "veränderungssicher" zu archivieren? Wie ist das mit der Veränderungssicherheit bei E-Rechnungen?

Ja, diese Pflicht besteht, ebenso wie Papierrechnungen. Beispiele, wie dies bei E-Rechnungen umgesetzt werden kann finden Sie unter wko.at/e-rechnung/archivieren

13. Müssen Rechnungen, die nur elektronisch gestellt werden, in einen WORM-Speichergespeichtert bzw. archiviert werden?

Die elektronische Archivierung auf WORM-Datenträgern (Write Once Read Many) stellt eine Methode, wie E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden können. Es gibt jedoch auch noch andere Methoden, siehe dazu die UStR 2000 Rz 1566.

14. Wie verträgt sich die E-Rechnung mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verhindert weder das Ausstellen postalischer Rechnungen, noch das Ausstellen einer E-Rechnung.

Rechnungen über die eigene Leistung auszustellen, ist vielmehr Teil des Vertragsverhältnisses mit dem Leistungsempfänger/Auftraggeber der Leistung und daher rechtmäßig (vgl. Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).

15. Wie verhält sich das in Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), darf ich per E-Mail personenbezogene Daten (Rechnungsanschrift) versenden oder muss ich eine Einverständniserklärung haben?

Der Weg, wie personenbezogene Daten übermittelt werden (Post, E-Mail,…), bedarf keiner Zustimmung. Auch dass die Rechnung übermittelt wird, ist datenschutzrechtlich unproblematisch, da dies Teil des Vertrages (Abrechnung der Leistung) ist.

archivierung-datenschutz-1

16. Wie ist es mit dem Datenschutz der Speicherung? Wie funktioniert das mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wenn ein Kunde die Löschung seiner E-Mail verlangt?

Bei der Geltendmachung des Löschungsrechts gibt es einige spezielle Ablehnungsgründe. Der Anspruch darf daher abgelehnt werden, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, z. B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welche die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, notwendig macht.

So kann z. B. die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs 1 BAO geltend gemacht werden: 7 Jahre (darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind).

Dies muss der betroffenen Person jedoch auch begründet mitgeteilt werden. Siehe dazu auch: www.wko.at/dsgvo-aufbewahrungsfrist.

Stand: 19.06.2018

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