Elektronische Beschaffung der öffentlichen Hand

Im Gegensatz zum Beschaffungsprozess zwischen privaten Unternehmen ist der Einkaufsprozess „der öffentlichen Hand“ weitergehenden gesetzlichen Regeln unterworfen. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen (fairer Wettbewerb, Transparenz, politische Verantwortung und Steuerungsmöglichkeit, Nachvollziehbarkeit, ...).

Wer ist davon betroffen?

Der Begriff "Öffentlicher Auftraggeber" geht in diesem Zusammenhang recht weit: Bund, Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände und bestimmte Einrichtungen öffentlichen Rechts (z. B. die Landeskliniken, die Kammern…). 

Aber nicht nur die direkten öffentlichen Eigentümer, sondern auch die den öffentlichen Auftraggebern gehörenden Unternehmen wie ÖBB und ASFINAG unterliegen dem Vergaberecht.

Der Vergabeleitfaden "Fit für den Wettbewerb" des BMDW bietet eine erste Orientierungshilfe und zahlreiche Tipps.

Wo findet man elektronisch öffentliche Aufträge?

Die nicht der Direktvergabe unterliegenden Aufträge müssen öffentlich ausgeschrieben werden. Dazu gibt es eine eigene Publikationsmedienverordnung, die die dafür bestimmten elektronischen Medien der Länder und des Bundes aufzählt.

Die dort veröffentlichen Vergabeverfahren werden meist von privaten Informationsplattformen erfasst, ausgewertet und durchsuchbar im Internet veröffentlicht. Beispiele dafür sind das kostenpflichtige Vergabeportal des ANKÖ, das kostenlose Portal E-Beschaffung.at von VEMAP oder der Lieferanzeiger der Wiener Zeitung.

Manche dieser Portale bieten den Unternehmen auch automatische Verständigungen an, wenn es neue Ausschreibungen in den eigenen Branchen gibt. Auch die BBG (Bundesbeschaffungsgesellschaft) listet ihre öffentliche Ausschreibungen in einem eigenen E-Procurement-Portal.

Besonderheiten der elektronischen Vergabe

Im Gegensatz zur klassischen Vergabe läuft bei der E-Vergabe die Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggeber elektronisch und nicht auf Papier ab.

Meist geschieht dies über eigene Plattformen zur Verfahrensabwicklung: So bieten die ÖBB und ASFINAG gemeinsam "@-AVA-Online®" an; auch die Bundesländer Wien und Niederösterreich betreiben bereits eigene Vergabeportale. Größere Städte wie Innsbruck oder Salzburg bieten E-Procurement Portale an.

Generell gibt es zwei Arten von Vergabeportalen: Dokumentenzentrierte oder datenzentrierte: 

Erstere erwarten, dass die Angebote in einer Datei – meist im Format .pdf, Beilagen sind auch in anderen Formaten möglich – auf die Plattform geladen werden. Der Vorteil für den Anbieter besteht darin, dass er weiterhin seine „normalen“ Geschäftsunterlagen verwenden kann. Es gibt allerdings keine Sicherheit, dass alle Anforderungen der vergebenden Stelle inhaltlich erfüllt werden.

Bei datenzentrierten Portalen müssen die Daten in vorher vom Auftraggeber definierten Daten-Feldern eingegeben werden. Dies hat den Vorteil, dass die Anbieter nur dann ein gültiges Angebot abgeben können, wenn alle Anforderungen erfüllt sind. So können unerfahrene Anbieter durch das Angebot geleitet werden und der Auftraggeber weiß sofort bei Ende des Verfahrens, wer den Zuschlag erhält. Beiden Systemen ist gemein, dass sie die Identität der Anbieter mittels digitaler Signaturen prüfen. Durch die Verwendung der Handysignatur ist dies aber mittlerweile so einfach geworden wie online-banking.

Somit ergeben sich für Anbieter folgende Vorteile gegenüber dem Verfahren auf Papier:

• Leichte Auffindbarkeit der Angebote.
• Teilnahme vom Schreibtisch aus möglich.
• Erstellung der Angebote durch geführte Systeme (je nach Anbieter).
• Standardisierung der Angebote für unterschiedliche Auftraggeber möglich.

Wie geht es mit E-Procurement der öffentlichen Auftragsvergabe weiter?

Bereits 2014 wurden auf EU-Ebene 3 Vergabe-Richtlinien beschlossen, die schrittweise bis 2018 alle öffentlichen Auftraggeber verpflichten, die Teilnahme an all ihren Einkaufsprozessen zumindest auch elektronisch anzubieten.

Spätestens ab Oktober 2018 müssen Auftraggeber Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich elektronisch abwickeln, was neue Chancen für alle Stakeholder bringt. Zu den wesentlichsten Neuerungen zählen die Vereinfachung und Flexibilisierung von Vergabeverfahren, bei denen der Gesetzgeber Anlehnung an den Einkauf der Privatwirtschaft genommen hat und unter größtmöglicher Ausnutzung von europarechtlichen Spielräumen elektronische Vergabeverfahren forciert.

Abgesehen von eng gesteckten Ausnahmen verpflichtet das neue BVergG 2018 die Auftraggeber ab spätestens 18. Oktober 2018 zu elektronischen Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich, das heißt, für Bauaufträge ab einem Auftragsvolumen von 5,548.000 EUR (exkl. USt.), für Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 221.000 EUR ((exkl. USt.), Für Auftragsvergaben im Unterschwellenbereich  besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Vergabe.

Stand: 05.03.2019