E-Rechnung an den Bund 

Ob Polizeiinspektion, Gymnasium oder Bundessozialamt: Bereits seit 1. Jänner 2014 nehmen die rund 1.600 Dienststellen des Bundes nur noch elektronische Rechnungen an. Auch andere öffentliche Stellen setzen zunehmend auf die E-Rechnung, jedoch ohne gesetzliche Verpflichtung. 

Aber Achtung: Das bedeutet nicht, dass man PDF-Rechnungen schicken darf. Ganz im Gegenteil: Rechnungen per E-Mail oder Fax gelten als nicht eingebracht. Die Rechnung muss vom Bund elektronisch weiterverarbeitet werden können und speziellen Anforderungen hinsichtlich Format und Inhalt sowie Art der Einbringung entsprechen.

To-do-Liste zur E-Rechnung

Zuerst ist eine Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP) nötig. Erst wenn diese erfolgt ist, können E-Rechnungen an den Bund eingebracht werden.

• Sobald man die Zugangsdaten hat, kann man in der Administration des Unternehmensserviceportals die Anwendung „E-Rechnung an den Bund“ zur Benutzung aktivieren.
  

Wenn man sich danach im USP nochmals anmeldet, kann die Anwendung „E-Rechnung an den Bund“ aufgerufen werden. Damit wird eine sichere Verbindung zum System des Bundes hergestellt. 

• Für die Übermittlung stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Wer über keine Buchhaltungssoftware verfügt, kann die Rechnung in ein Online-Formular eintippen. Möglich ist auch das Hochladen von ebInterface-XML-Rechnungen oder sogar die technische Koppelung des eigenen Softwaresystems mittels „Webservice“.

Bei ebInterface handelt es sich um den österreichischen XML-Rechnungsstandard. Gerhard Laga, Leiter des E-Centers in der Wirtschaftskammer Österreich, erklärt: „Dieses Format gibt es schon seit langem. Die meisten Buchhaltungsprogramme können diese Dateien lesen und erzeugen.“

Tipp:

So funktioniert die Anmeldung am Unternehmensserviceportal:

• Unternehmer können sich mit ihren FinanzOnline-Zugangsdaten am Portal registrieren. Das kann auch durch den einzelvertretungsbefugten gesetzlichen Vertreter (Buchhalter) erfolgen.
• Mit der Bürgerkarte ist eine Registrierung ebenfalls möglich.
• Auch im Infocenter des für Sie zuständigen Finanzamtes können Sie sich registrieren lassen, sofern weder Finanz-Online-Zugangsdaten, Bürgerkarte noch Einzelvertretungsbefugnis vorliegen.
• Hilfe bietet die Schritt-für-Schritt-Anleitung am Unternehmensserviceportal
  bzw. die FAQs zur Registrierung und Benutzerverwaltung im USP
• Das USP Service Center erreichen Sie telefonisch unter 050 233 733 von Montag bis Donnerstag, von 8 bis 16 Uhr, Freitag von 8 bis 14:30 Uhr.

Eine Liste mit Anbietern von geeigneter Software finden Sie auf der ebInterface Homepage. Verfügt man über ein solches Buchhaltungsprogramm, kann man aus dem eigenen Fakturierungssystem eine elektronische Rechnung erstellen und diese im USP hochladen oder mittels Web-Service Schnittstelle übermitteln.

Tipp:
Für Unternehmen, die nur wenige E-Rechnungen an den Bund bzw. die öffentliche Verwaltung stellen, gibt es ein Online-Formular, in das die Rechnungsdaten einfach eingetippt werden können. Im Testformular können Sie diese Art der Einbringung ohne vorherige Anmeldung am USP ausprobieren.

Ist die Übermittlung erfolgt, wird die Rechnung automatisch überprüft. Entspricht sie den Erfordernissen, bekommt der Unternehmer eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugesandt. Er kann sich also sicher sein, dass seine Rechnung angekommen ist, und hat einen schriftlichen Beleg, der die erfolgreiche Übermittlung bestätigt.

Rechnung muss nicht selbst gestellt werden

Bei wenigen Rechnungen oder Schwierigkeiten mit der USP-Anmeldung bietet sich auch noch eine andere Lösung an: Unternehmer müssen die E-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal nicht unbedingt selbst stellen! Sie können diese Aufgabe auch durch IT-Dienstleister oder fallweise durch ihren Buchhalter oder Steuerberater ohne eigene Anmeldung am USP durchführen lassen. Dies ist in der Regel mit überschaubaren Nebenkosten verbunden bzw. teilweise sogar gratis möglich.

Was auf der Rechnung stehen muss

Es gibt nicht nur für die Art der Übermittlung klare Vorschriften, der Bund gibt auch vor, was in der Rechnung zu stehen hat. So ist für die erfolgreiche Annahme einer elektronischen Rechnung die Angabe von folgendem nötig:

• Absender (Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, UID-Nummer, Kontaktdaten)
• Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferanten-/Kreditorennummer, unter der der Vertragspartner bei der Bundesdienststelle geführt wird (siehe Beauftragung)
• Auftragsreferenz bzw. Einkäufergruppe (ebenfalls in der Beauftragung zu finden)
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Positionsnummer (wenn in der Beauftragung angegeben)
• Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis)
• Gesamtpreis (Brutto, Netto,Umsatzsteuer)
• Zahlungsbedingungen    
  

Infos zu Bundesdienststellen und anderen Rechnungsempfängern

Bundesdienststellen sind insbesondere alle Bundesministerien und deren Dienststellen sowie das Parlament, Präsidentschaftskanzlei, Volksanwaltschaft, Rechnungshof, Verwaltungs- und Verfassungsgerichtshof.

Insgesamt gibt es über 1.700 Bundesdienststellen. Einen Überblick bietet die Liste aller Bundesdienststellen bzw. die Liste aller anderen Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen über e-Rechnung.gv.at empfangen können.

Antworten auf die wichtigsten Fragen

• Kann ich Rechnungen an den Bund nicht einfach als PDF per E-Mail senden?
• Wer hilft mir bei der Anmeldung am Unternehmensserviceportal?
• Muss ich mir dafür eine Buchhaltungssoftware kaufen?
• Können Beilagen mitgeschickt werden?
• Woher weiß ich, ob ich für eine Bundesdienststelle arbeite?
• Woran erkenne ich, dass die elektronische Übermittlung geklappt hat?
• Darf ich gar keine PDF-Rechnungen mehr versenden?

Kann ich Rechnungen an den Bund nicht einfach als PDF per E-Mail senden?

Nein! Eine PDFRechnung gilt als nicht eingebracht und wird zurückgewiesen. Rechnungen können nur mehr über das Unternehmensserviceportal (USP) eingebracht werden.

Wer hilft mir bei der Anmeldung am Unternehmensserviceportal?

Das USP Service Center erreichen Sie telefonisch unter 050 233 733 von Montag bis Donnerstag, von 8 bis 16 Uhr, Freitag von 8 bis 14:30 Uhr bzw. elektronisch über ein Kontaktformular.

Muss ich mir dafür eine Buchhaltungssoftware kaufen?

Nein, Sie können auch das Online-Formular nutzen, das im USP angeboten wird. Oder Sie übergeben das Ganze Ihrem Buchhalter, Steuerberater oder IT-Dienstleister.

Können Beilagen mitgeschickt werden?

Verrechnungsrelevante Beilagen (zum Beispiel Lieferscheine), die von einer Bundesdienststelle für die Bearbeitung des Geschäftsfalls als erforderlich angesehen werden, können bis zu einer Gesamtspeichergröße von 15 MB gemeinsam mit der Rechnung elektronisch in den Formaten XML, PDF, XLS, XLSX oder PNG übermittelt werden.

Woher weiß ich, ob ich für eine Bundesdienststelle arbeite?

Es gibt 1.600 Dienststellen des Bundes, dazu zählen auch viele Schulen und Institutionen wie Bezirksgerichte oder Polizeidienststellen. Eine komplette Liste finden Sie hier.

Woran erkenne ich, dass die elektronische Übermittlung geklappt hat?

Die Rechnung wird automatisch vom System überprüft. Ist sie in Ordnung, erhält der Unternehmer eine Bestätigung per E-Mail.

Darf ich gar keine PDF-Rechnungen mehr versenden?

Die neue Regelung gilt nur für E-Rechnungen an den Bund. Für alle anderen elektronischen Rechnungen gelten die bisher gültigen Rechnungsvorschriften. Sie können Ihre E-Rechnungen also weiterhin an Ihre anderen Kunden per E-Mail versenden – sofern diese der elektronischen Übermittlung - ausdrücklich oder schlüssig - zugestimmt haben.

Stand: 03.08.2022