"Die E-Rechnung bringt riesiges Nutzenpotential für alle Unternehmen."

Sie plädieren dafür, dass Unternehmen sich verstärkt mit neuen digitalen Möglichkeiten beim Versenden und Verarbeiten von Rechnungen auseinandersetzen, weshalb?

Ganz einfach, weil alle Unternehmen Rechnungen stellen und verarbeiten und bei 300 Millionen B2BRechnungen pro Jahr in Österreich auch Verbesserungen im Kleinen ein enormes volkswirtschaftliches Nutzenpotential haben. Wir reden dabei von rund 8-10 Milliarden Euro pro Jahr.

Das insgesamt riesige Nutzenpotential kann man natürlich auch auf die einzelnen Unternehmen herunterbrechen, denn diese können Zeit sparen, mehr Transparenz schaffen und mehr Sicherheit gewinnen. 

Haben Sie ein einfaches Beispiel?

Manchmal stehen kleine Unternehmen vor dem Problem: Muss ich diese Rechnung zahlen oder nicht? Sie kennen vielleicht diese oft missbräuchlichen Rechnungen für Eintragungen in ein Branchenregister, die man nie beauftragt hat. Wenn Unternehmen ein zentrales elektronisches Verzeichnis ihrer Aufträge haben, dann kann keine Verunsicherung passieren und der Abgleich ist sofort gemacht.

In diesem Fall würde schon eine elektronische Erfassung von Aufträgen zu mehr Sicherheit führen?

Genau, es braucht zunächst ein verstärktes Bewusstsein, dass die wichtigsten Entscheidungen beim Auftrag und nicht bei der Rechnung getroffen werden. Besteht diese Bewusstsein, bedarf es einer Änderung der Abläufe und zwar für Unternehmen jeder Größe, besonders aber für kleine und mittlere Unternehmen.

Welche Schritte braucht es für eine Auftragsbuchhaltung?

Zunächst muss man sich bewusstmachen, dass man einerseits Aufträge vergibt und andererseits Aufträge bekommt. Für beide Fälle braucht es eine Software, mit der Aufträge – am besten direkt beim Kundengespräch - angelegt werden. Der Kunde bekommt dann auch gleich elektronisch eine Auftragsbestätigung, was für die Seriosität des Unternehmens spricht. Und ist man Auftraggeber kann man bei eingehenden Rechnungen leicht vergleichen: Ist es die gleiche Höhe wie beauftragt, dieselbe Leistung, dieselbe Auftragsnummer?  

Was versteht man eigentlich unter E-Rechnung?

Landläufig versteht man unter einer E-Rechnung nur eine per E-Mail versendete Rechnung mit einem PDF-Dokument im Anhang. Im Gegensatz dazu bieten sogenannte XML-Rechnungen weit mehr Möglichkeiten der automatischen Verarbeitung. Aus diesem Grund spricht man dann von strukturierter E-Rechnung.

Was versteht man unter einer strukturierten E-Rechnung?

Damit Rechnungen automatisch weiterverarbeitet werden können, muss deren Inhalt vom Computer ausgelesen und „verstanden“ werden. Dazu muss die Rechnung in einem Format erstellt werden, das der Computer des Rechnungsempfängers versteht – das sind heutzutage Formate wie XML/ebInterface oder EDI/EDIFACT. 

Welche Vorteile hat man, wenn man das ganze System auf den Empfang von strukturierten ERechnungen umstellt?

Geht eine strukturierte E-Rechnung zum Beispiel via E-Mail an ein vordefiniertes Postfach ein, so erkennt die Rechnungssoftware automatisch, ob die Rechnung auch wirklich richtig und fällig ist. Und die Software hilft dann auch, den besten Zeitpunkt für die Zahlung inklusive Skonto zu bestimmen und auch praktisch zu schaffen.

Die strukturierte E-Rechnung hilft somit auch wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen?

So ist es: Wenn der Einkauf, die Lagerhaltung oder die Leistungsabnahme und die Rechnungslegung strukturiert ablaufen, dann können Unternehmen einfach aufs Knöpferl drücken und die Entwicklung eines Deckungsbeitrags bei einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung anschauen - Big Data für Kleine. So erleichtert die E-Rechnung den innerbetrieblichen Steuerungsprozess. 

Wo liegen weitere Vorteile der strukturierten E-Rechnung?

Also zuerst sparen Sie Geld bei Porto und Materialkosten, in weiterer Folge auch Zeit und Personalkosten. Rechnungen können schneller verschickt werden, durch Knopfdruck beim Empfänger bezahlt werden und der Rechnungsversender erhält schneller sein Geld. Dazu kommen noch die geringeren Bearbeitungskosten, automatisches Mahnwesen, automatische Archivierung und vieles mehr.

Wer sollte diese Neuorientierung in kleinen und mittleren Unternehmen in Gang bringen?

Das ist eindeutig das Thema der Unternehmensleitung und kein Thema der Finanz- oder der ITAbteilung. Wichtig ist ja, dass die innerbetrieblichen Abläufe abteilungsübergreifend optimiert werden und das sieht meist nur die Unternehmensleitung. Nur wenn die Unternehmensleitung die strategischen Chancen des Themas erkennt, führen E-Rechnungsprojekte zum gewünschten Erfolg! 

Gibt es für das Format der strukturierten E-Rechnung einen österreichischen Standard?

Ja, der österreichische Standard heißt ebInterface und ist in der neuesten Version kompatibel zum ebenfalls neuen EU-Standard.

Wie kommen Unternehmen zu einer passenden Software?

Die WKO führt eine Liste der ebInterface Partner – da finden Sie rund 60 Software Produkte. Je nach Anforderung gibt es unterschiedliche Produkte, lokale Software oder Cloudlösungen, Produkte mit Stammdatenverwaltung und Archivierung aber auch weiterreichende Produkte um alles mit dem Wareneingangsbuch zu verknüpfen und vieles mehr.

Betrifft das Thema auch EPU?

Ja natürlich, denn gerade die müssen ja alles selbst machen! Für EPU gibt es empfehlenswerte Apps für unterwegs, die sich auch in der WKO Liste der ebinterface Partner finden. Damit ist das Zettelwerk Geschichte und man hat seine Aufträge und Rechnungen immer in der Tasche. 

Ein weiteres Thema ist die optimale Archivierung. Wo liegen da die Vorteile, sich neu auszurichten?

Auch die elektronische Archivierung muss – so wie die Archivierung von Papierdokumenten – revisionssicher sein. Das heißt man muss jede Veränderung erkennen oder Veränderungen ausschließen. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Man kann einmal beschreibbare Datenträger wie DVDs oder Bluray verwenden oder Archivsoftware – eventuell mit eigener Hardware – verwenden. Die ist zwar in der Anschaffung teurer, die Vorteile liegen in der umfassenden Suchfunktion und der Verfügbarkeit aller Rechnungen rund um die Uhr, selbst dann, wenn sie gerade bei der Steuerberatung liegen. 

Welche vier Tipps möchten Sie an Unternehmerinnen und Unternehmer weitergeben?

1. Greifen sie das Thema E-Rechnung aktiv auf und geraten Sie nicht schleichend unter Druck ihrer Lieferanten und Kunden.

2. Bilden Sie nicht bestehende analoge Abläufe ab, sondern nutzen Sie das Potential digitaler strukturierter Daten.

3. Beziehen Sie den gesamten Einkaufsprozess in ihre Überlegungen mit ein, denn die E-Rechnung ist nur ein Teil davon.

4. Nutzen Sie die kostenlosen WKÖ-Services für ihre Information und kostenlosen Einstieg in die Welt der E-Rechnung. 

Wie kommen Unternehmen in 5 Schritten zur E-Rechnung?

1. Überlegen Sie sich, ob Sie vorerst nur Rechnungen oder gleich das gesamte Auftragswesen elektronisch abwickeln möchten.

2. Legen Sie fest wie die Archivierung aussehen soll. Noch eingehende Papierrechnungen sollten sofort elektronifiziert werden, damit keine Fehler passieren.

3. Probieren Sie verschiedene lokal installierte oder Cloud-Produkte aus oder kontaktieren Sie Ihren Hersteller bzw. Dienstleister. Die meisten österreichischen Buchhaltungsprogramme können ebInterface-Rechnungen bereits lesen und erzeugen.

4. Testen Sie Ihre Prozesse bei ausgewählten Kundinnen, Kunden und Lieferanten.

5. Nehmen Sie die E-Rechnung in Ihre AGB auf und richten Sie eine eigene E-Mail Adresse dafür ein. 

Welche Unterstützungsmöglichkeiten auf der WKO Seite im Web gibt es?

Wir bieten umfassende Services auf wko.at/erechnung: Vom Potential-Rechner zur Berechnung des individuellen Nutzenpotentials für jedes Unternehmen, über kostenfreie Software z.B. als Plug-In für Word, Konvertierungs-Werkzeuge, Darstellungssoftware bis hin zum Online-Ratgeber, der ihnen individuell ihre nächsten Schritte vorschlägt. Und selbstverständlich ist das auch ein wichtiges Thema, das innerhalb der KMU Digital Beratungen abgedeckt wird.

Wichtige Links 

wko.at/erechnung

E-Rechnungsstandard Software-Hersteller und Umsetzungspartner

Online Ratgeber für Rechnungsempfänger

Online Ratgeber Elektronische Rechnung

Allgemeine Informationen zur strukturierten E-Rechnung 

Zur Person

Dr. Gerhard Laga ist verantwortlich für das WKÖ E-Center und beschäftigt sich seit mehr als 30 Jahren mit Informationstechnologie. Der studierte Jurist leitet seit 10 Jahren den AustriaPro Arbeitskreis E-Billing, der den österreichischen XML-Standard ebInterface entwickelt hat. Er vertritt Österreich in einschlägigen EU-Gremien, ist Lektor an FHs und der Uni Wien und Autor zahlreicher Fachbücher.

Stand: 09.05.2023