E-Procurement - Elektronische Beschaffung

Elektronische Beschaffung, auf Englisch auch E-Procurement genannt, bezeichnet den Einkauf und die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet. In diesem Zusammenhang denkt man meistens an die Beschaffungsprozesse öffentlicher Auftraggeber. Allerdings werden die meisten Geschäfte zwischen privaten Unternehmen abgeschlossen. Deshalb sollten sich private Auftraggeber intensiv mit diesem Prozess und den damit verbundenen Vorteilen auseinandersetzen.

Rechtsgrundlagen

Bei privaten Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen herrschen nur wenige rechtliche Vorgaben des Zivilrechts. (dies wären beispielsweise Verträge über illegale Güter). „Pacta sunt servanda“ – also das Einhalten von geschlossenen Verträgen – ist die wichtigste Regel. Es gilt weder das Vergabe- noch das Konsumentenschutzrecht, sodass die Privatautonomie im Vordergrund steht. Es bestehen auch nur wenige Formvorschriften, sodass viele Einkaufsprozesse voll elektronisch und organisatorisch nach Belieben der Vertragspartner abgewickelt werden können. 

Bedarfserhebung oder Angebotsstudium?

Die große Herausforderung besteht darin, sich bewusst zu werden, welchen konkreten Bedarf das eigene Unternehmen eigentlich hat. Erst wenn Sie das geklärt haben, sollten Sie sich um Angebote von Lieferanten bemühen. Oft wird der einfache und aus dem privaten Einkaufsleben bekannte Weg eingeschlagen: Man kontaktiert einen oder mehrere mögliche Lieferanten und nimmt eines der Angebote wahr. Die bessere aber auch aufwändigere Methode wäre, selbst einen konkreten Bedarf zu definieren anstatt sich von Angeboten leiten zu lassen. Durch die geringeren Suchkosten macht das Internet dies auf diversen Marktplätzen möglich.

Einkaufsprozesse optimieren

Wie können Sie nun den elektronischen Einkauf praktisch organisieren? Der Einkaufsprozess ist eigentlich nie abgeschlossen, denn einige Zeit nach einer erfolgten Beschaffung sollte eine Evaluierung erfolgen, die dann wieder die Grundlage eines neuen Einkaufsvorgangs darstellt. So gesehen wird der ganze Einkaufsprozess in 6 unterschiedliche Phasen gegliedert:

• Ausgabenplanung (Ziele und Budgets, Organisation und Steuerung, Stammdaten)
• Strategische Beschaffung oder eSourcing (Lieferantenauswahl, Einkaufsaktionen, Angebotsbewertung)
• Operativer Einkauf oder eProcurement im engeren Sinn (Bestandsmanagement, Dokumentenmanagement, Katalog, automatische Verbuchungen)
• Lieferantenmanagement oder eQuality (Qualitätsmanagement, Lieferantenbewertung und Lieferantenentwicklung)
• Liquiditätsmanagement (Zahlungsmanagement, Diskont und Bonus)
• Ausgabenkontrolle (Soll-Ist Vergleiche, Nachhaltigkeit, Erfolgsindikatoren, Reports)

Um all diese Schritte transparent und durchgängig abzuwickeln, benötigt Sie natürlich Dienstleister, die entweder Softwarewerkzeuge und/oder softwaregestützte Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Da es dabei um Abhängigkeiten zu Dritten geht, sollte es eine Entscheidung des Top-Managements sein und bleiben, welche Prozesse man „outsourced“ und welche man selbst im eigenen Betrieb belässt.

Beim Thema Beschaffung darf natürlich auch der Hinweis auf „EDI“, nicht fehlen: EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und sorgt für den Nachschub in Branchen, deren Güter rasch umgesetzt werden (z.B. FMCG=Fast Moving Consumer Goods).

EDI ist ein vollintegriertes System, das z.B. in Supermärkten automatisch Bestellungen an die Zulieferer absetzt, über eintreffende Güter vorinformiert und auch gleich die Abrechnung erledigt. Auch in anderen Branchen wie dem Pharmahandel und bei Sportartikel gewinnt EDI zunehmend an Bedeutung, da es nachvollziehbare Handelsströme schafft, die Fälschungen ausschließen und das Personal von Routinetätigkeiten entlastet. Freilich bedarf auch ein EDI-System der regelmäßigen Überprüfung der Rahmenverträge mit den Lieferanten, sodass EDI-Anwender ebenfalls vom vorhergehenden Einsatz von E-Procurement Systemen profitieren können.

Stand: 03.11.2022