Informationspflichten für E-Mails und Websites nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB)

Allgemeines

Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen müssen unabhängig von ihrer Rechtsform auf Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, gewisse Angaben über ihr Unternehmen machen. Dabei ist es unerheblich, auf welchem technischen Weg die Geschäftsbriefe und Bestellscheine übermittelt werden. Daher sind auch Geschäfts-E-Mails von der Regelung erfasst. Zudem sind aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Anordnung die Angaben auch auf Websites anzuführen.

Die Bezeichnung als „Impressum“ wird im UGB zwar nicht verwendet, hat sich in der Praxis aber eingebürgert.

Achtung:

Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmer haben die Angaben laut UGB auf E-Mails und auf Websites anzuführen. Die jeweilige Rechtsform des Unternehmens ist dabei grundsätzlich unerheblich, bewirkt aber unterschiedliche Pflichtangaben. Die Angaben sind zusätzlich zu jenen nach E-Commerce-Gesetz für Websites und dem Mediengesetz für Newsletter und Websites zu machen.

Es besteht keine Ausnahme für Social Media.

Achtung:

Unternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, müssen die Angaben laut UGB nicht vorsehen. Für diese Unternehmen sind jedoch vergleichbare Bestimmungen der Gewerbeordnung anwendbar.

Welche Angaben müssen angeführt werden?

Grundsätzlich haben alle im Firmenbuch eingetragene Unternehmen folgende Angaben zu machen:

• Firma (Firmenwortlaut gemäß Firmenbucheintrag)
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht
• Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag)
• Rechtsform
• Befindet sich das Unternehmen in Liquidation, ist dies anzuführen.

Zusätzlich bestehen weitere rechtsformspezifische Informationsverpflichtungen. So müssen eingetragene Einzelunternehmer (eU) ihren bürgerlichen Namen anführen, wenn dieser vom im Firmenbuch eingetragenen Firmenwortlaut abweicht.

Offene Gesellschaften und Kommanditgesellschaften, bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet, haben zusätzlich alle Angaben auch über den unbeschränkt haftenden Gesellschafter zu machen (z.B. über die GmbH bei einer GmbH & Co KG). Wenn bei einer GmbH oder einer AG Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden (dies ist aber nicht verpflichtend), so ist immer das Stammkapital bzw. das Grundkapital sowie der Betrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Genossenschaften müssen die Art ihrer Haftung anführen.

Übersicht nach Rechtsform

Eingetragener Einzelunternehmer (eU)

• Firma (Firmawortlaut gemäß Firmenbucheintrag)
• Vor- und Zuname, wenn dieser von der Firma abweicht
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht
• Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag)
• Rechtsform
• Angabe, ob Unternehmen in Liquidation

OG, KG

• Firma (Firmawortlaut gemäß Firmenbucheintrag)
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht
• Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag)
• Rechtsform
• Angabe, ob Unternehmen in Liquidation
• Haftet keine natürliche Person unbeschränkt, sämtliche Angaben auch über den unbeschränkt haftenden Gesellschafter

GmbH, AG

• Firma (Firmawortlaut gemäß Firmenbucheintrag)
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht
• Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag)
• Rechtsform
• Angabe, ob Unternehmen in Liquidation
• Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, Stammkapital bzw. Grundkapital und ausstehenden Einlagen

Genossenschaft

• Firma (Firmawortlaut gemäß Firmenbucheintrag)
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht
• Firmensitz (gemäß Firmenbucheintrag)
• Rechtsform
• Angabe, ob Genossenschaft in Liquidation
• Art der Haftung

Inländische Zweigniederlassung

• Rechtsformspezifische Angaben für das ausländische Unternehmen
• Firma der Zweigniederlassung
• Firmenbuchnummer der Zweigniederlassung
• Firmenbuchgericht der Zweigniederlassung

„E-Mail-Textsignaturen“ und Informationspflichten

In E-Mails werden im täglichen Geschäftsverkehr häufig sogenannte „Textsignaturen“ angebracht, die E-Mail-Adressen und Telefonnummern des Absenders enthalten. Dabei handelt es sich nicht um Signaturen im Sinne des Signaturgesetzes, die in Dokumenten anstelle von Unterschriften angebracht werden (können), sondern um eine Art „Impressum“. Enthalten diese nicht die hier beschriebenen Angaben, so sind sie zur Kennzeichnung des Unternehmens im Sinne der hier dargelegten Regelung nicht geeignet. Sie müssen daher entsprechend ergänzt werden. 

Beispiel:

Ein Tischler ist im Firmenbuch eingetragen und verwendet im Geschäftsverkehr mit seinen Kunden folgende (nicht ausreichende) Signatur:

• Tel: +43 XXX XXXXX
• E-Mail: email@server.domain
• Internet: https//internetadresse.at

Um die Signatur mit den Informationspflichten vereinbar zu machen, ist sie wie folgt zu ergänzen (die Angabe von Telefonnummer, E-Mail- und Internetadresse sind nicht verpflichtend, aber sinnvoll):

• Firmawortlaut des Tischlers gemäß Firmenbucheintragung inkl. Rechtsform (eU)
• (Vor- und Zu-) Name des Tischlers (wenn nicht im Firmawortlaut enthalten)
• Firmensitz gemäß Firmenbucheintragung
• Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht
• Tel: +43 XXX XXXXX
• E-Mail: email@server.domain
• Internet: https://internetadresse.at

Strafbestimmungen

Verstöße gegen die Bestimmung werden vom zuständigen Firmenbuchgericht mit Zwangsstrafen von bis zu 3.600 EUR bestraft. Wird der Zwangsstrafe nicht Folge geleistet, können weitere Strafen verhängt werden.

Tipp:

Für jede Rechtsform finden Sie Muster für die korrekten Impressumsvorschriften für Websites und E-Mails.

Relevante Bestimmung des Unternehmensgesetzbuches: § 14 UGB

Stand: 02.07.2024