Informationspflichten nach dem Mediengesetz für E-Mail-Newsletter

1. Allgemeines

Das Mediengesetz gilt auch für die Gestaltung von wiederkehrenden elektronischen Medien. Unter wiederkehrenden elektronischen Medien werden solche verstanden, die mindestens viermal im Kalenderjahr in vergleichbarer Gestaltung elektronisch verbreitet werden. Das am weitesten verbreitete Beispiel dafür ist der E-Mail-Newsletter (in der Folge: „Newsletter“). Im Folgenden wird auf die medienrechtlichen Vorschriften für Newsletter eingegangen. Diese gelten unabhängig davon, ob es sich um gewerbliche oder sonstige Newsletter handelt. Es wird dabei nur zwischen sogenannten „kleinen“ und „großen“ Newslettern unterschieden. Websites werden in einem getrennten Merkblatt behandelt.

Das Mediengesetz schreibt für Newsletter Impressums- sowie Offenlegungsverpflichtungen vor. Die Impressumspflichten sind in § 24 Mediengesetz, die Offenlegungspflichten in § 25 Mediengesetz enthalten. Den Pflichten nach dem Mediengesetz liegen dabei die folgenden Definitionen zugrunde: 

2. Definitionen

Medienunternehmen

Ein Unternehmen, in dem die inhaltliche Gestaltung des Mediums besorgt wird, sowie seine Herstellung und Verbreitung oder seine Ausstrahlung oder Abrufbarkeit entweder besorgt oder veranlasst werden. Ausgenommen sind Unternehmen, deren Haupttätigkeit nicht der Betrieb eines Mediums (z.B. Website, Newsletter) ist, und die ein Medium bloß neben ihrer Haupttätigkeit betreiben. Daher wird etwa ein Unternehmen der Modebranche, das seine Produkte in Kaufhäusern vertreibt, mit der Einrichtung einer Website zur Produktpräsentation nicht zum Medienunternehmen. Ein solches Unternehmen ist aber Medieninhaber.

Mediendienst

Ein Unternehmen, das Medienunternehmen wiederkehrend mit Beiträgen in Wort, Schrift, Ton oder Bild versorgt.

Medieninhaber

Diejenige juristische oder natürliche Person oder Personengesellschaft, die ein Medienunternehmen oder einen Mediendienst betreibt; darüber hinaus die juristische oder natürliche Person oder Personengesellschaft, die die inhaltliche Gestaltung eines elektronischen Mediums besorgt und dessen Ausstrahlung, Abrufbarkeit oder Verbreitung entweder besorgt oder veranlasst. Die alleinige Gestaltung des elektronischen Mediums ist dann ausreichend, wenn sie zum Zweck der nachfolgenden Ausstrahlung, Abrufbarkeit oder Verbreitung geschieht.

Herausgeber

Diejenige juristische oder natürliche Person oder Personengesellschaft, die die grundlegende Richtung des periodischen Mediums etwa in wirtschaftlicher, politischer oder gesellschaftlicher Hinsicht bestimmt. Herausgeber und Medieninhaber können identisch sein.

Anschrift

Die volle Postadresse.

Wohnort, Sitz

Der jeweilige Ort (die jeweilige politische Gemeinde), an dem der Sitz oder die Niederlassung des Unternehmens liegt oder die natürliche Person wohnt.

Unternehmensgegenstand

Tätigkeitsbereich des Unternehmens. Bei Gesellschaften, in denen im Gesellschaftsvertrag ein Unternehmensgegenstand anzuführen ist (etwa GmbH), sollte dieser angeführt werden.

Blattlinie

Die grundlegende weltanschauliche, wirtschaftliche oder politische Richtung des Newsletter. Beispielsweise könnte angeführt werden: Information über Waren und Dienstleistungen des Unternehmens, sowie Förderung des Absatzes derselben. 

3. Impressumspflicht und Offenlegung

Jedem Newsletter, der mindestens viermal im Jahr in vergleichbarer Gestaltung erscheint, muss ein Impressum angefügt werden. Das Impressum muss direkt im Newsletter aufscheinen. Ein Link auf eine Website, in der diese Angaben ebenfalls enthalten sind, ist allenfalls zusätzlich möglich, alleine aber nicht ausreichend. Die Impressumspflicht trifft den Medieninhaber.

Anzufügen sind folgende Informationen:

Falls der Herausgeber mit dem Medieninhaber identisch ist:

• Name oder Firma des Medieninhabers

• Anschrift des Medieninhabers (volle Postadresse)

Falls der Herausgeber nicht mit dem Medieninhaber identisch ist, sind  gesondert anzufügen:

• Name oder Firma des Herausgebers

• Anschrift des Herausgebers

Zusätzlich hat jeder Newsletter noch den

• Unternehmensgegenstand des Medieninhabers

offen zu legen (§ 25 MedienG). Dieser Verpflichtung kann auch durch einen Link auf eine Website, auf der sich diese Information befindet, nachgekommen werden.  

4. Offenlegungspflicht für „große“ Newsletter

Zusätzlich zur oben beschriebenen Impressumspflicht besteht für sogenannte „große“ Newsletter, die mindestens viermal im Jahr in vergleichbarer Gestaltung erscheinen, eine Offenlegungspflicht, wie sie auch für große Websites vorgesehen ist.

Ob ein großer Newsletter vorliegt, ist- wie bei Websites auch- nicht vom Umfang des Newsletters, sondern von dessen Inhalt abhängig. Kleine Newsletter sind solche, die keinen über die Darstellung des persönlichen Lebensbereichs oder die Präsentation des Medieninhabers hinausgehenden Informationsgehalt aufweisen, der geeignet ist, die Meinungsbildung zu beeinflussen. Somit ist etwa der Newsletter einer Gärtnerei, die ausschließlich für die Produkte und Dienstleistungen der Gärtnerei wirbt, ein kleiner Newsletter. Werden jedoch über diese Werbung hinausgehende meinungsbildende Inhalte, wie etwa Kritik des allgemeinen landwirtschaftspolitischen Umfelds angeboten, so ist der Newsletter als „groß“ zu klassifizieren und muss eine Offenlegung vorweisen.    

Die Offenlegung muss nicht direkt im Newsletter aufscheinen, muss aber von diesem, etwa durch einen Link auf die Unternehmenswebsite, direkt zugänglich sein. Die Offenlegungspflicht trifft den Medieninhaber. Anzugeben sind grundsätzlich Informationen über die Beteiligungsverhältnisse, über Mehrfachbeteiligungen und eine Erklärung über die grundlegende Richtung (Blattlinie) des Newsletter. Ist das E-Commerce-Gesetz (ECG) anwendbar, was bei Unternehmen mit Internetauftritt so gut wie immer der Fall ist, können die Angaben gemeinsam mit jenen des ECG gemacht werden. Zu beachten ist hier etwa, dass nach ECG die Angabe einer vollen Postadresse und nicht bloß des Wohnorts oder Sitzes notwendig ist. Die tatsächlichen Angaben unterscheiden sich je nach Rechtsform des Medieninhabers, der das Medienunternehmen betreibt. 

Übersicht

Die folgende Übersicht enthält die am weitesten verbreiteten Rechtsformen und die für das Impressum/ die Offenlegung jeweils anzugebenden Informationen: 

Natürliche Person (nicht im Firmenbuch eingetragen)

a) im Newsletter:

• Name, Wohnort, Anschrift (volle Postadresse) (bzw im Gesetz nicht gefordert, aber empfohlen: Unternehmensstandort)

b) entweder im Newsletter oder auf einer Website (Link):

• Unternehmensgegenstand (laut Gewerbeberechtigung bzw Firmenbuch)

UND (nur) bei GROSSEM NEWSLETTER:

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie) 

OG, KG; eingetragenes Einzelunternehmen (e.U.)

a) im Newsletter:

• Firma, Anschrift (volle Postadresse)

b) entweder im Newsletter oder auf einer Website (Link):

• Unternehmensgegenstand (laut Firmenbuch)

UND (nur) bei GROSSEM NEWSLETTER:

• Sitz laut Firmenbuch

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie)

• Geschäftsführende Gesellschafter (OG, KG)

• Beteiligungsverhältnisse (OG, KG) inkl Treuhandschaften und stille Beteiligungen

GmbH

a) im Newsletter:

• Firma, Anschrift (volle Postadresse)

b) entweder im Newsletter oder auf einer Website (Link):

• Unternehmensgegenstand (laut Firmenbuch)

UND (nur) bei GROSSEM NEWSLETTER:

• Sitz laut Firmenbuch

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie)

• Geschäftsführer und eventuell Mitglieder des Aufsichtsrats

• Beteiligungsverhältnisse inkl Treuhandschaften und stille Beteiligungen

GmbH & Co KG 

a) im Newsletter:

• Firma, Anschrift (volle Postadresse)

b) entweder im Newsletter oder auf einer Website (Link):

• Unternehmensgegenstand (laut Firmenbuch)

UND (nur) bei GROSSEM NEWSLETTER:

• Sitz laut Firmenbuch

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie)

• Geschäftsführer

• Beteiligungsverhältnisse und Art der Beteiligung (Kommanditist oder Komplementär) inkl Treuhandschaften und stille Beteiligungen

AG

a) im Newsletter:

• Firma, Anschrift (volle Postadresse)

b) entweder im Newsletter oder auf einer Website (Link):

• Unternehmensgegenstand (laut Firmenbuch)

UND (nur) bei GROSSEM NEWSLETTER:

• Sitz laut Firmenbuch

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie)

• Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats

• Beteiligungsverhältnisse inkl Treuhandschaften und stille Beteiligungen

Verein

a) im Newsletter:

• Vereinsbezeichnung, Anschrift (volle Postadresse) 

b) entweder im Newsletter oder auf einer Website (Link):

• Vereinszweck

UND (nur) bei GROSSEM NEWSLETTER:

• Sitz laut Firmenbuch

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie)

• Vertretungsbefugte Organe Vereins

Stiftungen

• Stiftungsname, Sitz

• Grundlegende Richtung des Newsletters (Blattlinie)

• Vertretungsbefugte Organe (Stiftungsvorstand)

• Stifter und Begünstigte 

Beteiligungsverhältnisse

Im Fall von Beteiligungen sind die Beteiligungsverhältnisse (inkl deren Höhe) sämtlicher beteiligter Gesellschafter oder Gesellschaften inkl sämtlicher Muttergesellschafter bzw –gesellschaften  anzugeben. Diese Gesellschafter sind namentlich anzuführen.

Sind also diese Gesellschafter ihrerseits Gesellschaften, so sind auch deren Gesellschafter namentlich anzuführen usw.

Bei den anzugebenden Gesellschaftern der Muttergesellschaft müssen nicht wiederum alle Angaben (Geschäftsführer bzw Vorstand, Aufsichtsrat, Unternehmensgegenstand, Standort) gemacht werden, sondern es genügt die Firma bzw der Name, sowie wiederum die Beteiligungsverhältnisse inkl Treuhandverhältnissen und stillen Beteiligung.

Sind die Gesellschafter ihrerseits Gesellschaften, so sind auch deren Gesellschafter namentlich anzuführen usw. Das gilt sinngemäß für alle juristischen Personen und Beteiligungsformen. 

5. Zusätzlich notwendige Angaben auf E-Mails nach anderen Rechtsvorschriften

Nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und nach der Gewerbeordnung (GewO) haben „Geschäftspapiere“ jeder Art (also auch E-Mails) folgende Angaben zu enthalten:

• Name / Firma (bei Einzelunternehmen beides, falls nicht ident)

• Rechtsform (nur bei im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen notwendig; dann allerdings - soferne zutreffend - mit dem diesfalls erforderlichen Zusatz „in Liquidation“)

• Sitz laut Firmenbuch bzw Standort der Gewerbeberechtigung

• Firmenbuchnummer (falls vorhanden)

• Firmenbuchgericht (falls vorhanden)

• falls Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht werden:   
  Stammkapital und Betrag nicht einbezahlter Einlagen

Achtung:
Bei GmbH & Co KGs müssen die Angaben sowohl für die KG als auch für die GmbH gemacht werden.

Nähere Informationen finden Sie in den Servicedokumenten Impressumsvorschriften für E-Mails und Websites nach dem Unternehmensgesetzbuch und Impressumsvorschriften für E-Mails und Websites nach der Gewerbeordnung.

Tipp: 
Für jede Rechtsform finden Sie Muster für die korrekten Impressumsvorschriften für Websites und E-Mails.

Stand: 15.10.2024